Viele Betriebe hatten Arbeitnehmer während der Corona-Pandemie ins Home-Office geschickt. Auch 2022 möchten Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Doch wie klappt die Zeiterfassung auch im Homeoffice? Wird die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice zur Pflicht?
„Zeiterfassung im Home-Office managen“
Sie sind auf der Suche nach einem passenden Projektmanagement Software für Ihr Unternehmen? Dann sind Sie hier genau richtig! Projektmanagementtools (PM-Tools) sind für projektorientiert arbeitende Teams jeder Größe nützlich. Nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Auf dem Markt sind ein Duzend internationaler und deutscher Projektmanagement-Anwendungen erhältlich, was die Entscheidung für die beste Projektmanagement Software nicht einfacher macht.
„Projektmanagement Software im Vergleich“
Viele Chefs akzeptieren es, dass Raucher Ihre Arbeitszeit für Raucherpausen unterbrechen. Sie möchten trotzdem gerne wissen, wie viel Zeit die Arbeitnehmer in Raucherpausen verbringen. Und viele Nichtraucher finden es ungerecht, dass Raucher ständig vor die Tür gehen, um Ihrer Sucht nachzugehen und damit „gefühlt“ weniger Zeit am Arbeitsplatz verbringen. Doch wie können Unternehmen Raucherpausen unkompliziert erfassen?
Beschäftigte, die nach Mindestlohn bezahlt werden, dürfen sich 2022 über mehr Geld freuen. Der gesetzliche Mindestlohn von 9,60 Euro pro Stunde wird 2022 in drei Schritten auf 12 Euro steigen. Für viele Minijobber und Arbeitnehmer ist die Erhöhung des Mindestlohns eine erfreuliche Nachricht. Für die Arbeitgeber bedeuten die gesetzlichen Vorschriften weiterhin zusätzlichen Aufwand, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Die Bundesregierung lockerte die Regeln für die Kurzarbeit. Arbeitgeber profitieren von vereinfachten Voraussetzungen und erweiterten Leistungen. Die neuen gesetzlichen Bestimmungen sind Mitte März (13.03.2020) von Bundestag und Bundesrat beschlossen worden. Sie treten rückwirkend zum 1. März in Kraft.
Spielen Sie schon länger mit dem Gedanken, Ihre Arbeitszeiten umzustrukturieren, weil Sie mehr Zeit für andere Dinge haben möchten? Dann könnte Teilzeitarbeit genau das richtige für Sie sein. Aber was ist Teilzeitarbeit? Wie viele Stunden sind Teilzeit? Gibt es Vor- oder Nachteile bei dieser Art von Stundenregelung? Diese Fragen und viele weitere beantwortet Ihnen dieser Ratgeber.
„Teilzeit: Stunden, Definition, Regelungen“
Das Bundeskabinett hat den Anspruch auf Kurzarbeitergeld ausgeweitet. Mit der am 9. Februar 2022 beschlossenen Formulierungshilfe hat das Bundeskabinett die Verlängerung der maximalen Bezugsdauer von 24 auf 28 Monate – bis zum 30. Juni 2022 beschlossen. Das gilt für die Betriebe, die spätestens bis zum 30. Juni 2021 mit dem Kurzarbeitergeldbezug begonnen haben. Die Verlängerung der Bezugsdauer soll rückwirkend zum 1. März in Kraft treten. Arbeitgeber müssen die, während der Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeiten, dokumentieren. Auch Ausfall- und Fehlzeiten fallen unter die Dokumentationspflicht. Den Nachweis für den jeweiligen Kalendermonat muss jedes Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen.
Projektplanung schafft eine Grundlage für die Umsetzung und Kontrolle eines Projektes. Ziele und Anforderungen müssen genau definiert werden, um die Effizienz im Projekt zu erhöhen und Unsicherheiten zu reduzieren. Mit der Qualität der Projektplanung nehmen Projektleiter Einfluss auf die Erreichung der Projektziele: Kosten, Zeit und Leistung.
Mal ehrlich: Stundenzettel erstellen macht keinen Spaß, aber es muss erledigt werden. Wir machen die Dokumentation der Arbeitszeiten so einfach wie möglich für Sie. Hier können Sie kostenlos die Vorlage für den Stundenzettel herunterladen. Denn wenn man zu lange dafür braucht – ist niemals Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten.
Gerade aus größeren Projekten ist der Projektstrukturplan (PSP) als grafische Darstellung des Liefer- und Leistungsumfangs nicht wegzudenken. Was genau ein Projektstrukturplan ist, warum Sie einen Projektstrukturplan verwenden sollten und wie man das Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.
„Der Projektstrukturplan im Projektmanagement“
Wegen steigender Infektionszahlen gilt ab dem 24.11.2021 eine bundesweite Homeoffice-Pflicht für Arbeitnehmer. Anfang November brachten SPD, Grüne und FDP den Entwurf für ein überarbeitetes Infektionsschutzgesetz in den Bundestag ein. Die Vorschrift sieht neben der Homeoffice-Pflicht auch eine 3G-Regelung für den Arbeitsplatz vor. Mit der Regelung soll es Betrieben möglich sein, Personalausfälle durch Erkrankung oder Quarantäne zu vermeiden. Beschäftigte sollen einen Impf- oder Genesenennachweis vorlegen. Für ungeimpfte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen wird der Impfnachweis zur Pflicht. Sie müssen sich regelmäßig testen lassen.
Wenn es der Betriebsrat verlangt, muss der Arbeitgeber für alle Mitarbeiter, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einführen. Dies hat das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm im Juli 2021 festgelegt und damit der bisherigen Rechtsauffassung des Bundesarbeitsgerichts in dieser Frage widersprochen
22. Juni 2022 – Lesezeit ca. 5 min.
Rüstzeiten umfassen alle Zeiträume während derer ein Arbeitnehmer die Arbeit vorbereitet. In der Produktion steht die Rüstzeit (Technik) für die Zeitdauer des Einrichtung einer Maschine. Im Dienst steht die Rüstzeit (Dienst) für die Zeitdauer zum Anlegen von Dienstkleidung und Ausrüstung. Aber was gehört genau in die Rüstzeit? Ist Rüstzeit Arbeitszeit? Was macht man in der Rüstzeit? Diese Fragen und viele weitere beantwortet Ihnen dieser Ratgeber.
4. Mai 2021 – Lesezeit ca. 3 min.
Immer mehr Unternehmen auf die Zeiterfassung mit Geofencing. Gerade Bauarbeiter, Servicekräfte und Reinigungskräfte werden an vielen unterschiedlichen Standorten eingesetzt. Sie beginnen den Arbeitstag an einem Standort und wechseln dann zu einem anderen Einsatzort. Für den Arbeitgeber ist es oft schwierig, zu überprüfen, ob sich der Mitarbeiter bei der Zeiterfassung exakt an dem vorgesehenen Einsatzort aufhält. Das führt teilweise zu Problemen und Unsicherheiten bei der mobilen Zeiterfassung mit Android und iOS sowie bei der Auswertung von Arbeitszeiten und Überstunden. Das geografische Gebiet, in dem eine Zeiterfassung möglich ist, wird durch einen geografischen Zaun (fence) eingegrenzt.
Vertrauen ist gut, Kontrolle aber auch! Frei nach dieser Maßgabe kommt dem Controlling im Projektmanagement eine unbestreitbare Bedeutung zu. Das Projektcontrolling kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg eines Vorhabens leisten. Muss es auch. Denn Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten bei der Durchführung sind im Projektalltag bekanntermaßen keine Seltenheit. An welchen Punkten Sie ansetzen müssen, um Steuerung und Kontrolle effektiv zu gestalten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Seit Januar 2021 gelten neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen. Am 3. Dezember 2020 gab das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden in diesem Jahr lediglich für 17 Länder angepasst.
Das Coronavirus hat die Arbeit in vielen Firmen in Deutschland grundlegend verändert. Wo das Arbeiten im Homeoffice vor einiger Zeit noch undenkbar war, wurden alle Hebel in Bewegung gesetzt, um es Mitarbeitern zu ermöglichen, von zuhause aus zu arbeiten.
Wegen der Coronavirus-Pandemie hat das mobile Arbeiten stark zugenommen. Arbeitsminister (SPD) Hubertus Heil will auf diese Entwicklung reagieren und kündigte eine neue Gesetzgebung für den Herbst an. Für Heil gehört das mobile Arbeiten zum Teil einer modernen und digitalen Arbeitswelt. Arbeitnehmer sollen für das mobile Arbeiten mehr Rechte erhalten, geschützt werden und nicht rund um die Uhr für Arbeitgeber verfügbar sein. Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) lehnt den geplanten gesetzlich verankerten Anspruch auf Homeoffice ab. Sie befürchtet weniger Flexibilität für Arbeitgeber.
Neues vielseitiges Werkzeug für den Arbeitsalltag. TimO – Time Management Office GmbH hat eine neue App für das papierlose Arbeiten entwickelt. TimO Mobile umfasst die Module Urlaubsplaner, Zeiterfassung, Projektzeiterfassung sowie einen Terminkalender. Alle Funktionen lassen sich im Büroalltag sehr effektiv einsetzen und können einzeln oder in Kombination genutzt werden.
Ab dem 1. Juli 2020 gilt der neue Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent der ermäßigte Steuersatz sinkt auf 5 Prozent. Die Bundesregierung gab die temporäre Absenkung am 4. Juni im Rahmen der Verabschiedung des Konjunkturpaketes bekannt. Mit der Reduzierung von 19 auf 16 Prozent und von 7 auf 5 Prozent will der Gesetzgeber die Binnenkonjunktur ankurbeln.
Die TimO – Time Management Office GmbH hat mit Hard- und Software die Hilfsorganisation „Our Bridge“ unterstützt. Die Hilfsorganisation leistet wertvolle Aufbauarbeit im Nord-Irak und hat ein Bildungsprogramm für Flüchtlingskinder entwickelt und umgesetzt.
Viele Unternehmen sind gezwungen Kurzarbeit einzuführen. Das betrifft kleine, mittlere und große Betriebe gleichermaßen. Die Kurzarbeit kann als Instrument eingesetzt werden, um Kündigungen und Entlassungen zu vermeiden. Die Neuregelung des Kurzarbeitergeldes tritt rückwirkend zum 1. März in Kraft. Wie kann der Leistungsnachweis während der Kurzarbeit schnell und unkompliziert mit Excel oder einer Zeiterfassungssoftware erstellt werden?
Möglichkeiten Arbeitszeiten in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders wichtig, wenn es um die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Stundennachweisen und Rechnungsstellung geht. Warum nicht mit einer Online-Zeiterfassung Zeit und damit Geld sparen? Diese Systeme minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum und stellen Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereit. EU-Arbeitgeber sind zudem laut dem EuGH-Urteil (14. Mai 2019) künftig angehalten, Systeme für die zuverlässige Messung von Arbeitszeiten einzurichten.
Über die Abrechnungen von Projekten freut sich jedes Unternehmen. Das Sammeln der Projektzeiten, der Projektteilschritte, der verschiedenen Stundensätze für die monatlichen Projektleistungen ist allerdings eine monotone Aufgabe. Im täglichen Arbeitsstress werden oft Fehler gemacht und so wird nicht immer jede Projektminute korrekt fakturiert.
Seit dem 1. Januar 2020 gilt der neue Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent auf Bahntickets für Fernzugreisen. Die Bundesregierung gab den neuen Steuersatz am 22. Dezember im Rahmen der Verabschiedung des Klimaschutzpaketes bekannt. Mit der Reduzierung von 19 auf 7 Prozent will der Gesetzgeber die Weichen für eine klimafreundliche Mobilität stellen. Für die Bahnreisenden ist dies eine erfreuliche Nachricht, Arbeitgeber müssen die Mehrwertsteuersenkung bei der Abrechnung von Dienstreisen berücksichtigen.
Ab Januar 2020 gelten neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen. Am 15 November 2019 gab das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden für über 44 Länder angepasst.
Fitnessstudios stehen bei der Zeiterfassung vor einer besonderen Herausforderung. Für Fitness- und Gesundheitsanlagen ist es wichtig, Arbeitszeiten sekundengenau zu erfassen. Oft ist dies auch für mehrere Standorte notwendig. Die TimO® Lösungen sorgen für eine lückenlose Zeiterfassung. Die Zeitbuchung erfolgt über Terminal, Software und Smartphone-App.
„Fitnessstudio – Zeiterfassung ganz einfach“
Delegieren ist eine Kunst und im Projektmanagement eine Notwendigkeit. Ein Projektverantwortlicher, der diese Kunst nicht beherrscht, ist in diesem Sinne eine definitive Fehlbesetzung auf seinem Posten. Tatsache ist: Nicht wenige Mitglieder dieser Berufsgruppe tun sich überaus schwer damit zu delegieren. Aber wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Wir haben im Folgenden ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der effektiven Steuerung Ihrer Mitarbeiter helfen können.
