Komplexe Projekte erfordern gute Planung. Die bringt aber nichts, wenn sie am Ende nicht eingehalten wird. Sinnvolles Projektmanagement benötigt also auch eine Ebene, die über die Durchführung des Projektes wacht und gegebenenfalls steuernd eingreift. An dieser Stelle kommt die Projektsteuerung ins Spiel. Was Projektsteuerung genau ist, welche Aufgaben sie konkret hat und wie sie dabei vorgeht, erklärt dieser Artikel.

Sie sind auf der Suche nach einem passenden Projektmanagement Tool für Ihr Unternehmen? Das Thema Digitalisierung ist mittlerweile in jedem Projektteam angekommen, nur so werden Excel und Co erfolgreich abgelöst. Oft bestehen auch sehe viele einzelne Insellösungen – diese fordern einen zu hohen manuellen Aufwand für die Projektbeteiligten. Projektmanagement-Tools sind für agil arbeitende Teams jeder Größe nützlich, um Prozesse weiter zu vereinfachen. Nicht jedes Tool ist aber für jede Projektgröße geeignet. Auf dem Markt sind ein Duzend deutscher Projektmanagement-Anwendungen erhältlich, was die Entscheidung für das beste Projektmanagementsystem nicht einfacher macht.

Kommunikation ist eine der Kernaufgaben von intelligentem Projektmanagement (und wird dennoch mitunter – und nicht nur von manchen mundfaulen Projektmanagern – unterschätzt). Die projektentscheidende Bedeutung der Kommunikation von Oben, d.h. die angemessene Weitergabe von Informationen zur Darstellung der Projektlage als auch Maßnahmen des Marketings, steht daher im folgenden Beitrag im Fokus.

Die Technik macht’s möglich

Die leider immer noch in manchen Projekten antreffende Haltung der Projektleitung, Informationen nur bruchstückhaft oder unter Umständen gar nicht weiterzugeben, ist normalerweise nicht zu rechtfertigen. Oft genug als Mittel zur Steuerung des Projekts eingesetzt, führt diese Haltung meist zu Konflikten.

„Kommunikation im Projektmanagement ist das A&O“ →

Aktives Konfliktmanagement – ein Baustein des Erfolges

Konflikte gehören zum (Arbeits-)leben und nehmen stetig zu. Sie entstehen unweigerlich, weil Menschen unterschiedliche Wahrnehmungen, Sichtweisen und Werte, wie auch Ziele und Aufgaben haben. Leider stehen viele Unternehmen und Projektleiter dem Konfliktmanagement noch immer zu passiv gegenüber. Sie schauen lieber weg statt hin, wenn es kritisch oder problematisch wird und denken bei Konfliktregelung noch immer primär an die juristische Auseinandersetzung. Allerdings führt der Gang zu Gericht wohl primär zur Lösung eines Konflikts, aber nicht unbedingt zur besten und für die Erreichung der Unternehmensziele geeignetsten Lösung. Dabei sind alternative Methoden wie die Mediation, um einen Streit beizulegen, oft wesentlich effizienter bei der Konfliktlösung – und damit auch besser geeignet zur Erreichung des Projektziels.

„Die Wichtigkeit von Mediation im Projektmanagement“ →

Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende. Das gilt auch für Projekte. So scheitern zwar nach wie vor rund zwei Drittel aller Projekte insofern, als die formulierten Ziele nicht erreicht werden – was nicht selten bereits frühzeitig im Projektverlauf absehbar ist. Dies etwa wenn entscheidende Meilensteine nicht realisiert werden konnten oder das Budget bei Weitem überschritten wird. Trotzdem werden die meisten Projekte auch dann noch wider alle (wirtschaftliche) Vernunft bis zum Ende „durchgeprügelt“. Ein vorzeitiger und in eben diesen Fällen zudem objektiv begründbarer Projektabbruch hingegen würde den Schaden signifikant begrenzen.

„Von der Schwierigkeit Projekte rechtzeitig abzubrechen“ →

Es ist sinnvoll, Projektmanagement in strategisches und operatives Projektmanagement zu unterscheiden. Gleichwohl handelt es sich hierbei um zwei Seiten ein und derselben Medaille.

Sie wollen alles immer möglichst gut, also perfekt erledigen? Dann sind entweder alle ihre Aufgaben gleich wichtig (was unwahrscheinlich ist), oder aber Sie sind nicht in der Lage, diese entsprechend zu priorisieren (was wohl eher zutreffen dürfte). Kurzum, Sie sind mit ziemlicher Sicherheit ein Perfektionist, und damit handeln Sie sich gleich zwei ernsthafte Probleme ein: Erstens haben Perfektionisten eine überdurchschnittlich große Fallhöhe und scheitern nicht selten an denen von ihnen selbst gesteckten, oftmals viel zu hohen Zielen, und zweitens ist Perfektionismus eine der größten Zeitfallen überhaupt. In diesem Beitrag geht es um Letzteres.

