Zeitmanagement optimieren: die besten Methoden

Zeitmanagement soll dabei helfen, Aufgaben und Termine innerhalb eines stehenden Zeitraums zu erledigen. Zeit ist das wertvollste, was das Leben für uns bereithält. Sie ist das einzige, das Sie mit keinem Geld der Welt kaufen können. Deswegen ist Zeit kostbar – auch im Arbeitsalltag. Bei fast jedem Unternehmer und Mitarbeiter scheint gutes Zeitmanagement aber Mangelware zu sein. Aufgaben werden nicht zügig bearbeitet, zu viel Arbeit bleibt liegen. Lernen Sie effizientes und effektives Zeitmanagement. Mit dem richtigen Zeitmanagement steigern Sie nicht nur die Effektivität im Arbeitsalltag, sondern auch die Zufriedenheit. 

Dieser Blogbeitrag stellt die besten Methoden für eine bessere Zeiteinteilung vor.

Koordination ist ein wichtiges Stichwort des Zeitmanagements. Einiges muss heute oder bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden. Machen Sie nicht den Fehler, ohne Pause durchzuarbeiten. Dadurch gewinnen Sie zwar Zeit, verlieren aber an Energie und Motivation – und damit an Produktivität. Nutzen Sie regelmäßige Pausen, um in Ruhe eine Tasse Kaffee zu trinken oder mit den Kollegen zu plaudern. Anschließend gehen Sie mit einem klaren Kopf zurück an Ihre Aufgabe. Sie werden sehen, Ihre Produktivität steigt. Wenn Sie an einer Aufgabe zu scheitern drohen, ist es sinnvoll, sich eine Denkpause zu gönnen.

Zeitmanagement Definition

Unter Zeitmanagement versteht man mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten. Es wird zwischen persönlichem Zeitmanagement und Zeitwirtschaft unterschieden. Im persönlichen Zeitmanagement soll Einzelnen oder Gruppen mit zielführenden Arbeits- und Planungstechniken geholfen werden, den Umgang mit der Zeit zu verbessern.

Orientierung schaffen

Eine Möglichkeit, in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit viel zu erreichen, ist das Aufschreiben. Machen Sie es sich zur Pflicht, alle anstehenden Aufgaben aufzuschreiben. Das kann sowohl ein über mehrere Monate dauerndes Projekt als auch eine komplette Arbeitswoche oder nur ein einziger Arbeitstag sein. Am besten notieren Sie sich alles was sie erledigen müssen mit der Hand. So bleiben Aufgaben auch bildlich im Gedächtnis.

To-Do-Liste mit Dringlichkeit der Aufgaben

Der To-Do-Liste entnehmen Sie, was bis zum Ende des Arbeitstags erledigt sein sollte. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die eine besteht darin, die Liste mit einzelnen Aufgaben zu notieren und die Reihenfolge der Abarbeitung später festzulegen. In einem großen Unternehmen ist es sinnvoller, für jede Aufgabe einen einzelnen Notizzettel zu schreiben. Auf diesem steht jeweils die Dringlichkeit der Aufgabe und das Datum, bis zu dem diese spätestens erledigt sein muss. Unser Tipp: Verwenden Sie als Einteilung die Kategorien A–Aufgaben (dringend und wichtig), B–Aufgaben (wichtig aber nicht ganz so dringend) und C-Aufgaben (dringend aber nicht ganz so wichtig). Ist eine Aufgabe erledigt, wandert der Notizzettel anschließend in den Mülleimer.

