Es kommt vor, dass wir Aufgaben verschieben, weil neue hinzugekommen sind, die eine Arbeit jetzt nicht mehr so dringend erledigt werden muss oder eine andere wichtiger ist. Der Stapel mit den unerledigten Dingen wird immer größer. Vorwurfsvoll sagen wir „Ich muss noch dies, ich muss noch das tun“. Die zu erledigenden Arbeiten scheinen nicht weniger zu werden. Wir werden davon lediglich erdrückt. Wie wir unsere Aufgaben nach Priorität sinnvoll einordnen, um diese konstruktiv abarbeiten zu können.
Motivieren durch Priorisieren
Jeder, der zu viel Arbeit auf dem Tisch hat, weiß, wie die eigene Motivation am Arbeiten schwindet. Erst recht, wenn dringende Sachen erledigt werden müssen, auf die wir ohnehin keine Lust haben. Dabei helfen die kleinsten Tipps, wenn man sie denn konsequent befolgt.
Prioritäten erkennen und setzen
Für ein erfolgreiches Projektmanagement müssen wir wissen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen, wie bedeutsam diese sind und auf was wir lieber ganz verzichten. Daher gehört zu einem guten Aufgabenmanagement, dass Projektmanager die Zielbestimmungen jeder einzelnen Arbeit kennen und dessen Dringlichkeit bewusst sind. Es heißt also, wir müssen Aufgaben richtig priorisieren. Es gibt Dinge, die dringend erledigt werden müssen. Hier handelt es sich um Terminsachen, Probleme, die schnell gelöst werden müssen.
Zudem kommen Aufgaben, die fundamental und nachhaltig wichtig sind.
Klassifizieren Sie die zu erledigenden Aufgaben und teilen Sie wie folgt ein:
- dringend und wichtig
- nicht dringend und wichtig
- dringend und (langfristig gesehen) nicht wichtig
- nicht dringend und nicht wichtig
Erledigen Sie danach Ihre Arbeiten in dieser Reihenfolge ab, wobei Sie letztere entweder ganz von Ihrem Plan streichen oder zu einem späteren Zeitpunkt mit Genuss durchführen.
Nicht dringende und unwichtige Aufgaben sind meist die, die wir am liebsten verrichten. Dabei laufen wir Gefahr, die zuvor gesetzten Prioritäten mal eben schnell über den Haufen zu werfen. Die wirklich wichtigen und dringenden Arbeiten werden dabei stark vernachlässigen. Dadurch werden diese irgendwann noch wichtiger und noch dringender. Der entstehende Druck mindert die eigene Motivation, lässt unnötigen Stress entstehen und hindert uns am effizienten Arbeiten. Ein Teufelskreis.
Deshalb ist es wichtig, dass wir die zuvor definierte Reihenfolge, wann wir was abarbeiten, strikt einhalten. Scheinen Aufgaben gleich wichtig und dringend, erledigen Sie die zuerst, die Ihnen am unangenehmsten sind! Zugegeben, einfache Tipps, die wir im Grunde bereits kennen. Die beste Projektmanagement-Software wird nicht helfen, wenn es an der eigenen Disziplin scheitert. Also Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren und nach diesem Plan konsequent erledigen!