„Perfektionismus als Zeitfresser“ →

Projekte sind der planvolle Übergang von einem Ist-Zustand in einen Soll-Zustand. So betrachtet gibt es Projekte also schon, seit unsere Vorfahren vor etwa 1,5 Millionen Jahren unter Einsatz ihrer grauen Zellen und Hände damit angefangen haben, Faustkeile herzustellen. Dabei werden sie ungefähr das Folgende gedacht haben: „Hm, wenn ich jetzt irgendein scharfkantiges Dingsda hätte, dann könnte ich das nährreiche Fleisch viel besser von den Knochen dieser toten Antilope ablösen.“ Vermutlich war dies eine der ersten User Storys der Menschheitsgeschichte überhaupt.

„Ein Projekt macht noch lange kein Projektmanagement“ →

Um in einem Büro zwei Löcher für einen Wandmonitor zu bohren, braucht man keine Projektmanagement-Software. Sollen jedoch von externen Dienstleistern in einhundert über drei Kontinente verstreuten Büros eines internationalen Unternehmens innerhalb von zwei Wochen Wandmonitore montiert, angeschlossen und kalibriert werden, dann ist professionelles Projektmanagement zwingend erforderlich. Voraussetzung für deren effiziente Nutzung ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode.

Agile Methoden wie Scrum, Kanban und Extreme Programming sind die Rockstars im modernen Projektmanagement. Um einen schnelllebigen Hype dürfte es sich dabei allerdings nicht handeln – vielmehr ist agiles Projektmanagement seit einigen Jahren auch in deutschen und schweizerischen Unternehmen mächtig auf dem Vormarsch. So ist im ersten Halbjahr 2015 die Anzahl der diesbezüglichen Projektanfragen nochmals sprunghaft angestiegen, wie eine aktuelle Marktstudie des renommierten Projektportals GULP zeigt.

Hierbei scheint es sich also um eine nachhaltige Entwicklung zu handeln, und tatsächlich sprechen die folgenden drei guten Gründe ganz eindeutig dafür, dass der agile Ansatz die richtige Lösung zur richtigen Zeit bietet. Dies etwa auch in Form hybrider Lösungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.

„Gute Gründe für agiles Projektmanagement“ →

Zwischenmenschliche Konflikte innerhalb von Projektteams können Projekte auf unterschiedliche Art und Weise gefährden. Werden diese nicht rechtzeitig erkannt und (möglichst) einvernehmlich gelöst, kann es je nach Schwere des Konflikts zu Zeit- und Qualitätseinbußen bei der Projektarbeit bis hin zum vorzeitigen Abbruch des Projekts kommen. Ein häufiger Auslöser von Konflikten ist – neben den weiter unten aufgeführten Punkten – oft allzu großer Stress oder Druck. Professionelles Konfliktmanagement sollte daher immer integraler Bestandteil des Projektmanagements sein. Für die Schlichtung eines Konflikts nötige Soft Skills wie kommunikative Kompetenz, Einfühlungsvermögen und Vertrauenswürdigkeit gehören ja ohnehin schon zum normalen Rüstzeug eines jeden Projektmanagers.

„Wir meeten uns zu Tode!“ Wenn dieser Spruch in einem Unternehmen zum geflügelten Wort geworden ist, dann hat man ein größeres Problem mit der Meeting-Kultur: Mitarbeiter halten Meetings für Zeitfresser und gehen mit einer geringen Erwartungshaltung und entsprechend demotiviert in Besprechungen. Dass diese dann oftmals zu keinerlei nennenswerten Ergebnissen führen, ist unter diesen Umständen nicht weiter verwunderlich. Effizienz geht anders. Laut einer aktuellen Umfrage der Personalberatung Rochus Mummert ist tatsächlich nur jeder fünfte Arbeitnehmer mit der Meeting-Kultur seines Unternehmens zufrieden.

„Drei zentrale Regeln für effiziente Meetings – und ein Tipp“ →

Gerade für größere gleichzeitig laufende Projekte ist das Multiprojektmanagement (MPM) als Instrument zur Steuerung vorhandener Ressourcen nicht wegzudenken. Was genau das Multiprojektmanagement ist, warum Sie das Multiprojektmanagement einsetzen sollen und wie man das MPM als Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Multiprojektmanagement: viele Projekte gleichzeitig zum Erfolg führen

Mit einer wachsenden Projektlandschaft stoßen Unternehmen dabei auf unterschiedlichste Herausforderungen. Was passiert, wenn das Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und jedes dieser Projekte auf denselben Ressourcenpool zurückgreift? Dieses Problem wird in der Multi-Projekt-Einsatzplanung berücksichtigt, bei der alle Projekte auf den denselben Ressourcenpool zurückgreifen. Ferner sind für das Multiprojektmanagement die Grundlast und die Abwesenheit der verfügbaren Ressourcen zu klären. In der Regel kann der Projektleiter keine Ressource zu 100 Prozent für ein Projekt einplanen. Zur Grundlast gehören Tätigkeiten, die nicht unmittelbar projektbezogen sind. Wie Administration, Telefonate und sonstige Arbeiten.  Zieht man Grundlast und Abwesenheiten ab, so ergibt sich ein Verfügbarkeitswert, der in der Regel nicht mehr als 70 Prozent beträgt.

