Das Scope Management ist ein wichtiges Instrument der Projektplanung. Als Teil des Projektmanagements umfasst es alle Produkte und Dienstleistungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Ohne dieses Inhalts- und Umfangsmanagement läuft Ihr Unternehmen Gefahr, dass Ihr Kunde mit dem Ergebnis eines Projektes nicht zufrieden ist. Die Bedeutung des Scope Management steht außer Frage. Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie dieses Instrument sinnvoll nutzen.
Die fünf Phasen des Scope Managements
Zunächst wird grob eine Unterteilung in die Planungsprozessgruppe sowie die Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe vorgenommen. Die Mitarbeiter der Planungsprozessgruppe beschäftigen sich mit allen Tätigkeiten, welche die Anforderungen an das jeweilige Projekt beinhalten:
- Planung von Inhalt und Umfang
- Definition von Inhalt und Umfang
- Erstellung eines Projektstrukturplans (WBS)
Wenn das Projekt läuft, gewinnen Überwachung und Steuerung die Oberhand. Hierzu gehören:
- Verifizierung von Inhalt und Umfang
- Steuerung von Inhalt und Umfang
So sieht die Planungsphase aus
Ein Projekt definiert sich über mehrere Phasen. Am Anfang sammeln Mitarbeiter die Anforderungen an das Projekt. Dabei verwenden sie unterschiedliche Techniken. Kreative Methoden, wie Brainstorming, führen ebenso zum Erfolg wie die nominale Gruppentechnik und moderierte Workshops.
Danach definieren sie Inhalt und Umfang als Grundlage für spätere Aufwandsschätzungs- und Planprozesse. Grundlage für diese Phase ist die zuvor erstellte Anforderungsdokumentation. Wichtig ist, eindeutige Ausnahmen und Ausschlüsse festzuhalten. So schließen Sie Missverständnisse mit den Stakeholdern aus. Mitarbeiter beschreiben Produktdetails, Produktabnahmekriterien sowie Liefergegenstände, Projektbeschränkungen und Projektannahmen.
In der letzten Phase erstellen Sie den Projektstrukturplan. Splitten Sie den Liefergegenstand in kleine, sinnvolle Komponenten auf. So können Sie Kosten und Zeitumfang besser einschätzen.
Aufgaben der Ãœberwachungs- und Steuerungsprozessgruppe
Der erste Schritt der Überwachung und Steuerung ist die Verifizierung von Inhalt und Umfang. Überprüfen Sie Vollständigkeit, Korrektheit und Konsistenz des definierten Inhalts und Umfangs. Anschließend nimmt der Auftraggeber diesen ab.
Im Projektverlauf ist es unerlässlich, Inhalt und Umfang des Projektes zu steuern. Zum Einsatz kommen der Projektmanagementplan, die Arbeitsleistungsinformation sowie die Anforderungsdokumentation. So erkennen Sie Abweichungen zwischen dem Inhalts- und Umfangsplan sowie der tatsächlich durchgeführten Arbeit. Bei Differenzen stellen Sie einen Änderungsantrag.
Welche Vorteile bringt das Scope Management?
Das Scope Management ist die Basis für eine gelingende interne und externe Kommunikation. Nur durch Abstimmung zwischen Projektbeteiligten und Kunden kommt es zu einem gemeinsamen Verständnis hinsichtlich der Projektziele. Dass Kunden mit dem Ergebnis eines Projekts nicht zufrieden sind, ist damit nahezu ausgeschlossen. Sofern die Projekt-Stakeholder der Definition des Projektumfangs nicht vollständig zustimmen, wird nicht mit dem Projekt fortgefahren.
Ein großer Vorteil ist, dass notwendige Abweichungen von den Projektzielen im Verlauf deutlich werden. Wichtige Neuplanungen können Sie zeitnah veranlassen. Das Ergebnis: zufriedene Kunden.