Arbeitszeiterfassung: Was Sie wissen müssen

Sind Sie Arbeitgeber? Dann sind Sie verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Aber keine Sorge, die Arbeitszeiterfassung muss kein bürokratischer Albtraum sein. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Pflichten es 2024 gibt. Und wie Sie die Arbeitszeiterfassung einfach und effektiv in Ihrem Unternehmen umsetzen können und welche Vorteile sie bietet.

Definition Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist ein System, das die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters dokumentiert und protokolliert. Es ermöglicht Unternehmen, die Anwesenheit, Arbeitszeiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter genau zu verfolgen.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung so wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Instrument zum Schutz der Arbeitnehmer, zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Verbesserung der Effizienz und Transparenz im Arbeitsverhältnis. Im Falle von Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern kann sie als Beweismittel dienen. Zudem kann sie zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen führen, indem sie z. B. zu einer Reduzierung von Überstunden und Stress beiträgt.

Das BAG-Urteil vom September 2022 löste einen großen Wirbel aus und wurde von Gewerkschaften und Betriebsräten stark kritisiert. Weitere Informationen rund um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie hier.

Die wichtigsten Fakten

• Seit dem 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Es gibt nur wenige Ausnahmen.
• Erfasst werden müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit.
• Nach aktuellem Stand (Mai 2024) wird das neue Arbeitszeitgesetz eine elektronische Zeiterfassung vorschreiben. In bestimmten Fällen plant der Gesetzgeber Ausnahmen, wie die Dokumentation in Excel-Tabellen und die Erfassung durch die Schichtplanung.
• Im aktuellen Arbeitszeitgesetz § 16 Absatz 2 ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung noch nicht verankert.
• In der Zwischenzeit müssen sich Arbeitgeber an die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts halten und die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch erfassen.
• Ein neues Arbeitszeitgesetz lässt bis dato (Stand 23. Mai 2024) auf sich warten. Die Unionsparteien (CDU/CSU) befürchten den bürokratischen Mehraufwand für Unternehmen. Aktuelle gibt unterschiedliche Meinungen darüber, wie die Arbeitszeit genau aufgezeichnet werden soll. Strittig sind Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung und Sanktionen.
• Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird es wahrscheinlich weiterhin für bestimmte Tätigkeiten (leitende Angestellte) und Jobs geben.
• Vertrauensarbeitszeit soll in vielen Fällen weiterhin möglich sein.

Ist Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter Pflicht?

In Deutschland besteht bereits seit dem BAG-Urteil vom September 2022, die Pflicht Arbeitszeiten zu erfassen. Die Pflicht geht auf das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 zurück. Davor hatten Unternehmen auf Basis des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland lediglich die Pflicht, Überstunden zu dokumentieren. Also die Mehrarbeit, die über gesetzlich vorgeschriebenen 8 Arbeitsstunden (bei einer 6-Tage-Woche) oder 9,6 Stunden (bei einer 5-Tage-Woche) pro Tag hinausgehen, sowie die Sonn- und Feiertagsarbeit. Dazu ist es eigentlich notwendig, Anfang und Ende der regulären Arbeitszeit zu kennen. Das Arbeitszeitgesetz legt grundlegende Regelungen zur Arbeitszeit fest wie: werktägliche Arbeitszeit, Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeit und die Sonn- und Feiertagsruhe.

Weitere Dokumentationspflichten ergeben sich aus speziellen gesetzlichen Regelungen wie dem Mindestlohngesetz oder dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.

• Welche Arbeitnehmer müssen Arbeitszeit erfassen?
  Grundsätzlich betrifft die Pflicht Arbeitszeiten zu erfassen alle Arbeitnehmer. Ausgenommen sind lediglich besondere Personengruppen wie z. B. leitende Angestellte, auf die das ArbZG auch bislang nicht anwendbar war.
  
• Wer muss keine Zeiten erfassen?
  Leitende Angestellte mit besonderen Merkmalen wie z. B. Prokura, Chefärzte, Leiter von öffentlichen Dienststellen, Angestellte, die in liturgischen Diensten arbeiten (Priester, Pastoren, Kirchenmusiker) müssen keine Zeiten erfassen. Auf diese Personengruppen ist das Arbeitszeitgesetz auch bislang nicht anwendbar.
  
