Die Motivation stellt aus Sicht der Psychologie das Streben eines Menschen dar, sich auf ein bestimmtes Ziel hinzubewegen. Da auch Projekte immer mit der Erreichung einer definierten Zielsetzung einhergehen, ist es naheliegend, dass ein Projektteam motivierte Mitglieder benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Denn eines ist sicher: Wenn die Beteiligten an einem Projekt kein Interesse haben, gemeinsam ihre Aufgaben zu bewältigen, ist der Projekterfolg merklich gefährdet.
Aus diesem Grund muss sich das Projektmanagement neben der eigentlichen Planung, Strukturierung und Organisation von Zielsetzungen und Aufgaben damit auseinandersetzen, wie die Motivation innerhalb des Projektteams aufrechterhalten werden kann. Doch auch wenn all die Ratgeber und Seminare, welche Projektmanagern sowohl Möglichkeiten der Eigenmotivation als auch der Motivation ihrer Teammitglieder, oftmals einfache Patentrezepte versprechen: Das Thema ist alles andere als trivial.
Kann man Menschen überhaupt motivieren?
Manche Psychologen sind sogar der Meinung, dass Menschen überhaupt nicht motiviert werden müssen, vielleicht sogar nicht einmal motiviert werden können. Aus dieser Perspektive betrachtet besteht die Aufgabe des Projektmanagements nicht darin, das Team zu motivieren, sondern dessen Demotivation zu verhindern.
Aber Vorsicht: Dies ist kein Freifahrtschein dafür, bei der Projektverfolgung zukünftig die Belange der Teammitglieder zu ignorieren, da diese ohne bewusste Motivationsversuche ja ohnehin den besten Beitrag zum Projekterfolg leisten. Denn selbst der motivierteste Mitarbeiter wird irgendwann sein Engagement reduzieren, wenn das Projektmanagement nicht die Instrumente und Möglichkeiten einer effektiven Projektabwicklung bereitstellt.
Controlling schafft Orientierung
Um dem Projektteam zu ermöglichen, ihre Zielsetzungen eigenständig und eigenmotiviert zu erreichen, ist ein wirksames Controlling des Projekts unabdingbar. Dies mag zunächst wie ein Widerspruch klingen, haftet dem Projektcontrolling doch der Ruf an, eine minutiöse Kontrolle von Mitarbeitern und deren Performance zu erfordern.
Doch ein richtig eingesetztes Projektcontrolling, idealerweise eingebunden in eine ganzheitliche Projektmanagement Software, ermöglicht es den Projektmitarbeitern, die Erreichung ihrer Zielsetzungen kontinuierlich zu kontrollieren und bei Rückständen oder Abweichungen entsprechend zu reagieren.
Im Sinne der Motivation ist es hierbei wichtig, dass dies nicht als eine vom Projektleiter durchzuführende Kontrolle verstanden wird, sondern die Mitarbeiter selbst durch die Projektmanagement Software die Projektverfolgung vornehmen können. So wird Projektcontrolling nicht zur demotivierenden Kontrolle, sondern zu einem motivierenden Steuerungsinstrument. So wie wir in einer fremden Stadt ein Navigationsgerät benötigen, um den schnellsten Weg zu unserem Ziel zu finden, schafft eine wirkungsvolle Projektmanagement Software die nötige Orientierung für die Zielerreichung aller Projektmitarbeiter.
Mehr Motivation – weniger Fremdkontrolle
Aus Sicht des Projektmanagers schafft dies zweierlei Vorteile: Zum einen wird die motivierende Eigenverantwortung seiner Projektmitarbeiter gestärkt, wenn diese in der Lage sind, durch eine Softwarelösung ihren Beitrag zum Projekterfolg selbstständig zu kontrollieren. Zum anderen benötigen Mitarbeiter, welche Abweichungen in der Projektabwicklung erkennen und selbstständig darauf reagieren keine dauerhafte Kontrolle und Anleitung.
So schafft eine Software für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling beides: Mehr Motivation für die Mitarbeiter, welche immer den aktuellen Projektstatus im Blick haben und somit ihr Engagement für den Projekterfolg zielgerichtet einsetzen können. Und einen Projektmanager, welcher deutliche weniger Anweisungen „diktieren“ muss, und somit viel Zeit gewinnt, das „große Ganze“ im Blick zu bewahren sowie bei einzelnen Problemstellungen unterstützend einzugreifen.