In jeder Firma gibt es feste Unternehmensstrukturen. Jeder Mitarbeiter kennt seinen Zuständigkeitsbereich und hat seine festen Aufgaben. Diese müssen allerdings zunächst von Führungspositionen festgelegt werden. Wie jede einzelne Abteilung organisiert ist, hat also einen wesentlichen Anteil auf den unternehmerischen Erfolg. Aufbau und Ablauf sind das Herzstück eines Unternehmers. Beide Bereiche arbeiten getrennt voneinander und doch zusammen. Wir zeigen Ihnen, worin die Unterschiede zwischen einer Aufbauorganisation und einer Ablauforganisation liegen und wo Gemeinsamkeiten bestehen.
Aufbau- und Ablauforganisation – nicht mit- und nicht ohneeinander
Existenzgründer und Angestellte in der Führungsebene wissen als Fachkraft mit unternehmerischem Hintergrund, dass nichts ohne Organisation funktioniert. Jeder einzelne Prozess, aber auch das unternehmerische Wirken im Ganzen, muss organisiert und aufeinander abgestimmt werden. Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, Aufgaben und Kompetenzen zu verteilen sowie Stellen und Abteilungen zu bilden. Eine einmal bestehende Aufbauorganisation kann nicht verändert werden, sie ist statisch. Nur wenn es aufgrund existenzieller Sorgen erforderlich ist, kann eine Umstrukturierung sinnvoll sein.
Nachdem Sie das Grundgerüst aufgebaut, das „Was“ definiert haben, widmen Sie sich dem „Wie“. Die Ablauforganisation befasst sich mit der Gestaltung des Arbeitsprozesses. Als statische Unternehmensstruktur ordnet sie Arbeitsinhalte und beschäftigt sich mit dem zeitlichen Arbeitsablauf. Dazu gehört, Zeitpunkte, Zeitdauer und die Arbeitsfolge miteinander zu koordinieren. Ein weiterer Teilbereich ist der räumliche Arbeitsablauf. Hier spielen kurze Transportwege und ein schneller Durchlauf eine tragende Rolle. Auch die Arbeitszuordnung ist Teil der Ablauforganisation. Es muss geklärt werden, welche Aufgaben einzeln und welche in Gruppen verrichtet werden.
Bildung einer Organisationsstruktur – Die Aufbauorganisation
Als tragende Kraft der Aufbauorganisation gliedern Sie die Unternehmensaufgaben in einzelne Aufgabenbereiche. Sie ordnen Stellen und Abteilungen Aufgaben zu: Gerade größere Unternehmen lassen sich nicht einfach in drei oder vier Bereiche unterhalb des Vorstands einteilen. Eine Firma ist ein komplexes Ganzes, das sich aus vielen Mosaikteilchen zusammensetzt. Eine jede Abteilung befehligt mehrere Teilbereiche. Diesen wiederum sind nochmals Sektionen und diesen wiederum einzelne Fachkräfte unterstellt. Legen Sie fest, welche Abteilung welcher Stelle untergeordnet ist. So schaffen Sie das Grundgerüst zur Zusammenarbeit einzelner Unternehmensbereiche.
Arbeitsprozesse definieren – Die Ablauforganisation
Um den unternehmerischen Erfolg zu garantieren, sind Timing und Zusammenspiel gefragt. Als Beauftragter der Ablauforganisation schaffen Sie sinnvolle Zeitabläufe und organisieren konkrete Arbeitsprozesse. Sie bauen auf den Ergebnissen der Aufbauorganisation auf und sorgen dafür, dass alle Arbeitsvorgänge geordnet ablaufen. Der Kernpunkt Ihrer Arbeit ist, eine Antwort auf die Frage „Wer arbeitet wann, wie und mit wem“ zu finden.
