Komplexe Projekte erfordern gute Planung. Die bringt aber nichts, wenn sie am Ende nicht eingehalten wird. Sinnvolles Projektmanagement benötigt also auch eine Ebene, die über die Durchführung des Projektes wacht und gegebenenfalls steuernd eingreift. An dieser Stelle kommt die Projektsteuerung ins Spiel. Was Projektsteuerung genau ist, welche Aufgaben sie konkret hat und wie sie dabei vorgeht, erklärt dieser Artikel.

Projektplanung schafft eine Grundlage für die Umsetzung und Kontrolle eines Projektes. Ziele und Anforderungen müssen genau definiert werden, um die Effizienz im Projekt zu erhöhen und Unsicherheiten zu reduzieren. Mit der Qualität der Projektplanung nehmen Projektleiter Einfluss auf die Erreichung der Projektziele: Kosten, Zeit und Leistung.

Vertrauen ist gut, Kontrolle aber auch! Frei nach dieser Maßgabe kommt dem Controlling im Projektmanagement eine unbestreitbare Bedeutung zu. Das Projektcontrolling kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg eines Vorhabens leisten. Muss es auch. Denn Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten bei der Durchführung sind im Projektalltag bekanntermaßen keine Seltenheit. An welchen Punkten Sie ansetzen müssen, um Steuerung und Kontrolle effektiv zu gestalten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Ab Januar 2018 gelten wieder neue Verpflegung- und Übernachtungspauschalen für Mitarbeiter, die im Ausland für ihr Unternehmen unterwegs sein werden. Am 8. November 2017 gab das Bundesministerium für Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden für über 50 Länder angepasst. Über höhere Spesensätze dürfen sich im kommenden Jahr Geschäftsreisende freuen, die nach z. B. Dschibuti, Tokio oder in den Iran reisen. Niedrige Auslandspauschalen wurden u. a. für die Länder wie Brasilien, Venezuela oder Weißrussland festgelegt.

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Projekte koordinieren, Meilensteine planen, Stakeholder überzeugen: Die Aufgabenliste des Projektleiters ist lang. Doch Projektarbeit ist Teamarbeit und sie braucht Mitarbeiter mit passendem Skill Set. Wie erfolgreich ein Unternehmen am Markt ist hängt heute im wesentlichen davon ab, wie schnell und flexibel eine Organisation auf Marktentwicklungen reagieren kann. Dabei ist es besonders wichtig, die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen richtig einzusetzen.

Für Dienstleister ist die transparente und faire Abrechnung von Arbeitsstunden wichtig. Nur so kann eine korrekte Bezahlung von Dienstleistungen, Aufträgen und Projekten gewährleistet werden. Für die faire Abrechnung ist die genaue Erfassung der Arbeitszeiten wichtig. Sie ist die Voraussetzung für die korrekte Zuordnung von Kosten und Zeitaufwänden. Die Zeiterfassung sollte im Idealfall täglich oder am Ende der Arbeitswoche erfolgen. Auch Projektteams, die sich aus internen, externen, mobilen und stationären Mitarbeitern zusammensetzen, müssen zeitnah und korrekt Auftragszeiten buchen können.

Möglichkeiten Projekte und Aufträge in einem Unternehmen zu verwalten gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Abrechnung von Projekten, die Ressourcenplanung, die Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten und das Management von Kundenanfragen zu. Oft setzen Unternehmen für diese unterschiedlichen Aufgaben verschiedene Einzellösungen ein. Mit Excel Tabellen, E-Mails und Stundenzetteln versuchen Unternehmen die Aufgaben zu bearbeiten.

Plant der Projektleiter zeitliche Puffer im Projekt ein, so handelt er vorausschauend. Er akzeptiert die Erkenntnis: Überraschungen gehören zum Projekt wie das Gantt Chart zur Projektverwaltung. Also bereitet er sich vor. Dabei nutzt er professionelle Projekt-Software, die ihn bei der Projektverwaltung unterstützt.

