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Skillmanagement – So wählen Sie den richtigen Mitarbeiter aus

Webbasierte Skillmanagement-Software

Projekte koordinieren, Meilensteine planen, Stakeholder überzeugen: Die Aufgabenliste des Projektleiters ist lang. Doch Projektarbeit ist Teamarbeit und sie braucht Mitarbeiter mit passendem Skill Set. Unsere Skillmanagement-Software unterstützt Sie dabei, den Richtigen zu finden.

Skill Matrix erfassen

Ressourcen sind kostbar! Deshalb geht Ihr Unternehmen achtsam mit ihnen um. Zunächst lässt es die Kompetenzen aller internen und externen Mitarbeiter in einer Skillmanagement-Software erfassen. Es gibt verschiedene Arten von Fähigkeiten in der Unternehmenswelt. Dazu zählen unter anderem:

  • Fachkompetenz: Programmierkenntnisse, Fremdsprachen, Zertifizierungen
  •  Methodenkompetenz: Projektmanagement-Standards wie PMI®, IPMA® oder PRINCE2®, agile Arbeitstechniken, Six Sigma
  • Soziale Kompetenz: Problem- und Konfliktlösungsfähigkeit, Teamfähigkeit
  •  Führungskompetenz: Kommunikation, Empathie, Durchsetzungsvermögen, Motivation
  • Andere Fähig- und Fertigkeiten: Mobilität wie die Bereitschaft, im Ausland zu arbeiten, Führerschein-Klassen

Kompetenzen bewerten: Fähig- und Fertigkeiten sind schwer zu quantifizieren. Doch können sie über Ergebnisse, die das Handeln sichtbar machen, benotet werden. Denkbar ist auch, dass sich Mitarbeiter selbst beurteilen oder frühere Auftraggeber, Vorgesetzte, Kollegen, Lieferanten oder Kunden die Bewertung übernehmen. Die gespeicherten Daten dienen als Basis, um nach einem konkreten Anforderungsprofil den passenden Mitarbeiter auszuwählen. Denken Sie bitte daran, die Informationen regelmäßig zu aktualisieren, mindestens so häufig, wie die regelmäßigen Überprüfungen durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters stattfinden.

Skill-Management in der Projektplanung

Für Projektteams ist die Einplanung von Mitarbeitern in wichtiger Baustein im Projektmanagement. Projektleiter müssen geeignete Fachkräfte für den nächsten Projektabschnitt finden. Mit einer klassischen Projektsoftware ist der skillbasierte Projekteinsatz nicht möglich.

Richtige Skills für die nächste Projektphase

Zu den zentralen Aufgabe eines Projektmanagers gehört vor allem die Einsatzplanung für Mitarbeiter. Die Personaleinsatzplanung erfolgt auf der Basis freier Kapazitäten und der benötigten Fähigkeiten bzw. Skills der Mitarbeiter.  Sucht ein Projektleiter für sein Software-Entwicklungsprojekt die Fähigkeiten, „Java-Kenntnisse“ und „CSS“ stellt er einen Antrag an seinen Vorgesetzten oder das Personalteam. Der Genehmiger sieht mithilfe der Skill-Funktion sofort, welche Mitarbeiter über die angeforderten Skills verfügen und noch verfügbar sind. Per Mausklick gibt er die entsprechenden Mitarbeiter frei und weist sie der Projektphase zu. Projektmanager planen und arbeiten mit exakten Daten und Werten. Wochen- und Monatspläne visualisieren die Auslastung der Projektmitarbeiter.

Mitarbeiter auswählen und freigeben

Es kann nur einen geben. Nehmen wir an, Sie sind als Projektleiter für das Kundenprojekt „Präsenz im Internet aufbauen und etablieren“ verantwortlich. Und nehmen wir an, Sie suchen einen Spezialisten mit TYPO3 – Know-how und Kenntnissen in Cascading Style Sheets (CSS) und HTML. Aufgrund dieses Anforderungsprofils lässt sich die Datensammlung gezielt durchsuchen. Ihr Ziel: Den Richtigen finden.

Die Auswahl und Genehmigung Ihres Projektmitarbeiters erfolgt Schritt für Schritt:

  • Definieren Sie das Anforderungsprofil des Kandidaten. Beispiel: Typo3, CSS, HTML, agile Arbeitstechniken, Englisch in Wort und Schrift, kommunikationsstark
  • Planen Sie den Einsatzzeitraum. Beispiel: 50 Arbeitsstunden im kommenden Quartal
  • Schließen Sie den Auftrag und senden Sie ihn an den zuständigen Entscheider.
  • Der Entscheider erhält Übersicht in der Skillmanagement-Software über alle Mitarbeiter, die diesem Profil entsprechen sowie eine Bewertung Ihrer Kompetenzen.
  • Die Bewertung widerspiegelt Erfahrung und Know-how in Form von Schulnoten.
  • Wenn die Anforderungen dem Skill Set entsprechen, wählt der Entscheider diesen Mitarbeiter aus.
  • Abschließend sendet er dem Projektleiter eine Information per Mail, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Vorteile einer Skillmanagement-Software

Mit der Kompetenz-basierten Ressourcenplanung wählen Sie Mitarbeiter nach Ihren Fähig- und Fertigkeiten aus. Das bedeutet für Sie: Sie erhalten eine qualifizierte Mannschaft. Sie vermeiden Überbuchungen, denn wenn der Mitarbeiter genehmigt ist, können Sie sicher sein, dass er auch verfügbar ist abgesehen von Krankheit, Fluktuation etc… Sie planen einen effizienteren Umgang der Ressource Mitarbeiter. Das transparente Kompetenzprofil ermöglicht Ihnen die gezielte Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter. Die Produktivität und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigen, wenn diese für Ihr Aufgabenpaket die passenden Kompetenzen mitbringen.

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