Zeiterfassung im Homeoffice: Alles, was Sie wissen müssen

Zeiterfassung im Homeoffice: Alles, was Sie wissen müssen

Bisher konnten Mitarbeiter im Homeoffice ohne viel Kontrolle arbeiten – der Trend ging in Richtung Vertrauensarbeitszeit. Das wird sich auch 2024 nicht ändern. Seit September 2022 gilt jedoch die Pflicht zur Zeiterfassung. Wie kann die Zeiterfassung auch im Homeoffice klappen? Welche Möglichkeiten gibt es und was müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beachten?

Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit und Homeoffice sind mittlerweile Kern der modernen Arbeitswelt. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber Homeoffice-Tätigkeit nicht einseitig anordnen. Die Pandemie hat dem Thema Home-Office aber zu einem neuen Aufschwung verholfen. Zudem zwingt der Fachkräftemangel Unternehmen, flexible Arbeitsmodelle anzubieten. 2012 waren 24,8 % aller Erwerbstätigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Home-Office. Das Arbeiten von zu Hause wird für kleine, mittlere und große Unternehmen bleibt auch nach der Pandemie ein Thema. Besonders beliebt bei Arbeitnehmern ist das hybride Arbeiten: der Mix aus Homeoffice und Präsenz.

Zeiterfassung im Homeoffice ist Pflicht

Im Home-Office gelten dieselben gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung, wie im Büro. Bereit seit dem September 2022 gibt es in Deutschland die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht BAG) mit einem Grundsatzurteil Fakten geschaffen: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch erfassen. Anderenfalls wären weder Beginn und Ende noch die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten überprüfbar.

Bereits am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein wichtiges Urteil zur Arbeitszeiterfassung gefällt (Aktenzeichen C-55/18). In dem Urteil entschied der EuGH, dass die Mitgliedstaaten verpflichtet sind, Arbeitgeber dazu zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Die Ampelregierung plant, die elektronische Zeiterfassung zur Pflicht zu machen. Am 28. April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) vorgelegt

Wer muss keine Zeiterfassung machen? Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Einzig ausgenommen sind aktuell leitende Angestellte. Im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind sie von der Pflicht zur Zeiterfassung befreit.

Minijobber im Homeoffice sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten nach den Vorgaben ihres Arbeitgebers zu erfassen. Sie sollten sich daher mit ihrem Arbeitgeber über die Art und Weise der Zeiterfassung abstimmen.

Was genau muss erfasst werden?

Die Arbeitszeit im Homeoffice umfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Dauer und die Überstunden. Pausenzeiten sind zwar vorgeschrieben, gehören aber nicht zur Arbeitszeit und müssen abgezogen werden, um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln.

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Dauer der Arbeitszeit
  • Ausweisung der Überstunden

Wie muss die Zeiterfassung erfolgen?

Das Arbeitsgericht macht keine Vorgaben hinsichtlich Anweisung und Form. Zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kann nach Auffassung des BAG – je nach Tätigkeit und Unternehmen

Pausenzeiten und Ruhezeiten sind nach § 4 ArbZG auch während des mobilen Arbeitens einzuhalten. Es wird erwartet, dass der Gesetzgeber reagiert und hierzu konkretere Regelungen trifft.

Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Aktuell muss die Zeiterfassung laut BAG noch nicht elektronisch erfolgen. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) sieht grundsätzlich die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen vor. Es wird jedoch erwartet, dass der Gesetzgeber bis zum Ende des Jahres 2024 oder im Jahr 2025 konkretere Regelungen trifft.

Pausen und Ruhezeiten im Homeoffice

Auch im Homeoffice gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) hinsichtlich Pausen und Ruhezeiten. Diese besagen:

  • Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden: Mindestens 30 Minuten Pause.
  • Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden: Mindestens 45 Minuten Pause. Die Pausen können auch in mehrere Abschnitte aufgeteilt werden, wobei jeder Abschnitt mindestens 15 Minuten umfassen muss.
  • Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten Arbeitstages müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Er muss in diesem Fall mindestens 30 Minuten Pause machen. Diese kann er zum Beispiel von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr nehmen.

Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung im Home-Office?

