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Die richtige Projektmanagement-Software auswählen

Projektmanagement-Software auswählen

Um in einem Büro zwei Löcher für einen Wandmonitor zu bohren, braucht man keine Projektmanagement-Software. Sollen jedoch von externen Dienstleistern in einhundert über drei Kontinente verstreuten Büros eines internationalen Unternehmens innerhalb von zwei Wochen Wandmonitore montiert, angeschlossen und kalibriert werden, dann kann eine passende Software für das Projektmanagement schon eine große Hilfe sein. Voraussetzung für deren effiziente Nutzung ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode. Denn ein Projektmanagement-Programm ist letztlich nur ein Tool, welches bei der Planung, Organisation und Administration eines Projekts hilft. Nicht mehr und nicht weniger. Die inhaltliche Arbeit indes wird dem Team dadurch nicht abgenommen. Daher muss die Software das Projekt effizient unterstützen und darf nicht selbst zum Zeitfresser oder unwirtschaftlichen Kostenfaktor werden.

Funktionen von Projektmanagement-Software

Moderne Projektmanagement-Systeme bieten Realtime-Informationen über den Projektstatus und dienen als Instrument der Projektsteuerung. In aller Regel beinhaltet sie folgende Funktionen: Terminkalender, Ressourcenmanagement, Projektzeiterfassung, Leistungsverrechnung, Spesenabrechnung, CRM und Dokumentenmanagement. Je nach Projektumfang und Anforderungen können noch viele weitere Features wie etwa Gantt-Chart, Gleitzeitfunktion oder Daten-Import und -Export hinzukommen. Insofern ist bei der Miete oder dem Kauf von Projektplanungssoftware immer darauf zu achten, dass diese weder unter- noch überdimensioniert ist. Denn nur angemessene Lösungen mit den jeweils benötigten Features bringen am Ende den beabsichtigten Nutzen und ermöglichen Zeitersparnis und erhöhte Projektsicherheit.

Mit einem Projekt zum geeigneten Tool

Daher spricht vieles dafür, die Wahl des richtigen Tools für das Projektmanagement selbst zum Projekt zu machen. Da die meisten Anbieter ihre Produkte als zeitlich befristete Testversionen kostenlos zur Verfügung stellen, lässt sich dies leicht realisieren. Somit können der Projektmanager und sein Team via Test-Projekt zunächst einmal eingehend prüfen, ob das jeweilige System tatsächlich alle Projektanforderungen zufriedenstellend abbildet. Die beiden folgenden Faustformeln erleichtern dabei erfahrungsgemäß die Entscheidung:

  1. Je mehr Zeit die Projektarbeit im Tagesgeschäft beansprucht, desto eher lohnt sich die Anschaffung einer Projektmanagement-Software. Bei einem unwirtschaftlichen Verhältnis überwiegen die Kosten für die Anschaffung später den tatsächlichen Nutzen.
  2. Je mehr nicht benötigte Features die Projektmanagement-Tool bietet, desto ungeeigneter ist sie für das anstehende Projekt. Denn ungenutzte und damit überflüssige Funktionen gehen meist zu Lasten der Usability. Dadurch kann sich der Zeitaufwand signifikant erhöhen.