Die Arbeit im Team hat so ihre Tücken. Absurde Ideen, extreme Vorschläge, ins Leere laufende Meetings und handfeste Auseinandersetzungen kommen häufiger vor, als es allen Beteiligten und insbesondere den Teamleitern lieb sein kann. Verhindern lässt sich das kaum. Sie können der „Bestie“ Gruppendynamik aber die Zügel anlegen. Das dazu nötige Hintergrundwissen liefern wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Im Jahr 2019 wird der Weltkindertag am 20. September erstmalig im Bundesland Thüringen zu einem Feiertag. Darauf hat sich der Thüringer Landtag am 28. Februar geeinigt. Mit den Stimmen von Linke, SPD und Grünen wurde das Gesetz verabschiedet. Der neue Feiertag soll das Bundesland familienfreundlicher machen, sagte die SPD-Abgeordnete Birgit Pelke.
Trotz sorgfältiger Vorbereitung laufen Projekte selten so, wie ursprünglich geplant und erhofft. Nach anfänglich großem Enthusiasmus geraten die Vorhaben schnell ins Stocken, viele liefern niemals nennenswerte Ergebnisse und verlaufen früher oder später vollkommen im Sande. Das kann natürlich am Projektmanager liegen und daran, dass dieser sich nicht an grundlegende Führungsprinzipien hält. Das kann aber auch noch ganz andere Gründe haben. Diese sollen im Folgenden, zusammen mit entsprechenden Erste-Hilfe-Maßnahmen, vorgestellt werden, damit es Ihnen und Ihren Projekten nicht so ergeht oder sie zumindest rechtzeitig die Notbremse ziehen können.
Besonders in Unternehmen ist es wichtig, projektbezogene Aufgaben gekonnt zu managen. Projektleitern müssen konkrete Ziele definieren, Projekte überwachen und gegebenenfalls nachjustieren, um zum Erfolg zu kommen. Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört, dass alle Beteiligten eines Projektes wissen, wohin die Reise gehen soll. Sie wissen, wie und mit welches Mitteln etwas zu realisieren ist und in welcher Zeit dies geschieht. Der chinesische Philosoph Laozi soll einst gesagt haben: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Und genau das trägt entscheidend zum Erfolg eines Projektes bei.
Im Jahr 2019 wird der internationale Frauentag am 8. März erstmalig im Bundesland Berlin zu einem Feiertag. Darauf hat sich das Abgeordnetenhaus am Donnerstag geeinigt. Mit dem neuen Feiertag möchte Berlin ein Zeichen für die Gleichstellung von Frau und Mann setzen.
„Internationaler Frauentag – Neuer gesetzlicher Feiertag in Berlin“
Regelmäßige Pausen erhöhen die Produktivität – darüber sind sich Arbeitsforscher und andere Experten eigentlich bereits seit Langem einig. Dennoch haben Pausen in manchen Unternehmen immer noch eine Art Imageproblem: Nicht selten gelten Kollegen als lahm oder faul, nur weil sie konsequent ihre Auszeiten nehmen, um sich zu sammeln und „runterzukommen“.
Die Wahrheit ist jedoch: Arbeitnehmer handeln gleich in zweierlei Hinsicht verantwortungsbewusst, wenn sie die ihnen zustehenden Pausenzeiten nutzen. Denn zum einen erhalten bzw. „rekonfigurieren“ sie dadurch ihre geistige Leistungsfähigkeit, und zum anderen dienen Erholungsphasen dem Stressabbau und schützen somit nicht nur vor Kopfschmerzen, sondern auch vor chronischen Erkrankungen wie beispielsweise Burn-out. Und ein kranker Arbeitnehmer ist nun mal vor allem eins: nicht da, wenn man ihn gerade braucht.
Ab Januar 2019 gelten wieder neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen. Am 28. November 2018 gab das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden für über 33 Länder angepasst. Über höhere Spesensätze dürfen sich Geschäftsreisende freuen, die nach Österreich, Polen, Spanien, Luxemburg oder Griechenland reisen.
Zeiterfassungsgeräte eignen sich für viele unterschiedliche Branchen angefangen von der Arztpraxis, über Agenturen bis zu Dienstleistern und Produktionsbetrieben. Gesucht werden Terminals mit einem optimalen Funktionsumfang, die einfach zu bedienen sind und sich unkompliziert installieren lassen. Die Geräte sollen schnell, sicher und fehlerfrei den Zeiteintrag buchen.
Die GPS Zeiterfassung ist für viele Betriebe ein wichtiges Thema. Sie möchten die Zeitbuchung am mobilen Arbeitsplatz mit der Positionsbestimmung ihrer Mitarbeiter kombinieren. Bei der GPS Ortung wird der Arbeitsort geortet und die Koordinaten ausgewertet. Mit der genauen Positionsbestimmung können geleistete Arbeitszeiten zusammen mit den GPS Positionsdaten dokumentiert werden. Eine transparente Auflistung der Zeiten ist besonders wichtig, wenn es um eine einwandfreie Zuordnung von Arbeitszeit, Auftraggebern und Orten geht.
„GPS Zeiterfassung mit App“
Automatischierte Abo-Rechnung: TimO® 6.2 macht Ihnen das Leben leichter und automatisiert die Bearbeitung von wiederkehrenden Rechnungen. Diese Rechnungen können TimO Kunden jetzt mit der neuen Funktion verwalten. Die neue Funktion wurde speziell für wiederkehrende wöchentliche und monatliche Rechnungen entwickelt.
Die Erfassung von Arbeitszeiten und Projektzeiten von Mitarbeitern ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Zur Auswahl stehen Software-Programme, digitale Stempeluhren, Smartphone-Apps und Terminals. Mit der Zeiterfassung können Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen detailliert dokumentiert werden. Eine korrekte und schnelle Projektzeiterfassung ist besonders dann wichtig, wenn es um die einwandfreie Zurechnung von Arbeitszeiten zu internen und externen Projekten geht. Warum nicht mit einer Softwarelösung oder einer Zeiterfassungs-App Zeit und Geld sparen? Doch wie finde ich die passende Lösung für mein Unternehmen? Und welche Arten der Erfassung gibt es?
„Zeiterfassungsarten – Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?“
Die Erfassung von Arbeitszeiten ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Bei der Suche nach einer geeigneten Arbeitszeiterfassungssoftware müssen Unternehmen sich für eine Kauflösung oder einen Service in der Cloud entscheiden. Die meisten Softwareanbieter bieten beide Lösungen an. Die gehosteten Mietlösungen werden in der Regel mit einer flexiblen Laufzeit angeboten. Eine korrekte und schnelle Arbeitszeiterfassung ist besonders dann wichtig, wenn es um die einwandfreie Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, sowie um die Erstellung von Leistungsnachweisen und Kundenrechnungen geht. „Die wichtigsten Funktionen einer Arbeitszeiterfassungssoftware“
Möglichkeiten Arbeitszeiten, Pausen und Raucherpausen in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeit ist besonders wichtig, wenn es um die schnelle, sichere und minutengenaue Zeiterfassung geht. Warum nicht mit einem Zeiterfassungsterminal zur Arbeitszeiterfassung einsetzen und damit Zeit und Geld sparen? Die Terminals minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum. Zudem ist Ihr Unternehmen vor Nachbuchungen, Missbrauch und Manipulationen bei der Erfassung von Arbeitszeit und Pausen geschützt.
Prominentestes Beispiel für misslungenes Projektmanagement ist eine Modernisierungsmaßnahme der Bundeswehr. Die Kosten für die Modernisierung von Fregatten haben sich laut Bundesrechnungshof verfünffacht. Ursprünglich veranschlagten die Planer ein Kostenvolumen von rund sechs Millionen Euro pro Schiff. Jetzt näherten sie sich dem fünffachen Betrag. Experten werfen dem deutschen Militär schlechtes Projektmanagement vor.
TimO® Schulbegleiter unterstützt Kommunen und staatlich geförderte Einrichtungen bei der Stundenerfassung und Abrechnung von Betreuungszeiten. Mit der TimO® Komplettlösung verwalten Sie Zeitnachweise der Schulbegleiter, erstellen Leistungsnachweise und Rechnungen. Das senkt Ihre administrativen Kosten und den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.
Zettelwirtschaft und Exceltabellen adé. Die neueste Web-Anwendung in der TimO Produktfamilie ist der Urlaubsplaner. Die cloudbasierte Anwendung unterstützt Teams, Abteilungen und Unternehmen bei der täglichen Verwaltung von Urlaubs- und Krankentagen sowie anderen Abwesenheitsarten wie Berufsschule und Weiterbildung. Automatisierte Genehmigungsprozesse, E-Mail-Benachrichtigungen und Urlaubskalender schaffen Transparenz. Mitarbeiter und Vorgesetzte sind jederzeit auf dem aktuellen Stand.
Die neueste Web-Anwendung ist das Sales Pipeline Modul als neues Programm der TimO Produktfamilie. Das Tool wurde aktuell von der Time Management Office GmbH vorgestellt. Das Programm unterstützt Vertriebsteams bei ihrer täglichen Arbeit.
Mit einer neuen Generation von Vertriebsmanagement Software entscheiden Sie sich für Effizienz im Verkauf. Wenn Sie alle wichtigen Kundeninformationen in einer digitalen Kundenakte zusammenführen und sie in die Datenwolke verschieben, verbessern Sie die Beziehungen zu Ihren Kunden. Denn mit unserer Vertriebssoftware legen Sie den Grundstein für ein effizientes Lead-Management. Damit erhalten Sie einen wesentlichen Baustein, um den Umsatz Ihres Unternehmens zu steigern.
„Webbasierte Kundenakten für ein optimales Beziehungsmanagement“
Ab Januar 2018 gelten wieder neue Verpflegung- und Übernachtungspauschalen für Mitarbeiter, die im Ausland für ihr Unternehmen unterwegs sein werden. Am 8. November 2017 gab das Bundesministerium für Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden für über 50 Länder angepasst. Über höhere Spesensätze dürfen sich im kommenden Jahr Geschäftsreisende freuen, die nach z. B. Dschibuti, Tokio oder in den Iran reisen. Niedrige Auslandspauschalen wurden u. a. für die Länder wie Brasilien, Venezuela oder Weißrussland festgelegt.
„Reisekosten 2018: Neue Verpflegungspauschalen“
Wie informieren Sie Ihren Ausbilder über Ihre Lernergebnisse? Nutzen Sie bereits ein digitales Berichtsheft oder notieren Sie alles noch mit Papier und Stift? Während sich die einen längst von Blättern und Formularen verabschiedet haben, sind die anderen zurückhaltender. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das digitale Berichtsheft nutzen und welche Vorteile das für Sie bringt.
Projekte koordinieren, Meilensteine planen, Stakeholder überzeugen: Die Aufgabenliste des Projektleiters ist lang. Doch Projektarbeit ist Teamarbeit und sie braucht Mitarbeiter mit passendem Skill Set. Unsere Skillmanagement-Software unterstützt Sie dabei, den Richtigen zu finden.
„Skillmanagement – So wählen Sie den richtigen Mitarbeiter aus“
Karl Kurz arbeitet als Vertriebsmitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen und ist von einer Messe in Norddeutschland zurückgekehrt. Auf seinem Smartphone stapeln sich neue E-Mails – die meisten hat er bereits abgearbeitet. Gerade bestätigte er das „Quarterly“, das Jour Fix der Vertriebsmitarbeiter in der Firmenzentrale in der Nähe von Frankfurt am Main. Kurz ist langjähriger Mitarbeiter, er kennt die Fragen, die ihn erwarten. Wie ist es in diesem Quartal gelaufen? Wie wird es im nächsten Quartal laufen? Er und seine Kollegen sind gut vorbereitet. Denn sie arbeiten mit einem Customer-Relationship-Management System, CRM. Mit dessen Hilfe richtet sich das gesamte Unternehmen konsequent auf Kunden aus.
Jeder verantwortungsvolle Schiffskapitän plant seine Reise, bevor er den Hafen verlässt. Zunächst kalkuliert er die zurückzulegende Strecke. Dann legt er den Kurs fest. Er prüft Wettervorhersagen und informiert sich über Ebbe und Flut im Gezeitenkalender. Er bricht erst dann zu seiner Reise auf, wenn er die wichtigsten Daten zusammen hat. Später, auf hoher See, misst er seine Fahrt mit Kompass und Seekarte. Weicht er von der geplanten Route ab, steuert er gegen. Wesentliche Ereignisse dokumentiert er mit Ort und Zeitangaben im Bordtagebuch. Software hilft den modernen Kapitän bei seiner Arbeit. Satelliten unterstützen seine Navigation und das digitales Logbuch archiviert Informationen über seine Reise. Wie in der Seefahrt ist auch im Projektmanagement Planung, Überwachung und Steuerung eines Projektes lebensnotwendig. Wie ein Kapitän muss der Projektleiter den Überblick behalten. Meilensteintrendanalyse, Projektampel und Statusreports sind wichtige Komponenten im Projekt-Controlling.