Bei der Zeiterfassung im Homeoffice leisten Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit statt im Büro in den eigenen vier Wänden. Und dort führen sie über ihre Arbeitszeiten auf irgendeine Weise Protokoll. Die Arbeitszeiterfassung im Home-Office laut BAG kann händisch, elektronisch oder über mobile Apps erfolgen. Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die dies unterstützen und eine genaue Kontrolle und Auswertung ermöglichen.

Online-Zeiterfassung so funktioniert es

Mitarbeiter loggen sich über ein Web-Login in die Software ein und stempeln täglich Arbeitszeiten und Pausen. Neben Arbeitszeiten lassen sich auch Tätigkeiten einfach dokumentieren.

Arbeitsmodelle einfach abbilden

Arbeitgeber können den Zeitraum für die Erfassung der Zeiten einschränken. Damit wird verhindert, dass Mitarbeiter bereits vor Beginn des Arbeitstages Zeiten buchen. Besonderheiten verschiedener Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Wochenarbeitszeit, Feiertage, Pausenregelung, Überstundenregelungen etc.) lassen sich bequem in den Einstellungen der Cloudlösung abbilden.

Mobile Apps für Mitarbeiter

Alternativ kann die Arbeitszeit auch über eine mobile Zeiterfassung App gestoppt werden. Die gebuchten Zeiten landen dann in Echtzeit in der Unternehmenssoftware und können dort ausgewertet und an die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Auch Urlaubsanträge kann das Personal online stellen.

Die Zuordnung von Stunden zu spezifischen Projekten ist ebenfalls möglich.

Hybrides Arbeiten: Mix aus Homeoffice und Präsenz

Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen die Anforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringen. Vormittags im Büro arbeiten und am Terminal stempeln, nachmittags zu Hause weiterarbeiten und Zeiten über den Webbrowser erfassen. Auch ein kombinierter Einsatz der Arbeitsorte (2 Tage Homeoffice, 3 Tage Büro) müssen moderne Systeme abbilden können. Die korrekte Berechnung der geleisteten Arbeitszeiten und Ruhezeiten nach der gesetzlichen Pausenregelung muss dabei jederzeit gewährleistet sein.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice hat einige Vorteile:

Genauigkeit: Mit einer mobilen Zeiterfassung können Mitarbeiter Arbeitszeiten genau und präzise aufzeichnen, was zu einer fairen und gerechten Vergütung führt. Mehrarbeit wird automatisch und minutengenau berechnet.

Flexibilität: Angestellte können ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus aufzeichnen, was ihnen mehr Flexibilität und Unabhängigkeit gibt.

Zeitersparnis: Angestellte müssen ihre Arbeitszeiten nicht manuell in eine Tabelle eintragen, was Zeitersparnis bedeutet und die Chance auf Fehler minimiert.

Auswertung: Unternehmen können die Arbeitszeiten leichter kontrollieren und Überstunden bequem ausweisen. Zuschläge berechnet das System automatisch.

Effizienz: Mobile Zeiterfassung ermöglicht eine schnellere Abrechnung von Arbeitszeiten und eine effizientere Verwaltung von Personalressourcen.

Transparenz: Daten mit Zeitstempel sind transparent und verhindern Streitigkeiten.

Vorgesetzte bekommen Zugriff auf die gebuchten Zeiten ihres Teams und können die einzelnen Buchungen kontrollieren. Welche Mitarbeiter haben die Arbeitszeit eingehalten? Bei welchen Mitarbeitern sind bereits Minusstunden entstanden? Wer ist am Arbeitsplatz, wer macht gerade Pause? Moderne Softwarelösungen bieten Anwesenheitskalender, der in Echtzeit Anwesenheit abbildet. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, wer eingeloggt ist und welche Mitarbeiter sich in der Pause befinden.

Viele deutsche Arbeitnehmer bewerten das Arbeiten im Home-Office positiv und wollen auch nach der Corona-Krise regelmäßig von zu Hause arbeiten. Das belegt eine DAK-Studie, bei der 7000 Beschäftigte befragt wurden.

Im Home-Office Arbeitszeitgesetze einhalten

Eine objektive und zuverlässige Lösung sorgt dafür, dass kein Missbrauch möglich ist.

