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Alles zum Thema Multiprojektmanagement

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Gerade für größere gleichzeitig laufende Projekte ist das Multiprojektmanagement (MPM) als Instrument zur Steuerung vorhandener Ressourcen nicht wegzudenken. Was genau das Multiprojektmanagement ist, warum Sie das Multiprojektmanagement einsetzen sollen und wie man das MPM als Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Multiprojektmanagement Definition

Was ist das Multiprojektmanagement? Das Multiprojektmanagement (MPM) ist die Planung, Steuerung und Überwachung einer gesamten Projektlandschaft im Unternehmen. Mit dieser Methode aus dem Projektmanagement plant, steuert und koordiniert man alle vorhandenen Ressourcen damit die Projektziele erreicht werden können. Das MPM dient der reibungslosen Abwicklung aller Projekte im Betrieb und sorgt für effizienten Einsatz der knappen Ressourcen. Vor allem geht es dabei um personelle, technische und finanzielle Mittel.

Ziele im Multiprojektmanagement

Unternehmen müssen Unternehmensziele verfolgen und Investitionen absichern. Im Grunde handelt es sich bei einem MPM also um die Auswahl der effektiveren Projekte. Multiprojektmanagement spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da alle sämtliche laufenden Projekte gleichzeitig berücksichtig werden müssen.  Die Auswahl der richtigen Projekte bzw. die Zusammensetzung des Portefeuilles entscheidet wesentlich über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Neben der Bewertung der laufenden Projekte nach einheitlichen Kriterien hat das Multiprojektmanagement aber noch eine weitere Funktion: Die Portfolio Analyse verdeutlicht Abhängigkeiten und Synergien zwischen Projekten.

Das MPM beinhaltet drei Phasen:

  • Multiprojektplanung
  • Multiprojektumsetzung
  • Multiprojektkontrolle

Diesen Phasen laufen nicht zwingend linear ab.

Rolle des Projektmanagementoffice

Das Projektmanagementoffice (PMO) sorgt für Professionalisierung und Systematisierung – ein klarer Mehrwert für die Unternehmen, die ein PMO institutionalisiert haben. Die zunehmende Bedeutung des PMO wird auch durchzahlreiche Studien gestützt. Zu den Hauptaufgaben gehört neben dem systematischen Multiprojektmanagement der Aufbau von Rahmenbedingungen, die für eine Vernetzung von Unternehmensstrategie und Projektmanagement sorgen. Damit sich das PMO im Unternehmen durchsetzen kann, muss es eine wichtige Stellung im Unternehmen einnehmen. Dazu gehören eine klare Rollenverteilung und eine ausreichende Stellenausstattung.

Multiprojektmanagement Software

Eine geeignete Software kann das Multiprojektmanagement sehr gut unterstützen. Durch den Einsatz sollen im wesentlichen folgende Ziele erreicht werden:

  • Unterstützung von Projektleiter und Projektmitarbeiter bei der Planung und Kontrolle
  • Erhöhung der Transparenz durch verbesserte Berichterstattung und Dokumentation
  • Frühzeitiges Erkennen von Risiken
  • Management paralleler Projekte
  • Aufgaben- und Ressourcenplanung und Steuerung

Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement

Neben der Erreichung der Unternehmensziele gehört die Ressourcenplanen zu den wichtigsten Aufgaben im MPM: Alle gleichzeitig laufenden Projekte werden zu einem großen Projekt zusammengefasst. Dadurch kann der Gesamtbedarf der benötigten Ressourcen mit dem verfügbaren Gesamt-Ressourcenpool im Betrieb verglichen werden. Im Gegensatz dazu, berechnet die einfache Ressourcenplanung lediglich den Personalbedarf für ein einzelnes Projekt.

Management parallel laufender Projekte

Aber was passiert, wenn das Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und jedes dieser Projekte auf denselben Ressourcenpool zurückgreift. Dieses Problem wird in der Multi-Projekt-Einsatzplanung berücksichtigt, bei der alle Projekte auf den denselben Ressourcenpool zurückgreifen.

Ferner sind für das Multiprojektmanagement die Grundlast und die Abwesenheit der verfügbaren Ressourcen zu klären. In der Regel kann der Projektleiter keine Ressource zu 100 Prozent für ein Projekt einplanen. Zur Grundlast gehören Tätigkeiten, die nicht unmittelbar projektbezogen sind. Wie Administration, Telefonate und sonstige Arbeiten.  Zieht man Grundlast und Abwesenheiten ab, so ergibt sich ein Verfügbarkeitswert, der in der Regel nicht mehr als 70 Prozent beträgt.

Probleme im Multiprojektmanagement

  • Eine Übersicht der verfügbaren Ressourcen ist nicht vorhanden
  • Die Übersicht ist ungeeignet
  • Der Aufwand wurde falsch geplant
  • Projekte und Aufgabenpakete werden häufig geändert
  • Dringende Aufgaben werden ohne Prüfung der Verfügbarkeit dazwischengeschoben
  • Für viele Aufgaben haben nur wenige Personen die notwendigen Fähigkeiten