Multiprojektmanagement Definition

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Multiprojektmanagement? Multiprojektmanagement bedeutet die operative Arbeit an vielen Projekten. Es handelt sich um eine gleichzeitige, projektübergreifende Planung, Koordination, Steuerung und Überwachung von voneinander unabhängigen Projekten. Man stößt auch häufig auf die Bezeichnung „Multiprojektsteuerung“. 

Multiprojektmanagement ist nach DIN 69909 Teil 1: der „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte. Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen oder Projektportfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.“.

Ziele im Multiprojektmanagement

Unternehmen müssen Unternehmensziele verfolgen und Investitionen absichern. Im Grunde handelt es sich bei einem MPM also um die Auswahl der effektiveren Projekte. Multiprojektmanagement spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da alle sämtliche laufenden Projekte gleichzeitig berücksichtig werden müssen.  Die Auswahl der richtigen Projekte bzw. die Zusammensetzung des Portefeuilles entscheidet wesentlich über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Neben der Bewertung der laufenden Projekte nach einheitlichen Kriterien hat das Multiprojektmanagement aber noch eine weitere Funktion: Die Portfolio Analyse verdeutlicht Abhängigkeiten und Synergien zwischen Projekten. Das MPM beinhaltet drei Phasen: Multiprojektplanung, Multiprojektumsetzung und Multiprojektkontrolle Diesen Phasen laufen nicht zwingend linear ab.

Probleme im Multiprojektmanagement

• Eine Übersicht der verfügbaren Ressourcen ist nicht vorhanden
• Die Übersicht ist ungeeignet
• Der Aufwand wurde falsch geplant
• Projekte und Aufgabenpakete werden häufig geändert
• Dringende Aufgaben werden ohne Prüfung der Verfügbarkeit dazwischengeschoben
• Für viele Aufgaben haben nur wenige Personen die notwendigen Fähigkeiten

Rolle des Projektmanagementoffice

Das Projektmanagementoffice (im Englischen Project Management Office) sorgt für Professionalisierung und Systematisierung – ein klarer Mehrwert für die Unternehmen, die ein PMO institutionalisiert haben. Die zunehmende Bedeutung des PMO wird auch durchzahlreiche Studien gestützt. Zu den Hauptaufgaben gehört neben dem systematischen Multiprojektmanagement der Aufbau von Rahmenbedingungen, die für eine Vernetzung von Unternehmensstrategie und Projektmanagement sorgen. Damit sich das PMO im Unternehmen durchsetzen kann, muss es eine wichtige Stellung im Unternehmen einnehmen. Dazu gehören eine klare Rollenverteilung und eine ausreichende Stellenausstattung.

Operatives und strategisches Multiprojektmanagement

Strategisches und operatives Multiprojektmanagement bedingen sich stark. Das strategische Projektnetz eines Unternehmens besteht lediglich aus strategischen Projekten. Bei der Vielfalt der Projektprogramme ist es deshalb sinnvoll Projektprogramme zu bilden. Unter Projektprogrammen wird ein Bündel von Projekten verstanden, die koordiniert werden, da eine gemeinsame Planung, Umsetzung und Kontrolle aufgrund ihrer Gleichartigkeit, ihrer gegenseitigen Abhängigkeit und eines Synergiepotentials sinnvoll erscheinen. Dabei ist es möglich Projektprogramme nach Kunden, nach Produktmärkten, nach Regionalmärkten und nach der individuellen Situation des Unternehmens zusammengefasst. Die Summe aller Projektprogramme und somit die Gesamtheit aller strategischen und operativen Projekte im Unternehmen werden als Projektportefeuille bezeichnet.

Strategische Projekte müssen genauer definiert werden. Das beginnt mit der Formulierung konkreter Projektziele, die sich an Meilensteinen der strategischen Entwicklung ausrichten sollten und sich mit der Grobplanung der strategischen Projekte fort. Aus dieser Grobplanung sollte ein Überblick über Arbeitspakete, Meilensteine, Kapazitäten, Termine und Projektkosten resultieren. Die wesentlichen Aufgaben der operativen Multiprojektplanung sind die Multiressourcenplanung sowie die Planung von Synergien über alle Projekte hinweg.