Kommunikation ist eine der Kernaufgaben von intelligentem Projektmanagement (und wird dennoch mitunter – und nicht nur von manchen mundfaulen Projektmanagern – unterschätzt). Die projektentscheidende Bedeutung der Kommunikation von Oben, d.h. die angemessene Weitergabe von Informationen zur Darstellung der Projektlage als auch Maßnahmen des Marketings, steht daher im folgenden Beitrag im Fokus.

Die Technik macht’s möglich

Die leider immer noch in manchen Projekten antreffende Haltung der Projektleitung, Informationen nur bruchstückhaft oder unter Umständen gar nicht weiterzugeben, ist normalerweise nicht zu rechtfertigen. Oft genug als Mittel zur Steuerung des Projekts eingesetzt, führt diese Haltung meist zu Konflikten.

Die Motivation stellt aus Sicht der Psychologie das Streben eines Menschen dar, sich auf ein bestimmtes Ziel hinzubewegen. Da auch Projekte immer mit der Erreichung einer definierten Zielsetzung einhergehen, ist es naheliegend, dass ein Projektteam motivierte Mitglieder benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Denn eines ist sicher: Wenn die Beteiligten an einem Projekt kein Interesse haben, gemeinsam ihre Aufgaben zu bewältigen, ist der Projekterfolg merklich gefährdet.

Es ist sinnvoll, Projektmanagement in strategisches und operatives Projektmanagement zu unterscheiden. Gleichwohl handelt es sich hierbei um zwei Seiten ein und derselben Medaille.

Sie wollen alles immer möglichst gut, also perfekt erledigen? Dann sind entweder alle ihre Aufgaben gleich wichtig (was unwahrscheinlich ist), oder aber Sie sind nicht in der Lage, diese entsprechend zu priorisieren (was wohl eher zutreffen dürfte). Kurzum, Sie sind mit ziemlicher Sicherheit ein Perfektionist, und damit handeln Sie sich gleich zwei ernsthafte Probleme ein: Erstens haben Perfektionisten eine überdurchschnittlich große Fallhöhe und scheitern nicht selten an denen von ihnen selbst gesteckten, oftmals viel zu hohen Zielen, und zweitens ist Perfektionismus eine der größten Zeitfallen überhaupt. In diesem Beitrag geht es um Letzteres.

Um in einem Büro zwei Löcher für einen Wandmonitor zu bohren, braucht man keine Projektmanagement-Software. Sollen jedoch von externen Dienstleistern in einhundert über drei Kontinente verstreuten Büros eines internationalen Unternehmens innerhalb von zwei Wochen Wandmonitore montiert, angeschlossen und kalibriert werden, dann ist professionelles Projektmanagement zwingend erforderlich. Voraussetzung für deren effiziente Nutzung ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode.

Agile Methoden wie Scrum, Kanban und Extreme Programming sind die Rockstars im modernen Projektmanagement. Um einen schnelllebigen Hype dürfte es sich dabei allerdings nicht handeln – vielmehr ist agiles Projektmanagement seit einigen Jahren auch in deutschen und schweizerischen Unternehmen mächtig auf dem Vormarsch. So ist im ersten Halbjahr 2015 die Anzahl der diesbezüglichen Projektanfragen nochmals sprunghaft angestiegen, wie eine aktuelle Marktstudie des renommierten Projektportals GULP zeigt.

Hierbei scheint es sich also um eine nachhaltige Entwicklung zu handeln, und tatsächlich sprechen die folgenden drei guten Gründe ganz eindeutig dafür, dass der agile Ansatz die richtige Lösung zur richtigen Zeit bietet. Dies etwa auch in Form hybrider Lösungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.

Gerade für größere gleichzeitig laufende Projekte ist das Multiprojektmanagement (MPM) als Instrument zur Steuerung vorhandener Ressourcen nicht wegzudenken. Was genau das Multiprojektmanagement ist, warum Sie das Multiprojektmanagement einsetzen sollen und wie man das MPM als Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Projekte können aus den unterschiedlichsten Gründen und auf verschiedene Art und Weise suboptimal verlaufen oder gar komplett scheitern. So werden nicht wenige Projekte entweder vorzeitig abgebrochen, oder aber sie überschreiten signifikant den im Projektplan vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen. Oft liefern sie auch schlichtweg nicht die gewünschten Ergebnisse.

