Wie klappt es mit der Zeiterfassung im Homeoffice?

Bisher konnten Mitarbeiter im Homeoffice ohne viel Kontrolle arbeiten – der Trend ging eher zur Vertrauensarbeitszeit. Das wird sich 2023 ändern. Seit September 2022 gilt die Pflicht zur Zeiterfassung. Doch wie klappt die Zeiterfassung auch im Homeoffice? Welche Möglichkeiten gibt es und was müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beachten?

Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit und Homeoffice sind mittlerweile Kern der modernen Arbeitswelt. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber Homeoffice-Tätigkeit nicht einseitig anordnen. Die Pandemie hat dem Thema Home-Office aber zu einem neuen Aufschwung verholfen. 2012 waren 24,8 % aller Erwerbstätigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Homeoffice. Das Arbeiten von zuhause wird für kleine, mittlere und große Unternehmen bleibt auch nach der Pandemie ein Thema. Besonders beliebt bei Arbeitnehmern ist das hybrides Arbeiten: der Mix aus Homeoffice und Präsenz.

Zeiterfassung im Homeoffice ist Pflicht

Für das Arbeiten von zu Hause ist es wichtig, dass klare Vereinbarungen zur Zeiterfassung beschlossen werden. Seit dem September 2022 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice. Nach dem EuGH-Urteil haben auch die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht BAG) mit einem Grundsatzurteil Fakten geschaffen: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch erfassen. Anderenfalls wären weder Beginn und Ende noch die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten überprüfbar.

Was genau muss erfasst werden?

Zeiterfassungspflicht besteht für die tatsächliche Arbeitszeit. Arbeitgeber müssen Beginn und Ende und damit die Lage der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden im Betrieb erfassen. Pausenzeiten sind gesetzlich vorgeschrieben, gehören laut Arbeitszeitgesetz aber nicht zur Arbeitszeit und müssen entsprechend abgezogen werden, um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln.

Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit
Ausweisung der Überstunden

Wie muss die Zeiterfassung erfolgen?

Das Arbeitsgericht macht keine Vorgaben hinsichtlich Anweisung und Form. Zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kann nach Auffassung des BAG – je nach Tätigkeit und Unternehmen

ein händischer Stundenzettel genutzt werden.
Eine elektronische Arbeitszeiterfassung
Mobile App zur Zeiterfassung
Projektzeiterfassung mit Ausweisung von Überstunden und Pausen

Pausenzeiten und Ruhezeiten sind nach § 4 ArbZG auch während des mobilen Arbeitens einzuhalten. Es wird erwartet, dass der Gesetzgeber bis zum Frühjahr reagiert und hierzu konkretere Regelungen trifft.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Digitale Softwarelösungen und mobile Apps bietet sich als perfekte Lösung an. Unternehmen können innerhalb kürzester Zeit starten. In der Regel ist die Anwendung schon innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit.

Online-Zeiterfassung so funktioniert es

Mitarbeiter loggen sich über ein Web-Login in die Software ein und stempeln täglich Arbeitszeiten und Pausen. Neben Arbeitszeiten lassen sich auch Tätigkeiten einfach dokumentieren.

Arbeitsmodelle einfach abbilden

Arbeitgeber können den Zeitraum für die Erfassung der Zeiten einschränken. Damit wird verhindert, dass Mitarbeiter bereits vor Beginn des Arbeitstages Zeiten buchen. Besonderheiten verschiedener Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Wochenarbeitszeit, Feiertage, Pausenregelung, Überstundenregelungen etc.) lassen sich bequem in den Einstellungen der Cloudlösung abbilden.

Mobile Apps für Mitarbeiter

Alternativ kann die Arbeitszeit auch über eine mobile Zeiterfassung App gestoppt werden. Die gebuchten Zeiten landen dann in Echtzeit in der Unternehmenssoftware und können dort ausgewertet und an die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Auch Urlaubsanträge kann das Personal online stellen.

Die Zuordnung von Stunden zu spezifischen Projekten ist ebenfalls möglich.

Hybrides Arbeiten: Mix aus Homeoffice und Präsenz

Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen die Anforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringen. Vormittags im Büro arbeiten und am Terminal stempeln, nachmittags zuhause weiterarbeiten und Zeiten über den Webbrowser erfassen. Auch ein kombinierter Einsatz der Arbeitsorte (2 Tage Homeoffice, 3 Tage Büro) müssen moderne Systeme abbilden können. Die korrekte Berechnung der geleisteten Arbeitszeiten und Ruhezeiten nach der gesetzlichen Pausenregelung muss dabei jederzeit gewährleistet sein.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice hat einige Vorteile:

Genauigkeit: Mit einer mobilen Zeiterfassung können Mitarbeiter Arbeitszeiten genau und präzise aufzeichnen, was zu einer fairen und gerechten Vergütung führt. Mehrarbeit wird automatisch und minutengenau berechnet.