Strategische Eignung von Projekten

Die Balanced Scorecard ist nicht nur ein Instrument zur Erfolgsmessung, sondern kann auch als strategisches Steuerungsinstrument betrachtet werden. Sie wurde ursprünglich von Kaplan/Norton entwickelt. Für die Messung des Unternehmenserfolges wurden vier Perspektiven einbezogen: Finanzielle, Prozess-, Kunden- sowie die Lern- und Entwicklungsperspektive. Mögliche strategische Projekte können nach vier Feldern angeordnet werden:

• Finanzen
  • Projekte zur Steuerung des Umsatzes durch den Ausbau von Marktanteilen
  • Projekte zur Senkung der Kosten
    
• Kunden/Markt
  • Projekte zur Entwicklung eines neuen Marktes
  • Projekte zum Aufbau von Markteintrittsbarrieren
    
• Interne Prozesse
  • Projekte zur Qualitätssteigerung
  • Projekte zur kundenorientierten Ausrichtung
    
• Lern- und Entwicklungspotenziale
  • Projekte zur internen Entwicklung
  • Projekte zum Aufbau des erforderlichen Humankapitals

Tipp: Multiprojektmanagement-Software einsetzen

Eine geeignete Software kann das Multiprojektmanagement sehr gut unterstützen. Tools dienen dabei als Schaltzentrale für das Projektteam. Eine skalierbare Cloud-Lösung ist hierbei die beste Wahl. Einige Software-Anbieter stellen zusätzlich auch mobile Apps zur Verfügung. Durch den Einsatz sollen im wesentlichen folgende Ziele erreicht werden:

• Unterstützung von Projektleiter und Projektmitarbeiter bei der Planung und Kontrolle
• Erhöhung der Transparenz durch verbesserte Berichterstattung und Dokumentation
• Frühzeitiges Erkennen von Risiken
• Management paralleler Projekte
• Aufgaben- und Ressourcenplanung und Steuerung

Am Markt sind zahlreiche Software-Lösungen erhältlich. Dabei gibt es nicht die eine Lösung für erfolgreiches Multiprojektmanagement.

Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement

Neben der Erreichung der Unternehmensziele gehört die Ressourcenplanen zu den wichtigsten Aufgaben im MPM: Alle gleichzeitig laufenden Projekte werden zu einem großen Projekt zusammengefasst. Dadurch kann der Gesamtbedarf der benötigten Ressourcen mit dem verfügbaren Gesamt-Ressourcenpool im Betrieb verglichen werden. Im Gegensatz dazu, berechnet die einfache Ressourcenplanung lediglich den Personalbedarf für ein einzelnes Projekt. Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Unternehmen Risiken ein.

Wenn in Projekten falsche Prioritäten gesetzt werden, so kann das den Projektverlauf behindern und schlimmstenfalls erheblich verzögern. Etwa wenn Arbeitspakete in „suboptimaler“ Reihenfolge geliefert werden. Greifen dann infolgedessen die Rädchen nicht mehr perfekt ineinander, kann es punktuell zu Leerlauf zu kommen. Die betroffenen Projektbereiche treten somit zunächst einmal auf der Stelle, und zuvor im Projektplan vorgesehene Zeitpuffer werden in unnötiger Weise aufgebraucht. Oder genauer gesagt: verschwendet. Nehmen wir ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung: Werden beim Hausbau statt der Steine zunächst die Dachziegel geliefert, so kommen die Maurer bis auf Weiteres mit ihrer Arbeit nicht voran. Klar werden die Ziegel auch gebraucht – aber eben erst viel später. Hier wurden also entscheidende Prioritäten völlig falsch gesetzt.

„Über Prioritäten im Projektmanagement – mit Tool-Tipp!“ →

Projekte können aus den unterschiedlichsten Gründen und auf verschiedene Art und Weise suboptimal verlaufen oder gar komplett scheitern. So werden nicht wenige Projekte entweder vorzeitig abgebrochen, oder aber sie überschreiten signifikant den im Projektplan vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen. Oft liefern sie auch schlichtweg nicht die gewünschten Ergebnisse.

Agiles Projektmanagement ist ein Weg, diese Probleme in den Griff zu bekommen – allerdings scheuen manche Unternehmen vor dem damit notwendigerweise verbundenem Change-Prozess in der Führungskultur zurück. Zudem sind agile Methoden nicht universell einsetzbar. Das moderne Projektmanagement kennt aber auch noch andere zielführende Ansätze und Methoden. Eine davon möchten wir im Folgenden kurz vorstellen.

Im agilen Projektmanagement wird die Entwicklung neuer, innovativer Produkte strikt vom Markt bzw. vom Anwender her gedacht. Aus diesem Grund werden die Stakeholder (z. B. Kunden, Partner, Anwender) bei agilen Methoden wie Scrum oder Extreme Programming unmittelbar in den Entwicklungsprozess eingebunden: Indem ausgewählte Stakeholder „unterwegs“ steuernd in den Prozess eingreifen können, wird sichergestellt, dass am Ende auch tatsächlich bedarfsgerechte Produkte vom Projektteam realisiert werden.

„User Stories als Instrument im agilen Projektmanagement“ →

Die elektronisch vernetzte Zusammenarbeit in Form der sogenannten Social Collaboration wird im Projektmanagement eine große Zukunft vorausgesagt. Zu verstehen ist darunter eine Praxis innerhalb der organisationsinternen Projektarbeit, die zeitlich und/oder räumlich getrennten Teams die Zusammenarbeit via Social Intranet oder ganzheitlicher Software-Lösungen ermöglicht. Im Zentrum stehen in beiden Fällen die gemeinschaftliche Online-Überarbeitung und -Freigabe von für alle Projektbeteiligten zugänglichen Dokumenten sowie die direkte Kommunikation per Mails, Chat, Kommentarfunktion und ähnlichem untereinander. Der Dienst Google Docs ist hierfür ein gutes Beispiel.

