Trotz sorgfältiger Vorbereitung laufen Projekte selten so, wie ursprünglich geplant und erhofft. Nach anfänglich großem Enthusiasmus geraten die Vorhaben schnell ins Stocken, viele liefern niemals nennenswerte Ergebnisse und verlaufen früher oder später vollkommen im Sande. Das kann natürlich am Projektmanager liegen und daran, dass dieser sich nicht an grundlegende Führungsprinzipien hält. Das kann aber auch noch ganz andere Gründe haben. Diese sollen im Folgenden, zusammen mit entsprechenden Erste-Hilfe-Maßnahmen, vorgestellt werden, damit es Ihnen und Ihren Projekten nicht so ergeht oder sie zumindest rechtzeitig die Notbremse ziehen können.
Warum Projekte ins Stocken geraten
Gründe, gibt es wahrlich viele, die zu einer Stagnation eines Projektvorhabens führen. Häufig zeigen sich bei einer sorgfältigen Analyse mehrere Problemfelder und Hindernisse, die das Voranschreiten der Arbeiten ausbremsen. Und ihr Ursprung lässt sich meist bis hin zur Planungsphase zurückzuverfolgen. Da das Kind an dieser Stelle bereits in den Brunnen gefallen ist, macht es zu diesem Zeitpunkt wenig Sinn, sich darauf zu konzentrieren. (Das kommt später.) Schließlich geht es darum schnell Abhilfe zu schaffen und das Kind vor dem Ertrinken zu bewahren.
Macht das noch Sinn?
Nicht immer ist das Projekt das beschworene Kind, manchmal ist es auch das Unternehmen selbst. Unter dem Vorsatz die Ressourcen der Firma optimal einzusetzen, sollten Sie sich deshalb zuallererst fragen, ob es überhaupt noch Sinn macht am Projekt festzuhalten oder es nicht schlauer wäre die Gelder und die Arbeitskraft neu zu verteilen. In erster Linie steht hier der Beitrag des Vorhabens zur Wertschöpfung des Unternehmens zur Debatte. Ist dieser tatsächlich noch gegeben, müssen Sie in Erfahrung bringen, ob es bei allen Beteiligten, insbesondere den Entscheidungsträgern, noch genügend Rückhalt dafür gibt.
Hat das Projekt den nötigen Rückhalt?
Zwischen moralischen und organisatorischen Rückhalt klafft indes immer mal wieder eine Lücke. Entweder fehlt es an Geld oder Personal. Der Projektfortschritt gleicht in beiden Fällen dem Tempo einer Schnecke. Werden Ihnen auf Ihre Rückfragen keine weiteren Ressourcen zugesprochen, bleibt Ihnen kaum mehr als die Planung noch einmal zu überdenken:
- Vielleicht ergeben sich Möglichkeiten Systematiken zu erarbeiten, die zur Effizienzsteigerung und somit zur schnelleren Bearbeitung führen.
- Entlasten oder ersetzen Sie zu stark in das Alltagsgeschäft eingebundene Mitarbeiter.
- Entzurren Sie den Zeitplan. Wenn die Vorgaben ohnehin nicht eingehalten werden können, wirkt das nur demoralisierend auf alle beteiligten Arbeitskräfte.
- Halten Sie Projektziele verbindlich fest, sofern Sie das noch nicht getan haben. Auch die engagiertesten Teammitglieder benötigen Anreize, um voranzukommen.
Wie ist es um das Zwischenmenschliche bestellt?
Und wenn es in keiner Weise am Rückhalt mangelt? Dann sollten Sie sich und Ihr Team genauer in Augenschein nehmen und überprüfen, ob es womöglich Probleme im zwischenmenschlichen Bereich gibt oder es in der Kommunikation untereinander mangelt. Kommt es regelmäßig zu Spannungen? Behindern sich die Beteiligten gegenseitig bei Ihren Aufgaben? Lassen Mitarbeiter verlautbaren, dass sie dies und das gar nicht wussten? Dann ist es Zeit für klärende Gespräche.
- Versuchen Sie die Spannungen in produktive Bahnen zu lenken, etwa in dem die Streitenden jeweils eigene Entwürfe zu Papier bringen dürfen. Susanne Klein, Coach für Performance Management hat zu diesem Thema viele hilfreiche Tipps.
- Fragen Sie sich inwieweit die vermeintlichen „Schlafmützen“ informiert wurden und sorgen Sie dafür, zum Beispiel mittels einer Projektmanagement-Software, dass jeder die Informationen erhält, die benötigt werden.