• Wie funktioniert die korrekte Arbeitszeiterfassung?
  Der Beginn der Arbeitszeit wird manuell oder elektronisch aufgezeichnet. In Pausenzeiten wird die Erfassung bis zum Pausenende gestoppt. Nach Arbeitsende melden sich die Nutzer wieder ab. Mittagspausen und Frühstückspausen zählen grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit.
  
• Wie müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden?
  Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitnehmer die vollständige Arbeitszeit aufzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahren. Mittel zur Arbeitszeiterfassung sind z. B. Stundenzettel, Excel-Tabellen, Stechuhren oder elektronische Zeiterfassungssysteme.
  
• Wo beginnt die Arbeitszeiterfassung?
  Wird die Arbeitszeit elektronisch erfasst, beginnt die Arbeitszeit mit dem Einstempeln am Werkstor oder der Eingangsbereich des Gebäudes.

Wo ist die Arbeitszeiterfassung geregelt?

In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Konkret findet man die relevanten Regelungen in § 16 ArbZG. Arbeitszeiten werden während der Erfüllung der vertraglichen Pflichten erfasst. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen werden nicht berücksichtigt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht fällt die Erfassung der Arbeitszeit in den Zuständigkeitsbereich der Abteilung HR.

Gemäß dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gehört zur Arbeitszeit:

• Die Zeit, in der Arbeitnehmer arbeiten.
• Rufbereitschaft, um im Bedarfsfall die Arbeit aufzunehmen.

Nicht zur Arbeitszeit nach dem ArbZG gehören:

• Pausen, in denen Arbeitnehmer sich erholen.
• Ruhezeiten, in denen Arbeitnehmer nicht arbeiten dürfen.

Wie können Unternehmen von der Arbeitszeiterfassung profitieren? Die präzise Dokumentation der effektiven Arbeitsstunden unterstützt Arbeitgeber dabei, den Überblick über die erbrachte Arbeitsleistung zu wahren. Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz werden gefördert.

Vorteile für

• Erfüllung arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Dokumentation der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten
• Korrekte Abrechnung der erfassten Arbeitszeit
• Ãœberstunden werden automatisch ausgewiesen und korrekt berechnet
• Bessere Kontrollmöglichkeiten
• Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz
• Grundlage für eine faire und korrekte Bezahlung der Mitarbeiter
• Grundlage für die korrekte Berechnung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
• Arbeitszeiten können Kunden und Projekten zugeordnet werden

Sie schützt Arbeitnehmer davor, mehr als die gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeiten zu arbeiten und stellt sicher, dass Überstunden erfasst und entsprechend vergütet oder ausgeglichen werden.

• Transparenz über die geleistete Arbeitszeit
• Schutz der Gesundheit: Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten zu gewährleisten
• Faire Bezahlung: Mitarbeiter werden für alle geleisteten Stunden korrekt bezahlt

Bis 2019 galt in Deutschland für Unternehmen keine generelle gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung. Es bestand lediglich die Pflicht zur Dokumentation der Überstunden gemäß § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Diese Regelung besagte, dass Arbeitgeber Überstunden aufzeichnen mussten, wenn die regelmäßige Arbeitszeit der Arbeitnehmer 8 Stunden täglich oder 48 Stunden wöchentlich überschritt.

Mobile Arbeit wie Homeoffice und Außendienst

Die Arbeitszeiterfassung ist gerade bei mobiler Arbeit wie im Homeoffice oder im Außendienst von besonderer Bedeutung, da sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Bezug auf die geleisteten Arbeitsstunden sicherstellt. Dies hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, einen klaren Überblick über die tatsächlich geleisteten Stunden zu haben, was unerlässlich ist, um Vertrauen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Schließlich fördert sie die Kosteneffizienz und ermöglicht eine genaue Abrechnung von Reisekosten, Überstunden und projektbezogenen Aufwendungen.

Beliebte Modelle zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiten können auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Welches System das passende ist, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche und Anforderungen ab. Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise eine einfache und kostengünstige Zeiterfassungssoftware mit grundlegenden Funktionen wie die Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden. Immer mehr Kleinbetriebe möchten zudem Arbeitsprozesse digitalisieren und Zeit für die Dokumentation und bei der Berechnung von Zuschlägen einsparen.

Große Unternehmen benötigen möglicherweise eine funktionsreiche Zeiterfassungssoftware, die mit komplexen Anforderungen umgehen kann, z. B. mit mehreren Standorten oder Abteilungen. In einigen Branchen, z. B. im Gesundheitswesen, gelten strenge Vorschriften für die Zeiterfassung. Die Zeiterfassungssoftware muss diese Anforderungen erfüllen können.