Als Wegbereiter von Social Collaboration können der Digitale Wandel als solcher und speziell die vier großen IT-Trends Social Media, Mobile Web, Cloud Computing und Big Data betrachtet werden.

„Social Collaboration im modernen Projektmanagement“ →

Wenn „gut geschätzt halb gewonnen ist“, dann sollten die Aufwände im Projektmanagement aus guten Gründen immer möglichst exakt geschätzt werden. Denn als zentrale Berechnungsgrundlage gibt die Aufwandsschätzung Aufschluss über die zu erwartenden Projektkosten und somit letztlich über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Sofern also – wie etwa bei der Entwicklung innovativer Produkte oder beim Einsatz neuer Produktionsverfahren – keinerlei auf Erfahrungswerten beruhenden, belastbaren Kennzahlen für die Zeit-, Kapazitäten- und Ressourcenplanung vorliegen, steht und fällt der wirtschaftliche Erfolg eines Projekts mit der Akkuratesse der Aufwandsschätzung.

„Planungspoker: Aufwandsschätzung im (agilen) Projektmanagement“ →

„Klassische“ Projektmanager können mit Scrum als agiler Entwicklungsmethode meist nicht viel anfangen. Der Grund dafür: Scrum selbst kann mit ihnen nicht viel anfangen, zumal für sie schlicht und bescheiden keine entsprechende Rolle vorgesehen ist. In Scrum gibt es also keinen übergeordneten Projektmanager mit administrativer Hoheitsgewalt, bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Stattdessen verteilt sich die Management-Funktion auf die drei Rollen Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam. Ähnlich wie im modernen Fußball entfällt hier der klassische „Spielmacher“, und an dessen Stelle treten nun einzelne Funktionseinheiten mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

„Inwiefern Projektmanagement in Scrum anders funktioniert“ →

Die Mitarbeitermotivation ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben im klassischen Projektmanagement, wird aber hier und da leider immer noch etwas unterschätzt. Nicht selten fällt sie auch schlichtweg dem Zeitmangel des Projektmanagers zum Opfer. Das ist schlecht. Denn unstrittig dürfte sein, dass die Motivation eines Mitarbeiters neben seinen individuellen Skills ein zentraler Erfolgsfaktor für Projekte ist. Sie ist ein wertschöpfendes Element im Projektverlauf.

„Mitarbeitermotivation im klassischen und agilen Projektmanagement“ →

Ab wann kann eine Aufgabe als erledigt betrachtet werden? Diese Frage beschäftigt nicht nur seit Generationen Eltern und Kinder bei der Einschätzung, ob ein Kinderzimmer nun hinreichend aufgeräumt wurde oder nicht, sondern sie spielt auch im agilen Projektmanagement eine entscheidende Rolle. In Scrum gibt es hierfür die Definition of Done (DoD).

„Agiles Projektmanagement: „Definition of Done““ →

Wer einmal in Kairo mit einem Taxi unterwegs war, der dürfte eine ziemlich genaue Vorstellung davon bekommen haben, wie sich Systeme selbst organisieren. Überträgt man dies nun auf die Selbstorganisation von Teams im agilen Projektmanagement, so ergibt sich daraus ein recht anschauliches Beispiel für flexible Arbeitsweisen und stetigen Projektfortschritt. Das mag auf den ersten Blick zwar etwas exotisch anmuten, ist bei genauerer Betrachtung aber durchaus sinnfällig. Zumal sich daran sehr schön aufzeigen lässt, inwiefern das Vertrauen der Führung in die Projektbeteiligten eine wichtige Voraussetzung für den gemeinschaftlichen Projekterfolg ist.

„Was agiles Projektmanagement mit dem Straßenverkehr in Kairo gemein hat“ →

Das Web 2.0 beziehungsweise Social Web und der daraus resultierende digitale Wandel haben sowohl das private Kommunikationsverhalten als auch die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Dies schließt heute auch die unternehmensinterne Kommunikation auf Projektebene mit ein. Dort steht das sogenannte Social Project Management zwar noch am Anfang, doch entziehen können sich Projektmanager dem Trend hin zu einer besser vernetzten, oftmals vergleichsweise „kleinteiligen“ Kommunikation schon jetzt nicht mehr. Wie sich weiter unten zeigen wird, profitieren sie sogar davon.

