Effizientes Aufgabenmanagement für unsere Projekte

Ein vielversprechendes Projekt warten darauf, dass wir die notwendigen Aufgaben ermitteln und zur effizienten Durchführung sinnvoll organisieren. Das Ziel ist klar definiert. Wir wissen, was zu tun ist. Termin zur Fertigstellung ist uns auch bekannt. Es geht los. Die Arbeiten haben begonnen. Motiviert erledigen wir eins nach dem anderen. Tage und vielleicht auch Wochen vergehen wie im Fluge. Doch dann geht es nicht weiter. Wir müssen einen bereits erledigten Teil des Projekts noch einmal überarbeiten, wenn wir vorwärtskommen wollen. Dies zieht wiederum weitere Abschnitte nach sich, die angepasst werden müssen. Der Abgabetermin rückt immer näher. Das Ziel noch weit entfernt. Sind wir an diesem Punkt angekommen, dann wird es Zeit, erst einmal Abstand zu nehmen. Abstand, der es uns ermöglicht, einen klaren Kopf zu bekommen und wieder die Macht über das Projekt zu erlangen. Doch soweit muss es gar nicht erst kommen. In diesem Beitrag geht es darum, wie wir Projekte gut organisieren, Aufgaben sinnvoll einteilen und dabei den Überblick behalten.

Was heißt organisieren überhaupt?

Wenn wir für einen bestimmten Zweck etwas systematisch vorbereiten, Strukturen bilden und Regeln schaffen, sprechen wir von einer Organisation. In täglichen Berufsalltag ist es wichtig, dass wir grundlegende Aufgaben sinnvoll unterteilen und gegebenenfalls Verantwortung übertragen. Die jeweiligen Arbeitsprozesse ordnen wir hierfür zeitlich wie auch inhaltlich. Wir entwickeln also eine Strategie und sorgen dafür, wie Aufgaben wann und von wem abgearbeitet werden. Zwei Organisationsbereiche, die sich in Aufbauorganisation und Ablauforganisation gliedern. Eine gute Organisation im Unternehmen trägt entscheidend dazu bei, wie effizient die jeweiligen Ziele erreicht werden.

Gutes Aufgabenmanagement heißt „Den Überblick behalten!“

Das A und O im Projektmanagement ist der Blick fürs Ganze. Bei vielen zu bewältigenden Aufgaben fällt uns das allerdings nicht immer leicht. Der Gipfel des Berges scheint besonders bei Projektbeginn für uns unsichtbar zu sein. Ein erfahrener Bergsteiger steckt sich in diesem Falle einzelne Etappen, die es zu erklimmen gibt.

Projekte in Teilprojekte untergliedern

Je größer ein Projekt ist, desto sinnvoller ist es, wenn Sie die Prozesse in kleinere Abschnitte unterteilen. Zunächst fassen Sie zusammenhängende Arbeitsschritte in Teilbereiche zusammen. Dann beginnen Sie, die Aufgaben dem jeweiligen Teilprojekt zuzuordnen. In welcher Reihenfolge Sie dies tun, spielt hierbei eher eine untergeordnete Rolle. Sie können also bei den ersten Aufgaben beginnen und sich von vorn nach hinten durcharbeiten. Je nach Projekt kann es manchmal effizienter sein, wenn Sie sich bei der Aufgabenverteilung vom Ziel bis zum Beginn durcharbeiten. Rückwärts also. Es kann auch passieren, dass Sie bei der Zuteilung zwischen den Teilprojekten springen müssen. Dies ist häufig bei neuen Projekten der Fall, bei denen die notwendigen Arbeiten auf den ersten Blick noch unklar sind.
Wichtig ist jedoch, dass Sie sich nicht zu sehr in Details verfangen.

Wie Sie den Überblick behalten

Durch eine gut strukturierte Unterteilung in Aufgabengebiete entstehen Meilensteine. Diese kleineren Ziele bewahren uns davor, von vielen Todos erschlagen zu werden. Sprichwörtlich den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen. Besonders hilfreich kann auch ein kleiner Projektleitfaden sein. Eine Übersicht, in dem Umfang, Ziele und Teilnehmer  festgehalten werden.
Zu diesem Thema kann ich Ihnen einen weiterführenden Beitrag von Andrea Windolph ans Herz legen. Hier geht die erfahrende Projektmanagement-Liebhaberin näher auf den Inhalt und Zweck eines Projektsteckbriefs ein und weist auf einen oft vergessenen Punkt hin. Besonders für eigene Projekte sehr lesenswert. Wenn der Berg, den wir erklimmen immer größer wird, die Gefahr naht, dass wir in Arbeit ersticken und das Ziel nicht mehr erkennbar, liegt es oft an einer unzureichenden Einteilung der Etappen. Wir müssen große Projekte in viele kleine Teile zerlegen und Meilensteine setzen. Dadurch überblicken wir viel schneller die zu erledigenden Aufgaben. Das Licht am Ende eines Tunnels ist viel schneller erkennbar.