In einigen Branchen, z. B. im Gesundheitswesen, gelten strenge Vorschriften für die Zeiterfassung. Die Zeiterfassungssoftware muss diese Anforderungen erfüllen können.

Zeitaufzeichnungssysteme können manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch funktionieren und bieten verschiedene Funktionen zur Verwaltung und Analyse der Arbeitszeit. Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom aus dem Februar 2023 setzten 59 % der deutschen Unternehmen bereits ein Arbeitszeiterfassungssystem ein. An der Umfrage nahmen 603 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten teil.

Stationäre Systeme

Mitarbeiter buchen Arbeitsbeginn und Ende an Terminals in den Betriebsstätten. Die Erfassung erfolgt mittels RFID-Karte, Chip, Karte oder per Fingerabdruck. Gerade Unternehmen, die mit viel Manipulation und Missbrauch in der Zeiterfassung zu kämpfen haben, setzen häufig auf stationäre Geräte ein, um diese Probleme zu reduzieren. Terminals bieten mehrere Vorteile gegenüber manuellen Zeiterfassungssystemen, die Manipulationen erschweren. In Produktionsunternehmen werden digitale Stempeluhren häufig zur Zeiterfassung von Stundenarbeitern verwendet.

Vorteile	Beschreibung
Manipulationssicherheit	Moderne Geräte verfügen über verschiedene Sicherheitsmerkmale, die die Manipulation der erfassten Daten erschweren. Dazu gehören zum Beispiel die biometrische Authentifizierung mit Fingerabdruck.
Zentrale Datenspeicherung	Die von der Hardware erfassten Daten werden zentral gespeichert, was die Kontrolle und Auswertung der Daten erleichtert. So können Unternehmen Auffälligkeiten in den Arbeitszeiten leichter erkennen und potenzielle Manipulationen aufdecken.
Komfort	Terminals sind einfach zu bedienen und erfordern keine Schulung des Peronals. Auch Mitarbeiter mit geringen Deutschkenntnissen kommen mit dem System zurecht.
Flexibilität	Sie können an verschiedenen Standorten eingesetzt werden, auch an Orten, an denen kein Computer oder Internetzugang vorhanden ist.

Klassische Stempeluhr

Die Verwendung der klassischen Stempeluhr ist möglich, der Einsatz ist jedoch nicht zukunftsfähig. Dennoch hat in einigen Unternehmen die Verwendung von Stempeluhr eine lange Tradition, die aus Gründen der Kultur oder des Widerstands gegen Veränderungen beibehalten wird. Im Einzelhandel und in Produktionsbetrieben werden Stempeluhr häufig zur Zeiterfassung von Teilzeitkräften und geringfügig Beschäftigten verwendet.

Stundenzettel

Beschäftigten tragen per Hand Arbeitsbeginn und -ende ein. Diese manuelle Methode dient als Stundennachweis, der besonders in kleineren Unternehmen und in Branchen mit viel Schwarzarbeit im Einsatz ist. Mit Vorlagen können Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen. Auch um Kurzarbeit effizient zu verwalten und den Überblick zu behalten, können Excel-Tabellen sehr nützlich sein. Das Einreichen von Stundenzetteln für Kurzarbeit (KUG) beim Arbeitsamt ist ein wichtiger Schritt, um die korrekte Abrechnung und Auszahlung des Kurzarbeitergeldes sicherzustellen.

Excel-Tabellen

Gerade Einzelunternehmer und Kleinunternehmen nutzen die Arbeitszeiterfassung via Excel-Tabelle. Ein Nachteil ist vor allem die Fehleranfälligkeit. Manuelle Eingaben bergen ein hohes Risiko für Eingabefehler, wie Tippfehler oder falsch formatierte Daten. Des Weiteren gibt es mögliche Gefahren wie Manipulation durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer und Datenverlust.

Desktop oder Smartphone-App

Beschäftigte zeichnen die Arbeitszeit per Mausklick am Computer oder per App über das Smartphone auf. Zeiterfassungs-Apps eignen sich für Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten von unterwegs aus erfassen, was besonders für Außendienstmitarbeiter oder im Homeoffice relevant ist. Diese Daten werden in Echtzeit in der Cloud gespeichert und verarbeitet.

Schichtplanungssoftware

Systeme, die nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Schichtplanung automatisieren. Mitarbeiter können sich ein- und auschecken, und das System aktualisiert automatisch die Schichtpläne und Arbeitszeitkonten.