Eine beliebte Methode, um die Bearbeitung von Bugs agiler und transparenter zu gestalten, ist die Kanban-Methode. Bei der Bearbeitung von Bugs, Beschwerden und Supportanfragen ist es notwendig, dass alle Teammitglieder stets über die Anzahl der Anfragen und den Status bzw. Fortschritt der Bearbeitung informiert sind. Deshalb werden bei der Kanban-Methode alle Bugs auf einem Board festgehalten.
Eine beliebte Methode, um die Bearbeitung von Tickets agiler und transparenter zu gestalten, ist die Kanban-Methode. Bei der Bearbeitung von Bugs, Beschwerden und Supportanfragen ist es notwendig, dass alle Teammitglieder stets über die Anzahl der Tickets und den Status bzw. Ticketfortschritt informiert sind. Deshalb werden bei der Kanban-Methode alle Tickets auf einem Board festgehalten. Die Bearbeitungsstufen werden in verschiedenen Phasen dargestellt: „Eingang“, „Zugewiesen“ und „abgeschlossen“. Die Tickets wandern im Laufe des Prozesses auf dem Kanban Board von links nach rechts. Nach dem Pull-Prinzip weisen sich Mitarbeiter die Tickets selbst zu.
Eine exakte Zeiterfassung gehört auf die Wunschliste vieler Unternehmen. Zeiterfassungssysteme dienen der Kontrolle und Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden sowie der Bereitstellung der Daten für Lohn- und Gehaltsprogramme. Die Erfassung der Arbeitszeit im Unternehmen ist jedoch nicht immer leicht. Kostenlose und kostengünstige Lösungen wie Stundenzettel und Excel Tabellen stoßen schnell an ihre Grenzen.
„Zeiterfassungssysteme: Welche Alternativen haben Betriebe?“
Die exakte mobile Zeiterfassung ist nicht immer leicht. Bei der Erfassung von Arbeitsstunden und der Abwesenheiten im Außendienst und auf Dienstreisen sind weder Stundenzettel, handgeschriebene Notizen noch E-Mails eine große Hilfe. Die Lösung: Eine App zur Zeiterfassung. Die Smartphone App von TimO knüpft genau dort an. Die mobile Zeiterfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projektzeiten sorgt für Transparenz und verlässliche Daten.
Die Verwaltung von Urlaubstagen im Unternehmen ist nicht immer leicht. Es darf nicht zu Personalengpässen kommen. Vertretungen müssen organisiert werden und natürlich muss der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Bei der Verwaltung und Genehmigung von Urlaubstagen sind weder Excel noch Urlaubszettel eine große Hilfe: Die Lösung: eine übersichtliche webbasierte Urlaubsverwaltung.
„Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow“
Für Dienstleister ist die transparente und faire Abrechnung von Arbeitsstunden wichtig. Nur so kann eine korrekte Bezahlung von Dienstleistungen, Aufträgen und Projekten gewährleistet werden. Für die faire Abrechnung ist die genaue Erfassung der Arbeitszeiten wichtig. Sie ist die Voraussetzung für die korrekte Zuordnung von Kosten und Zeitaufwänden. Die Zeiterfassung sollte im Idealfall täglich oder am Ende der Arbeitswoche erfolgen. Auch Projektteams die sich aus internen, externen, mobilen und stationären Mitarbeitern zusammensetzen müssen zeitnah und korrekt Auftragszeiten buchen können.
Möglichkeiten Projekte und Aufträge in einem Unternehmen zu verwalten gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Abrechnung von Projekten, die Ressourcenplanung, die Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten und das Management von Kundenanfragen zu. Oft setzen Unternehmen für diese unterschiedlichen Aufgaben verschiedene Einzellösungen ein. Mit Excel Tabellen, E-Mails und Stundenzetteln versuchen Unternehmen die Aufgaben zu bearbeiten.
30 Minuten – länger ist die durchschnittliche Pause deutscher Arbeitnehmer nicht. Doch welche Pausenregelung ist gesetzlich vorgeschrieben? Und wie erfasst man Pausen in einer Zeiterfassungs-Software richtig? Ab welcher Arbeitszeit ist eine Pause Pflicht? Automatischer Pausenabzug oder Stempeln durch die Mitarbeiter – welche Möglichkeiten bietet eine Online-Pausenerfassung?
Die Verwaltung von Urlaubstagen ist eine zeitintensive Aufgabe. Viele Unternehmen erledigen die Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung mit Microsoft Excel. Doch die Betriebe wissen nicht, dass es komfortable und günstige Alternativen gibt. Sollen sie dennoch an Excel festhalten?
Das Komplettpaket von Zeiterfassungsterminal und Zeiterfassungssoftware bringt Ihre Zeiterfassung zügig an den Start. Alle Zeiten können zentral an verschiedenen Standorten erfasst und dezentral ausgewertet werden. Mit unserer Komplettlösung ist alles möglich. Das TimO Terminal ist eine überzeugende Möglichkeit der Zeiterfassung für fünf, zwanzig, hundert oder mehr Mitarbeiter. In Verbindung mit der webbasierten Zeiterfassungssoftware erfüllt die Komplettlösung alle Anforderungen einer modernen Personalzeiterfassung. Eine unschlagbare Kombination! Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile, die Ihnen die Kombination von Terminal und Software zur Zeiterfassung bietet.
Ob Maschinenbau, Automobil Industrie, IT Software Entwicklung oder Bauvorhaben der öffentlichen Hand überall kämpfen Projektleiter um erfolgreiche Ergebnisse. Projektmanagement durchdringt auch unser privates Leben. Der Bau des Eigenheimes, das Organisieren eines Geburtstagsjubiläums oder die Planung einer Urlaubsreise nach Skandinavien. Sie alle besitzen die Merkmale, die ein Projekt charakterisieren. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und besitzt immer ein Anfang und ein Ende. Es ist einzigartig, innovativ, komplex und bedarf aufgrund seiner Schwierigkeit meist ein gesondertes Projektmanagement.
Plant der Projektleiter zeitliche Puffer im Projekt ein, so handelt er vorausschauend. Er akzeptiert die Erkenntnis: Überraschungen gehören zum Projekt wie das Gantt Chart zur Projektverwaltung. Also bereitet er sich vor. Dabei nutzt er professionelle Projekt-Software, die ihn bei der Projektverwaltung unterstützt. „Pufferzeiten im Projekt – Warum sind sie so wichtig?“
Ein Zeittracking wird heutzutage in vielen Projekten eingesetzt. An der Schnittstelle zwischen Projektcontrolling und Steuerung sowie Personalverwaltung und IT-Unterstützung angesiedelt, ist ein effizientes Programm in komplexen Projekten fast schon ein Muss. Die Zeiterfassung ist aus vielen Gründen heraus wichtig.
Ein guter Projektmanager ist im Grunde eine gesunde Mischung aus verschiedenen Aspekten: Er ist rational (und emotional) intelligent, weiß also Situationen, Herausforderungen und Menschen gut einzuschätzen. Er kann seine Leute motivieren, nach Innen und Außen gleichermaßen angemessen kommunizieren und versteht genug von Zahlen und Technik, um mit beidem adäquat umzugehen. Oder im Detail:
Die Earned Value Methode ist eine erprobte und zuverlässige Methode innerhalb des Projekt Controlling und meint im Grunde eine projektbegleitende Kostenverfolgung. In Lehrbüchern zum Projektmanagement ist sie neben dem schon genannten Begriff auch als Fertigstellungswertmethode oder als Arbeitswertanalyse bekannt. Was sich hinter dieser Methode verbirgt und weshalb sie für modernes Projektmanagement quasi unverzichtbar ist, soll der folgende Artikel darzustellen helfen.
Kurz nachdem innerhalb des Projektmanagements die Terminplanungsmethoden der Netzplantechnik und der Projektstrukturplan Einzug gehalten hatten, wurde überlegt, auch die laufende Kostenkontrolle mit dieser Technik zu verknüpfen. Man begann also Kostenplanwerte in einer linear dargestellten Zeitachse an verschiedenen Zeitpunkten (Meilensteine) mit dem Ist-Wert zu vergleichen. Dies war der Beginn der Earned Value Methode.
Kommunikation ist eine der Kernaufgaben von intelligentem Projektmanagement (und wird dennoch mitunter – und nicht nur von manchen mundfaulen Projektmanagern – unterschätzt). Die projektentscheidende Bedeutung der Kommunikation von Oben, d.h. die angemessene Weitergabe von Informationen zur Darstellung der Projektlage als auch Maßnahmen des Marketings, steht daher im folgenden Beitrag im Fokus.
Die leider immer noch in manchen Projekten antreffende Haltung der Projektleitung, Informationen nur bruchstückhaft oder unter Umständen gar nicht weiterzugeben, ist normalerweise nicht zu rechtfertigen. Oft genug als Mittel zur Steuerung des Projekts eingesetzt, führt diese Haltung meist zu Konflikten.
Die Motivation stellt aus Sicht der Psychologie das Streben eines Menschen dar, sich auf ein bestimmtes Ziel hinzubewegen. Da auch Projekte immer mit der Erreichung einer definierten Zielsetzung einhergehen, ist es naheliegend, dass ein Projektteam motivierte Mitglieder benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Denn eines ist sicher: Wenn die Beteiligten an einem Projekt kein Interesse haben, gemeinsam ihre Aufgaben zu bewältigen, ist der Projekterfolg merklich gefährdet.
Ein gutes (d.h. erfolgreiches) Projekt braucht viele Dinge: Engagierte Mitwirkende, Unterstützung von Oben, klare Ziele und vor allem auch einen guten Projektmanager. Auch wenn die Rolle einer intelligenten Projektmanagement Software oder eines Projektmanagement Systems keinesfalls unterschätzt werden sollten, so ist der „menschliche Faktor“ in Gestalt des Managers doch von ausnehmender Bedeutung. Brechen wir also im Folgenden eine Lanze für den „Allrounder“.
Es ist vollbracht, das alte Jahr ist Vergangenheit. Planten Sie gute Vorsätze für das vergangene Jahr 2015? Haben Sie mehr Sport getrieben, sich gesünder ernährt, mehr Zeit mit Ihrer Familie verbracht? Was wurde aus Ihren privaten Plänen? Diese Fragen beantworten historische Daten – wenn Sie diese erhoben haben – und wenn Sie diese mit den heutigen Werten vergleichen. Nur so erfahren Sie, was von Ihren Zielen übrig blieb. Im Projektmanagement ist nicht nur der Jahresabschluss ein wichtiger Termin. Für den Projektmanager sind Projektstart, Design, Realisierung und Launch des Produktes Meilensteine, um den Auftraggeber über den Leistungsfortschritt des Projektes zu informieren. Der professionelle Projektleiter kennt den Herzschlag seines Projektes, die Istdaten, jederzeit. Den Gesundheitszustand diagnostiziert er mit Hilfe von Projektmanagement Software. Welche Rolle Istdaten dabei spielen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Konflikte gehören zum (Arbeits-)leben und nehmen stetig zu. Sie entstehen unweigerlich, weil Menschen unterschiedliche Wahrnehmungen, Sichtweisen und Werte, wie auch Ziele und Aufgaben haben. Leider stehen viele Unternehmen und Projektleiter dem Konfliktmanagement noch immer zu passiv gegenüber. Sie schauen lieber weg statt hin, wenn es kritisch oder problematisch wird und denken bei Konfliktregelung noch immer primär an die juristische Auseinandersetzung. Allerdings führt der Gang zu Gericht wohl primär zur Lösung eines Konflikts, aber nicht unbedingt zur besten und für die Erreichung der Unternehmensziele geeignetsten Lösung. Dabei sind alternative Methoden wie die Mediation, um einen Streit beizulegen, oft wesentlich effizienter bei der Konfliktlösung – und damit auch besser geeignet zur Erreichung des Projektziels.
Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende. Das gilt auch für Projekte. So scheitern zwar nach wie vor rund zwei Drittel aller Projekte insofern, als die formulierten Ziele nicht erreicht werden – was nicht selten bereits frühzeitig im Projektverlauf absehbar ist. Dies etwa wenn entscheidende Meilensteine nicht realisiert werden konnten oder das Budget bei Weitem überschritten wird. Trotzdem werden die meisten Projekte auch dann noch wider alle (wirtschaftliche) Vernunft bis zum Ende „durchgeprügelt“. Ein vorzeitiger und in eben diesen Fällen zudem objektiv begründbarer Projektabbruch hingegen würde den Schaden signifikant begrenzen.
