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Controlling – Wozu es gut ist und wie Sie es richtig angehen

Vertrauen ist gut, Kontrolle aber auch! Frei nach dieser Maßgabe kommt dem Controlling im Projektmanagement eine unbestreitbare Bedeutung zu. Das Projektcontrolling kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg eines Vorhabens leisten. Muss es auch. Denn Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten bei der Durchführung sind im Projektalltag bekanntermaßen keine Seltenheit. An welchen Punkten Sie ansetzen müssen, um Steuerung und Kontrolle effektiv zu gestalten, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.

Niemand wird gerne kontrolliert. Ein Projektleiter, der seinen Teammitgliedern stets über die Schulter schaut, bei allen, was sie tun: ein Graus. Aus solchen Empfindungen heraus, die häufig aus einer mangelhaften Fehlerkultur im Unternehmen resultieren, wird das Controlling oft vernachlässigt. Mangelnde Führungsstärke der Verantwortlichen kann gleichermaßen dafür verantwortlich gemacht werden.

Es ist an der Zeit daran etwas zu ändern und das Projektcontrolling nicht als Mittel der Überwachung zu verstehen, sondern als Werkzeug. Eines, das hilft Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu stoppen. Ein Werkzeug, das den Beteiligten unter die Arme greift und hilft sich im eigenen Verantwortungsbereich weiterzuentwickeln. Damit dies gelingt, müssen Sie Projektsteuerung und -kontrolle wirksam gestalten. Und das bedeutet in erster Linie eine konsequente Zielverfolgung und Anwendung im Vorfeld definierter Standards.

Darauf sollten Sie achten: Eindeutige Festlegung von Aufgaben und Rollen

Wie das Projekt im Großen, muss auch das Controlling im Kleinen klar durchorganisiert werden. Die Aufgaben- und Rollenverteilung richtet sich hierbei in erster Linie an der Größe Ihres Unternehmens aus. In einem kleinen Betrieb obliegt die Projektkontrolle zwangsläufig dem Leiter des Vorhabens. Unternehmen, die es sich leisten können, sind hingegen gut damit beraten, eine weitgehend unabhängige Stelle dafür zu schaffen beziehungsweise ein eigenes Team damit zu beauftragen.

Alle Planungen müssen kontrolliert werden

Wer Pläne schmiedet, muss diese auch kontrollieren. Noch vor der eigentlichen Umsetzung, währenddessen und nach dem Abschluss. Je mehr Daten zur Machbarkeit vorliegen und gewonnen werden, desto besser.

Machen Sie es sich nicht unnötig schwer

Es gibt viele praktische Hilfen und Tools für das Projektcontrolling. Machen Sie davon Gebrauch. Meilenstein-, Kostentrendanalyse und Co. erfüllen durchaus einen Zweck. Ausgereifte Projektmanagement-Software macht Ihnen den Zugriff auf derartige Werkzeuge leicht zugänglich.

Schaffen Sie Standards

Standards und Routinen erleichtern Ihnen die Arbeit ungemein. Es ist daher nur in Ihrem Sinne, wenn Sie überall dort, wo es Ihnen angebracht erscheint, entsprechende Vorgaben entwickeln oder nutzen. Schaffen Sie beispielsweise Zyklen für regelmäßige Arbeitskontrollen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Für den Erfolg des Projekts wichtige Bausteine könnten demnach wöchentlich analysiert werden, der Fortschritt weniger bedeutender Funktionen, einmal im Monat.