  • Lückenlos: komplette Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden
  • Ruhezeiten: komplette Erfassung der genommenen Pausenzeiten
  • Zugänglich: Stundenkonto ist für Arbeitnehmer jederzeit verfügbar
  • Nachträgliche Korrekten der Arbeitszeiterfassung werden dokumentiert (Wer, Wann, Was)
  • Überstunden: Dokumentation der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden
  • Zeitliche Verteilung der Arbeitsstunden

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung im Homeoffice

Die elektronische Zeiterfassung bietet im Homeoffice sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber mehrere Vorteile gegenüber manuellen Methoden:

Vorteile für Arbeitnehmer:

  • Die Zeiterfassung kann einfach und bequem per Smartphone, Tablet oder Computer erfolgen. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig erfassen.
  • Elektronische Systeme erfassen die Arbeitszeiten präzise und dokumentieren diese detailliert. So haben Mitarbeiter jederzeit einen klaren Überblick über ihre geleisteten Stunden.

Vorteile für Arbeitgeber:

  • Elektronische Systeme automatisieren die Zeiterfassung und eliminieren manuelle Prozesse, was Zeit und Kosten spart.
  • Die korrekte und automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten sorgt für eine präzise Abrechnung von Löhnen und Überstunden.
  • Die elektronische Zeiterfassung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Regelungen, z. B. des Arbeitszeitgesetzes.
  • Arbeitgeber können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter besser planen und koordinieren, um Auslastungsspitzen zu vermeiden.
  • Die elektronische Zeiterfassung kann das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern stärken, da sie für beide Seiten mehr Transparenz schafft.

Lesen Sie auch diesen Blogartikel zu den Vor- und Nachteilen der Zeiterfassung im Homeoffice.

Rechte und Pflichten des Betriebsrates

Der Betriebsrat hat in Bezug auf Homeoffice einige Rechte und Pflichten. Ein wichtiges Anliegen des Betriebsrats bei der Regelung von Homeoffice ist die Gewährleistung der Gesundheit, Sicherheit und des Wohlbefindens der Angestellten. Er hat das Recht, an der Regelung der Arbeitsbedingungen im Homeoffice mitzuwirken, und muss darauf achten, dass die Arbeitszeiten fair und die Arbeitsbelastungen angemessen sind. Ein weiteres Anliegen ist die Sicherstellung der Datenschutz und des Schutzes der Arbeitsplätze. Betriebsrat muss auch sicherstellen, dass die Angestellten, die im Homeoffice arbeiten, die gleiche Behandlung und die gleiche Möglichkeit zur Weiterbildung und Karriereentwicklung haben wie die Angestellten, die im Büro arbeiten.

Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung der Zeiterfassung mehr hat, da es sich um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Anspruch auf Homeoffice in Deutschland

Aktuell gibt es in Deutschland kein gesetzliches Recht auf Homeoffice. Ob ein Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten darf, liegt grundsätzlich in der Entscheidung des Arbeitgebers.

  1. Homeoffice bleibt in Deutschland Vereinbarungssache. Ein Rechtsanspruch gibt es nicht
  2. Ein Anspruch auf 24 Tage Homeoffice im Jahr für Vollzeitbeschäftige besteht nicht. Der Gesetzesentwurf wurde vom Kanzleramt im Oktober 2020 blockiert.
  3. Arbeitnehmern haben ein Auskunftsrecht, wenn Arbeitgeber das Arbeiten von Zuhause ablehnen

Seit dem 1. Januar 2022 haben Arbeitnehmer in Deutschland einen Erörterungsanspruch auf mobiles Arbeiten. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer besprechen muss, ob mobiles Arbeiten möglich ist. Der Arbeitgeber kann den Wunsch nach Homeoffice allerdings ablehnen, wenn betriebliche Gründe entgegenstehen.

 

Digitale Zeiterfassung 30 Tage kostenlos testen!

Mit TimO erfassen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten einfach und effizient. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit etc.) und Zeitmodelle (Überstunden, Gleitzeit etc.).  Testen Sie die intelligente TimO Zeiterfassung 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen.

Mehr zum Thema lesen:

Referenzen:

  • Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS):
    https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Teilzeit-flexible-Arbeitszeit/homeoffice.html
  • IHK Pfalz:
    https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/arbeitsrecht/homeoffice-5239356
  • Bundesministerium der Finanzen – Nutzungsdauer-von-Computerhardware

Disclaimer:

Die aufgeführten Urteile, Tipps und Beiträge sind nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung.

Bildnachweis: despositphotos.com©AndrewLozovyi