Scrum heißt die zentrale Methode des Agilen Projektmanagements und beschreibt damit einen überaus schlanken, flexiblen und anpassungsfähigen Arbeitsprozess. Grundlage desselben ist ein „magisches Dreieck“ verschiedener Scrum-Rollen, die wir Ihnen im zweiten Teil unserer Reihe zum Agilen PM vorgestellt haben. Wie nun aus dem Zusammenspiel von Produkteigner, Scrum-Master und Scrum-Team ein funktionierendes, erfolgreiches Arbeiten wird, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
So wird aus der Idee ein erfolgreicher Scrum-Prozess
Eine jede der beschriebenen Rollen hat eine oder gar mehrere Funktionen, die für die Durchführung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Das allein ist allerdings noch lange kein Garant für einen reibungslosen Arbeitsprozess. Damit aus einer bloßen Idee eines Produktes beziehungsweise einer Problemlösung im Rahmen des Scrum ein fassbares Ergebnis wird, ist ein konsequentes Vorgehen vonnöten. In der Praxis hat sich ein neunteiliges Protokoll bewährt. Diese neun Elemente lauten, wie folgt:
1. Anforderungen benennen
Um eine Idee tatsächlich realisieren zu können, müssen zuallererst konkrete Daten gesammelt werden. Also erwünschte Funktionen definiert und konkrete Anforderungen benannt werden. Durch das Festhalten der jeweiligen Produktmerkmale auf sogenannten Story Cards, wird schnell ersichtlich welcher Ressourcen es konkret bedarf. Wichtig ist, dass die Story Cards in den Worten der Anwender formuliert werden, um unnötige Missverständnisse gar nicht erst aufkommen zu lassen. Der Techniker-Jargon ist hierfür geradezu prädestiniert.
2. Arbeitspakete definieren
Ist die Vision des Produkteigners allen Beteiligten bekannt und sind alle Merkmale sowie Funktionen des gewünschten Produktes definiert, ist es an der Zeit einzelne Arbeitspakte zu schnüren. So fallen beispielsweise alle Aufgaben des Marken-Designs an den Team-Grafiker. Die Zusammenstellung, auch Produkt-Backlog genannt, soll zunächst nur als grobe Orientierung für die Mitarbeiter dienen. So weiß jeder woran er ist. Genauere Maßgaben ergeben sich aus dem Projektverlauf heraus.
3. Prioritäten setzen
Wie Sie bereits im ersten Teil unserer Reihe zum Agilen Projektmanagement erfahren haben, ist der finanzielle Aspekt einer der wenigen Fixpunkte des Selbigen. Kostenexplosionen a la Elbphilharmonie sind so ausgeschlossen. Im Umkehrschluss heißt das wiederum, dass nicht zwingend alle Produkt-Funktionen umgesetzt werden können. Im dritten Scrum-Prozess werden deshalb die bedeutendsten Merkmale des Vorhabens festgelegt. Im Fokus sollte dabei stets die Zufriedenheit der Anwender stehen. Alle weiteren Funktionen werden im Nachhinein umgesetzt, sofern es das Budget erlaubt oder sie werden für künftige Erweiterungen respektive neue Versionen vorgemerkt.
4. Feinplanung
Im vierten Schritt geht es schließlich an die Feinplanung und die endgültige Definition der Rahmenbedingungen. Es wird festgelegt wo und wann sich das Team zu den täglichen Scrum-Besprechungen trifft. Teilziele und Meilensteine werden definiert. Verbindliche Vereinbarungen bezüglich einzelner Teilaufgaben, auch Sprints genannt, werden getroffen und allgemeine Spielregeln festgehalten.
5. Sprint-Backlog
Im Sprint-Backlog sind alle einzelnen Aufgaben detailliert festzuhalten. Die Aufstellung dieses Maßnahmenplans sollte sich leicht erschließen, so dass das Team jederzeit den wahrscheinlichen Arbeitsaufwand einsehen und jedes einzelne Teammitglied selbstbestimmt Aufgaben, sogenannte Tickets, übernehmen kann.
6. Umsetzung
Nach einer ersten Zusammenkunft und der eigenverantwortlichen Übernahme von Tickets, geht es an die Umsetzung der ersten Aufgaben respektive Sprints.
7. Scrum
Erst im siebten Schritt kommt es zum eigentlichen Scrum, den Team-Besprechungen. Selbige werden täglich abgehalten und sollten nicht mehr als 15 Minuten in Anspruch nehmen. Jedes Teammitglied berichtet der Reihe nach über seine Fortschritte, über seine Ziele bis zum nächsten Treffen und etwaige Hindernisse bei der Arbeit. Tauchen tatsächlich Hürden, die der erfolgreichen Projektdurchführung im Wege stehen, auf, ist es am Scrum-Master diese zu beseitigen. Hilfreich ist es indes die Fortschritte in einem gesonderten Chart festzuhalten.
8. Fortschrittskontrolle
Ist der erste Meilenstein schließlich erreicht, ist es an der Zeit für das erste Sprint Review Meeting und damit für eine Zusammenkunft des Teams mit dem Produkteigner. Hierbei werden die erzielten Ergebnisse im Detail vorgestellt. Je nachdem, ob der Produkteigner die erbrachten Lösungen akzeptiert oder ablehnt, können Anpassungen am Projekt vorgenommen werden. Gleichermaßen bieten sich den einzelnen Teammitgliedern an diesen Punkten die Gelegenheit, die interne Zusammenarbeit auf den Prüfstand zu stellen und Verbesserungen vorzunehmen.
9. Produktübergabe
Sobald alle Sprints durchlaufen sind, der Kunde das fertige Produkt abgenommen hat, erfolgt die Auslieferung. Idealerweise setzt ein letztes Meeting einen Schlusspunkt hinter das Projekt. Hier können noch einmal alle gemachten Erfahrungen und Lernfortschritte festgehalten werden, um diese für weitere Projekte nutzbar zu machen.
Wie geht es weiter?
Eine andere Sicht- und Vorgehensweise im Vergleich zum klassischen Projektmanagement schafft zugegebenermaßen auch an diesem Punkt noch längst kein konfliktfreies Arbeiten. Tatsache ist: Die Scrum-Methode eignet sich nicht für jeden Fall. Über jene Ausnahmen und Hilfsmittel zur Konfliktreduzierung, soll es in der Fortsetzung unserer Reihe gehen. Erfahren Sie auch, wie Sie mit Kanban und Burndown alles im Blick behalten.