Verpflegungsmehraufwand 2021: Reisekostenpauschalen für Inland und Ausland

Verpflegungsmehraufwand 2021: Reisekostenpauschalen für Inland und Ausland

Seit Januar 2021 gelten neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen. Am 3. Dezember 2020 gab das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschalen bekannt. Die Beträge wurden in diesem Jahr lediglich für 17 Länder angepasst.

Verpflegungspauschalen in Deutschland unverändert

Für Geschäftsreisen im Inland bleiben 2021 die Pauschbeträge unverändert. Die kleine Pauschale für 8 bis 24 Stunden Abwesenheit bleibt bei 14 Euro. Für die große Verpflegungspauschale können weiterhin 28 Euro angesetzt werden.

Abwesenheit  Verpflegungsmehraufwand
ab 8 bis 24 Stunden 14 Euro
ab 24 Stunden28 Euro

Tabelle Bundesfinanzministerium 2021

Das offizielle BMF-Schreiben umfasst die Länderübersicht und allen Daten zum Download für das Jahr 2021 finden Sie unter www.bundesfinanzminsterium.de

Reisekostenpauschalen setzen sich aus dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand und den Übernachtungskosten zusammen.

Definition Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand steht für die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte (ab Veranlagungszeitraum 2014: erste Tätigkeitsstätte) aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Dieser beruflich bedingte Mehraufwand kann als Betriebsausgabe geltend gemacht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definiert die (erste) Tätigkeitsstätte i.S.d. § 9 Abs. 4 S. 1 EStG als eine ortsfeste betriebliche Einrichtung.

Mit dem Verpflegungsmehraufwand sollen die Kosten für die auswärtige Verpflegung, also Essen und Trinken, ausgeglichen werden. Die Verpflegung am Arbeitsplatz oder zu Hause ist deutlich günstiger, weil Arbeitnehmer die Möglichkeit haben in die Kantine zu gehen oder in der Büroküche zu kochen. Da durch eine Reise keine Nachteile entstehen sollen, besteht die Möglichkeit, die Kosten für den entstandenen Mehraufwand wieder zurückholen. Die Rückerstattung der tatsächlichen Kosten erfolgt durch den Arbeitgeber oder im Rahmen einer Einkommenssteuererklärung.

Reisekostenabrechnung

In der Reisekostenabrechnung müssen genaue Angaben zur Reise gemacht werden: Datum, Dauer, Ziel und Zweck der Reise.

Wie hoch ist die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand?

Die Höhe der Reisekostenpauschale passt das Bundesfinanzministerium regelmäßig an die sich verändernden Lebenshaltungskosten an. Das Modell umfasst zwei Stufen. Dabei wird zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterschieden.

Reisekostenpauschale im Inland

Stufe 1 – Sie sind länger als acht Stunden, aber keinen ganzen Tag unterwegs, dann können Sie 12 Euro erstattet bekommen.
Stufe 2 – Sie sind mehr als 24 Stunden unterwegs, dann bekommen Sie den Tageshöchstsatz von 24 Euro.
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung umfassen, dürfen Sie für den Anreise- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als Spesenersatz ansetzen bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann. Für beide Tage gibt es keine zeitlichen Vorgaben für die Abwesenheitsdauer (Mindestabwesenheit).

Reisekostenpauschale im Ausland

Bei Dienstreisen ins Ausland weicht die Pauschale deutlich von der im Inlandsreise ab. Der erstattete Betrag hängt dabei nicht nur von der Reisedauer, sondern vor allem vom Land ab. In manchen Ländern wird sogar zusätzlich zwischen Regionen und Städten unterschieden. Die genaue Pauschale für das jeweilige Kalenderjahr finden Sie auf der Liste des Bundesministeriums der Finanzen.

Reisekostenpauschale 2021 – Was hat sich im Ausland verändert?

Die Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen aus dem Jahr 2021 umfasst insgesamt 180 Länder. Bei siebzehn Staaten, Großstädten und Regionen wurden Verpflegungspauschalen oder Pauschbeträge für Übernachtungen modifiziert.

Erhöhungen gab es 2021 bei den Beträgen für Geschäftsreisen nach Albanien, Korea, Botsuana, Burundi, China, Kenia, Rumänien und die Schweiz.

Gesenkt wurden 2021 die Pauschalen für Geschäftsreisen nach Andorra, Côte d’Ivoire, Gambia, Irland, Kuwait, Liechtenstein, Nepal, Kongo und Niger.

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