„Was das moderne Projektmanagement von Social Media gelernt hat“ →

Nicht wenige kleine oder konservative Unternehmen tun sich „traditionell“ schwer damit, wenn es darum geht, interne Prozesse zeitnah auf neue externe Erfordernisse umzustellen. Doch der Markt ist heute ungeduldiger denn je. Wer hier zu lange zögert oder sich kategorisch einem Umdenken verweigert, setzt immer auch seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Ein modernes Projektmanagement mit agilen Vorgehensweisen hingegen ermöglicht es, sich flexibel auf die zunehmende Dynamik des Marktes und die im Projektverlauf immer häufiger wechselnden Kundenanforderungen einstellen zu können. In unserer vierteiligen Serie Agiles Projektmanagement haben wir Ihnen hierzu die zugrundeliegende „Philosophie“ sowie einige zentrale Methodiken wie Scrum und Kanban vorgestellt. Dennoch muss zunächst einmal die oben geschilderte Hürde im Kopf genommen werden.

„Kluge Kombination: Agiles & klassisches Projektmanagement“ →

Cloud Computing boomt und verfügt über ein enormes Wachstumspotential. So wird sich aktuellen Prognosen zufolge der Umsatz alleine in Deutschland innerhalb der kommenden zwei Jahre von derzeit rd. 10 Milliarden Euro auf rd. 20 Milliarden Euro verdoppeln. Weltweit liegt der Umsatz aktuell bei etwas mehr als 110 Milliarden Euro. Cloud Computing wird sowohl von Privatleuten als auch von Unternehmen genutzt. Tendenz steigend.

„Positive Prognosen für Cloud Computing“ →

Wie Sie eine Projektidee zu einem wirkmächtigen Scrum-Prozess weiterentwickeln, haben wir Ihnen im zuletzt veröffentlichen Blogbeitrag aus unserer Reihe zum Agilen Projektmanagement erläutert. Das „magische Dreieck“ in Kombination mit dem in der Praxis bewährten 9-Punkte-Arbeitsplan leistet in diesem Sinne bereits bemerkenswerte Arbeit. Das allein garantiert jedoch noch keinen reibungslosen Arbeitsablauf. Was Sie konkret zu dessen Förderung unternehmen können, lesen Sie im Folgenden.

„Mit Kanban und Burndown alles im Blick“ →

Scrum heißt die zentrale Methode des Agilen Projektmanagements und beschreibt damit einen überaus schlanken, flexiblen und anpassungsfähigen Arbeitsprozess. Grundlage desselben ist ein „magisches Dreieck“ verschiedener Scrum-Rollen, die wir Ihnen im zweiten Teil unserer Reihe zum Agilen PM vorgestellt haben. Wie nun aus dem Zusammenspiel von Produkteigner, Scrum-Master und Scrum-Team ein funktionierendes, erfolgreiches Arbeiten wird, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

„Vom magischen Dreieck zu effizienten Prozessen“ →

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind die großen Stärken des Agilen Projektmanagements. Das sollte Ihnen, liebe Leser, spätestens seit der Lektüre des ersten Beitrags unserer Reihe zum Thema bewusst sein. Damit einher, gehen vielerlei Vorzüge, die bei richtiger Anwendung der entsprechenden Methoden des Agilen PM, voll zum Tragen kommen und Unternehmen beispielsweise helfen viel Geld zu sparen. Um eben jene Methoden, das heißt in diesem Fall um das sogenannte Scrum, soll es heute gehen.

„Scrum und seine Rollen – Agiles Projektmanagement Teil 2“ →

Von der Idee bis zur Umsetzung

Am Anfang war die Idee! Die Idee, ein Projekt Schritt für Schritt, mit einem sich selbst organisierenden Team zu entwickeln. Immer unter der Vorgabe maximaler Flexibilität und prompter Umsetzung von Kundenwünschen, zu jeder Zeit. Das agile Projektmanagement war geboren. Seitdem kommt das daraus entwickelte Konzept immer häufiger zum Einsatz. Grund genug für uns einen ausführlichen Blick darauf zu werfen.

„Agiles Projektmanagement“ →

Das Scope Management ist ein wichtiges Instrument der Projektplanung. Als Teil des Projektmanagements umfasst es alle Produkte und Dienstleistungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Ohne dieses Inhalts- und Umfangsmanagement läuft Ihr Unternehmen Gefahr, dass Ihr Kunde mit dem Ergebnis eines Projektes nicht zufrieden ist. Die Bedeutung des Scope Management steht außer Frage. Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie dieses Instrument sinnvoll nutzen.

„Die Bedeutung des Scope Management“ →

Die Art und Weise, wie die Mitarbeiter in Unternehmen intern kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren rapide verändert. Angefangen bei der E-Mail gibt es heute eine ganze Reihe an Kommunikationswegen, die Sie einsetzen können.

In der nachfolgenden Auflistung finden Sie fünf verschiedene Tools, sowie deren Vor- und Nachteile. So können Sie sich ein Bild davon machen, welche Möglichkeiten bestehen und welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

„5 Wege für interne Unternehmenskommunikation im digitalen Zeitalter“ →

Vertrauen ist gut, Kontrolle aber auch! Frei nach dieser Maßgabe kommt dem Controlling im Projektmanagement eine unbestreitbare Bedeutung zu. Das Projektcontrolling kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg eines Vorhabens leisten. Muss es auch.