Ist Arbeitszeiterfassung in allen Branchen Pflicht?

In vielen Branchen gelten besondere Regeln zur Zeiterfassung, um Schwarzarbeit zu verhindern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu gewährleisten. Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung sind besonders verbreitet: Bauindustrie, Gastgewerbe, Reinigungsgewerbe, Transport- und Logistikbranche, Pflege- und Gesundheitswesen, Landwirtschaft, Friseur- und Kosmetikbranche.

Diese Branchen stehen besonders im Fokus der Behörden, weil hier das Risiko für Schwarzarbeit hoch ist. Arbeitgeber in diesen Bereichen sind daher verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren und regelmäßig zu kontrollieren, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Sanktionen zu vermeiden. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), regelt in Deutschland die Maßnahmen zur Verhinderung und Verfolgung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung.

Auch für die Zeiterfassung von Minijobbern gelten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) spezifische Regelungen, um sicherzustellen, dass der Mindestlohn korrekt bezahlt wird. Arbeitgeber müssen daher sorgfältig darauf achten, die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und die entsprechenden Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufzubewahren.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Die Erfassung von Arbeitszeiten unterliegt in Deutschland und der EU strengen Datenschutzbestimmungen, da hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme datenschutzkonform sind und den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht werden. Eine datenschutzkonforme Zeiterfassung ist essenziell, um die Rechte der Mitarbeiter zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten oft integrierte Datenschutzfunktionen, wie z.B. Verschlüsselung der Datenübertragung und Speicherung, detaillierte Zugriffsprotokolle und die Möglichkeit zur Anonymisierung von Daten.

• Personenbezogene Daten dürfen nur zu festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken erhoben werden und dürfen nicht in unvereinbare Weise weiterverarbeitet werden (Zweckbindung).
• Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung notwendig ist. Nach Erreichung des Zwecks müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden (Speicherbegrenzung, Recht auf Vergessenwerden),
• Die Verarbeitung der Daten muss dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein. Es sollen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind (Datenminimierung).
• Wenn die Zeiterfassung durch einen externen Dienstleister erfolgt, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden, der die Datenschutzanforderungen regelt.
• Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation der Daten.
• Der Zugriff auf die erfassten Daten sollte auf diejenigen Personen beschränkt sein, die die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
• Jede Eingabe, Änderung oder Löschung personenbezogener Daten sollte protokolliert werden. Die Protokolle müssen nachvollziehbar sein und Informationen darüber enthalten, wer wann welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht hat (Eingabekontrolle).

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?

Nein, grundsätzlich hat der Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung. Das bedeutet, der Betriebsrat kann nicht erzwingen, dass der Arbeitgeber ein System einführt. Die Einführung und Gestaltung der Arbeitszeiterfassung obliegt nach Ansicht des BAG allein dem Arbeitgeber.

Bei der Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat allerdings ein Mitbestimmungsrecht. Er kann z. B. mitbestimmen, welches System (elektronische Zeiterfassung, Terminals, Smartphone-Apps) verwendet wird, wie die Daten erfasst und gespeichert werden und wer Zugriff auf die Daten hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in zwei Entscheidungen vom 28. November 1989 und vom 14. Dezember 2022 entschieden, dass dem Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung zusteht.

Bei wesentlichen Änderungen an bestehenden Zeiterfassungssystemen, die die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung beeinflussen oder neue Überwachungsmöglichkeiten schaffen, ist ebenfalls die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich. Der Betriebsrat kann regelmäßige Überprüfungen der Zeiterfassungssysteme veranlassen, um sicherzustellen, dass die Systeme den vereinbarten Regelungen und den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Gestaltung bei Vertrauensarbeitszeit

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dies gilt auch für Unternehmen, in denen die Vertrauensarbeitszeit praktiziert wird. Die Vertrauensarbeitszeit und die Arbeitszeiterfassung müssen aber kein Widerspruch sein. Durch eine sinnvolle Kombination beider Modelle können die Vorteile beider Systeme genutzt und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. So kann die Arbeitszeiterfassung dazu beitragen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten besser kontrollieren und Überstunden vermeiden können.

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Referenzen:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): https://www.bmas.de/

Bundesarbeitsgericht (BAG): https://www.bundesarbeitsgericht.de/

Handbuch Arbeitsrecht: https://beck-online.beck.de/

Digitalverband Bitkom: Umfrage zur Arbeitszeiterfassung, 19. April 2023 

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