Projektmanagement ohne Zeitdruck? So etwas gibt es nicht! Oder? Uns ist jedenfalls noch nie jemand begegnet, der die Verantwortung für ein Vorhaben trug und vollständige Kontrolle über die Fertigstellungs- beziehungsweise Veröffentlichungstermine hatte. Geschäftspartner machen Druck und Mitbewerber verfolgen ähnliche Projekte. Die Geschäftsleitung will lieber heute als morgen Erfolge sehen und die Aktionäre erwarten hohe Renditen. Plötzlich heißt es dann auch mal, dass das Projekt schneller fertig werden soll. Was dann zu tun ist, berichten wir in diesem Blogbeitrag.
Gestiegener Zeitdruck? Kämpfen Sie für Ihr Team!
Es lief wie am Schnürchen. Von einem Augenblick auf den anderen wird nun alles auf den gestellt, die gesamte Planung über den Haufen geworfen. Zweifellos: Eine Situation zum Haare raufen. Lamentieren ist zwecklos und kostet nur Zeit. Jetzt müssen Sie die Fähigkeiten eines Projektmanagers zur Gänze ausspielen, den Turbo zünden.
In diesem Sinne sollten Sie die Vorverlegung des Projektabschlusses nicht ohne weiteres hinnehmen. Zwar werden Sie kaum den Vorgang an sich verhindern, jedoch einen gewissen Ausgleich für Ihr Team einfordern können. Urlaubssperren und die vielen zusätzlichen Überstunden wirken sich langfristig auf Arbeitsmoral sowie Gesundheit der Mitarbeiter aus. Ein Entgegenkommen der Verantwortlichen ist nicht nur wünschenswert, sondern notwendig. Ob dabei mehr Geld für die Mitarbeiter, zusätzliche Ressourcen für das Projekt oder eine Verringerung der Ziele herausspringt, ist mehr oder weniger nebensächlich. Ihr Einsatz für das Team ist, was zählt.
Das allein wird allerdings in vielen Fällen nicht ausreichen, um der Terminstraffung vollends entgegenzuwirken. Vielmehr ist es an Ihnen zu zeigen, dass Ihr Projekt wirklich gut geplant ist und Sie sich mehr denn je an den Grundregeln des Zeitmanagements orientieren.
Wie und wo lässt sich das Vorhaben beschleunigen?
Welche Maßnahmen Sie des Weiteren ergreifen sollten, zeigt eine Überprüfung Ihrer Planung. Hierbei helfen Ihnen mitunter folgende Fragen:
- Besteht die Möglichkeit geplante Arbeiten zu straffen oder vollständig zu streichen, ohne das Projekt zu gefährden?
- Sind eventuelle Zeitpuffer noch nicht ausgeschöpft?
- Lassen sich Arbeiten durch neue Prozesse oder Tools beschleunigen?
- Können Aufgaben vorgezogen und parallel mit anderen abgearbeitet werden?
- Haben sich gewisse Teammitglieder im gesamten Projektverlauf als besonders fähig und schnell erwiesen? Ist es möglich diesen mehr Arbeit zukommen zu lassen?
- Ist es möglich den angestrebten Qualitätsstandard zu senken ohne negative Auswirkungen für Projekterfolg und Unternehmen zu riskieren?
- Können Aufgaben an externe Dienstleiter abgegeben werden, die womöglich schneller und günstiger arbeiten?
- Ist es eine denkbare Option einzelne Funktionen nach der offiziellen Fertigstellung beziehungsweise Veröffentlichung umzusetzen?
Normalerweise sollte sich bei einer derartigen Analyse manche Gelegenheit zur Beschleunigung des Vorhabens finden. Fraglos dürfen Sie dabei niemals die Konsequenzen außer Acht lassen. Denn niemandem ist mit einem pünktlichen Projektende geholfen, wenn das Produkt minderwertig verarbeitet ist respektive nicht richtig funktioniert. Instabile Webseiten will auch keiner haben und Gebäude, die nach wenigen Monaten bereits baufällig sind, ebenso wenig.
Leicht ist es nicht dem Druck standzuhalten, alles zu überwachen und Fehler zu vermeiden. Am Ende gehen Sie dafür aus dem Projekt mit vielen neuen Erfahrungen und stärker denn je hervor. Wenigstens etwas! 😉