Es ist sinnvoll, Projektmanagement in strategisches und operatives Projektmanagement zu unterscheiden. Gleichwohl handelt es sich hierbei um zwei Seiten ein und derselben Medaille.
Sie wollen alles immer möglichst gut, also perfekt erledigen? Dann sind entweder alle ihre Aufgaben gleich wichtig (was unwahrscheinlich ist), oder aber Sie sind nicht in der Lage, diese entsprechend zu priorisieren (was wohl eher zutreffen dürfte). Kurzum, Sie sind mit ziemlicher Sicherheit ein Perfektionist, und damit handeln Sie sich gleich zwei ernsthafte Probleme ein: Erstens haben Perfektionisten eine überdurchschnittlich große Fallhöhe und scheitern nicht selten an denen von ihnen selbst gesteckten, oftmals viel zu hohen Zielen, und zweitens ist Perfektionismus eine der größten Zeitfallen überhaupt. In diesem Beitrag geht es um Letzteres.
Stellen Sie sich vor, Sie haben vier Wochen Urlaub, ein Auto und ein Budget von 2.000 Euro. Da Sie ganz und gar nicht der Pauschalreisen-Typ sind, beschließen Sie, das Beste aus den vorhandenen Mitteln zu machen. Also starten Sie einfach los in Richtung Süden – alleine und ohne genaues Ziel. So etwas haben Sie noch nie zuvor ausprobiert, Sie wissen also gar nicht so genau, was Sie erwartet. Nach wenigen Tagen lernen Sie zwei andere Reisende kennen und freunden sich spontan mit ihnen an. Man beschließt, fortan zusammen weiterzufahren, wodurch sich das Budget um 3.000 Euro erhöht. Dadurch eröffnen sich für die nun gemeinsame Unternehmung zusätzliche Möglichkeiten …
Projekte sind der planvolle Übergang von einem Ist-Zustand in einen Soll-Zustand. So betrachtet gibt es Projekte also schon, seit unsere Vorfahren vor etwa 1,5 Millionen Jahren unter Einsatz ihrer grauen Zellen und Hände damit angefangen haben, Faustkeile herzustellen. Dabei werden sie ungefähr das Folgende gedacht haben: „Hm, wenn ich jetzt irgendein scharfkantiges Dingsda hätte, dann könnte ich das nährreiche Fleisch viel besser von den Knochen dieser toten Antilope ablösen.“ Vermutlich war dies eine der ersten User Storys der Menschheitsgeschichte überhaupt.
Die Einführung eines neuen Projektmanagementsystems ist immer ein Dilemma. Idealerweise möchte man bei der Einführung, möglichst schnell auf die gewohnte Geschwindigkeit kommen. Voraussetzung für die effiziente Nutzung der Software ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode. Denn eine PM-Software ist letztlich nur ein Tool, welches bei der Planung, Organisation und Administration eines Projekts hilft. Nicht mehr und nicht weniger. Die inhaltliche Arbeit indes wird dem Team dadurch nicht abgenommen. Daher muss die Software das Projekt effizient unterstützen und darf nicht selbst zum Zeitfresser oder unwirtschaftlichen Kostenfaktor werden.
Um in einem Büro zwei Löcher für einen Wandmonitor zu bohren, braucht man keine Projektmanagement-Software. Sollen jedoch von externen Dienstleistern in einhundert über drei Kontinente verstreuten Büros eines internationalen Unternehmens innerhalb von zwei Wochen Wandmonitore montiert, angeschlossen und kalibriert werden, dann kann eine passende Software für das Projektmanagement schon eine große Hilfe sein. Voraussetzung für deren effiziente Nutzung ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode. Denn ein Projektmanagement-Programm ist letztlich nur ein Tool, welches bei der Planung, Organisation und Administration eines Projekts hilft. Nicht mehr und nicht weniger. Die inhaltliche Arbeit indes wird dem Team dadurch nicht abgenommen. Daher muss die Software das Projekt effizient unterstützen und darf nicht selbst zum Zeitfresser oder unwirtschaftlichen Kostenfaktor werden.
Agile Methoden wie Scrum, Kanban und Extreme Programming sind die Rockstars im modernen Projektmanagement. Um einen schnelllebigen Hype dürfte es sich dabei allerdings nicht handeln – vielmehr ist agiles Projektmanagement seit einigen Jahren auch in deutschen und schweizerischen Unternehmen mächtig auf dem Vormarsch. So ist im ersten Halbjahr 2015 die Anzahl der diesbezüglichen Projektanfragen nochmals sprunghaft angestiegen, wie eine aktuelle Marktstudie des renommierten Projektportals GULP zeigt.
Hierbei scheint es sich also um eine nachhaltige Entwicklung zu handeln, und tatsächlich sprechen die folgenden drei guten Gründe ganz eindeutig dafür, dass der agile Ansatz die richtige Lösung zur richtigen Zeit bietet. Dies etwa auch in Form hybrider Lösungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.
Agile Methoden wie Scrum, Kanban und Extreme Programming sind die Rockstars im modernen Projektmanagement. Um einen schnelllebigen Hype dürfte es sich dabei allerdings nicht handeln – vielmehr ist agiles Projektmanagement seit einigen Jahren auch in deutschen und schweizerischen Unternehmen mächtig auf dem Vormarsch. So ist im ersten Halbjahr 2015 die Anzahl der diesbezüglichen Projektanfragen nochmals sprunghaft angestiegen, wie eine aktuelle Marktstudie des renommierten Projektportals GULP zeigt.
Hierbei scheint es sich also um eine nachhaltige Entwicklung zu handeln, und tatsächlich sprechen die folgenden drei guten Gründe ganz eindeutig dafür, dass der agile Ansatz die richtige Lösung zur richtigen Zeit bietet. Dies etwa auch in Form hybrider Lösungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.
Eine der größten Risikoquellen im Projektmanagement ist und bleibt die Kommunikation. Mangelt es hierbei an Struktur, Regelmäßigkeit und Eindeutigkeit, so sind Pannen vorprogrammiert: Informationen erreichen nicht ihre Adressaten, Projektmitarbeiter arbeiten aneinander vorbei, Meilensteine bzw. Teilziele werden verfehlt, es kommt zu Konflikten etc. All dies geht zu Lasten der Projektqualität und kann den Zeitaufwand und damit auch die Projektkosten immens in die Höhe treiben. Schlimmstenfalls gefährdet es sogar den Projekterfolg.
„Wie sich Risiken in der Projektkommunikation minimieren lassen“
Zwischenmenschliche Konflikte innerhalb von Projektteams können Projekte auf unterschiedliche Art und Weise gefährden. Werden diese nicht rechtzeitig erkannt und (möglichst) einvernehmlich gelöst, kann es je nach Schwere des Konflikts zu Zeit- und Qualitätseinbußen bei der Projektarbeit bis hin zum vorzeitigen Abbruch des Projekts kommen. Ein häufiger Auslöser von Konflikten ist – neben den weiter unten aufgeführten Punkten – oft allzu großer Stress oder Druck. Professionelles Konfliktmanagement sollte daher immer integraler Bestandteil des Projektmanagements sein. Für die Schlichtung eines Konflikts nötige Soft Skills wie kommunikative Kompetenz, Einfühlungsvermögen und Vertrauenswürdigkeit gehören ja ohnehin schon zum normalen Rüstzeug eines jeden Projektmanagers.
Ein Scrum-Projekt ohne Scrum Master ist in etwa so wie ein Bundesligaspiel ohne Schiedsrichter. Dennoch verzichten nicht wenige „Scrum-Neulinge“ auf die fachgerechte Besetzung dieser zentralen Rolle – sei es aus Kostengründen oder schlichtweg aus Unkenntnis oder Unverständnis. Die Folge: Agile Projekte kommen entweder zu suboptimalen Ergebnissen oder scheitern gleich komplett. Denn klar ist, dass der Scrum Master als neutraler Dienstleister des Teams insofern unverzichtbar ist, als ihm eine wichtige Managementfunktion zukommt, die weder vom Product Owner noch vom Entwicklungsteam übernommen werden kann.
„Wir meeten uns zu Tode!“ Wenn dieser Spruch in einem Unternehmen zum geflügelten Wort geworden ist, dann hat man ein größeres Problem mit der Meeting-Kultur: Mitarbeiter halten Meetings für Zeitfresser und gehen mit einer geringen Erwartungshaltung und entsprechend demotiviert in Besprechungen. Dass diese dann oftmals zu keinerlei nennenswerten Ergebnissen führen, ist unter diesen Umständen nicht weiter verwunderlich. Effizienz geht anders. Laut einer aktuellen Umfrage der Personalberatung Rochus Mummert ist tatsächlich nur jeder fünfte Arbeitnehmer mit der Meeting-Kultur seines Unternehmens zufrieden.
„Drei zentrale Regeln für effiziente Meetings – und ein Tipp“
„Wir meeten uns zu Tode!“ Wenn dieser Spruch in einem Unternehmen zum geflügelten Wort geworden ist, dann hat man ein größeres Problem mit der Meeting-Kultur: Mitarbeiter halten Meetings für Zeitfresser und gehen mit einer geringen Erwartungshaltung und entsprechend demotiviert in Besprechungen. Dass diese dann oftmals zu keinerlei nennenswerten Ergebnissen führen, ist unter diesen Umständen nicht weiter verwunderlich. Effizienz geht anders. Laut einer aktuellen Umfrage der Personalberatung Rochus Mummert ist tatsächlich nur jeder fünfte Arbeitnehmer mit der Meeting-Kultur seines Unternehmens zufrieden.
„Drei zentrale Regeln für effiziente Meetings – und ein Tipp“
Gerade für größere gleichzeitig laufende Projekte ist das Multiprojektmanagement (MPM) als Instrument zur Steuerung vorhandener Ressourcen nicht wegzudenken. Was genau das Multiprojektmanagement ist, warum Sie das Multiprojektmanagement einsetzen sollen und wie man das MPM als Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.
Was ist das Multiprojektmanagement? Das Multiprojektmanagement (MPM) ist die Planung, Steuerung und Überwachung einer gesamten Projektlandschaft im Unternehmen. Mit dieser Methode aus dem Projektmanagement plant, steuert und koordiniert man alle vorhandenen Ressourcen damit die Projektziele erreicht werden können. Das MPM dient der reibungslosen Abwicklung aller Projekte im Betrieb und sorgt für effizienten Einsatz der knappen Ressourcen. Vor allem geht es dabei um personelle, technische und finanzielle Mittel.
Unternehmen müssen Unternehmensziele verfolgen und Investitionen absichern. Im Grunde handelt es sich bei einem MPM also um die Auswahl der effektiveren Projekte. Multiprojektmanagement spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da alle sämtliche laufenden Projekte gleichzeitig berücksichtig werden müssen. Die Auswahl der richtigen Projekte bzw. die Zusammensetzung des Portefeuilles entscheidet wesentlich über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Neben der Bewertung der laufenden Projekte nach einheitlichen Kriterien hat das Multiprojektmanagement aber noch eine weitere Funktion: Die Portfolio Analyse verdeutlicht Abhängigkeiten und Synergien zwischen Projekten.
Das MPM beinhaltet drei Phasen:
Diesen Phasen laufen nicht zwingend linear ab.
Das Projektmanagementoffice (PMO) sorgt für Professionalisierung und Systematisierung – ein klarer Mehrwert für die Unternehmen, die ein PMO institutionalisiert haben. Die zunehmende Bedeutung des PMO wird auch durchzahlreiche Studien gestützt. Zu den Hauptaufgaben gehört neben dem systematischen Multiprojektmanagement der Aufbau von Rahmenbedingungen, die für eine Vernetzung von Unternehmensstrategie und Projektmanagement sorgen. Damit sich das PMO im Unternehmen durchsetzen kann, muss es eine wichtige Stellung im Unternehmen einnehmen. Dazu gehören eine klare Rollenverteilung und eine ausreichende Stellenausstattung.
Eine geeignete Software kann das Multiprojektmanagement sehr gut unterstützen. Durch den Einsatz sollen im wesentlichen folgende Ziele erreicht werden:
Neben der Erreichung der Unternehmensziele gehört die Ressourcenplanen zu den wichtigsten Aufgaben im MPM: Alle gleichzeitig laufenden Projekte werden zu einem großen Projekt zusammengefasst. Dadurch kann der Gesamtbedarf der benötigten Ressourcen mit dem verfügbaren Gesamt-Ressourcenpool im Betrieb verglichen werden. Im Gegensatz dazu, berechnet die einfache Ressourcenplanung lediglich den Personalbedarf für ein einzelnes Projekt.