Denn Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten bei der Durchführung sind im Projektalltag bekanntermaßen keine Seltenheit. An welchen Punkten Sie ansetzen müssen, um Steuerung und Kontrolle effektiv zu gestalten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

„Controlling im Projekt – Wie Sie es richtig angehen“ →

Keiner kann sie leiden. Freunde hat sie nicht. Und früher oder später kommt sie bei jedem unangemeldet auf einen Besuch vorbei: die kreative Durststrecke. Wenn sie denn einmal da ist, ist es gar nicht so leicht sie wieder loszuwerden. So manchen Künstler hat sie damit zu außergewöhnlichen Verzweiflungstaten getrieben. Aber auch bei der Arbeit im Projektmanagement können sich kreative Blockaden als sehr hinderlich erweisen. Damit Sie, werte Leser, nicht unnötig lange darunter leiden müssen, präsentieren wir Ihnen in diesem Blogbeitrag wirkmächtige Rezepte, die Ihrer Kreativität wieder auf die Sprünge helfen.

„Rezepte zur Entwicklung neuer Projektideen“ →

Betrachtet man einmal die Zahlen über das Scheitern von IT-Vorhaben, erscheint das Management von Projekten mit hochtechnologischem Hintergrund als eine ganz besondere Herausforderung. Verschiedene Zahlen kursieren hierzu im Internet. Angeblich sollen sogar bis zu zwei Drittel aller Vorhaben ein fatales Ende finden. Andere Publikationen sprechen von etwa 40 Prozent. Welche Zahl näher an der Wahrheit liegt? Wir wissen es nicht. So oder so, es sind sehr viele Misserfolge. Deren Anzahl ließe sich zweifellos reduzieren, wenn die verantwortlichen Projektmanager sich mehr mit Themen wie dem Risikomanagement befassen würden. Vor allem aber, täten sie gut daran nicht immer wieder dieselben Fehler zu begehen. Damit Sie das in Zukunft vermeiden, haben wir im Folgenden fünf der 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement aufgelistet.

„Die 10 häufigsten Fehler im IT-Projektmanagement“ →

Projekte, die vollkommen aus dem Ruder laufen und in Schieflage geraten, sind beileibe keine Seltenheit. Eine mangelhafte Planung und Führung durch den Projektmanager kann dafür verantwortlich sein. Gleichsam eine fehlerhafte Umsetzung durch die Mitarbeiter. Nicht selten sabotieren Stakeholder, die sich von dem Vorhaben in ihrer Arbeit bedroht fühlen, selbiges. Man munkelt gar von Führungskräften die ganz bewusst auf einen zeitweiligen Kontrollverlust setzen, um sich durch die Bewältigung der Probleme zu profilieren. Ein etwaiges Scheitern des Projektes wird dabei in Kauf genommen.

Für alle, die zeigen wollen, was in Ihnen steckt, haben wir im Folgenden ein paar nicht ganz ernst gemeinte Tipps zusammengestellt. Mit denen bringen Sie Ihr Team garantiert zur Verzweiflung und jedes Vorhaben in Schieflage.

„Mit diesen 3 Tipps fahren Sie jedes Projekt an die Wand“ →

Projektmanagement ohne Zeitdruck? So etwas gibt es nicht! Oder? Uns ist jedenfalls noch nie jemand begegnet, der die Verantwortung für ein Vorhaben trug und vollständige Kontrolle über die Fertigstellungs- beziehungsweise Veröffentlichungstermine hatte. Geschäftspartner machen Druck und Mitbewerber verfolgen ähnliche Projekte. Die Geschäftsleitung will lieber heute als morgen Erfolge sehen und die Aktionäre erwarten hohe Renditen. Plötzlich heißt es dann auch mal, dass das Projekt schneller fertig werden soll. Was dann zu tun ist, berichten wir in diesem Blogbeitrag.

„Zeitdruck: Wenn Ihr Projekt schneller fertig werden muss“ →

Delegieren ist eine Kunst und im Projektmanagement eine Notwendigkeit. Ein Projektverantwortlicher, der diese Kunst nicht beherrscht, ist in diesem Sinne eine definitive Fehlbesetzung auf seinem Posten. Tatsache ist: Nicht wenige Mitglieder dieser Berufsgruppe tun sich überaus schwer damit zu delegieren. Aber wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Wir haben im Folgenden ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der effektiven Steuerung Ihrer Mitarbeiter helfen können.

„Schuften Sie noch oder delegieren Sie schon“ →

Eine Panne folgt auf die andere. Fehler reiht sich an Fehler. Viele große Projekte werden hierzulande auf geradezu desaströse Weise geplant und realisiert. Das lädt bisweilen zu Scherzen und aufgeregten Diskussionen ein, ist aber alles andere als komisch. Immerhin kostet das die öffentliche Hand Unsummen. Auf der anderen Seite aber können alle angehenden und praktizierenden Projektleiter viel von diesen Debakeln lernen.

