Die Meilensteintrendanalyse gilt als wichtiges Instrument bei der Projektplanung. Wie intensiv Planung und Vorbereitung für ein Projekt auch sind, sie sind kein Garant für einen reibungslosen Ablauf. Gröbere Schwierigkeiten sorgen nicht gleich dafür, dass ein Projekt nicht gelingt. Mit der kontinuierlichen Überwachung jedes einzelnen Projektabschnitts ist es möglich, rechtzeitig einzuschreiten. Die MTA hilft dabei, Risiken zu minimieren und einzelne Projektabschnitte gezielt zu steuern. Als Grundgerüst darf sie bei keinem Vorhaben fehlen.
Meilensteine spielen eine zentrale Rolle im Projektmanagement, da sie wesentliche Fortschritte und Entscheidungspunkte innerhalb eines Projekts markieren. Sie dienen als Orientierungspunkte, um die Einhaltung des Zeitplans zu überwachen und den Projektfortschritt zu bewerten. Dabei werden Meilensteine entweder fix oder variabel festgelegt, abhängig von den spezifischen Anforderungen und der Dynamik des Projekts.
Was ist eine Meilensteintrendanalyse?
Die Meilensteintrendanalyse, kurz MTA, dient der Terminüberwachung der Meilensteine im Projekt. An den Berichtszeitpunkten wird der Fortschritt des Projekts festgehalten. So wird der zeitliche Verlauf und der Aufwand eines Projekts überwacht. Die Meilensteintrendanalyse gilt als ein essenzielles Instrument im Projektcontrolling.
Die geplanten Termine für jeden Meilenstein werden regelmäßig mit den tatsächlichen Fortschritten verglichen. Jeder Berichtstermin bietet eine neue Einschätzung des aktuellen Status und ermöglicht es, den Trend der Projektentwicklung zu beobachten. Eine nach vorn gerichtete Verschiebung von Meilensteinen deutet darauf hin, dass das Projektverzögerungen aufweist, während ein unveränderter oder gar verbesserter Trend zeigt, dass das Projekt im oder sogar vor dem Zeitplan liegt.
Warum ist die MTA so wichtig?
- Frühwarnsystem: Durch den regelmäßigen Vergleich des Ist-Zustands mit dem Soll-Zustand werden Abweichungen schnell sichtbar.
- Entscheidungsbasis: Die MTA liefert die Grundlage für fundierte Entscheidungen, wie z. B. die Anpassung des Projektplans oder die Eskalation von Problemen.
- Kommunikation: Die Ergebnisse der MTA können genutzt werden, um den Projektstatus an das Management oder andere Stakeholder zu kommunizieren.
- Motivation: Ein positiver Trend kann die Motivation des Projektteams steigern, während negative Trends Handlungsbedarf signalisieren.
Kein Projekt funktioniert ohne ein fest formuliertes Ziel. Ein guter Projektleiter weiß, dass sich jede Kampagne aus mehreren kleinen Abschnitten zusammensetzt. Vor diesem Hintergrund wird deutlich: Projektverzögerungen können durch viele kleine Probleme innerhalb der einzelnen Kampagnenabschnitte entstehen. Das eröffnet Ihnen als Projektbeauftragten auch die Möglichkeit, an einzelnen Stellen einzugreifen. Natürlich geht das nur dann, wenn Sie genau wissen, wo Unstimmigkeiten auftreten. Mit der Meilensteintrendanalyse überprüfen Sie, ob und inwieweit die zentralen Aufgaben der jeweiligen Zielsetzungen erfüllt werden können.
Die kontinuierliche Überwachung von Meilensteinen durch regelmäßige Berichtsintervalle ermöglicht es Projektmanagern, frühzeitig Abweichungen zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. So kann der Trendverlauf frühzeitig Hinweise darauf geben, ob ein Projekt effizient und nach Plan verläuft oder ob Eingriffe notwendig sind, um das Ziel pünktlich zu erreichen.
Voraussetzung für dieses nützliche Projektmanagement-Instrument sind eindeutig definierte Meilensteine. Jedes dieser Zwischenziele muss mit festen Terminen und den zu erreichenden Zielen versehen werden. Das zu betreuende Projekt setzt sich so aus vielen kleinen Teilprojekten zusammen. Auf dieser Basis können mit der MTA Termine erkannt und etwaigen Verschiebungen frühzeitig entgegengewirkt werden.
