Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland 2024

Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland 2024

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern auch eine gesetzliche Anforderung in Deutschland. Durch genaue Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter angemessen entlohnt werden und die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften gewährleistet ist. Gleichzeitig bietet sie Mitarbeitern Transparenz über ihre geleisteten Stunden und kann dazu beitragen, Überstunden gerecht zu erfassen und auszugleichen. In diesem Beitrag werden wir uns mit der gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung sowie verschiedenen Modellen und Methoden zur Umsetzung dieser Pflicht auseinandersetzen..

Alles, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Für Unternehmen ist der aktuelle Stand der gesetzlichen Vorschriften oftmals nicht so einfach zu durchschauen? Welche Regelungen zur Arbeitzeiterfassung gibt es in Deutschland? Worauf müssen sich Arbeitgeber künftig einstellen? Diese Fragen und viele weitere beantwortet Ihnen dieser Ratgeber.

Für deutsche Unternehmen ist es aus mehreren Gründen schwierig, die aktuellen Regeln zur Arbeitszeiterfassung genau zu kennen und zu verstehen. In den letzten Jahren gab es signifikante Änderungen und Vorschläge zur Überarbeitung der Arbeitszeiterfassung, insbesondere nach dem EuGH-Urteil von 2019 und dem darauffolgenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts. Die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts haben 2022 mit dem Grundsatzurteil zwar Fakten geschaffen, allerdings herrscht lange Zeit Unklarheit, ob deutsche Unternehmen handeln müssen. Besonders für Bereiche wie Vertrauensarbeitszeit oder flexible Arbeitsmodelle besteht weiterhin Unsicherheit, welche spezifischen Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um gesetzeskonform zu handeln.

Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

2024 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland, da bereits das BAG-Urteil aus dem Jahr 2022 rechtlich bindend war. Somit sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts legte Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales, am 19.4.2023 einen konkreten Gesetzesentwurf für die elektronische Zeiterfassung vor. Es fehlen allerdings bis heute präzise Angaben zum Inkrafttreten der neuen Gesetzesregelung. Dennoch ist das Urteil des BAG bindend und verpflichtet Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung.

Unternehmen sind bereits jetzt – ohne Übergangsfrist – nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur Zeiterfassung einzuführen und zu nutzen. Arbeitszeiten müssen erfasst und aufgezeichnet werden. Die Daten müssen im Hinblick auf die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit überprüfbar sein.

Welche Form der Arbeitszeiterfassung ist erlaubt?

In Deutschland können Arbeitgeber aktuell grundsätzlich frei entscheiden können, wie sie die Arbeitszeiten erfassen möchten: manuell, elektronisch oder mittels Apps. Wichtig ist jedoch, dass die Arbeitszeiten sicher und manipulationssicher und nachvollziehbar erfasst werden. Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. November 2019 verpflichtet Arbeitgeber, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, das die Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitnehmers objektiv, verlässlich und zugänglich registriert. Folgende Anforderungen müssen erfüllt sein:

  • Die Beginn- und Endzeiten und Dauer der Arbeitszeit müssen eindeutig dokumentiert
  • Es muss möglich sein, die Aufzeichnungen zu kontrollieren und zu korrigieren
  • Die Aufzeichnungen müssen für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufbewahrt werden.
  • Der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmer außerdem über das System zur Arbeitszeiterfassung informieren und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten einzusehen.

Aktuelle Rechtsprechung 2024
Zur Zeiterfassung kann aktuell nach Auffassung des BAG je nach Tätigkeit und Unternehmen – ein händischer Stundenzettel genutzt werden.

Hinweis: Derzeit befindet sich ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes im parlamentarischen Verfahren. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) sieht grundsätzlich die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen vor. Neben gängigen Zeiterfassungssytemen (Software, Terminal) und Apps sollen Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zulässig sein.

Auch die passive Arbeitszeiterfassung durch Schichtpläne soll möglich sein. Hier werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit mit Abweichungen wie Überstunden und Mehrarbeit erfasst. Nicht zulässig sollen Aufzeichnungen sein, die nachträglich digitalisiert werden. Ausnahmen von der elektronischen Erfassung soll es für Arbeitgeber mit 10 oder weniger Arbeitnehmern geben. Tariflich soll die Aufzeichnung in Papierform weiterhin zulässig sein.