Agiles Projektmanagement ist ein Weg, diese Probleme in den Griff zu bekommen – allerdings scheuen manche Unternehmen vor dem damit notwendigerweise verbundenem Change-Prozess in der Führungskultur zurück. Zudem sind agile Methoden nicht universell einsetzbar. Das moderne Projektmanagement kennt aber auch noch andere zielführende Ansätze und Methoden. Eine davon möchten wir im Folgenden kurz vorstellen.

„Klassische“ Projektmanager können mit Scrum als agiler Entwicklungsmethode meist nicht viel anfangen. Der Grund dafür: Scrum selbst kann mit ihnen nicht viel anfangen, zumal für sie schlicht und bescheiden keine entsprechende Rolle vorgesehen ist. In Scrum gibt es also keinen übergeordneten Projektmanager mit administrativer Hoheitsgewalt, bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Stattdessen verteilt sich die Management-Funktion auf die drei Rollen Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam. Ähnlich wie im modernen Fußball entfällt hier der klassische „Spielmacher“, und an dessen Stelle treten nun einzelne Funktionseinheiten mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Die Mitarbeitermotivation ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben im klassischen Projektmanagement, wird aber hier und da leider immer noch etwas unterschätzt. Nicht selten fällt sie auch schlichtweg dem Zeitmangel des Projektmanagers zum Opfer. Das ist schlecht. Denn unstrittig dürfte sein, dass die Motivation eines Mitarbeiters neben seinen individuellen Skills ein zentraler Erfolgsfaktor für Projekte ist. Sie ist ein wertschöpfendes Element im Projektverlauf.

Das Web 2.0 beziehungsweise Social Web und der daraus resultierende digitale Wandel haben sowohl das private Kommunikationsverhalten als auch die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Dies schließt heute auch die unternehmensinterne Kommunikation auf Projektebene mit ein. Dort steht das sogenannte Social Project Management zwar noch am Anfang, doch entziehen können sich Projektmanager dem Trend hin zu einer besser vernetzten, oftmals vergleichsweise „kleinteiligen“ Kommunikation schon jetzt nicht mehr. Wie sich weiter unten zeigen wird, profitieren sie sogar davon.

Nicht wenige kleine oder konservative Unternehmen tun sich „traditionell“ schwer damit, wenn es darum geht, interne Prozesse zeitnah auf neue externe Erfordernisse umzustellen. Doch der Markt ist heute ungeduldiger denn je. Wer hier zu lange zögert oder sich kategorisch einem Umdenken verweigert, setzt immer auch seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Ein modernes Projektmanagement mit agilen Vorgehensweisen hingegen ermöglicht es, sich flexibel auf die zunehmende Dynamik des Marktes und die im Projektverlauf immer häufiger wechselnden Kundenanforderungen einstellen zu können. In unserer vierteiligen Serie Agiles Projektmanagement haben wir Ihnen hierzu die zugrundeliegende „Philosophie“ sowie einige zentrale Methodiken wie Scrum und Kanban vorgestellt. Dennoch muss zunächst einmal die oben geschilderte Hürde im Kopf genommen werden.

Das Scope Management ist ein wichtiges Instrument der Projektplanung. Als Teil des Projektmanagements umfasst es alle Produkte und Dienstleistungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Ohne dieses Inhalts- und Umfangsmanagement läuft Ihr Unternehmen Gefahr, dass Ihr Kunde mit dem Ergebnis eines Projektes nicht zufrieden ist. Die Bedeutung des Scope Management steht außer Frage. Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie dieses Instrument sinnvoll nutzen.

