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Zeiterfassung im Home-Office managen

Viele Betriebe hatten Arbeitnehmer während der Corona-Pandemie ins Home-Office geschickt. Auch 2022 möchten Arbeitnehmer einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Doch wie klappt die Zeiterfassung auch im Homeoffice? Wird die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice zur Pflicht?

Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit und Homeoffice sind mittlerweile Kern der modernen Arbeitswelt. Die Pandemie hat dem Home-Office zu einem neuen Aufschwung verholfen. Besonders beliebt bei Arbeitnehmern ist das hybrides Arbeiten: der Mix aus Homeoffice und Präsenz. Das Arbeiten von zuhause wird für kleine, mittlere und große Unternehmen wird auch nach der Pandemie ein Thema sein.

Wie können Arbeitgeber die Zeiterfassung im Homeoffice einführen?

Für das Arbeiten von zu Hause ist es wichtig, dass klare Vereinbarungen zur Zeiterfassung beschlossen werden. Natürlich ist eine Erfassung mit Excel jederzeit möglich. Wie können Arbeitgeber jedoch technisch aufrüsten und eine professionelle Stundenerfassung schnell einführen?

Digitale Softwarelösungen sorgen für Flexibilität

Digitale Softwarelösungen und mobile Apps bietet sich als perfekte Lösung an. Unternehmen können innerhalb kürzester Zeit mit der Zeiterfassung starten. In der Regel ist die Anwendung schon innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit. Einfach Mitarbeiterstammdaten, Wochenarbeitszeiten und Pausregelungen in der Software eintragen und die Zugangsdaten für die Mitarbeiter vorbereiten. Schon können Sie mit der Zeiterfassung starten.

Bequeme Zeiterfassung im Homeoffice

Mitarbeiter loggen sich über ein Web-Login in die Software ein und stempeln täglich Arbeitszeiten und Pausen. Arbeitgeber können den Zeitraum für die Erfassung der Zeiten einschränken. Damit wird verhindert, dass Mitarbeiter bereits vor Beginn des Arbeitstages Zeiten buchen. Besonderheiten verschiedener Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Wochenarbeitszeit, Feiertage, Überstundenregelungen etc.) lassen sich bequem in den Einstellungen der Cloudlösung abbilden.

Hybrides Arbeiten: Mix aus Homeoffice und Präsenz

Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen die Anforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringen. Vormittags im Büro arbeiten und am Terminal stempeln, nachmittags zuhause weiterarbeiten und Zeiten über den Webbrowser erfassen. Auch ein kombinierter Einsatz der Arbeitsorte (2 Tage Homeoffice, 3 Tage Büro) müssen moderne Systeme abbilden können. Die korrekte Berechnung der geleisteten Arbeitszeiten und Ruhezeiten muss dabei jederzeit gewährleistet sein.

Mobile Apps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Alternativ kann die Arbeitszeit auch über eine mobile App gestoppt werden. Die gebuchten Zeiten landen dann in Echtzeit in der Unternehmenssoftware und können dort ausgewertet und an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Wie können Vorgesetzte die Zeiterfassung im Homeoffice auswerten?

Vorgesetzte bekommen Zugriff auf die gebuchten Zeiten ihres Teams und können die einzelnen Buchungen kontrollieren. Welche Mitarbeiter haben die Arbeitszeit eingehalten? Bei welchen Mitarbeitern sind bereits Minusstunden entstanden? Wer ist am Arbeitsplatz, wer macht gerade Pause?

Wie kann Anwesenheit im Homeoffice kontrolliert werden?

Das häusliche Arbeiten schützt die Mitarbeiter. Doch wie kann kontrolliert werden, welche Mitarbeiter am Schreibtisch sitzen und aktiv arbeiten? Moderne Softwarelösungen bieten einen Anwesenheitskalender, der in Echtzeit Anwesenheit abbildet. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, wer eingeloggt ist und welche Mitarbeiter sich in der Pause befinden.

 

Viele deutsche Arbeitnehmer bewerten das Arbeiten im Home-Office positiv und wollen auch nach der Corona-Krise regelmäßig von zu Hause arbeiten. Das belegt eine DAK-Studie, bei der 7000 Beschäftigte befragt wurden.

Im Home-Office Arbeitszeitgesetze einhalten

Auch im Homeoffice muss die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden. Eine objektive und zuverlässige Lösung sorgt dafür, dass kein Missbrauch möglich ist.

  • Lückenlos: komplette Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden
  • Ruhezeiten: komplette Erfassung der genommenen Pausenzeiten
  • Zugänglich: Stundenkonto ist für Arbeitnehmer jederzeit verfügbar
  • Nachträgliche Korrekten der Arbeitszeiterfassung werden dokumentiert (Wer, Wann, Was)
  • Überstunden: Dokumentation der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden
  • Zeitliche Verteilung der Arbeitsstunden

Besteht eine Arbeitszeiterfassung Pflicht im Homeoffice?

Arbeitnehmer müssen aber auch im Home-Office Arbeitspflichten erfüllen und die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Nach einem aktuellen Urteil des höchstens deutschen Arbeitsgerichts erwarten Experten auch eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Mit dem sogenannten Stempeluhr-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland bestätigt. Bislang hatte der deutsche Gesetzgeber das Arbeitszeitrecht noch nicht angepasst und ist durch das neue Urteil jetzt in Zugzwang geraten.

Welche gesetzlichen Regelungen bestehen für das Arbeiten im Homeoffice?

Arbeitsminister (SPD) Hubertus Heil hat auf den Anstieg des mobilen Arbeitens reagiert. Für Heil gehört das mobile Arbeiten zum Teil einer modernen und digitalen Arbeitswelt. Arbeitnehmer sollen für das mobile Arbeiten mehr Rechte erhalten, geschützt werden und nicht rund um die Uhr für Arbeitgeber verfügbar sein. Der Beschluss der Bundesregierung vom 19.01.2022 sorgt für steuerliche Erleichterungen.

Die neuen Regelungen in Deutschland

  1. Homeoffice bleibt in Deutschland Vereinbarungssache. Ein Rechtsanspruch gibt es nicht
  2. Ein Anspruch auf 24 Tage Homeoffice im Jahr für Vollzeitbeschäftige besteht nicht. Der Gesetzesentwurf wurde vom Kanzleramt im Oktober 2020 blockiert.
  3. Arbeitnehmern haben ein Auskunftsrecht, wenn Arbeitgeber das Arbeiten von Zuhause ablehnen

Steuerliche Regelungen in Deutschland

  1. In die Steuererklärung kann der Arbeitnehmer eine Pauschale von 5 Euro für jeden Kalendertag eintragen. Das gilt für die Jahre 2020 und 2021. Maximal sind es 600 Euro pro  Jahr.
  2. Für berufliche Telefonkosten können – ohne Einzelnachweis  – 20 Prozent des Rechnungsbetrags abgesetzt werden, jedoch maximal 20 Euro pro Monat.
  3. Selbst angeschaffte Arbeitsmittel und Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl – die hauptsächlich beruflich genutzt werden – können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen
  4. Auch selbst angeschaffte Computer – können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Nutzen Sie Ihrem Computer auch privat, dürfen Sie nur den beruflichen Teil der Kosten – zum Beispiel 50 Prozent berufliche Nutzung – absetzen.
  5. Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro (brutto 952 Euro) können Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden.
  6. Bei Anschaffungskosten über 952 Euro aus dem Jahr 2020 können Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden. Die ursprünglich dreijährige Abschreibungsdauer verkürzt sich damit auf ein Jahr.

 

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Quellen Deutschland