Arbeitszeiterfassung 2024: Was Sie wissen müssen

Sind Sie Arbeitgeber? Dann sind Sie verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Aber keine Sorge, die Arbeitszeiterfassung muss kein bürokratischer Albtraum sein. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Pflichten es 2024 gibt. Und wie Sie die Arbeitszeiterfassung einfach und effektiv in Ihrem Unternehmen umsetzen können und welche Vorteile sie bietet.

Definition Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist ein System, das die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters dokumentiert und protokolliert. Es ermöglicht Unternehmen, die Anwesenheit, Arbeitszeiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter genau zu verfolgen.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung so wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Instrument zum Schutz der Arbeitnehmer, zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Verbesserung der Effizienz und Transparenz im Arbeitsverhältnis. Im Falle von Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern kann sie als Beweismittel dienen. Zudem kann sie zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen führen, indem sie z. B. zu einer Reduzierung von Überstunden und Stress beiträgt.

Das BAG-Urteil vom September 2022 löste einen großen Wirbel aus und wurde von Gewerkschaften und Betriebsräten stark kritisiert. Weitere Informationen rund um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie hier.

Die wichtigsten Fakten

  • Seit dem 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Es gibt nur wenige Ausnahmen. Die Pflicht geht auf das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 zurück.
  • Erfasst werden müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit.
  • Nach aktuellem Stand (Mai 2024) wird das neue Arbeitszeitgesetz eine elektronische Zeiterfassung vorschreiben. In bestimmten Fällen plant der Gesetzgeber Ausnahmen, wie die Dokumentation in Excel-Tabellen und die Erfassung durch die Schichtplanung.
  • Im aktuellen Arbeitszeitgesetz § 16 Absatz 2 ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung noch nicht verankert.
  • In der Zwischenzeit müssen sich Arbeitgeber an die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts halten und die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch erfassen.
  • Ein neues Arbeitszeitgesetz lässt bis dato (Stand 23. Mai 2024) auf sich warten. Die Unionsparteien (CDU/CSU) befürchten den bürokratischen Mehraufwand für Unternehmen. Aktuelle gibt unterschiedliche Meinungen darüber, wie die Arbeitszeit genau aufgezeichnet werden soll. Strittig sind Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung und Sanktionen.
  • Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird es wahrscheinlich weiterhin für bestimmte Tätigkeiten (leitende Angestellte) und Jobs geben.
  • Vertrauensarbeitszeit soll in vielen Fällen weiterhin möglich sein.

Wo ist die Arbeitszeiterfassung geregelt?

In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Konkret findet man die relevanten Regelungen in § 16 ArbZG. Arbeitszeiten werden während der Erfüllung der vertraglichen Pflichten erfasst. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen werden nicht berücksichtigt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht fällt die Erfassung der Arbeitszeit in den Zuständigkeitsbereich der Abteilung HR.

Gemäß dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gehört zur Arbeitszeit:

  • Die Zeit, in der Arbeitnehmer arbeiten.
  • Rufbereitschaft, um im Bedarfsfall die Arbeit aufzunehmen.

Nicht zur Arbeitszeit nach dem ArbZG gehören:

  • Pausen, in denen Arbeitnehmer sich erholen.
  • Ruhezeiten, in denen Arbeitnehmer nicht arbeiten dürfen.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Wie können Unternehmen von der Arbeitszeiterfassung profitieren? Die präzise Dokumentation der effektiven Arbeitsstunden unterstützt Arbeitgeber dabei, den Überblick über die erbrachte Arbeitsleistung zu wahren. Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz werden gefördert.

Vorteile für

  • Erfüllung arbeitsrechtlicher Vorgaben
  • Dokumentation der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten
  • Korrekte Abrechnung der erfassten Arbeitszeit
  • Überstunden werden automatisch ausgewiesen und korrekt berechnet
  • Bessere Kontrollmöglichkeiten
  • Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz
  • Grundlage für eine faire und korrekte Bezahlung der Mitarbeiter
  • Grundlage für die korrekte Berechnung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
  • Arbeitszeiten können Kunden und Projekten zugeordnet werden

Sie schützt Arbeitnehmer davor, mehr als die gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeiten zu arbeiten und stellt sicher, dass Überstunden erfasst und entsprechend vergütet oder ausgeglichen werden.