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Das Instrument zur Projektplanung richtig einsetzen
Idealerweise beginnt jedes Projekt damit, feste Meilenstein-Termine festzulegen. Jeder Meilenstein definiert Zwischenergebnisse des Gesamtprojekts. Diese Zwischenziele sind hierbei voneinander abhängig. Sie beeinflussen sich untereinander. Kommt es in einem Bereich zu Terminverzögerungen, hat dies Auswirkungen auf das komplette Projekt. Allerdings heißt dies noch lange nicht, dass das ganze Vorhaben gefährdet ist. Mit dem geschickten Eingreifen können Kampagnenleiter neue Zwischenziele definieren. Um die fest definierten Termine regelmäßig zu überprüfen und zu hinterfragen, sind Meetings eine gute Gelegenheit. Nach Möglichkeit nehmen alle beteiligten Personen an diesem Meeting teil. Für die weitere Projektplanung ist es essenziell, den Status eines jeden Meilenstein durchzusprechen. Folgende Fragen sind dabei besonders hilfreich:
- Welche Aufgaben wurden bereits erledigt?
- Welche Schwierigkeiten sind seit dem letzten Meeting entstanden?
- Welche Probleme konnten seit dem letzten Meeting gelöst werden?
- Welcher Aufwand muss noch erledigt werden, bis der nächste Meilenstein erreicht wird?
- Kommt es bezüglich des Meilensteins zu Terminverschiebungen?
Das Beispiel zeigt einen Screenshot einer Software-Oberfläche, die eine Meilensteintrendanalyse für die Integration von SAP Netweaver darstellt. In der Tabelle gibt es die Spalten „Basisplan“, „Status“ und „Aktuell“, wobei verschiedene Zeiträume und Planungsdaten angezeigt werden. Es sind Plan- und Ist-Werte für „Aufwand“ (Stunden) und „Termin“ (Datum) angegeben. Die Ampelsymbole zeigen den Status für „Status Termin“ und „Status Aufwand“ an, wobei grüne, gelbe und rote Symbole zur Darstellung des Fortschritts und möglicher Probleme verwendet werden.
Bei Terminverschiebungen eines Zwischenziels wird ein neuer Termin definiert. Für die übersichtliche Darstellung wird der neue Termin entsprechend in die MTA eingetragen. Nach und nach ergibt sich ein Trend für jeden Meilenstein.
Grafische Darstellung der MTA
Die grafische Auswertung der Meilensteintrendanalyse hilft dabei, das weitere Geschehen zu überprüfen und gegebenenfalls zu beeinflussen. Gleichzeitig sehen Sie auf einen Blick den Ablauf der Zwischenetappen. Sie nutzen die Meilensteine als wichtige Orientierungspunkte im Projektablauf.
Der Einfachheit halber werden in einer Projektmanagement-Software alle Termine grafisch festgehalten. Der Chart setzt sich aus einer horizontalen x-Achse und einer vertikalen y-Achse zusammen. Dabei steht die y-Achse für die Darstellung der Meilensteine in ihrem zeitlichen Ablauf. Die x-Achse zeigt die zeitlichen Rahmenbedingungen.
Werden einzelne Termine verschoben, trägt der Projektleiter den neuen Termin auf der y-Achse ein. Dies sorgt dafür, dass die Kurve den waagerechten Verlauf verlässt. Wenn der ursprüngliche Termin eingehalten werden kann, wird er entsprechend eingetragen – die Kurve bleibt in diesem Fall eine horizontale Linie.
Verbindet man nun die verschiedenen Terminprognosen eines Meilensteines miteinander, ergibt sich eine Trendlinie. Sie lässt Aussagen über die Termintreue im Projekt zu. So kann die zukünftige Entwicklung im Projekt relativ genau vorhergesagt werden. Größere Terminabweichungen werden frühzeitig erkannt und bieten so die Möglichkeit, hilfreiche Maßnahmen einzusetzen, die den Zeitverlauf entsprechend beeinflussen.
Fazit: Die Meilensteintrendanalyse eignet sich für verschiedene Einsatzbereiche im Unternehmen. Sie hilft dabei, den Fortschritt im Projekt überwachbar zu machen. Entsprechende Risiken können frühzeitig erkannt und ihnen gegengesteuert werden. Das Ergebnis: Ein planbares Projekt, das es ermöglicht, Ressourcen gezielt und gewinnbringend einzusetzen.
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