Es ist noch unklar, wann genau das Gesetz verabschiedet und in Kraft treten wird.

Wer muss Arbeitszeit erfassen?

In Deutschland sind grundsätzlich alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und der Branche.

Hinweis: Derzeit befindet sich ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes im parlamentarischen Verfahren. Der aktuelle Gesetzentwurf von Bundesminister für Arbeit und Soziales plant die Vereinbarung von Ausnahmen in Tarifverträgen.

Wer hat die Verwantwortung für die Erfassung der Arbeitszeiten?

Grundsätzlich liegt die Verantwortung für die Erfassung der Arbeitszeiten beim Arbeitgeber. Dies ergibt sich aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az.: 1ABR 22/21). Der Arbeitgeber kann die Aufgabe der Zeiterfassung jedoch an die Arbeitnehmer:innen delegieren. Dazu muss er aber sicherstellen, dass die Arbeitszeiten tatsächlich und korrekt erfasst werden. Er muss die Einhaltung der Arbeitszeiten kontrollieren und bei Bedarf eingreifen.

Hinweis: Derzeit befindet sich ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes im parlamentarischen Verfahren. Auch der Referentenentwurf sieht vor, dass Arbeitgeber die Erfassung der Arbeitszeiten delegieren können:

  • Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnnen
  • Dritte wie zum Beispiel Vorgesetzte
  • Entleiher von Leiharbeitsnehmern

Wer soll von der elektronischen Arbeitszeiterfassung befreit werden?

Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) sieht grundsätzlich eine Befreiung von der elektronische Erfassung für folgende Arbeitnehmer:innen vor:

  • Arbeitgeber mit 10 oder weniger Arbeitnehmern
  • Hausangestellte im Privathaushalt
  • Ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland, die max. 10 Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden
  • Tariflich soll auch die Aufzeichnung in Papierform zugelassen werden.

Derzeit befindet sich der Entwurf im parlamentarischen Verfahren. Es ist noch unklar, wann genau das Gesetz verabschiedet und in Kraft treten wird.

Welche Mitarbeiter brauchen keine Zeiterfassung?

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Einzig ausgenommen sind aktuell leitende Angestellte. Im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind sie von der Pflicht zur Zeiterfassung befreit.

Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) sieht grundsätzlich eine Befreiung für folgende Arbeitnehmer:innen vor:

  • Experten, Führungskräfte, Wissenschaftler deren Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der beruflichen Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann Oder von ihnen selbst festgelegt werden kann.

Was passiert wenn Arbeitszeit nicht erfasst wird?

Erfassen Arbeitgeber Arbeitszeiten trotz der geltenden Pflicht nicht, drohen Arbeitgebern Bußgelder. Auch Arbeitnehmer müssen mit arbeitsrechtliche Sanktionen rechnen, wen sie gegen die Aufzeichnungspflicht verstoßen haben. Dabei muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zuvor die Erfassung der Arbeitszeit wirksam übertragen haben.

Chronologische Reihenfolge von 2024 bis 2019

Bundesarbeitsministerium (BAMS)

  • Referentenentwurf April 2023 – Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales geht auf die speziellen Bedingungen und Herausforderungen der Vertrauensarbeitszeit ein. Der Entwurf sucht nach Wegen, Flexibilität zu erhalten, während gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung eingehalten werden. Dies könnte bedeuten, dass auch bei Vertrauensarbeitszeit zumindest eine gewisse Dokumentation der Arbeitszeit erforderlich sein wird, um Compliance sicherzustellen.
  • Gesetzentwurf 2023 – Am 19.4.2023 hat das Bundesarbeitsministerium (BAMS) mit einem Gesetzesentwurf auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts reagiert. Der Entwurf sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland zukünftig elektronisch erfasst werden soll, ohne dass dabei eine Rückkehr zu traditionellen Stechuhren erfolgt. Unter bestimmten Umständen sollen Ausnahmen von der Regelung möglich sein.

