Delegieren ist eine Kunst und im Projektmanagement eine Notwendigkeit. Ein Projektverantwortlicher, der diese Kunst nicht beherrscht, ist in diesem Sinne eine definitive Fehlbesetzung auf seinem Posten. Tatsache ist: Nicht wenige Mitglieder dieser Berufsgruppe tun sich überaus schwer damit zu delegieren. Aber wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Wir haben im Folgenden ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der effektiven Steuerung Ihrer Mitarbeiter helfen können.
Erfolgreiche Projektmanager arbeiten wie Orchesterleiter
Einfach ist es wirklich nicht: das Delegieren. Denn das Abtreten von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere, bringt viele Herausforderungen für Psyche und Ego mit sich. Es bedeutet nicht nur einen Teil der Kontrolle über das Projekt aufzugeben, sondern die eigene Geltung für den Erfolg des Vorhabens zu schmälern und vor allem auf die Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter zu vertrauen.
Wer jedoch meint alles selber machen zu können und das auch noch besser, als die Mitarbeiter es jemals könnten, wird schnell eines besseren belehrt. Das weiß auch Sabine Hockling und schrieb darüber in der „Zeit“. Projektarbeit ist in erster Linie Teamarbeit. Ein Team wiederum funktioniert dann besonders gut, wenn es wie ein Orchester arbeitet.
Der Projektleiter muss wie der Dirigent, das Endresultat stets vor Augen haben und seine Untergebenen, die „Geiger“, „Trompeter“ etc. so steuern, dass letztlich das Ziel erreicht werden kann. Er spielt die Instrumente nicht selbst, um bei diesem Bild zu bleiben. Er macht nur die Vorgaben, gibt Hilfestellungen. Um die korrekte Umsetzung muss sich jedoch das Team kümmern.
Welche Aufgaben wie delegieren?
Damit das auch funktioniert, müssen Sie sich zuallererst darüber Gedanken machen, welche Aufgaben Sie wie delegieren können. Bereits an diesem Punkt scheitert mancher, weil schlicht und einfach der Überblick über die zu erledigenden Aufgaben fehlt. Sie tun deshalb gut daran alle denkbaren Arbeiten auf einem Zettel oder einem Dokument Ihrer Projektmanagement-Software festzuhalten und diese in verschiedenen Schwierigkeitsgraden zu gruppieren. Das könnte zum Beispiel so aussehen: Routinearbeiten, unkomplizierte und schnell zu erledigende Einmalaufgaben, komplexe und aufwändige Aufgaben und nicht delegierbare Tätigkeiten.
Ist die Analyse abgeschlossen, ist es an der Zeit die Arbeiten auf die einzelnen Teammitglieder zu verteilen. Nicht etwa in dem Sie auswürfeln, welcher Mitarbeiter was übernehmen soll, sondern in dem Sie möglichst viele der folgenden Fragestellungen in Ihre Entscheidung miteinbeziehen.
Wer verfügt über welche Qualifikationen?
Dies ist natürlich die entscheidende Frage. Ein ausgebildeter Programmierer sollte in erster Linie mit Programmierarbeiten betraut werden und nicht unbedingt mit der Buchhaltung.
Wer verfügt über welche Talente, abseits der beruflichen Ausbildung?
Abschlusszeugnisse, Diplome etc. können nur in begrenzten Umfang über die Fähigkeiten eines Menschen Auskunft geben. Ein Projektmanager, der sein Team näher kennenlernt, erfährt mit der Zeit mehr über die Talente und Leidenschaften jedes Einzelnen. Das sollte genutzt werden.
Wer hat bereits welche Aufgaben in der Vergangenheit erledigt?
Gibt es Erfahrungswerte aus früheren Projekten, sollten Sie sich diese zunutze machen. Wenn der eine oder andere bei der Erfüllung seiner Aufgaben brillierte, bietet er sich vielleicht auch für die neuen Arbeiten in besonderem Maße an.
Wie kann maximale Effizienz erreicht werden?
Die Erfüllung einer komplexen Aufgabe nimmt für gewöhnlich viel Zeit in Anspruch. Im Sinne eines möglichst schnellen Projektfortschritts sollten Sie den mit der Arbeit Betrauten nicht mit weiteren belasten, wenn andere Teammitglieder noch freie Kapazitäten haben. Selbst, wenn diese womöglich langsamer vorankommen.
Wer ist inwieweit motiviert?
Die Motivation der Mitarbeiter ist für den Projekterfolg entscheidend. Deshalb sollten Sie anspruchslose Routinearbeiten nicht immer auf dieselben Personen abwälzen. Das hält die Produktivität hoch und verringert Fehler aus Unachtsamkeit.