Aber was passiert, wenn das Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und jedes dieser Projekte auf denselben Ressourcenpool zurückgreift. Dieses Problem wird in der Multi-Projekt-Einsatzplanung berücksichtigt, bei der alle Projekte auf den denselben Ressourcenpool zurückgreifen.
Ferner sind für das Multiprojektmanagement die Grundlast und die Abwesenheit der verfügbaren Ressourcen zu klären. In der Regel kann der Projektleiter keine Ressource zu 100 Prozent für ein Projekt einplanen. Zur Grundlast gehören Tätigkeiten, die nicht unmittelbar projektbezogen sind. Wie Administration, Telefonate und sonstige Arbeiten. Zieht man Grundlast und Abwesenheiten ab, so ergibt sich ein Verfügbarkeitswert, der in der Regel nicht mehr als 70 Prozent beträgt.
Wenn in Projekten falsche Prioritäten gesetzt werden, so kann das den Projektverlauf behindern und schlimmstenfalls erheblich verzögern. Etwa wenn Arbeitspakete in „suboptimaler“ Reihenfolge geliefert werden. Greifen dann infolgedessen die Rädchen nicht mehr perfekt ineinander, kann es punktuell zu Leerlauf zu kommen. Die betroffenen Projektbereiche treten somit zunächst einmal auf der Stelle, und zuvor im Projektplan vorgesehene Zeitpuffer werden in unnötiger Weise aufgebraucht. Oder genauer gesagt: verschwendet.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung: Werden beim Hausbau statt der Steine zunächst die Dachziegel geliefert, so kommen die Maurer bis auf Weiteres mit ihrer Arbeit nicht voran. Klar werden die Ziegel auch gebraucht – aber eben erst viel später. Hier wurden also entscheidende Prioritäten völlig falsch gesetzt.
Wenn in Projekten falsche Prioritäten gesetzt werden, so kann das den Projektverlauf behindern und schlimmstenfalls erheblich verzögern. Etwa wenn Arbeitspakete in „suboptimaler“ Reihenfolge geliefert werden. Greifen dann infolgedessen die Rädchen nicht mehr perfekt ineinander, kann es punktuell zu Leerlauf zu kommen. Die betroffenen Projektbereiche treten somit zunächst einmal auf der Stelle, und zuvor im Projektplan vorgesehene Zeitpuffer werden in unnötiger Weise aufgebraucht. Oder genauer gesagt: verschwendet. Nehmen wir ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung: Werden beim Hausbau statt der Steine zunächst die Dachziegel geliefert, so kommen die Maurer bis auf Weiteres mit ihrer Arbeit nicht voran. Klar werden die Ziegel auch gebraucht – aber eben erst viel später. Hier wurden also entscheidende Prioritäten völlig falsch gesetzt.
Nach wie vor scheitern mehr als zwei Drittel aller Projekte, und einer der häufigsten Gründe dafür ist ein allzu großer bzw. unangemessener Optimismus der Entscheider. Nun ist zwar an Optimismus zunächst einmal nichts auszusetzen – gründet dieser jedoch auf reinem Wunschdenken der Projektmanager oder der Unternehmensführung, so stinkt der Fisch vom Kopfe her. Und zwar schon vor dem Projektstart. Projekte lassen sich dann meist nur noch mit sehr viel Glück und dem Einsatz zusätzlicher finanzieller Mittel über die Ziellinie retten, wenn überhaupt. In aller Regel sind sie jedoch von vornherein zum Untergang verurteilt. Ein teurer „Spaß“, der sich zudem äußerst negativ auf das Betriebsklima und die Mitarbeitermotivation auswirken kann. Denn Misserfolge sind vor allem auch eins: unsexy.
Wenn Begriffe inflationär oder gar völlig falsch verwendet werden, dann sind Missverständnisse vorprogrammiert. „Projekt“ ist solch ein Begriff. Nicht nur, dass er heutzutage für viele Dinge herhalten muss, die rein gar nichts mit Projektarbeit oder Projektmanagement zu tun haben – auch die semantische Abgrenzung zu „Prozess“ verwässert zusehends. So werden „Projekt“ und „Prozess“ nicht selten sogar synonym verwendet. Dabei bezeichnen beide Begriffe Vorgänge, die ihrem Wesen nach höchst unterschiedlich sind. Projektmanager und -mitarbeiter outen sich in derlei Fällen schnell als Leichtgewichte und laufen Gefahr, im Team oder von Dienstleistern, Partnern und Kunden nicht ganz für voll genommen zu werden. Zudem kann ein undifferenzierter oder falscher Gebrauch von Fachtermini bei Angebotsanfragen oder Ausschreibungen zu Unklarheiten und Kommunikationsproblemen führen. Daher möchten wir nachfolgend einmal kurz die wesentlichen Unterschiede zwischen Projekten und Prozessen herausarbeiten.
Humor ist nicht nur erwiesenermaßen gut für Körper und Seele, sondern auch ein wichtiges Führungsinstrument in Unternehmen – wenn auch im eher bierernsten Deutschland ein oft noch unterschätztes. In Ländern wie den USA und Japan ist man da, wie so oft, längst schon einen Schritt weiter. Und in England, Frankreich, Italien und den Niederlanden gibt es dem Vernehmen nach sogar schon Humortrainings und Lachübungen auf Krankenschein.
Ziel ist es, chronisch überlastete Top-Manager, Politiker und andere Führungspersönlichkeiten auf diese Weise wieder psychisch und physisch auf Vordermann zu bringen. Insofern täten deutsche Führungskräfte gut daran, den Arbeitsalltag auch hierzulande ganz bewusst mit etwas mehr Spaß anzugehen. Nicht nur für sich selbst. Auch für ihre Mitarbeiter.
Projekte können aus den unterschiedlichsten Gründen und auf verschiedene Art und Weise suboptimal verlaufen oder gar komplett scheitern. So werden nicht wenige Projekte entweder vorzeitig abgebrochen, oder aber sie überschreiten signifikant den im Projektplan vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen. Oft liefern sie auch schlichtweg nicht die gewünschten Ergebnisse.
Agiles Projektmanagement ist ein Weg, diese Probleme in den Griff zu bekommen – allerdings scheuen manche Unternehmen vor dem damit notwendigerweise verbundenem Change-Prozess in der Führungskultur zurück. Zudem sind agile Methoden nicht universell einsetzbar. Das moderne Projektmanagement kennt aber auch noch andere zielführende Ansätze und Methoden. Eine davon möchten wir im Folgenden kurz vorstellen.
Im agilen Projektmanagement wird die Entwicklung neuer, innovativer Produkte strikt vom Markt bzw. vom Anwender her gedacht. Aus diesem Grund werden die Stakeholder (z. B. Kunden, Partner, Anwender) bei agilen Methoden wie Scrum oder Extreme Programming unmittelbar in den Entwicklungsprozess eingebunden: Indem ausgewählte Stakeholder „unterwegs“ steuernd in den Prozess eingreifen können, wird sichergestellt, dass am Ende auch tatsächlich bedarfsgerechte Produkte vom Projektteam realisiert werden.
Im agilen Projektmanagement wird die Entwicklung neuer, innovativer Produkte strikt vom Markt bzw. vom Anwender her gedacht. Aus diesem Grund werden die Stakeholder (z. B. Kunden, Partner, Anwender) bei agilen Methoden wie Scrum oder Extreme Programming unmittelbar in den Entwicklungsprozess eingebunden: Indem ausgewählte Stakeholder „unterwegs“ steuernd in den Prozess eingreifen können, wird sichergestellt, dass am Ende auch tatsächlich bedarfsgerechte Produkte vom Projektteam realisiert werden.
Die elektronisch vernetzte Zusammenarbeit in Form der sogenannten Social Collaboration wird im Projektmanagement eine große Zukunft vorausgesagt. Zu verstehen ist darunter eine Praxis innerhalb der organisationsinternen Projektarbeit, die zeitlich und/oder räumlich getrennten Teams die Zusammenarbeit via Social Intranet oder ganzheitlicher Software-Lösungen ermöglicht. Im Zentrum stehen in beiden Fällen die gemeinschaftliche Online-Überarbeitung und -Freigabe von für alle Projektbeteiligten zugänglichen Dokumenten sowie die direkte Kommunikation per Mails, Chat, Kommentarfunktion und ähnlichem untereinander. Der Dienst Google Docs ist hierfür ein gutes Beispiel.
Als Wegbereiter von Social Collaboration können der Digitale Wandel als solcher und speziell die vier großen IT-Trends Social Media, Mobile Web, Cloud Computing und Big Data betrachtet werden.
If „half the battle is well appreciated“, then the expenses in project management should be made of good reasons are always possible precisely estimated. Because as central calculation basis is the cost estimate information on the anticipated project costs and thus ultimately on the economic viability of a project. If so – such as the development of innovative products or the use of new production – no based on experience, be reliable indicators of the time, capacity- and resource planning, rises and falls of the economic success of a project with the accuracy of the cost estimate.
Wenn „gut geschätzt halb gewonnen ist“, dann sollten die Aufwände im Projektmanagement aus guten Gründen immer möglichst exakt geschätzt werden. Denn als zentrale Berechnungsgrundlage gibt die Aufwandsschätzung Aufschluss über die zu erwartenden Projektkosten und somit letztlich über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Sofern also – wie etwa bei der Entwicklung innovativer Produkte oder beim Einsatz neuer Produktionsverfahren – keinerlei auf Erfahrungswerten beruhenden, belastbaren Kennzahlen für die Zeit-, Kapazitäten- und Ressourcenplanung vorliegen, steht und fällt der wirtschaftliche Erfolg eines Projekts mit der Akkuratesse der Aufwandsschätzung.
„Planungspoker: Aufwandsschätzung im (agilen) Projektmanagement“
„Klassische“ Projektmanager können mit Scrum als agiler Entwicklungsmethode meist nicht viel anfangen. Der Grund dafür: Scrum selbst kann mit ihnen nicht viel anfangen, zumal für sie schlicht und bescheiden keine entsprechende Rolle vorgesehen ist. In Scrum gibt es also keinen übergeordneten Projektmanager mit administrativer Hoheitsgewalt, bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Stattdessen verteilt sich die Management-Funktion auf die drei Rollen Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteam. Ähnlich wie im modernen Fußball entfällt hier der klassische „Spielmacher“, und an dessen Stelle treten nun einzelne Funktionseinheiten mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Die Einführung und erfolgreiche Umsetzung agiler Methoden im Projektmanagement ist eine gemeinschaftliche Aufgabe und erfordert einen Paradigmenwechsel in der Führungskultur eines Unternehmens. Damit verbunden ist die konsequente Umgestaltung der Organisation hin zu mehr Transparenz und Flexibilität: Um schneller und effizienter auf Marktimpulse und Kundenanforderungen reagieren zu können, müssen alte Top-down-Hierarchien abgebaut werden, die Kommunikation weiter vernetzt werden und Mitarbeiter bzw. Projektteams in hohem Maße eigenverantwortlich handeln können. In agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum entfällt so etwa der klassische Projektmanager in seiner Rolle als „dominierende“ Führungskraft, und auch das Management greift hier seltener (idealerweise sogar überhaupt nicht) in laufende Entwicklungsprozesse ein.
„Sie müssen unbedingt an Ihrem Zeitmanagement arbeiten …“ Hört man Sprüche dieser Art von Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden, so ist zuvor oft durch eigenes Verschulden eine Deadline geplatzt. Sofern nicht ohnehin von oben angeordnet, empfiehlt es sich dann, tatsächlich einmal über die Optimierung des eigenen Workflows durch konsequentes Zeitmanagement nachzudenken.
Die Mitarbeitermotivation ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben im klassischen Projektmanagement, wird aber hier und da leider immer noch etwas unterschätzt. Nicht selten fällt sie auch schlichtweg dem Zeitmangel des Projektmanagers zum Opfer. Das ist schlecht. Denn unstrittig dürfte sein, dass die Motivation eines Mitarbeiters neben seinen individuellen Skills ein zentraler Erfolgsfaktor für Projekte ist. Sie ist ein wertschöpfendes Element im Projektverlauf.
„Mitarbeitermotivation im klassischen und agilen Projektmanagement“
Ab wann kann eine Aufgabe als erledigt betrachtet werden? Diese Frage beschäftigt nicht nur seit Generationen Eltern und Kinder bei der Einschätzung, ob ein Kinderzimmer nun hinreichend aufgeräumt wurde oder nicht, sondern sie spielt auch im agilen Projektmanagement eine entscheidende Rolle. In Scrum gibt es hierfür die Definition of Done (DoD).