„Was können Projekte von BER und Elbphilharmonie lernen?“ →

Die Arbeit im Team hat so ihre Tücken. Absurde Ideen, extreme Vorschläge, ins Leere laufende Meetings und handfeste Auseinandersetzungen kommen häufiger vor, als es allen Beteiligten und insbesondere den Teamleitern lieb sein kann. Verhindern lässt sich das kaum. Sie können der „Bestie“ Gruppendynamik aber wenigstens versuchen die Zügel anzulegen. Das dazu nötige Hintergrundwissen liefern wie Ihnen in diesem Blogbeitrag.

„Teamarbeit extrem – Warum Gruppendiskussionen sich verselbständigen“ →

Alberne Rollenspiele und fragwürdige Gruppenarbeiten assoziieren hierzulande viele Angestellte und Unternehmer mit den Begriff Teambuilding. Doch so sinnfrei diese Übungen erscheinen mögen, sie erfüllen durchaus ihren Zweck und sind elementar für ein erfolgreiches Projektmanagement. Über die Hintergründe und Einzelheiten lesen Sie mehr in unserem Blogbeitrag.

„Wie Sie ein Team gewinnen und Projekte zum Erfolg führen“ →

Wer mit der Planung und Durchführung eines Projektes betraut ist, sieht sich zweifellos einer überaus komplexen Aufgabe gegenüber gestellt, ganz unabhängig von Art und Umfang des Vorhabens. Doch während die Neukonzeption einer Firmenwebseite vergleichsweise leicht zu überschauen ist, kommt etwa der Aufbau und die Markteinführung eines global nutzbaren Cloud-Service mit unzähligen Unwägbarkeiten daher.

Trotz sorgfältiger Vorbereitung laufen Projekte selten so, wie ursprünglich geplant und erhofft. Nach anfänglich großem Enthusiasmus geraten die Vorhaben schnell ins Stocken, viele liefern niemals nennenswerte Ergebnisse und verlaufen früher oder später vollkommen im Sande. Das kann natürlich am Projektmanager liegen und daran, dass dieser sich nicht an grundlegende Führungsprinzipien hält. Das kann aber auch noch ganz andere Gründe haben. Diese sollen im Folgenden, zusammen mit entsprechenden Erste-Hilfe-Maßnahmen, vorgestellt werden, damit es Ihnen und Ihren Projekten nicht so ergeht oder sie zumindest rechtzeitig die Notbremse ziehen können.

„Was tun, wenn das Projekt nicht vorankommt?“ →

Es kommt vor, dass wir Aufgaben verschieben, weil neue hinzugekommen sind, die eine Arbeit jetzt nicht mehr so dringend erledigt werden muss oder eine andere wichtiger ist. Der Stapel mit den unerledigten Dingen wird immer größer. Vorwurfsvoll sagen wir „Ich muss noch dies, ich muss noch das tun“. Die zu erledigenden Arbeiten scheinen nicht weniger zu werden. Wir werden davon lediglich erdrückt. Wie wir unsere Aufgaben nach Priorität sinnvoll einordnen, um diese konstruktiv abarbeiten zu können.

„Einfache Tipps zur Priorisierung Ihrer Aufgaben“ →

Die aktuellen Projekte laufen planmäßig. Keine Warnsignale vom Controlling. Die Statusberichte sagen: „Alles im grünen Bereich“. Alles läuft wie geschmiert. Prima! Freie Zeit, die man sinnvoll nutzen kann. Gewinnbringend für weitere Projekte und neue Herausforderungen. Lange Weile ist öde, jetzt haben wir ja Zeit für neue Aufgaben. Wirklich? Wie fehlerhaftes Zeitmanagement uns ins Wanken bringt und uns schnell unter Druck setzt. Ein Beitrag zum Reflektieren.
„Zeit ist Geld! – Projektmanagement unter Druck“ →

Besonders in Unternehmen ist es wichtig, projektbezogene Aufgaben gekonnt zu managen. Projektleitern müssen konkrete Ziele definieren, Projekte überwachen und gegebenfalls nachjustieren, um zum Erfolg zu kommen. Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört, dass alle Beteiligten eines Projektes wissen, wohin die Reise gehen soll. Sie wissen, wie und mit welches Mitteln etwas zu realisieren ist und in welcher Zeit dies geschieht. Der chinesische Philosoph Laozi soll einst gesagt haben: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“. Und genau das trägt entscheidend zum Erfolg eines Projektes bei.

„Erfolgreiche Projekte brauchen erfolgreiches Projektmanagement“ →

Projektmanager schaffen im Unternehmen den Spagat zwischen Organisation und konkretem Ablauf. Ihnen obliegt eine große Verantwortung. Schließlich garantieren sie ihrem Vorgesetzten einen reibungslosen Projektablauf. Mit einem so genannten Projektmanagement-Kurs bekommen Projektmanager die Möglichkeit, sich weiterzubilden. Unternehmer erhoffen sich davon eine bessere Qualität bei der Betreuung ihrer Projekte. Ist das realisierbar? Inwieweit handelt es sich um Wunschdenken?

„Qualitätsverbesserung durch PM-Kurse?“ →