ALPEN-Methode

Auch die A-L-P-E-N-Methode ist eine sinnvolle Technik aus dem Zeitmanagement, um Tagespläne zu erstellen und damit die eigene Arbeitsorganisation zu formen. Diese Zeitmanagement-Methode, die nichts mit einem europäischen Gebirge zu tun hat, erfordert nur wenig Aufwand und steigert dennoch effektiv das Zeitmanagement. Sie besagt, aus welchen fünf Elementen sich Ihr schriftlicher Tagesplan zusammensetzt:

A – Aufgaben, Aktivitäten und Termine in Tagesplan eintragen
L – Länge für jede Aufgabe einschätzen
P – Puffer von 40% für Unvorhergesehenes schaffen
E – Entscheidungen hinsichtlich Prioritäten, evtl. Kürzen und Delegieren von Aufgaben
N – Nachkontrolle am Ende des Tages und Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlich erledigten Arbeiten

Pomodoro-Technik

Pomodoro – der italienische Ausdruck für Tomate– wurde als Methode des Zeitmanagements von dem Italiener Francesco Cirillo in den den 1980er Jahren entwickelt. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit und Pausenzeiten zu unterteilen.  Dahinter stecket die Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können. Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt in 25-Minuten-Abschnitten – das sind die sogenannten pomodori (italienisch = Plural für Tomaten). Der lustige Name der Zeitmanagement-Methode stammt von einem Küchenwecker – in Form einer Tomate –  den der italienische Unternehmer für die ersten Versuche benutzte.  Im Regelfall ergeben sich aus der Pomodoro-Technik für einen Vollzeit-Tag 16 Pomodori-Einheiten pro Tag. Das entspricht ungefähr einer Arbeitszeit von 6,66 Stunden (16 Arbeitseinheiten á 25 Minuten = 480 Minuten). Nach jeder erledigten Aufgabe folgt eine fünf Minuten Pause.

Die Pomodoro-Methode besteht aus fünf Schritten:

1. die Aufgabe schriftlich formulieren
2. den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen
3. die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
4. kurze Pause machen (5 Minuten)
5. nach jeweils vier Zeitblöcken eine längere Pause machen (15–20 Minuten)

Eisenhower-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Namensgeber ist Dwight D. Eisenhower. Der 34. US-Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika zitierte 1954 in einer Rede, einen Hochschulpräsidenten mit den Worten: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“  Es gibt keine Hinweise, dass Eisenhower diese Zeitmanagement-Methode selbst gelehrt haben soll. Die Eisenhower-Matrix zeigt auf einen Blick wichtige und dringende Aufgaben, die schnellstmöglich erledigt werden sollen. Visuell besteht die Eisenhower-Methode aus zwei Achsen: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip stellt die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis dar. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit. Namensgeber des Pareto-Effekts ist Vilfredo Pareto (1848–1923) ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe, Im Projektmanagement verringert diese 80-zu-20-Regel die Komplexität, die Arbeit wird konzentrierter. Bei dem Ziel, 100% aller Aufgaben erfüllen zu wollen, besteht die Gefahr, dass der Fokus verloren geht. Deshalb werden die Aufgaben priorisiert, die nur 20% der Zeit in Anspruch nehmen, aber 80% der Ergebnisse liefern.

 Personal Kanban

Kanban ist der japanische Ausdruck für Signalkarte. Die Zeitmanagement-Methode wurde ursprünglich von Toyota zur Produktionssteuerung entwickelt. Mit der Personal Kanban Methode kann man Aufgaben aus allen Lebensbereichen (Arbeit, Familie und Hobbys) so visualisieren und strukturieren. Mit der Methode sollen Menschen eine bewusste Entscheidung über ihre Handlungen treffen können.

 Getting Things Done (GTD)

 GTD ist eine Selbstmanagement-Methode vom US-Amerikaner David Allen, die Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglicht. Bei der GTD–Methode (Getting Things Done) werden sämtliche arbeitsbezogenen Informationen in einer externen Informationsquelle gespeichert. So kann man  einfach Dinge regeln und muss nicht befürchten, dass eine Aufgabe übersehen wird.

Konzept der Not-To-Do-Liste

Es kann sinnvoll sein, eine negative To-Do–Liste zu führen: die Not-To-Do–Liste. Hier steht alles, was man an diesem Tag bewusst nicht machen möchte. 