Bundesarbeitsgericht (BAG)

  • 13. September 2022: 9 AZR 562/21 – Das BAG konkretisiert das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 und verpflichtet Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer. Die Aufzeichnung muss elektronisch erfolgen und Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das Gericht betonte die Notwendigkeit einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systematik zur Erfassung der Arbeitszeit, um die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften, insbesondere die maximale Arbeitszeit und Ruhezeiten, zu gewährleisten. Dies soll den Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Arbeitnehmer verbessern.
  • 22. November 2022: 1 AZR 166/22 – Das BAG stellt fest, dass auch bei einer lediglich teilweisen Anwendung des Schichtplansystems die Arbeitszeit der gesamten Schicht elektronisch zu erfassen ist.
  • 15. Dezember 2022: 10 AZR 153/22 – Das BAG entscheidet, dass die Anordnung eines Bereitschaftsdienstes die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht ausschließt.
  • 07. Februar 2023: 1 AZR 527/22 – Das BAG urteilt, dass auch bei einer vereinbarten „Vertrauensarbeitszeit“ die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden muss.
  • 21. März 2023: 10 AZR 207/22 – Das BAG stellt klar, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für mobile Arbeitnehmer gilt.

Wichtige Entscheidungen der Landesgerichte

LAG Berlin-Brandenburg:

  • 10. Januar 2023 – 26 Sa 1189/22: Das LAG hat entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für geringfügig Beschäftigte mit einem monatlichen Bruttoeinkommen von bis zu 450 Euro gilt, wenn sie regelmäßig mehr als 3 Stunden pro Tag arbeiten.
  • 14. Februar 2023 – 26 Sa 1568/22: Das LAG hat entschieden, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine schriftliche Information über das angewandte Arbeitszeiterfassungssystem zur Verfügung stellen müssen.

2. LAG Düsseldorf:

  • 16. Februar 2023 – 10 Sa 1038/22: Das LAG hat entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer auch dann erfassen müssen, wenn diese ihre Arbeitszeit selbstständig planen und einteilen.
  • 23. März 2023 – 10 Sa 207/22: Das LAG hat entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für mobile Arbeitnehmer gilt, die ihre Arbeitszeit nicht an einem festen Ort leisten.

3. LAG Hamm:

  • 22. Februar 2023 – 4 Sa 1637/22: Das LAG hat entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer auch dann erfassen müssen, wenn diese im Schichtplanverfahren arbeiten.
  • 01. März 2023 – 4 Sa 184/23: Das LAG hat entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Arbeitnehmer gilt, die in Rufbereitschaft sind.

4. LAG München:

  • 15. März 2023 – 8 Sa 1034/22: Das LAG hat entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer auch dann erfassen müssen, wenn diese ihre Arbeitszeit von zu Hause aus erledigen.
  • 22. März 2023 – 8 Sa 212/23: Das LAG hat entschieden, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Arbeitnehmer gilt, die in Teilzeit arbeiten.

Europäischer Gerichtshof (EugH)

  • 14. November 2019: (EuGH Rs. 55/18 CCOO) – Der Europäische Gerichtshof legt fest, dass Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind Daten elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen. Entsprechende Gesetze sollten von jedem EU-Mitgliedsstaat verabschiedet werden. Bisher bestehe die Gefahr, dass falsche Angaben gemacht werden. Bei der Papierzettelaufzeichnung könnten nachträglich die Eingaben geändert und gefälscht werden. Änderung sind demnach nicht nachvollziehbar. Das Urteil zielte darauf ab, die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinien, wie Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, zu gewährleisten, um die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer zu schützen.

Referentenentwurf April 2023: Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. April 2023 zielt darauf ab, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu konkretisieren und bundeseinheitlich zu regeln. Derzeit befindet sich der Entwurf im parlamentarischen Verfahren. Es ist noch unklar, wann genau das Gesetz verabschiedet und in Kraft treten wird. Aktuell wird eine Umsetzung im Laufe des Jahres 2024 erwartet. Es ist aber auch möglich, dass das Gesetz erst 2025 in Kraft tritt.