Man muss nicht gleich einen Hoover Dam bauen, um das Gantt-Diagramm im Projektmanagement auszuprobieren. Außerdem ist das bereits in den 1930er Jahren erfolgreich im Black Canyon an der Grenze zwischen den US-Bundesstaaten Nevada und Arizona geschehen, um den Colorado River aufzustauen. Tatsächlich war dies eines der ersten Großprojekte, in denen das vom amerikanischen Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919) entwickelte Projektmanagement-Tool zum Einsatz kam. Seither gehört das Gantt-Diagramm zum Handwerkszeug eines jeden Projektmanagers und ist als einfache grafische Darstellung einzelner Terminplanvorgänge auch aus der modernen Projektmanagement-Software nicht mehr wegzudenken.
„Gantt-Diagramm im Projektmanagement“Wer einmal in Kairo mit einem Taxi unterwegs war, der dürfte eine ziemlich genaue Vorstellung davon bekommen haben, wie sich Systeme selbst organisieren. Überträgt man dies nun auf die Selbstorganisation von Teams im agilen Projektmanagement, so ergibt sich daraus ein recht anschauliches Beispiel für flexible Arbeitsweisen und stetigen Projektfortschritt. Das mag auf den ersten Blick zwar etwas exotisch anmuten, ist bei genauerer Betrachtung aber durchaus sinnfällig. Zumal sich daran sehr schön aufzeigen lässt, inwiefern das Vertrauen der Führung in die Projektbeteiligten eine wichtige Voraussetzung für den gemeinschaftlichen Projekterfolg ist.
„Was agiles Projektmanagement mit dem Straßenverkehr in Kairo gemein hat“
Ein Projekt ist der planvolle Übergang von einem Ist-Zustand in einen Soll-Zustand. Zur Zielerreichung bedarf es dabei einer sorgsam erarbeiteten Projektstrategie – umso wichtiger ist es also, vor dem ersten Schritt die Ausgangssituation zu analysieren. Denn erst wenn genau bestimmt wurde, wo man steht, lässt sich exakt festlegen, auf welche Weise (bzw. mit welchen Mitteln und Ressourcen) man möglichst effizient ans Ziel kommt. Zur Entwicklung einer erfolgversprechenden Projektstrategie wird im Projektmanagement daher oft die in den 1960ern an der Harvard University entwickelte SWOT-Analyse eingesetzt. Auch im strategischen Management und im Marketing ist diese seit Langem etabliert.
„SWOT-Analyse als Instrument der Strategieentwicklung im Projektmanagement“
Das Web 2.0 beziehungsweise Social Web und der daraus resultierende digitale Wandel haben sowohl das private Kommunikationsverhalten als auch die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Dies schließt heute auch die unternehmensinterne Kommunikation auf Projektebene mit ein. Dort steht das sogenannte Social Project Management zwar noch am Anfang, doch entziehen können sich Projektmanager dem Trend hin zu einer besser vernetzten, oftmals vergleichsweise „kleinteiligen“ Kommunikation schon jetzt nicht mehr. Wie sich weiter unten zeigen wird, profitieren sie sogar davon.
„Was das moderne Projektmanagement von Social Media gelernt hat“
One of the key characteristics of leaders is to be binding to say no to. However, this should always in the right moment and in the rightway done – and preferably on the basis of a differentiated decision. In short, it comes to this timing, tact and transparency to. Is about when it comes to the request of an employee to a short-term private conversation, but until further notice no corresponding time slot in scheduler available. Or could to internal improvements to specific workflows, the preliminary examination so either do not, or can be implemented only with considerable effort, thus leaving the overall structure falter.
Eine der wichtigsten Eigenschaften von Führungskräften ist es, verbindlich Nein sagen zu können. Allerdings sollte dies immer im richtigen Moment und auf die richtige Art und Weise geschehen – und vorzugsweise auf Grundlage einer differenzierten Entscheidung. Kurzum, es kommt dabei auf Timing, Taktgefühl und Transparenz an. Etwa wenn es um die Bitte eines Mitarbeiters um ein kurzfristiges Vieraugengespräch geht, dafür aber bis auf Weiteres kein entsprechender zeitlicher Slot im Terminplaner vorhanden ist. Oder um interne Verbesserungsvorschläge zu bestimmten Arbeitsabläufen, die sich nach erster Prüfung so entweder gar nicht oder aber nur mit erheblichem Aufwand umsetzen lassen und somit das Gesamtgefüge ins Wanken geraten lassen könnten.
Regular breaks increase productivity – over to work researchers and other experts agree are actually already for a long time.Nevertheless breaks have in some companies still a kind of image problem: Not infrequently colleagues are considered lame or lazy, just because they consistently take their time out to gather and „come down“.
The truth, however: workers act equally responsibly when they use their entitlement pause times in two respects. Because get one or „reconfigure“ them by their mental performance , and secondly serve recoveries the stress reduction and thus protect not only against headache, but also against chronic diseases such as burnout. And a sick worker happens to be one thing above all: do not be there when you need him straight.
„Why breaks increase the performance and save all in all even time“
Regelmäßige Pausen erhöhen die Produktivität – darüber sind sich Arbeitsforscher und andere Experten eigentlich bereits seit Langem einig. Dennoch haben Pausen in manchen Unternehmen immer noch eine Art Imageproblem: Nicht selten gelten Kollegen als lahm oder faul, nur weil sie konsequent ihre Auszeiten nehmen, um sich zu sammeln und „runterzukommen“.
Die Wahrheit ist jedoch: Arbeitnehmer handeln gleich in zweierlei Hinsicht verantwortungsbewusst, wenn sie die ihnen zustehenden Pausenzeiten nutzen. Denn zum einen erhalten bzw. „rekonfigurieren“ sie dadurch ihre geistige Leistungsfähigkeit, und zum anderen dienen Erholungsphasen dem Stressabbau und schützen somit nicht nur vor Kopfschmerzen, sondern auch vor chronischen Erkrankungen wie beispielsweise Burn-out. Und ein kranker Arbeitnehmer ist nun mal vor allem eins: nicht da, wenn man ihn gerade braucht.
„Warum Pausen die Leistungsfähigkeit steigern und alles in allem sogar Zeit sparen“
Nicht wenige kleine oder konservative Unternehmen tun sich „traditionell“ schwer damit, wenn es darum geht, interne Prozesse zeitnah auf neue externe Erfordernisse umzustellen. Doch der Markt ist heute ungeduldiger denn je. Wer hier zu lange zögert oder sich kategorisch einem Umdenken verweigert, setzt immer auch seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Ein modernes Projektmanagement mit agilen Vorgehensweisen hingegen ermöglicht es, sich flexibel auf die zunehmende Dynamik des Marktes und die im Projektverlauf immer häufiger wechselnden Kundenanforderungen einstellen zu können. In unserer vierteiligen Serie Agiles Projektmanagement haben wir Ihnen hierzu die zugrundeliegende „Philosophie“ sowie einige zentrale Methodiken wie Scrum und Kanban vorgestellt. Dennoch muss zunächst einmal die oben geschilderte Hürde im Kopf genommen werden.
Es lässt sich im modernen Büroalltag meist zwar nicht völlig vermeiden, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – doch wenn man kein sogenannter Supertasker ist, sollte man nach Möglichkeit die Finger von Multitasking lassen. Allerdings gibt es nur ausgesprochen wenige solcher „Überflieger“. So zeigen Studien der vergangenen Jahre, dass nur etwa 5 von 100 Menschen überhaupt in der Lage sind, dauerhaft ohne Qualitätsverlust auf Multitasking-Niveau zu arbeiten. Die meisten von uns tun also gut daran, sich auf maximal zwei anspruchsvolle Aufgaben zur selben Zeit zu fokussieren. Belegt ist dies durch neue Erkenntnisse der modernen Hirnforschung zum seriellen Denken. Auch Arbeitgeber sollten dies heute verstärkt berücksichtigen.
Cloud Computing boomt und verfügt über ein enormes Wachstumspotential. So wird sich aktuellen Prognosen zufolge der Umsatz alleine in Deutschland innerhalb der kommenden zwei Jahre von derzeit rd. 10 Milliarden Euro auf rd. 20 Milliarden Euro verdoppeln. Weltweit liegt der Umsatz aktuell bei etwas mehr als 110 Milliarden Euro. Cloud Computing wird sowohl von Privatleuten als auch von Unternehmen genutzt. Tendenz steigend.
Es ist vollbracht, das alte Jahr ist Vergangenheit. Planten Sie gute Vorsätze für das vergangene Jahr? Haben Sie mehr Sport getrieben, sich gesünder ernährt, mehr Zeit mit Ihrer Familie verbracht? Was wurde aus Ihren privaten Plänen? Diese Fragen beantworten historische Daten – wenn Sie diese erhoben haben – und wenn Sie diese mit den heutigen Werten vergleichen. Nur so erfahren Sie, was von Ihren Zielen übrig blieb. Im Projektmanagement ist nicht nur der Jahresabschluss ein wichtiger Termin. Für den Projektmanager sind Projektstart, Design, Realisierung und Launch des Produktes Meilensteine, um den Auftraggeber über den Leistungsfortschritt des Projektes zu informieren. Der professionelle Projektleiter kennt den Herzschlag seines Projektes, die Istdaten, jederzeit. Den Gesundheitszustand diagnostiziert er mithilfe von Projektmanagement Software. Welche Rolle Istdaten dabei spielen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Ein guter Projektmanager ist stets bestrebt sich weiterzubilden. Die Lektüre entsprechender Fachliteratur gehört bei diesem Vorhaben unweigerlich dazu. Doch das Angebot an Publikationen ist in den vergangenen Jahren deutlich größer und der Markt unübersichtlich geworden. Welche PM-Bücher sollte man unbedingt lesen? Eine kleine Auswahl von vier Titeln, die die Mühe wirklich wert sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.
Die Züge und S-Bahnen der Deutschen Bahn halten für den aufmerksamen Pendler und den neugierigen Gelegenheitsreisenden viele Überraschungen parat. All die Lokführerstreiks und technischen Pannen wollen wir dabei tunlichst außen vor lassen. Auch wenn eine Grundsatzdiskussion darüber, ob Erstere gerechtfertigt und die Übrigen nachvollziehbar oder doch eher hausgemacht sind, sicher interessant wäre.
Wir wollen heute jedoch auf etwas ganz anderes hinaus. Auf ein Phänomen, dass sich in den vergangenen Jahren geradezu epidemisch ausgebreitet hat.
Wie Sie eine Projektidee zu einem wirkmächtigen Scrum-Prozess weiterentwickeln, haben wir Ihnen im zuletzt veröffentlichen Blogbeitrag aus unserer Reihe zum Agilen Projektmanagement erläutert. Das „magische Dreieck“ in Kombination mit dem in der Praxis bewährten 9-Punkte-Arbeitsplan leistet in diesem Sinne bereits bemerkenswerte Arbeit. Das allein garantiert jedoch noch keinen reibungslosen Arbeitsablauf. Was Sie konkret zu dessen Förderung unternehmen können, lesen Sie im Folgenden.
Scrum heißt die zentrale Methode des Agilen Projektmanagements und beschreibt damit einen überaus schlanken, flexiblen und anpassungsfähigen Arbeitsprozess. Grundlage desselben ist ein „magisches Dreieck“ verschiedener Scrum-Rollen, die wir Ihnen im zweiten Teil unserer Reihe zum Agilen PM vorgestellt haben. Wie nun aus dem Zusammenspiel von Produkteigner, Scrum-Master und Scrum-Team ein funktionierendes, erfolgreiches Arbeiten wird, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind die großen Stärken des Agilen Projektmanagements. Das sollte Ihnen, liebe Leser, spätestens seit der Lektüre des ersten Beitrags unserer Reihe zum Thema bewusst sein. Damit einher, gehen vielerlei Vorzüge, die bei richtiger Anwendung der entsprechenden Methoden des Agilen PM, voll zum Tragen kommen und Unternehmen beispielsweise helfen viel Geld zu sparen. Um eben jene Methoden, das heißt in diesem Fall um das sogenannte Scrum, soll es heute gehen.
Am Anfang war die Idee! Die Idee, ein Projekt Schritt für Schritt, mit einem sich selbst organisierenden Team zu entwickeln. Immer unter der Vorgabe maximaler Flexibilität und prompter Umsetzung von Kundenwünschen, zu jeder Zeit. Das agile Projektmanagement war geboren. Seitdem kommt das daraus entwickelte Konzept immer häufiger zum Einsatz. Grund genug für uns einen ausführlichen Blick darauf zu werfen.
