Bei der Projektplanung und Projektsteuerung spielt Kommunikation eine fundamentale Rolle. Kleine Projekte erfordern ein Minimum an Kommunikation, da entweder nur eine Person oder ein kleines Team daran beteiligt sind. Je größer und komplexer ein Projekt, desto bedeutender wird ein projektorientiertes Kommunikationsmanagement. Projektleiter und Projektmanager müssen über den aktuellen Stand eines Projektes informiert sein, zu Problemlösungen beitragen und auf Veränderungen reagieren.
In der Regel werden große Projekte in Teilbereiche untergliedert. Projektmanager müssen kontinuierlich sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen den Teilprojekten reibungslos funktioniert. Entscheidungen müssen in der Praxis schnell getroffen und Meetings ergebnisorientiert gestaltet werden. Es ist wichtig, dass alle Projektteilnehmer über den gleichen Wissens- und Informationsbestand verfügen, den sie zur Durchführung benötigen. Ein weiterer Schwerpunkt ist das Projekt-Marketing. Dazu gehören unter anderem ein markanter Name des Projektes, ein passendes Logo und alle Maßnahmen, die dazu beitragen, das Projekt auf dem Weg zur Zielerreichung zu unterstützen.
Was gehört zum Kommunikationsmanagement?
In der Kommunikationsplanung werden die Anforderungen geklärt. Wer benötigt welche Inhalte und zu welchem Zeitpunkt muss dies erfolgen. Für eine erfolgreiche Koordination wird vom Projektleiter ein Kommunikationsplan erstellt. Die termingerechte Bereitstellung der relevanten Daten und Medien für die Projektbeteiligten regelt der Teilbereich Informationswesen. Über Fortschrittsberichte werden Informationen zum Projektstatus gesammelt und aufbereitet. Trends und Ertragswert werden analysiert, Planfortschreibungen erarbeitet und kommuniziert. Personen oder Personengruppen, die am Projekt unmittelbar beteiligt sind oder den Projektverlauf beeinflussen oder die Ziele definieren, werden Stakeholder genannt. Durch Interaktion mit Stakeholdern werden Kommunikationsmaßnahmen durchgeführt, die zur Erfüllung der Projektziele dienen.
Der Kommunikationsplan
Die interne und externe Projektkommunikation wird über einen Kommunikationsplan geplant und gesteuert. Er dient der übergreifenden Abstimmung zwischen den Teilbereichen, sorgt für Transparenz und unterstützt Mitarbeiter bei der effizienten Abwicklung eines Projektes. Mit diesem zentralen Werkzeug des Projektmanagements wird eine einheitliche Struktur zur Verfügung gestellt. In vorgegebenen Zeitintervallen kommen Projektmitarbeiter zusammen, um über den Fortschritt, eventuell auftretende Probleme und aktuelle Herausforderungen zu berichten. So können Lösungen gefunden und alle Teammitglieder auf denselben Informationsstand gebracht werden. Verantwortlich für den Kommunikationsplan ist der Projektmanager. Er erstellt den ersten Entwurf auf Grundlage der Organisation und aktualisiert diesen bei Bedarf. Danach leitet er den Kommunikationsplan an das Team und die für die Kommunikation verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Zur gleichen Zeit ist der Projektmanager für die Kontrolle beim Erreichen eines Meilensteins oder bei signifikanten Veränderungen zuständig.
Grundlegende Struktur eines Kommunikationsplan:
- Eindeutige Bezeichnung
- Zweck, Ziele und Inhalt
- Teilnehmer, Zielgruppen
- Termine und Dauer beziehungsweise Häufigkeit
Das Informationswesen
Hier wird definiert, wie Informationen innerhalb des Projektteams weitergegeben werden und welche davon mündlich und welche schriftlich erfolgen. Unterschieden wird hier zwischen formell, beispielsweise in Form von strukturierten Reports und Berichten und informell anhand von Notizen. Bei der internen Verständigung spricht man auch von einer horizontalen Kommunikation. Parallel dazu findet der weiterführende Informationsaustausch zwischen dem Unternehmen und Kunden sowie den Medien statt. Die externe Kommunikation findet auf Organisationsebene hierarchisch statt, wodurch es sich hierbei um eine vertikale Kommunikation handelt.
Fortschrittsberichte
Die Protokollierung der Arbeiten tragen zur Förderung der Projektkommunikation bei. Über Fortschrittsberichte wird der Projektmanager über den aktuellen Stand eines Projektes informiert, kann diese als Statusberichte aufbereiten und Prognosen aufstellen. Diese Informationen werden dann wieder über das Informationswesen an die relevanten Stellen verteilt.
Interaktion mit Stakeholdern
Durch die Kommunikation mit den Stakeholdern werden diese über den aktuellen Projektstand in komprimierter Form informiert. In diesem Schritt werden Veränderungen von Rahmenbedingungen geklärt und Entscheidungen, die nicht vom Projektleiter allein getroffen werden können, gefällt. Es handelt sich hierbei um strategisches Projektcontrolling. Ein umfassendes Kommunikationsmanagement ist bei komplexen Projekten unabdingbar. Klare Definitionen und die Bereitstellung der jeweiligen Daten sorgen für mehr Transparenz bei allen Beteiligten eines Projekts. Weitere Vorteile bieten Werkzeuge wie eine entsprechende Projektmanagement-Software und ein Kommunikationsplan. Eine gut organisierte Projektkommunikation ist ein ausschlaggebender Faktor, der in der heutigen Wirtschaft über den Erfolg eines Projekts entscheidet.