  • Transparenz über die geleistete Arbeitszeit
  • Schutz der Gesundheit: Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten zu gewährleisten
  • Faire Bezahlung: Mitarbeiter werden für alle geleisteten Stunden korrekt bezahlt

Bis 2019 galt in Deutschland für Unternehmen keine generelle gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung. Es bestand lediglich die Pflicht zur Dokumentation der Überstunden gemäß § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Diese Regelung besagte, dass Arbeitgeber Überstunden aufzeichnen mussten, wenn die regelmäßige Arbeitszeit der Arbeitnehmer 8 Stunden täglich oder 48 Stunden wöchentlich überschritt.

Welche Methoden zur Erfassung gibt es?

Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom aus dem Februar 2023 setzten 59 % der deutschen Unternehmen bereits ein Arbeitszeiterfassungssystem ein. An der Umfrage nahmen 603 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten teil.

Manuelle Arbeitszeiterfassung

Die Systeme zur manuellen Arbeitszeiterfassung sind einfach zu bedienen und kostengünstig. In der Regel wird die manuelle Arbeitszeiterfassung meist nur noch in kleinen Unternehmen oder für einfache Tätigkeiten eingesetzt.

  • Mechanische Stempeluhr: Die Mitarbeiter stempeln ihre An- und Abwesenheitszeiten mit einer Stempeluhr.
  • Excel-Tabelle: Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten in eine Excel-Tabelle ein. Eine einfache Möglichkeit Lösung, um zum Beispiel Kurzarbeit zu dokumentieren.
  • Zettelwirtschaft: Die Mitarbeiter notieren ihre Arbeitszeiten auf einem Stundenzettel.

Elektronische Arbeitszeiterfassung

In größeren Unternehmen und für komplexere Arbeitszeiten werden in der Regel elektronische Zeiterfassungssysteme verwendet. Dabei ist es möglich, moderne Systeme flexibel miteinander zu kombinieren. Auch immer mehr kleine Unternehmen möchten Arbeitsprozesse digitalisieren und Zeit für die Dokumentation und bei der Berechnung von Zuschlägen einsparen. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung sorgt dafür, dass jeder Zeitstempel (Beginn, Arbeitsende, Pausenzeit) exakt, verlässlich und minutengenau dokumentiert wird. Nur so kann überprüft werden, ob zulässige Arbeitszeiten überschritten und Ruhezeiten eingehalten werden.

  • Zeiterfassungsterminal: Die Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten an einem Zeiterfassungsterminal mit Chip, Karte oder Fingerprint.
  • PC-Software: Die Mitarbeiter erfassen geleistete Arbeitszeiten an einem PC.
  • Cloudbasierte Lösungen: Die Mitarbeiter loggen sich am Webbrowser ein und erfassen Arbeitszeiten in der Online Software.
  • Mobile Zeiterfassung: Die Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten mit einer App auf ihrem Smartphone oder Tablet.
  • Moderne Zeiterfassungssysteme kombinieren verschiedene Endgeräte (Terminal, PC, App, Cloud) miteinander und lassen sich beliebig um weitere Funktionen wie Urlaubsmanagement, Teamkalender und Projektzeiterfassung erweitern.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?

Nein, grundsätzlich hat der Betriebsrat kein Initiativrecht. Das bedeutet, der Betriebsrat kann nicht erzwingen, dass der Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführt. Die Einführung und Gestaltung der Arbeitszeiterfassung obliegt nach Ansicht des BAG allein dem Arbeitgeber. Bei der Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat allerdings ein Mitbestimmungsrecht. Er kann z. B. mitbestimmen, welches System (elektronische Zeiterfassung, mit oder ohne Terminals) verwendet wird, wie die Daten erfasst und gespeichert werden und wer Zugriff auf die Daten hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in zwei Entscheidungen vom 28. November 1989 (1 ABR 97/88) und vom 14. Dezember 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass dem Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung zusteht.

Gestaltung bei Vertrauensarbeitszeit

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dies gilt auch für Unternehmen, in denen die Vertrauensarbeitszeit praktiziert wird. Die Vertrauensarbeitszeit und die Arbeitszeiterfassung müssen aber kein Widerspruch sein. Durch eine sinnvolle Kombination beider Modelle können die Vorteile beider Systeme genutzt und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. So kann die Arbeitszeiterfassung dazu beitragen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten besser kontrollieren und Überstunden vermeiden können.

Quellenangaben:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS):https://www.bmas.de/

Bundesarbeitsgericht (BAG):https://www.bundesarbeitsgericht.de/

Handbuch Arbeitsrecht: https://beck-online.beck.de/

Digitalverband Bitkom: Umfrage zur Arbeitszeiterfassung, 19. April 2023 

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