Das Scope Management ist ein wichtiges Instrument der Projektplanung. Als Teil des Projektmanagements umfasst es alle Produkte und Dienstleistungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Ohne dieses Inhalts- und Umfangsmanagement läuft Ihr Unternehmen Gefahr, dass Ihr Kunde mit dem Ergebnis eines Projektes nicht zufrieden ist. Die Bedeutung des Scope Management steht außer Frage. Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie dieses Instrument sinnvoll nutzen.
Möglichkeiten, Kundenanfragen in einem Unternehmen zu bearbeiten, gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Korrespondenz innerhalb des Unternehmens zu. Bei der klassischen Methode hat jede Abteilung eine bestimmte E-Mail-Adresse. Auf diese haben alle in diesem Bereich arbeitenden Mitarbeiter Zugriff. Ticket-Programme grenzen sich davon ab. Sie speichern einzelne Anliegen in einem Ticket und stellen eine Art Verwaltungsapparat für diese dar. Jedes Anliegen, wie eine Störung, ein Änderungswunsch oder eine Anfrage, ist ein Ticket.
Die Art und Weise, wie die Mitarbeiter in Unternehmen intern kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren rapide verändert. Angefangen bei der E-Mail gibt es heute eine ganze Reihe an Kommunikationswegen, die Sie einsetzen können.
In der nachfolgenden Auflistung finden Sie fünf verschiedene Tools, sowie deren Vor- und Nachteile. So können Sie sich ein Bild davon machen, welche Möglichkeiten bestehen und welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
„5 Wege für interne Unternehmenskommunikation im digitalen Zeitalter“
Zeitmanagement soll dabei helfen, Aufgaben und Termine innerhalb eines stehenden Zeitraums zu erledigen. Zeit ist das wertvollste, was das Leben für uns bereithält. Sie ist das einzige, das Sie mit keinem Geld der Welt kaufen können. Deswegen ist Zeit kostbar – auch im Arbeitsalltag. Bei fast jedem Unternehmer und Mitarbeiter scheint sie aber Mangelware zu sein. Aufgaben werden nicht zügig bearbeitet, zu viel Arbeit bleibt liegen. Der richtige Einsatz dieser knappen Ressource kann helfen, der Konkurrenz einen wichtigen Schritt voraus zu sein. Mit dem richtigen Zeitmanagement steigern Sie nicht nur die Effektivität im Arbeitsalltag, sondern auch die Zufriedenheit.
Vertrauen ist gut, Kontrolle aber auch! Frei nach dieser Maßgabe kommt dem Controlling im Projektmanagement eine unbestreitbare Bedeutung zu. Das Projektcontrolling kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg eines Vorhabens leisten. Muss es auch.
Denn Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten bei der Durchführung sind im Projektalltag bekanntermaßen keine Seltenheit. An welchen Punkten Sie ansetzen müssen, um Steuerung und Kontrolle effektiv zu gestalten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Droht Ihr Schreibtisch unter einer Flut von Akten und Arbeitsblättern vollständig begraben zu werden? Platzt Ihr elektronisches Postfach aus allen Nähten? Und wissen Sie vor lauter Terminen und Telefonkonferenzen gar nicht mehr, wann Sie noch zum Essen oder Schlafen kommen sollen? Ihnen kann geholfen werden. Wie, erfahren Sie in unseren neuen Blogbeitrag.
„Stressfrei in den Feierabend – Wie Sie aktiv Ihren Arbeitsalltag erleichtern“
Keiner kann sie leiden. Freunde hat sie nicht. Und früher oder später kommt sie bei jedem unangemeldet auf einen Besuch vorbei: die kreative Durststrecke. Wenn sie denn einmal da ist, ist es gar nicht so leicht sie wieder loszuwerden. So manchen Künstler hat sie damit zu außergewöhnlichen Verzweiflungstaten getrieben. Aber auch bei der Arbeit im Projektmanagement können sich kreative Blockaden als sehr hinderlich erweisen. Damit Sie, werte Leser, nicht unnötig lange darunter leiden müssen, präsentieren wir Ihnen in diesem Blogbeitrag wirkmächtige Rezepte, die Ihrer Kreativität wieder auf die Sprünge helfen.
Wissen und Erfahrung sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Durchführung von IT-Vorhaben. Denn die Herausforderungen im Projektmanagement sind vielfältig und gleichermaßen komplex. Und überall warten Fehler nur darauf gemacht zu werden. Oberstes Ziel sollte es daher für jeden Projektmanager sein, sich beständig fortzubilden, Erfahrungen auszutauschen sowie Praxiswissen zu sammeln. Das „Handbuch IT-Projektmanagement“, das wir Ihnen im Folgenden näher vorstellen, wird Ihnen dabei womöglich eine wertvolle Hilfe sein.
Zur aktiven Vermeidung von Fehlentwicklungen bei der Durchführung kleiner und großer Vorhaben ist die Kenntnis potenzieller Fehlerquellen unerlässlich. Ebenso das Bemühen gegen die ganz persönlichen Makel vorzugehen. Unsere Artikel zum Thema sollen Ihnen dabei eine Hilfestellung bieten. Denn viele Missgriffe haben das Potenzial ein ganzes Projekt zu sprengen. Ganz besonders im IT-Bereich.
Betrachtet man einmal die Zahlen über das Scheitern von IT-Vorhaben, erscheint das Management von Projekten mit hochtechnologischem Hintergrund als eine ganz besondere Herausforderung. Verschiedene Zahlen kursieren hierzu im Internet. Angeblich sollen sogar bis zu zwei Drittel aller Vorhaben ein fatales Ende finden. Andere Publikationen sprechen von etwa 40 Prozent. Welche Zahl näher an der Wahrheit liegt? Wir wissen es nicht. So oder so, es sind sehr viele Misserfolge. Deren Anzahl ließe sich zweifellos reduzieren, wenn die verantwortlichen Projektmanager sich mehr mit Themen wie dem Risikomanagement befassen würden. Vor allem aber, täten sie gut daran nicht immer wieder dieselben Fehler zu begehen. Damit Sie das in Zukunft vermeiden, haben wir im Folgenden fünf der 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement aufgelistet.
Projekte, die vollkommen aus dem Ruder laufen und in Schieflage geraten, sind beileibe keine Seltenheit. Eine mangelhafte Planung und Führung durch den Projektmanager kann dafür verantwortlich sein. Gleichsam eine fehlerhafte Umsetzung durch die Mitarbeiter. Nicht selten sabotieren Stakeholder, die sich von dem Vorhaben in ihrer Arbeit bedroht fühlen, selbiges. Man munkelt gar von Führungskräften die ganz bewusst auf einen zeitweiligen Kontrollverlust setzen, um sich durch die Bewältigung der Probleme zu profilieren. Ein etwaiges Scheitern des Projektes wird dabei in Kauf genommen.
Für alle, die zeigen wollen, was in Ihnen steckt, haben wir im Folgenden ein paar nicht ganz ernst gemeinte Tipps zusammengestellt. Mit denen bringen Sie Ihr Team garantiert zur Verzweiflung und jedes Vorhaben in Schieflage.
Projektmanagement ohne Zeitdruck? So etwas gibt es nicht! Oder? Uns ist jedenfalls noch nie jemand begegnet, der die Verantwortung für ein Vorhaben trug und vollständige Kontrolle über die Fertigstellungs- beziehungsweise Veröffentlichungstermine hatte. Geschäftspartner machen Druck und Mitbewerber verfolgen ähnliche Projekte. Die Geschäftsleitung will lieber heute als morgen Erfolge sehen und die Aktionäre erwarten hohe Renditen. Plötzlich heißt es dann auch mal, dass das Projekt schneller fertig werden soll. Was dann zu tun ist, berichten wir in diesem Blogbeitrag.
Delegieren ist eine Kunst und im Projektmanagement eine Notwendigkeit. Ein Projektverantwortlicher, der diese Kunst nicht beherrscht, ist in diesem Sinne eine definitive Fehlbesetzung auf seinem Posten. Tatsache ist: Nicht wenige Mitglieder dieser Berufsgruppe tun sich überaus schwer damit zu delegieren. Aber wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Wir haben im Folgenden ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der effektiven Steuerung Ihrer Mitarbeiter helfen können.
Ein Projekt zu managen ist keine leichte Aufgabe. Ganz besonders nicht, wenn man zum ersten Mal die Führungsrolle einnimmt. Als Neuling auf dem Chefposten gilt es viele Hürden zu nehmen und noch viel mehr zu lernen. Wie Sie die ersten Tage und Wochen als frisch gebackener Projektleiter überstehen, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Eine Panne folgt auf die andere. Fehler reiht sich an Fehler. Viele große Projekte werden hierzulande auf geradezu desaströse Weise geplant und realisiert. Das lädt bisweilen zu Scherzen und aufgeregten Diskussionen ein, ist aber alles andere als komisch. Immerhin kostet das die öffentliche Hand Unsummen. Auf der anderen Seite aber können alle angehenden und praktizierenden Projektleiter viel von diesen Debakeln lernen.
Die Arbeit im Team hat so ihre Tücken. Absurde Ideen, extreme Vorschläge, ins Leere laufende Meetings und handfeste Auseinandersetzungen kommen häufiger vor, als es allen Beteiligten und insbesondere den Teamleitern lieb sein kann. Verhindern lässt sich das kaum. Sie können der „Bestie“ Gruppendynamik aber wenigstens versuchen die Zügel anzulegen. Das dazu nötige Hintergrundwissen liefern wie Ihnen in diesem Blogbeitrag.
„Teamarbeit extrem – Warum Gruppendiskussionen sich verselbständigen“
Deutschland hat Rücken! Zu diesem Schluss kommt jedenfalls der aktuell viel diskutierte Gesundheitsreport 2014 der Techniker Krankenkasse. Demnach verursachen allein Rückenleiden in deutschen Betrieben etwa 40 Millionen Fehltage im Jahr. Wie wir alle Wissen, ist die Palette gesundheitlicher Beschwerden, die selbst die gesündesten und engagiertesten Arbeitskräfte in die Knie zwingen, damit noch lange nicht ausgeschöpft. Zum Leidwesen der Betroffenen wie auch der Unternehmen.
Schließlich bringen solche Fehlzeiten viele unerwünschte Nachwirkungen mit sich. So kann der Ausfall des Projektleiters zu einem vollständigen Stillstand eines Vorhabens führen, um ein Beispiel zu nennen. Grund genug also sich einmal näher mit dem Thema der Gesundheitsvorsorge zu befassen.
Alberne Rollenspiele und fragwürdige Gruppenarbeiten assoziieren hierzulande viele Angestellte und Unternehmer mit den Begriff Teambuilding. Doch so sinnfrei diese Übungen erscheinen mögen, sie erfüllen durchaus ihren Zweck und sind elementar für ein erfolgreiches Projektmanagement. Über die Hintergründe und Einzelheiten lesen Sie mehr in unserem Blogbeitrag.
Wenn Sie Ihr Arbeitsalltag nur noch langweilt und Sie sich absolut unterfordert fühlen, ist es Zeit für Veränderungen. Sie verfügen über ausgemachtes Organisations- und Führungstalent? Sie könnten sich vorstellen, Ihrer Laufbahn eine neue Wendung zu geben und zum Beispiel für eine Werbeagentur zu arbeiten, ein Online-Unternehmen oder einen Consultingbetrieb? Dann ist eine Bewerbung auf eine Projektmanager-Stelle womöglich die richtige Wahl für ein neues, aufregendes Arbeitsleben.
Wer mit der Planung und Durchführung eines Projektes betraut ist, sieht sich zweifellos einer überaus komplexen Aufgabe gegenüber gestellt, ganz unabhängig von Art und Umfang des Vorhabens. Doch während die Neukonzeption einer Firmenwebseite vergleichsweise leicht zu überschauen ist, kommt etwa der Aufbau und die Markteinführung eines global nutzbaren Cloud-Service mit unzähligen Unwägbarkeiten daher.
„Risikomanagement – Wie gefährdet ist ihr Projekt?“
Trotz sorgfältiger Vorbereitung laufen Projekte selten so, wie ursprünglich geplant und erhofft. Nach anfänglich großem Enthusiasmus geraten die Vorhaben schnell ins Stocken, viele liefern niemals nennenswerte Ergebnisse und verlaufen früher oder später vollkommen im Sande. Das kann natürlich am Projektmanager liegen und daran, dass dieser sich nicht an grundlegende Führungsprinzipien hält. Das kann aber auch noch ganz andere Gründe haben. Diese sollen im Folgenden, zusammen mit entsprechenden Erste-Hilfe-Maßnahmen, vorgestellt werden, damit es Ihnen und Ihren Projekten nicht so ergeht oder sie zumindest rechtzeitig die Notbremse ziehen können.