Störquellen abschalten

Ablenkung ist der absolute Todfeind in der Arbeitswelt. Viele glauben, zu wenig Zeit für die Erledigung ihrer Aufgaben zu haben. Tatsächlich ist nicht fehlende Zeit das Problem, sondern ein Mangel an konzentrierter Zielorientierung. Gehen Sie diesem Problem aus dem Weg und minimieren Sie Störquellen aller Art. Sagen Sie Kollegen, dass Sie für die nächste Stunde nicht gestört werden möchten. In dieser Zeit werden weder Anrufe durchgestellt noch Kunden oder Geschäftspartner empfangen. So können Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit der Aufgabe widmen, die Sie dringend erledigen müssen.

Wie Sie auf Störfaktoren reagieren

Zugegeben, alle Faktoren, die unser Zeitmanagement durcheinanderbringen, können wir nicht von heut auf morgen abstellen. Abhängig vom eigenem Aufgabenbereich wird dies teilweise auch gar nicht möglich sein. Daher werden alle Ratschläge nicht gleichermaßen für alle von Nutzen sein. Sie dienen aber für Anregungen, wie Sie zeitraubende Situationen vermeiden können.

• Störfaktor Telefon – Anrufzeiten vereinbaren!
  Wenn möglich, sollten Sie während Ihrer produktiven Arbeit keine Anrufe entgegennehmen. Vereinbaren Sie mit Ihren Geschäftspartnern daher feste Termine, zu denen Sie telefonisch erreichbar sind. Kommunizieren Sie Ihre anruffreien Zeiten auch firmenintern.
  
• Störfaktor Kollegen – Nicht stören lassen!
  Signalisieren Sie Ihren Arbeitskollegen, wann Sie nicht gestört werden wollen! Bringen Sie ein Schild an der Bürotür an oder fertigen Sie ein Kärtchen an, was für alle sichtbar an Ihrem Arbeitsplatz kenntlich macht, dass Sie nicht gestört werden möchten.
  
• Störfaktor E-Mails: Feste Zeiten festlegen!
  Wenn Sie sich früh morgens auf Ihrem Arbeitsplatz einfinden und den Rechner anmachen, sind die nächsten Schritte bei vielen von uns gleich: Wir öffnen das E-Mail-Programm und lesen die neuen E-Mails. Doch wie gehen Sie während Ihres Arbeitstags mit neuen Nachrichten um? Wie häufig schauen Sie in Ihren Posteingang? Setzen Sie maximal zwei Termine zum Lesen und Beantworten Ihrer E-Mails! Der erste Termin ist hier wie gewohnt am Anfang des Tages. Für den zweiten und gleichzeitig letzten Termin empfiehlt sich die Zeit nach der Mittagspause.
  
• Störfaktor soziale Netzwerke – Aktivitäten effektiv planen!
  Sofern noch nicht getan, finden Sie heraus, wann Ihre geteilten Nachrichten am effektivsten Ihre Zielgruppe im jeweiligen Netzwerk erreichen. Senden Sie nur zu den definierten Zeiten Ihre Botschaften in Ihre Community. Sollte es nicht zu Ihren Aufgaben gehören, über soziale Netzwerke zu kommunizieren, lassen Sie es am besten bleiben. Sind Sie zudem in Ihrem Unternehmen angestellt, sind diese Aktivitäten ein Kündigungsgrund.

Die Vermutung, dass Social Media zu den größten Störfaktoren gehört, entkräftet eine Online-Umfrage, auf die Marcel Widmer in seinem Artikel Ablenkung am Arbeitsplatz – Ursachen und Maßnahmen näher eingeht. Unterbrechungen durch Telefon und Kollegen sind hier die Spitzenreiter.