  • Elektronische Zeiterfassung: Die Arbeitszeit muss grundsätzlich elektronisch erfasst werden. Elektronisch kann auch die Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramm sein,
  • Kleinunternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten sind nicht von der Pflicht zur Zeiterfassung befereit, können aber weiterhin Arbeitszeiten manuell erfassen
  • Verantwortung: Verantwortung zur Erfassung der Arbeitszeiten trägt weiterhin der Arbeitgeber
  • Delegation: Die Erfassung kann der Arbeitgeber an Arbeitnehmer:innen, Dritte wie Vorgesetzte Entleiher von Leiharbeitsnehmern delegieren
  • Pflicht zur Aufbewahrung: Die erfassten Arbeitszeiten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
  • Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Zeiterfassung drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Gesetzesentwurf von Hubertus Heil – die wichtigsten Fakten im Überblick

Hubertus Heil will die deutschen Unternehmen verpflichten Zeiten elektronisch zu erfassen. Das bedeutet, dass Beschäftigte ihre täglich Arbeitszeiten aufzeichnen und Beginn, Ende und Dauer dokumentieren müssen. Dazu legt der Arbeitsminister am 19. April 2023 einen Gesetzentwurf vor, der das Arbeitszeitgesetz neu regeln soll. Ausnahmen sollen Tarifpartner für besondere Gruppen wie Führungskräfte oder Forschende festlegen können.

  • Die elektronische Zeiterfassung mit Software, Terminal oder App wird Pflicht
  • Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeit erfasst wird
  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen elektronisch aufgezeichnet werden
  • Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Zeiterfassung liegt bei den Arbeitgebern
  • Arbeitnehmer sollen die Erfassung selbst durchführen
  • Eine Arbeitszeiterfassung durch Dritte soll aber möglich sein
    (Vorgesetzte oder zum Beispiel die Kolonnenerfassung auf der Baustelle)
  • Die Aufzeichnung der Stunden soll am selben Tag erfolgen
  • Arbeitgeber sollen Beschäftigte über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren – zum Beispiel in Form von Stundenzetteln
  • Laut Gesetzesentwurf soll die sogenannte Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich sein. Arbeitgeber müssen aber sicherstellen, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen eingehalten werden. Experten gehen deshalb davon aus, dass die Aufzeichnung der Arbeitszeit bei der Vertrauensarbeitszeit „nicht entbehrlich“ ist. Bei dem Modell der Vertrauensarbeitszeit verzichten Arbeitgeber auf die Festlegung von Beginn und Ende der Arbeitszeit.

Welche Ausnahmen plant Heil?

  • Arbeitgeberverbände und Tarifpartner sollen per Tarifvertrag Ausnahmen von der täglichen Aufzeichnungsfrist vereinbaren können. Dazu gehören
    • die Aufzeichnung der Arbeitszeit erfolgt in „nicht elektronischer Form“, also auf Papier
    • die Stundenerfassung erfolgt nicht am selben Tag, spätestens aber eine Woche nach der geleisteten Arbeit
  • Ein Verzicht auf die Erfassung können Tarifpartner für Gruppen von Arbeitnehmern festlegen, bei denen
    • die Tätigkeit wegen besonderer Merkmale nicht gemessen werden kann
    • die Arbeitszeit im Voraus nicht festgelegt wird
    • die Arbeitszeit von den Arbeitnehmern selbst festgelegt wird
  • Unternehmen unter 10 Mitarbeitern sollen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreit werden

Wie ist der weitere zeitliche Ablauf? Wann wird das Arbeitszeitgesetz angepasst?

Erst einmal muss der Gesetzesentwurf durch das Kabinett und dann durch das parlamentarische Verfahren.

Der Gesetzentwurf zu Arbeitszeit erfassen.

Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes im September 2022

Allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Das Bundesarbeitsgericht hatte Fakten geschaffen und den Gesetzgeber überrumpelt! Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.9.2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. In Deutschland herrschte lange Zeit Unklarheit, ob deutsche Unternehmen handeln müssen. Jetzt haben die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht BAG) mit dem Grundsatzurteil Fakten geschaffen. Am 2. Dezember 2022 wurden die Entscheidungsgründe im Stechuhr-Urteil des BAG veröffentlicht. Den Volltext finden Sie unter dem folgenden Link: Entscheidung 1ABR 22/21. Das Arbeitsministerium reagierte mit Gesetzesplänen auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts, die eine das Erfassen der Arbeitszeiten verlangen. Arbeitsminister Heil hatte eine praktikable Lösung versprochen.