Ein Unternehmen beziehungsweise ein Team zu führen ist eine enorme Herausforderung und erfordert viel persönlichen Einsatz. Das gilt für alle Manager und Firmenlenker, auch für die viel beschworenen Führungspersönlichkeiten, die scheinbar jedes Projekt und Vorhaben mühelos zum Erfolg führen. Was auf Neider und Bewunderer indes wie Hexenwerk erscheint, beruht zumeist auf ganz einfachen Prinzipien, mit denen sich jede Führungskraft vertraut machen sollte. Denn die konsequente Anwendung selbiger ist die Basis kurz- und langfristig erfolgreichen Arbeitens.
„3 wichtige Führungsprinzipien für unternehmerischen Erfolg“
Was verdient eigentlich ein Projektmanager? Eine Frage, die sowohl für angehende als auch etablierte Projektverantwortliche von erheblichem Interesse sein dürfte. Schließlich gibt es für das Projektleiter-Gehalt keine allgemein gültigen Regelungen. Trotzdem sollten Sie sicherstellen können, für die viele Arbeit und Verantwortung, die eine solche Position mit sich bringt, ausreichend vergütet zu werden beziehungsweise die eigenen Projektleiter fair zu entlohnen. Und so wäre es doch ganz interessant Vergleichswerte zu haben. Wir haben uns deshalb auf die Such nach entsprechenden Daten gemacht und diese auch gefunden.
Die Details zu üblichen Projektleiter-Gehältern präsentiert Ihnen dieser Blogbeitrag.
Was haben persönliche Schwächen mit einem effektiven Zeitmanagement gemein? Auf den ersten Blick nicht viel. Schaut man aber hinter die Fassade, wird schnell klar, dass an diesen Makeln gearbeitet werden muss, um mit der vorhandenen Zeit besser zu arbeiten. Wie das funktionieren kann, zeigt dieser Artikel.
Ein Projekt steht und fällt mit den Qualifikationen und Fähigkeiten der beteiligten Personen. Das gilt natürlich insbesondere für den Projektleiter. Der oder die Verantwortliche muss planen und delegieren können, mit den Mitarbeitern umzugehen wissen und darf nie den Überblick verlieren. Die Anforderungen sind also alles andere als gering. Was unweigerlich zu einer Frage führt: Was macht ihn aus – den idealen Projektmanager? Ein Versuch eine Antwort zu finden.
Viele Projekte scheitern, weil sie schlicht und einfach nicht richtig verkauft werden. Abhilfe schafft hier das sogenannte Projektmarketing. Über dessen Sinn, Nutzen und Ziele wurde bereits im zuletzt erschienenen Blogbeitrag geschrieben. Auf dem Weg zum erfolgreichen Projektmanagement braucht es aber selbstverständlich mehr als nur die Kenntnis darüber was das Instrument Projektmarketing zu vollbringen mag. Mindestens ebenso wichtig ist es, zu wissen wie es anzuwenden ist. Dabei soll Ihnen dieser Artikel eine wertvolle Hilfe sein.
Nichts geht ohne Marketing. Auch nicht im Projektmanagement. Mit dem Projektmarketing wurde hier gar ein eigenes Instrument geschaffen. Was es damit auf sich hat und wozu es im Detail gut ist, soll in diesem Blogbeitrag erläutert werden.
Zeitmanagement-Methoden gibt es wie Sand am Meer. Eine davon – die 60:40-Regel – haben Sie bereits in diesem Blogbeitrag über die Eliminierung von Zeitfressern kennengelernt. Eine andere ist die sogenannte SMART-Methode. Sie soll im Folgenden näher beschrieben und anhand anschaulicher Beispiele verdeutlicht werden.
Es kommt vor, dass wir Aufgaben verschieben, weil neue hinzugekommen sind, die eine Arbeit jetzt nicht mehr so dringend erledigt werden muss oder eine andere wichtiger ist. Der Stapel mit den unerledigten Dingen wird immer größer. Vorwurfsvoll sagen wir „Ich muss noch dies, ich muss noch das tun“. Die zu erledigenden Arbeiten scheinen nicht weniger zu werden. Wir werden davon lediglich erdrückt. Wie wir unsere Aufgaben nach Priorität sinnvoll einordnen, um diese konstruktiv abarbeiten zu können.
Die letzten Beiträge begannen immer wieder mit dem Stress. Ausgelöst durch vermeidbare Situationen entsteht Druck, Anspannung und ein Gefühl der Bedrohung. Oft nehmen wir diese „Umstände“ als negative Begleiter in unserer Arbeitszeit und unserem Privatleben wahr. Manchmal würden wir dies gern vermeiden. Ganz besonders dann, wenn sie zulange anhalten. Im Projektmanagement wissen wir weitgehend, wie die Prozesse ablaufen und können dadurch Aufgaben und Ziele definieren. Doch wie steht es mit uns selbst? Welche Vorgänge in unserem Körper ablaufen, wenn wir uns in einer stressigen Situation befinden.
„Wie Stress entsteht – Was passiert in unserem Körper“
Ein vielversprechendes Projekt warten darauf, dass wir die notwendigen Aufgaben ermitteln und zur effizienten Durchführung sinnvoll organisieren. Das Ziel ist klar definiert. Wir wissen, was zu tun ist. Termin zur Fertigstellung ist uns auch bekannt. Es geht los. Die Arbeiten haben begonnen. Motiviert erledigen wir eins nach dem anderen. Tage und vielleicht auch Wochen vergehen wie im Fluge. Doch dann geht es nicht weiter. Wir müssen einen bereits erledigten Teil des Projekts noch einmal überarbeiten, wenn wir vorwärtskommen wollen. Dies zieht wiederum weitere Abschnitte nach sich, die angepasst werden müssen. Der Abgabetermin rückt immer näher. Das Ziel noch weit entfernt. Sind wir an diesem Punkt angekommen, dann wird es Zeit, erst einmal Abstand zu nehmen. Abstand, der es uns ermöglicht, einen klaren Kopf zu bekommen und wieder die Macht über das Projekt zu erlangen. Doch soweit muss es gar nicht erst kommen. In diesem Beitrag geht es darum, wie wir Projekte gut organisieren, Aufgaben sinnvoll einteilen und dabei den Überblick behalten.
Kennen Sie das? Es gibt wie immer viel zu tun, doch ständig klingelt das Telefon und hält Sie von der Arbeit ab. Ein Schwätzchen mit den Kollegen ist ja ganz nett. Allerdings lassen diese Smalltalks unsere Zeit immer knapper werden. Neue E-Mails kommen herein und signalisieren „Ich will gelesen werden“. Viel Arbeit wartet darauf, erledigt zu werden. Doch wo fange ich an? Was ist wirklich wichtig? Was muss als erstes fertig werden und welche Aufgaben kann ich später erledigen? Unterschiedliche Situationen mit der gleichen Wirkung: Sie halten uns von der Arbeit ab. Im immer wiederkehrende Büroalltag beschäftigen wir uns viel zu unachtsam mit belanglosen Dingen. Begleitend mit Koordinationsschwächen und unzureichender Organisation ist eine effiziente Zeiteinteilung noch weit entfernt. Dieser Beitrag soll Ihnen einige Anregungen für Ihren beruflichen Alltag geben. Erhalten Sie hier Ideen und Tipps, wie Sie Ihre Arbeitszeit in der rasanten Berufswelt in Griff bekommen.
„Wie Sie Zeitfresser beseitigen und Ihre Zeit effizient einteilen“
Die aktuellen Projekte laufen planmäßig. Keine Warnsignale vom Controlling. Die Statusberichte sagen: „Alles im grünen Bereich“. Alles läuft wie geschmiert. Prima! Freie Zeit, die man sinnvoll nutzen kann. Gewinnbringend für weitere Projekte und neue Herausforderungen. Lange Weile ist öde, jetzt haben wir ja Zeit für neue Aufgaben. Wirklich? Wie fehlerhaftes Zeitmanagement uns ins Wanken bringt und uns schnell unter Druck setzt. Ein Beitrag zum Reflektieren.
„Zeit ist Geld! – Projektmanagement unter Druck“
Ob im Handel, in der industriellen Produktion oder im Dienstleistungssektor, jedes betriebswirtschaftliche Unternehmen erwirtschaftet nur Gewinn, wenn der Aufwand niedriger als der Umsatz ist. Und um die Rentabilität steigern zu können, muss entweder der Preis eines Angebots angehoben oder Kosten gesenkt werden. Durch den stetig zunehmenden Wettbewerbsdruck wird eine Preiserhöhung ohne Alleinstellungsmerkmal nur schwer durchzusetzen sein. So ist es wichtig, Geschäftsprozesse über Standardisierung zu optimieren. Denn nur wer das Rad im eigenen Betrieb nicht neu erfinden muss, wird überleben.
Die Meilensteintrendanalyse gilt als wichtiges Instrument bei der Projektplanung. Wie intensiv Planung und Vorbereitung für ein Projekt auch sind, sie sind kein Garant für einen reibungslosen Ablauf. Gröbere Schwierigkeiten sorgen nicht gleich dafür, dass ein Projekt nicht gelingt. Mit der kontinuierlichen Überwachung jedes einzelnen Projektabschnitts ist es möglich, rechtzeitig einzuschreiten. Die MTA hilft dabei, Risiken zu minimieren und einzelne Projektabschnitte gezielt zu steuern. Als Grundgerüst darf sie bei keinem Vorhaben fehlen.
Bei der Projektplanung und Projektsteuerung spielt Kommunikation eine fundamentale Rolle. Kleine Projekte erfordern ein Minimum an Kommunikation, da entweder nur eine Person oder ein kleines Team daran beteiligt sind. Je größer und komplexer ein Projekt, desto bedeutender wird ein projektorientiertes Kommunikationsmanagement. Projektleiter und Projektmanager müssen über den aktuellen Stand eines Projektes informiert sein, zu Problemlösungen beitragen und auf Veränderungen reagieren.
Besonders in Unternehmen ist es wichtig, projektbezogene Aufgaben gekonnt zu managen. Projektleitern müssen konkrete Ziele definieren, Projekte überwachen und gegebenfalls nachjustieren, um zum Erfolg zu kommen. Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört, dass alle Beteiligten eines Projektes wissen, wohin die Reise gehen soll. Sie wissen, wie und mit welches Mitteln etwas zu realisieren ist und in welcher Zeit dies geschieht. Der chinesische Philosoph Laozi soll einst gesagt haben: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“. Und genau das trägt entscheidend zum Erfolg eines Projektes bei.
„Erfolgreiche Projekte brauchen erfolgreiches Projektmanagement“
Kommunikation – so wichtig und doch so oft unterschätzt. In Familien, der Partnerschaft und unter Freunden geht es nicht ohne. Genauso wichtig sind Absprachen im Unternehmen. Laut einer Studie von Cetacea kommen diese im Projektmanagement zu kurz. Dabei wäre es wichtig, Ängste bei Mitarbeitern abzubauen und Akzeptanz aufzubauen. Der Weg zu einer perfekten Projektkommunikation ist zwar weit, lohnt sich aber.
Projektmanager schaffen im Unternehmen den Spagat zwischen Organisation und konkretem Ablauf. Ihnen obliegt eine große Verantwortung. Schließlich garantieren sie ihrem Vorgesetzten einen reibungslosen Projektablauf. Mit einem so genannten Projektmanagement-Kurs bekommen Projektmanager die Möglichkeit, sich weiterzubilden. Unternehmer erhoffen sich davon eine bessere Qualität bei der Betreuung ihrer Projekte. Ist das realisierbar? Inwieweit handelt es sich um Wunschdenken?
In jeder Firma gibt es feste Unternehmensstrukturen. Jeder Mitarbeiter kennt seinen Zuständigkeitsbereich und hat seine festen Aufgaben. Diese müssen allerdings zunächst von Führungspositionen festgelegt werden. Wie jede einzelne Abteilung organisiert ist, hat also einen wesentlichen Anteil auf den unternehmerischen Erfolg. Aufbau und Ablauf sind das Herzstück eines Unternehmers. Beide Bereiche arbeiten getrennt voneinander und doch zusammen. Wir zeigen Ihnen, worin die Unterschiede zwischen einer Aufbauorganisation und einer Ablauforganisation liegen und wo Gemeinsamkeiten bestehen.
IT-Projektmanager haben eine verantwortungsvolle Aufgabe. In ihren Bereich fällt das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Doch längst nicht jeder, der die Bezeichnung Projektmanager trägt, verfügt auch über alle Kernkompetenzen. Wir verraten, was einen guten Mitarbeiter in der Position eines Projektmanager ausmacht und worauf Unternehmer achten sollten, wenn sie einen neuen Leiter für ihre Projekte suchen.