Aufgaben delegieren

Wichtige Projekte übernehmen Sie am liebsten selbst? Sie wollen auf Nummer sichergehen, dass alles in Ihrem Sinne erledigt wird? Das ist verständlich, aber nicht förderlich um voranzukommen. Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie ohne Probleme anderen anvertrauen können. Gehen Sie Ihre To-Do-Liste durch und delegieren Sie einige Aufgaben an Mitarbeiter, denen Sie das zutrauen. Schließlich haben Sie diese eingestellt, um entlastet zu werden. Dadurch haben Sie die Zeit, sich Aufgaben zu widmen, die nicht delegiert werden können.

Arbeiten bündeln

Es sind die kleinen Dinge im Arbeitsalltag, die Zeit kosten: Wasser holen um die Blumen zu gießen, eine Tasse Kaffee machen. Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie gebündelt erledigen können. Vorausschauend ist zum Beispiel, beim Gang zur Kaffeemaschine gleich die Gießkanne aufzufüllen. Den Gang zur Post erledigen Sie auf dem Weg zu einem Geschäftsessen.

Checklisten für wiederkehrende Aufgaben

In Ihrem Unternehmen gibt es mit Sicherheit wiederkehrende Aufgaben. Erstellen Sie für diese eine Checkliste. Anstatt für jeden Messebesuch jedes Mal von Neuem die einzelnen Schritte aufzuschreiben, gehen Sie Ihre Checkliste durch. Dieser Trick hilft auch dabei, zu sehen, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden können.

Puffer schaffen

Struktur im Arbeitsleben ist wichtig, zu viel davon schädlich. Mit einer zu straffen Durchstrukturierung schaffen Sie zwar Effizienz, laufen aber Gefahr zu scheitern. Unvorhergesehene Ereignisse können einen Zeitplan schnell zunichtemachen. Schaffen Sie stets genügend Puffer anstatt Ihren Arbeitstag voll zu packen. Sie werden sehen, dass trotz sorgfältigster Planung Störungen im Arbeitsfluss oft nicht verhindert werden können. Puffer helfen, den Alltag realistischer zu gestalten. Lediglich 60 Prozent Ihrer Zeit sollten Sie vorher verplanen. Die restlichen 40 Prozent sind Ihr Puffer.

Die 4-Minuten-Regel

Schwirrt zu viel Unerledigtes im Kopf herum, sinken Motivation und Effizienz. Die auch als Direkt-Prinzip bezeichnete Regel besagt, alle Aufgaben, die nicht länger als vier Minuten dauern, gleich zu erledigen. Die Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle. Psychologen wissen, dass Sie sich durch diesen einfachen Trick den Rücken für wirklich wichtige Aufgaben freihalten. Gleichzeitig können Sie Aufschieberitis verhindern – Aufgaben erledigen Sie unabhängig von fehlender Lust sofort, wenn sie anfallen.

Biorhythmus berücksichtigen

Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Es ist überaus sinnvoll, sich selbst einschätzen zu können. Zu welcher Tageszeit sind Sie am produktivsten? Wann setzt Ihr Nachmittagstief ein? Richten Sie Ihren Tagesplan danach aus. In Ihrer produktivsten Zeit nehmen Sie sich die wichtigsten Aufgaben vor. Während des Nachmittagstiefs erledigen Sie leichte Aufgaben.

Fazit: Nicht nur Zeit- sondern auch Motivationsgewinn

Haben Sie keine Angst vor Veränderungen. Aller Anfang ist schwer. Nehmen Sie sich Zeit, die hier beschriebenen Techniken fester Bestandteil Ihrer Arbeitsweise werden zu lassen. Sie werden merken, dass Sie durch die einfachen Tipps nicht nur Zeit, sondern auch Motivation gewinnen.

Schon gewusst?

Mit einer Zeitmanagement- und Projektmanagement-Software schaffen Sie Orientierung für sich, Ihre Mitarbeiter und für Ihre Kunden. Was Sie mit der dadurch gewonnenen Zeit anfangen, bleibt Ihnen überlassen.