Ist eine freiwillige Nutzung von Stundenzetteln, Apps und Stempeluhr ausreichend?

Nein, nach der Rechtsprechung des EuGHs müssen Arbeitnehmer von dem bereitgestellten Arbeitszeiterfassungssystem auch tatsächlich Gebrauch machen und es verwenden. Nicht ausreichend ist es, dass Arbeitgeber lediglich ein Zeiterfassungssystem anbieten, und die Nutzung des Systems freiwillig erfolgt.

Was genau muss erfasst werden?

Zeiterfassungspflicht besteht für die tatsächliche Arbeitszeit des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Arbeitgeber müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden im Betrieb erfassen. Auch Pausenzeiten müssen ausgewiesen werden. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben, gehören laut Arbeitszeitgesetz aber nicht zur Arbeitszeit und müssen entsprechend abgezogen werden, um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln.

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Dauer der Arbeitszeit
  • Ausweisung der Überstunden
  • Ausweisung der Pausenzeiten

Die Aufzeichnung muss so erfolgen, dass eine Kontrolle durch die zuständigen Behörden möglich ist.

Auswahl und Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems

Was müssen Unternehmen nach der Auffassung des BAG bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems berücksichtigen? Bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems sind verschiedene Eigenheiten und Besonderheiten zu berücksichtigen. Rein wirtschaftliche Erwägungen genüge nicht zur Begründung. Dabei ist es nicht erforderlich ein unternehmensweit einheitliches System einzuführen. Folgende Punkte sind zu berücksichtigen:

  • die Besonderheiten der jeweils betroffenen Tätigkeitsbereiche der Beschäftigten
  • die Eigenheiten des Unternehmens (wie zum Beispiel die Größe)
  • Parallellaufende Lösungen im Unternehmen sind erlaubt
  • Es muss unternehmensweit kein einheitliches System eingeführt werden
  • Dem Betriebsrat steht kein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zu
  • Der Betriebsrat muss bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung einbezogen werden

Wer ist für die Einrichtung und Aufzeichnung verantwortlich?

Um die Einrichtung und das Vorhalten eines solchen Systems muss sich der Arbeitgeber kümmern. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten können Unternehmen an die Beschäftigten delegieren.

Keine Verpflichtung leitender Angestellter beim Erfassen der Zeiten.

Nach Auffassung des BAG besteht für Führungskräfte keine Verpflichtung beim Aufzeichnen der Zeiten. Daraus lässt sich ableiten, dass auch Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern ebenfalls nicht verpflichtet sind. Der deutsche Führungskräftebund sieht jetzt nun den Gesetzgeber in der Pflicht, dies zur Klarstellung zu regeln. Hier liegt lediglich ein Entwurf für das Gesetz vor.

Urteil des Europäischen Gerichtshofs

Im Kern argumentiert die Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts, Inken Gallner, mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Das EuGH hatte schon 2019 entschieden (Urt. v. 14.05.2019 – C-55/18), dass Arbeitgeber in der Europäischen Union ein Zeiterfassungssystem einführen müssen. Jedes EU-Land hat eigene nationale Gesetze für die Arbeitsbedingungen. Parallel dazu gibt es das Europarecht – das Recht der Europäischen Union. Als überstaatliches Recht hat es Auswirkungen auf die nationalen Gesetze. So wie auch beim Thema Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten sind dazu verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Das entschied am 14. Mai 2019 der Europäische Gerichtshof (EuGH). Entsprechende Gesetze sollten von jedem EU-Mitgliedsstaat verabschiedet werden. Für die Umsetzung in nationales Recht hat das EuGH den EU-Ländern keine Fristen vorgegeben.

Wie kam es zu dem Urteil?