Möglichkeiten, Kundenanfragen in einem Unternehmen zu bearbeiten, gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Korrespondenz innerhalb des Unternehmens zu. Bei der klassischen Methode hat jede Abteilung eine bestimmte E-Mail-Adresse. Auf diese haben alle in diesem Bereich arbeitenden Mitarbeiter Zugriff. Ticket-Programme grenzen sich davon ab. Sie speichern einzelne Anliegen in einem Ticket und stellen eine Art Verwaltungsapparat für diese dar. Jedes Anliegen, wie eine Störung, ein Änderungswunsch oder eine Anfrage, ist ein Ticket.

Ein gutes Programm zeichnet sich durch folgende Angaben aus:

• Eckinformationen (Ticketnummer, Ticketersteller, Zeitpunkt der Erstellung, Personalien und Kategorie)
• Angaben zur Dringlichkeit (Termine, Kundenwünsche)
• Vergabe einer Prioritätsstufe
• Problemschilderung und -lösung

Betrachtet man einmal die Zahlen über das Scheitern von IT-Vorhaben, erscheint das Management von Projekten mit hochtechnologischem Hintergrund als eine ganz besondere Herausforderung. Verschiedene Zahlen kursieren hierzu im Internet. Angeblich sollen sogar bis zu zwei Drittel aller Vorhaben ein fatales Ende finden. Andere Publikationen sprechen von etwa 40 Prozent. Welche Zahl näher an der Wahrheit liegt? Wir wissen es nicht. So oder so, es sind sehr viele Misserfolge. Deren Anzahl ließe sich zweifellos reduzieren, wenn die verantwortlichen Projektmanager sich mehr mit Themen wie dem Risikomanagement befassen würden. Vor allem aber, täten sie gut daran nicht immer wieder dieselben Fehler zu begehen. Damit Sie das in Zukunft vermeiden, haben wir im Folgenden fünf der 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement aufgelistet.

Projekte, die vollkommen aus dem Ruder laufen und in Schieflage geraten, sind beileibe keine Seltenheit. Eine mangelhafte Planung und Führung durch den Projektmanager kann dafür verantwortlich sein. Gleichsam eine fehlerhafte Umsetzung durch die Mitarbeiter. Nicht selten sabotieren Stakeholder, die sich von dem Vorhaben in ihrer Arbeit bedroht fühlen, selbiges. Man munkelt gar von Führungskräften die ganz bewusst auf einen zeitweiligen Kontrollverlust setzen, um sich durch die Bewältigung der Probleme zu profilieren. Ein etwaiges Scheitern des Projektes wird dabei in Kauf genommen.

Für alle, die zeigen wollen, was in Ihnen steckt, haben wir im Folgenden ein paar nicht ganz ernst gemeinte Tipps zusammengestellt. Mit denen bringen Sie Ihr Team garantiert zur Verzweiflung und jedes Vorhaben in Schieflage.

Projektmanagement ohne Zeitdruck? So etwas gibt es nicht! Oder? Uns ist jedenfalls noch nie jemand begegnet, der die Verantwortung für ein Vorhaben trug und vollständige Kontrolle über die Fertigstellungs- beziehungsweise Veröffentlichungstermine hatte. Geschäftspartner machen Druck und Mitbewerber verfolgen ähnliche Projekte. Die Geschäftsleitung will lieber heute als morgen Erfolge sehen und die Aktionäre erwarten hohe Renditen. Plötzlich heißt es dann auch mal, dass das Projekt schneller fertig werden soll. Was dann zu tun ist, berichten wir in diesem Blogbeitrag.

Es kommt vor, dass wir Aufgaben verschieben, weil neue hinzugekommen sind, die eine Arbeit jetzt nicht mehr so dringend erledigt werden muss oder eine andere wichtiger ist. Der Stapel mit den unerledigten Dingen wird immer größer. Vorwurfsvoll sagen wir „Ich muss noch dies, ich muss noch das tun“. Die zu erledigenden Arbeiten scheinen nicht weniger zu werden. Wir werden davon lediglich erdrückt. Wie wir unsere Aufgaben nach Priorität sinnvoll einordnen, um diese konstruktiv abarbeiten zu können.