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Zeiterfassung im Home-Office managen

Um die Ausbreitung von Covid-19 in Deutschland einzudämmen, hatten viele Betriebe Arbeitnehmer ins Home-Office geschickt. Auch nach der Pandemie möchten Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Doch wie klappt die Zeiterfassung auch im Homeoffice?

Unternehmen möchten Mitarbeiter schützen und ordnen das Arbeiten im Homeoffice an. So vermindert sich das Risiko, dass ganze Arbeitsteams in Quarantäne geschickt werden. Das betrifft Angestellte von kleinen, mittleren und großen Unternehmen gleichermaßen. Teils arbeitet die komplette Belegschaft, teils nur ausgewählte Mitarbeiter am häuslichen Schreibtisch. Auch Arbeitnehmer, die unter Quarantäne stehen, müssen die Arbeitspflichten im Home-Office erfüllen.

Wie können Arbeitgeber eine Zeiterfassungssoftware im Homeoffice einführen?

Für das Arbeiten von zu Hause ist es wichtig, dass klare Vereinbarungen zur Zeiterfassung beschlossen werden. Natürlich ist eine Erfassung mit Excel jederzeit möglich. Wie können Arbeitgeber jedoch technisch aufrüsten und eine professionelle Stundenerfassung schnell einführen?

Digitale Softwarelösungen sorgen für Flexibilität

Digitale Softwarelösungen und mobile Apps bietet sich als perfekte Lösung an. Unternehmen können innerhalb kürzester Zeit mit der Zeiterfassung starten. In der Regel ist die Anwendung schon innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit. Einfach die Mitarbeiterstammdaten, Wochenarbeitszeiten in der Software eintragen und die Zugangsdaten für die Mitarbeiter vorbereiten. Schon kann es losgehen. Mitarbeiter loggen sich über einen Webbrowser in die Software ein und stempeln täglich Arbeitszeiten und Pausen. Arbeitgeber können den Zeitraum für die Erfassung der Zeiten einschränken. Damit wird verhindert, dass Mitarbeiter bereits vor Beginn des Arbeitstages Zeiten buchen. Besonderheiten verschiedener Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Wochenarbeitszeit, Feiertage, Überstundenregelungen etc.) lassen sich bequem in den Einstellungen der Cloudlösung abbilden. Natürlich ist auch eine Rückkehr zur Stundenerfassung im Büro sowie ein kombinierter Einsatz (2 Tage Homeoffice, 3 Tage Büro) ist jederzeit problemlos möglich.

Mobile Apps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Alternativ kann die Arbeitszeit auch über eine mobile App gebucht werden. Die gebuchten Zeiten landen dann direkt in der Unternehmenssoftware und können dort ausgewertet und an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Wie können Vorgesetzte die Zeiterfassung im Homeoffice auswerten?

Vorgesetzte bekommen Zugriff auf die gebuchten Zeiten ihres Teams und können die einzelnen Buchungen kontrollieren. Welche Mitarbeiter haben die Arbeitszeit eingehalten? Bei welchen Mitarbeitern sind bereits Minusstunden entstanden? Wer ist am Arbeitsplatz, wer macht gerade Pause.

Wie kann Anwesenheit im Homeoffice kontrolliert werden?

Das häusliche Arbeiten schützt die Mitarbeiter. Doch wie kann kontrolliert werden, welche Mitarbeiter am Schreibtisch sitzen und aktiv arbeiten? Moderne Softwarelösungen bieten einen Anwesenheitskalender, der in Echtzeit Anwesenheit abbildet. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, wer eingeloggt ist und welche Mitarbeiter sich in der Pause befinden.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es für das Homeoffice in Deutschland?

  1. Homeoffice bleibt in Deutschland Vereinbarungssache. Ein Rechtsanspruch gibt es nicht
  2. In die Steuererklärung kann der Arbeitnehmer pauschal 5 Euro für jeden Kalendertag eintragen. Das gilt für die Jahre 2020 und 2021. Maximal sind es von 600 Euro pro  Jahr.
  3. Für berufliche Telefonkosten können – ohne Einzelnachweis  – 20 Prozent des Rechnungsbetrags abgesetzt werden, jedoch maximal 20 Euro pro Monat.
  4. Selbst angeschaffte Arbeitsmittel und hauptsächlich beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

 

Welche Regelungen gibt es in unserem Nachbarland Österreich?

Am 26.01 hat der Finanzausschuss steuerliche Home-Office Regelungen verabschiedet.

Die neuen Regeln in Österreich:

  1. Homeoffice bleibt in Österreich Vereinbarungssache. Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen.
  2. Der Arbeitgeber muss Arbeitsmittel wie Computer oder Mobiltelefon zur Verfügung stellen oder einen Kostenersatz zahlen,
  3.  Kosten für die Internet-Nutzung im Homeoffice muss der Arbeitgeber ersetzen
  4. Arbeitnehmer können bis 300 als Werbungskosten für Drehstuhl, Schreibtisch oder Beleuchtung absetzen
  5. Zahlungen von Arbeitgebern für Mehrkosten im Homeoffice sind zu 300 Euro pro Jahr steuerfrei. Für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr könne bis zu drei Euro pro Homeoffice-Tag angesetzt werden.
  6. Es besteht ein Unfallversicherungsschutz für die Wohnung und Wegunfälle in der Mittagspause.

Dokumentationspflicht in Österreich

  • Der Arbeitgeber muss die Anzahl der Homeoffice-Tage im Lohnkonto und im Lohnzettel (L 16) anführen
  • Als Homeoffice-Tage werden nur die Tage anerkannt, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung erfolgt.

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