Das Bundesarbeitsgericht verhandelte im September 2022 einen Fall aus Nordrhein-Westfalen (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21). In dem Verfahren ging es um eine Pflegeeinrichtung. Der Betriebsrat scheiterte mit der Forderung, ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zu bekommen. In den Vorinstanzen hatten das Arbeitsgericht und das Landesarbeitsgericht unterschiedlich entschieden. Der Betriebsrat wollte die elektronische Stempeluhr einführen, damit Überstunden korrekt vergütet werden. Die Pflegeeinrichtung bestritt, dass der Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems hat. Eine Mitbestimmung des Betriebsrates sei ausgeschlossen, wenn es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt. So begründete der BGA in dem Grundsatzurteil seine Entscheidung.

Ist der Arbeitnehmer verpflichtet Stundennachweis zu führen?

Seit dem 1. Oktober 2022 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 12 Euro je Stunde. In bestimmten Branchen besteht deshalb die Pflicht, die Stundenzettel zu führen (Dokumentationspflicht). Arbeitgeber sind für die Aufzeichnung verantwortlich.

Dazu zählen alle Branchen nach Ansicht des Gesetzgebers eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung aufweisen: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Schausteller sowie Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Personenbeförderung, Gebäudereinigung, und Fleischwirtschaft.

Was bedeutet das Stechuhr-Urteil?

Die BAG-Urteil (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21) trifft Beschäftige und Arbeitgeber deutschlandweit. Experten rechnen deshalb auch mit Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice. Die Corona-Pandemie krempelte die Arbeitswelt um – Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit sind Kern der modernen Arbeitswelt. Die deutschen Richter stützen sich in ihrer Urteilsbegründung auf ein Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das 2019 für Aufsehen sorgte. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich nach ihrer Ansicht schon aus dem Arbeitsschutzgesetz. Doch was heißt das konkret?

  • Die Rechte der Beschäftigten werden massiv gestärkt
  • Das Urteil trifft alle Beschäftigten, also auch leitende Angestellte 
  • Die Umsetzung im Einzelnen ist noch unklar, die schriftliche Erläuterung steht noch aus
  • Möglich sind Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice
  • Betriebsräte haben kein Initiativrecht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems 
  • Wenn die gesamte Arbeitszeit einschließlich Pausen dokumentiert wird, kann auch die Bezahlung von Überstunden leichter eingefordert werden.

Unternehmen, die jetzt eine Einführung einer digitale Arbeitszeiterfassung planen, sollten die geplanten Neuregelungen berücksichtigen.

Das Arbeitsgericht (ArbG) Emden hatte bereits im Februar 2020 festgelegt, dass es eine Pflicht zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems gibt. Diese Pflicht bestehe auch ohne Tätigwerden des Gesetzgebers. Die Entscheidung in Emden war ein Wegweiser für andere Gerichte.

Was bedeutet Arbeitszeit erfassen?

Der Begriff umfasst die Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmern. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist sie dem Aufgabengebiet der HR zugeordnet. Sie dient als Ausgangspunkt für die Ermittlung von Basisdaten zur Entgeltabrechnung, die Bezahlung von Überstunden und Zuschlägen für Nachtarbeit. Pausenzeiten gehören als Arbeitsunterbrechung nicht zur Arbeitszeit. Arbeitszeit wird die Zeit genannt, in der ein Mensch einer Arbeit nachgeht. In einem engeren Sinne ist Arbeitszeit die Zeit, in der Arbeitnehmer im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses tätig sind

Wie ist die zu erfassende Arbeitszeit gesetzlich geregelt?

Im Arbeitszeitgesetz ist derzeit keine bestimmte Form der Zeiterfassung vorgeschrieben. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt vor allem die Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz und im Homeoffice. Dazu gehören neben den Arbeitszeiten, den geleisteten Überstunden, den einzuhaltenden Pausenzeiten auch der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers. Aus den den Aufzeichnungen muss der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit hervorgehen. Die Aufzeichnung der Überstunden wird in Paragraph § 16 geregelt. die Aufzeichnung, der Überstunden.

