Zeiterfassung für die Arztpraxis

Ist die Arbeitszeiterfassung in Arztpraxen Pflicht?

Ja, in Arztpraxen ist die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben und muss für alle Mitarbeitenden systematisch erfolgen.
Die Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz zur Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes sowie aus Urteilen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 müssen Arztpraxen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden – einschließlich Ärztinnen, MFAs und Praxispersonal – elektronisch erfassen.

Ziel ist die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben, insbesondere in Bezug auf Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Die erfassten Zeiten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Als digitale Lösungen gelten z. B. Zeiterfassungssoftware, Apps oder Terminals. Leitende Angestellte können von der Pflicht ausgenommen sein, sofern sie eigenverantwortlich über ihre Arbeitszeit entscheiden.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung in Arztpraxen wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung in Arztpraxen ist wichtig, um gesetzliche Arbeitszeitvorgaben einzuhalten, den Mitarbeiterschutz zu gewährleisten und eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
Gerade in medizinischen Einrichtungen mit hohem Arbeitsaufkommen sorgt eine systematische Zeiterfassung dafür, dass Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden – wie es das Arbeitszeitgesetz vorschreibt. Das schützt nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern auch den Praxisbetrieb vor rechtlichen Risiken.

Zudem bildet die erfasste Arbeitszeit die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung, insbesondere bei Überstunden, Teilzeitmodellen oder wechselnden Diensten. Auch im Fall von Prüfungen oder Streitfällen liefert eine lückenlose Dokumentation rechtssichere Nachweise. Digitale Systeme erhöhen dabei die Genauigkeit, Transparenz und Effizienz im Praxisalltag – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Welche Vorteile bietet eine digitale Zeiterfassung für Arztpraxen?

Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine genaue Dokumentation von Arbeitszeiten und vereinfachen die Urlaubs- und Dienstplanverwaltung. Arztpraxen profitieren von einer besseren Organisation, da Überstunden automatisch erfasst und verwaltet werden. Zudem können Arbeitszeiten direkt für die Abrechnung genutzt und mit Personalakten verknüpft werden. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und steigert die Effizienz im Praxisalltag.

Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware in einer Zahnarztpraxis?

Eine Zeiterfassungssoftware in einer Zahnarztpraxis erfasst Arbeitszeiten über verschiedene Geräte wie Computer, Tablets oder mobile Apps. Mitarbeiter können ihre Zeiten per Fingerprint, PIN oder digitale Stempeluhr erfassen. Die Daten werden zentral gespeichert und lassen sich für Dienstpläne, Urlaubsanträge oder Stundenkonten weiterverarbeiten. So wird die Arbeitszeiterfassung nicht nur einfacher, sondern auch rechtssicher und transparent.

Kann die Zeiterfassungssoftware auch für die Urlaubsplanung und Dienstplanerstellung genutzt werden?

Ja, viele Zeiterfassungssysteme bieten integrierte Funktionen für die Urlaubsplanung und Dienstplanerstellung. Mitarbeiter können Urlaubsanträge direkt im System stellen, die dann vom Management freigegeben werden. Dienstpläne lassen sich flexibel erstellen und Änderungen werden sofort an das Team kommuniziert. Dies erleichtert die Planung und sorgt für eine bessere Übersicht über Verfügbarkeiten.

Wie werden Überstunden und Arbeitszeiten in der Zeiterfassung verwaltet?

Die Zeiterfassungssoftware dokumentiert automatisch die geleisteten Arbeitsstunden und erkennt Überstunden. Diese können entweder ausgezahlt oder in ein Stundenkonto übertragen werden. Zudem lassen sich Pausen- und Ruhezeiten gesetzeskonform einplanen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten. So behalten Arztpraxen und Mitarbeiter stets den Überblick über geleistete Zeiten.

Ist eine digitale Zeiterfassung für Arztpraxen datenschutzkonform?

Moderne Zeiterfassungssysteme erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle erfassten Daten werden verschlüsselt gespeichert und der Zugriff ist nur für berechtigte Personen möglich. Zudem lassen sich Benutzerrechte individuell festlegen, sodass sensible Informationen geschützt bleiben. Arztpraxen können sich auf eine sichere und gesetzeskonforme Lösung verlassen.

Gibt es spezielle Lösungen für kleine Arztpraxen und mobile Anwendungen?

Ja, es gibt spezielle Zeiterfassungssysteme, die sich besonders für kleine Arztpraxen eignen. Diese Lösungen sind meist kostengünstig, leicht zu bedienen und erfordern keinen großen Installationsaufwand. Zusätzlich bieten viele Systeme mobile Apps, mit denen Mitarbeiter auch von unterwegs ihre Zeiten erfassen können. Das ist besonders praktisch für Außentermine oder flexible Arbeitszeiten.

Wie lässt sich die Zeiterfassung mit Personalakten und Abrechnungen verbinden?

Viele Zeiterfassungssysteme lassen sich nahtlos mit Personalakten und Abrechnungssystemen verknüpfen. Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten werden automatisch übertragen und können für die Lohnabrechnung genutzt werden. Auch Dokumente wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen können digital hinterlegt werden. So werden Personalmanagement und Abrechnung deutlich vereinfacht.

Wie hoch sind die Kosten für eine digitale Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Die Kosten für eine digitale Zeiterfassung hängen von der Größe der Praxis und den gewünschten Funktionen ab. Viele Anbieter bieten flexible Preismodelle, die von monatlichen Gebühren bis zu Einmalzahlungen reichen. Kleinere Praxen profitieren oft von günstigen Basispaketen, während größere Einrichtungen umfangreiche Funktionen und Support erhalten. Eine Investition lohnt sich, da langfristig Zeit und Kosten gespart werden.

Welche Hardware-Optionen gibt es für die Zeiterfassung in Arztpraxen?

Für die Zeiterfassung in Arztpraxen stehen verschiedene Hardware-Optionen zur Verfügung. Dazu gehören stationäre Terminals mit Fingerprint- oder Chipkartenlesern oder Computer für die manuelle Eingabe sowie mobile Apps für Smartphones. Viele Systeme unterstützen auch die digitale Stempeluhr, die besonders benutzerfreundlich ist. Je nach Bedarf können Lösungen flexibel kombiniert werden.

Was müssen Sie bei der Einführung einer Zeiterfassung in der Arztpraxis beachten?

Bei der Einführung einer Zeiterfassung in der Arztpraxis müssen gesetzliche Vorgaben, Datenschutz, Mitarbeitereinbindung und technische Umsetzbarkeit beachtet werden.
Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts verpflichtend und muss systematisch, vollständig und manipulationssicher erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit lückenlos dokumentiert werden – auch bei Teilzeit, Schichtbetrieb oder Bereitschaftsdiensten.

Da personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) essenziell. Das betrifft insbesondere die Speicherung, Zugriffsrechte und Verarbeitung der Arbeitszeitdaten.

Zudem sollten die Mitarbeitenden frühzeitig eingebunden werden, um Akzeptanz zu schaffen und mögliche Fragen zur Anwendung zu klären. Die eingesetzte Lösung – ob App, Terminal oder Software – sollte intuitiv bedienbar und in bestehende Abrechnungs- oder Verwaltungsprozesse integrierbar sein. Eine klare Regelung zur Korrektur von Fehleingaben und zur Einsichtnahme erhöht die Transparenz und Rechtssicherheit im Praxisalltag.