  • Regelungen für die Aufzeichnung der Überstunden – § 16 ArbZG
  • Arbeitszeit pro Tag – maximal 8 Stunden – § 3 ArbZG
  • Ausnahme: Arbeitszeit pro Tag – maximal 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten bzw. 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden

Welche Voraussetzungen gelten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Für eine Arbeitszeiterfassung im Home Office ist Kombination der digitalen Zeiterfassung mit klassischen Stempeluhren im Büro möglich. So erhalten Arbeitgeber und Mitarbeiter einen Überblick der täglichen Arbeitszeit.

Was war der Auslöser für das Urteil?


Ein Betriebsrat wollte ein Initiativrecht bei der Einführung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems geltend machen. Das LAG Hamm (Beschl. v. 27.07.2021 – 7 TaBV 79/20) hatte dem Betriebsrat das Initiativrecht zugesprochen. Dies lehnte das BAG allerdings mit der Begründung ab, dass sich eine Verpflichtung zur Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ergebe. Ein Initiativrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Eingangshalbsatz BetrVG bestehe deshalb nicht.

Weitere Urteile zur Zeiterfassung

Arbeitsgericht Emden (Aktenzeichen: 2 Ca 94/19) – Mittelpunkt des Streits war der zeitliche Umfang der erbrachten Arbeitsleistungen. Das Unternehmen konnte keine objektiven und verlässlichen Daten für die Arbeitszeiten des Klägers – einem Bauhelfer – vorlegen. Der Beklagte hat für den Kläger kein entsprechendes Zeiterfassungssystem eingerichtet. Die tatsächlichen Arbeitszeiten des Klägers ließen sich nicht nachvollziehen.

Die Entscheidung des Arbeitsgerichtes Emden ist das erste Urteil nach der Entscheidung des EuGHs vom 14. Mai 2019 (C-5518).

  • Arbeitgeber sind verpflichtet Zeiterfassungssysteme einzuführen
  • die Systeme müssen objektiv und verlässlich sein
  • Arbeitszeiten müssen ab Stunden null (komplett) erfasst werden
  • der Arbeitnehmer muss dokumentieren: an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten hat

Als Grund nennt das ArbG Emden die unmittelbare Anwendbarkeit des Art. 31 Abs. 2 der EU Grundrechte-Charta. Die Grundrechtecharta der Union (GrCh) definiert die Rechte und Freiheiten der Menschen, die in der Europäischen Union leben. Jeder Arbeitnehmer habe das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie bezahlten Jahresurlaub. Daraus lasse sich auch die Pflicht des Arbeitgebers (Artikel 3,5,6 GrCh) zur Errichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung entnehmen.

Minijobs: Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung für Minijobber?

Bei geringfügiger Beschäftigung müssen Arbeitgeber Zeiten dokumentieren.  Die Aufzeichnungspflicht bleibt aber weiterhin bestehen. Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit gibt es für bestimmte Branchen eine Aufzeichnungspflicht. Vorerst wird für Minijobs keine gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Zeiterfassung geben. Die im Gesetzentwurf enthaltene Verpflichtung wurde aus dem Mindestlohnerhöhungsgesetz gestrichen.

Wie lange müssen Unternehmen Aufzeichnungen aufbewahren?

Nach den gesetzlichen Regelungen müssen Unternehmen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Einhaltung von Pausenzeiten, Länge der Pause
Ruhepausen für Arbeitszeiten von mehr als sechs (30 Minuten) und mehr als neun Stunden (45 Minuten)
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 4 Ruhepausen

Sonderregelung Minijobber
Regelungen für Minijobber im Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG)

Sonderregelung für Handwerker und Baugewerbe
Bauhaupt- und Nebengewerbe
Regelungen für viele Handwerksbranchen Arbeitnehmerentsendegesetz (§ 19 AEntG)
Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit, Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre

Welche Vorteile hat die systematische Erfassung für Arbeitnehmer?

Arbeitnehmer haben das Grundrecht auf die Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf die Einhaltung der täglichen Pausen- und Ruhezeiten.  Damit Arbeitnehmer ihre Grundrechte auch wirklich wahrnehmen können, ist die transparente Dokumentation von täglichen Arbeitsstunden und Pausenzeiten notwendig. Nur so lässt sich objektiv und verlässlich die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ermitteln.

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Referenzen:

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