Flexibilität: Angestellte können ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus aufzeichnen, was ihnen mehr Flexibilität und Unabhängigkeit gibt.

Zeitersparnis: Angestellte müssen ihre Arbeitszeiten nicht manuell in eine Tabelle eintragen, was Zeitersparnis bedeutet und die Chance auf Fehler minimiert.

Auswertung: Unternehmen können die Arbeitszeiten leichter kontrollieren und Überstunden bequem ausweisen. Zuschläge berechnet das System automatisch.

Effizienz: Mobile Zeiterfassung ermöglicht eine schnellere Abrechnung von Arbeitszeiten und eine effizientere Verwaltung von Personalressourcen.

Transparenz: Daten mit Zeitstempel sind transparent und verhindern Streitigkeiten.

Vorgesetzte bekommen Zugriff auf die gebuchten Zeiten ihres Teams und können die einzelnen Buchungen kontrollieren. Welche Mitarbeiter haben die Arbeitszeit eingehalten? Bei welchen Mitarbeitern sind bereits Minusstunden entstanden? Wer ist am Arbeitsplatz, wer macht gerade Pause? ? Moderne Softwarelösungen bieten Anwesenheitskalender, der in Echtzeit Anwesenheit abbildet. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, wer eingeloggt ist und welche Mitarbeiter sich in der Pause befinden

Viele deutsche Arbeitnehmer bewerten das Arbeiten im Home-Office positiv und wollen auch nach der Corona-Krise regelmäßig von zu Hause arbeiten. Das belegt eine DAK-Studie, bei der 7000 Beschäftigte befragt wurden.

Im Home-Office Arbeitszeitgesetze einhalten

Auch im Homeoffice muss die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden. Eine objektive und zuverlässige Lösung sorgt dafür, dass kein Missbrauch möglich ist.

Lückenlos: komplette Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden
Ruhezeiten: komplette Erfassung der genommenen Pausenzeiten
Zugänglich: Stundenkonto ist für Arbeitnehmer jederzeit verfügbar
Nachträgliche Korrekten der Arbeitszeiterfassung werden dokumentiert (Wer, Wann, Was)
Überstunden: Dokumentation der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden
Zeitliche Verteilung der Arbeitsstunden

Rechte und Pflichten des Betriebsrates

Der Betriebsrat hat in Bezug auf Homeoffice einige Rechte und Pflichten. Ein wichtiges Anliegen des Betriebsrats bei der Regelung von Homeoffice ist die Gewährleistung der Gesundheit, Sicherheit und des Wohlbefindens der Angestellten. Er hat das Recht, an der Regelung der Arbeitsbedingungen im Homeoffice mitzuwirken, und muss darauf achten, dass die Arbeitszeiten fair und die Arbeitsbelastungen angemessen sind. Ein weiteres Anliegen ist die Sicherstellung der Datenschutz und des Schutzes der Arbeitsplätze. Betriebsrat muss auch sicherstellen, dass die Angestellten, die im Homeoffice arbeiten, die gleiche Behandlung und die gleiche Möglichkeit zur Weiterbildung und Karriereentwicklung haben wie die Angestellten, die im Büro arbeiten.

Welche gesetzlichen Regelungen bestehen für das Arbeiten im Homeoffice?

Doch die Arbeit im häuslichen Arbeitszimmer hat auch steuerliche Auswirkungen. Für die Bundesregierung gehört das mobile Arbeiten zum Teil einer modernen und digitalen Arbeitswelt. Arbeitnehmer sollen für das mobile Arbeiten mehr Rechte erhalten, geschützt werden und nicht rund um die Uhr für Arbeitgeber verfügbar sein. Der Beschluss der Bundesregierung vom 19.01.2022 sorgt für steuerliche Erleichterungen.

Die neuen Regelungen in Deutschland

Homeoffice bleibt in Deutschland Vereinbarungssache. Ein Rechtsanspruch gibt es nicht
Ein Anspruch auf 24 Tage Homeoffice im Jahr für Vollzeitbeschäftige besteht nicht. Der Gesetzesentwurf wurde vom Kanzleramt im Oktober 2020 blockiert.
Arbeitnehmern haben ein Auskunftsrecht, wenn Arbeitgeber das Arbeiten von Zuhause ablehnen

Das Wichtigste in Kürze: Steuerliche Regelungen in Deutschland

In die Steuererklärung kann der Arbeitnehmer eine Pauschale von 5 Euro für jeden Homeoffice-Tag kann man fünf Euro geltend machen. Das gilt für die Jahre 2020 und 2021. Maximal sind 600 Euro pro Jahr möglich.
Ab 2023 steigt die Homeoffice-Pauschale ab 2023 auf 6 Euro pro Tag und maximal 1.260 Euro im Jahr für alle, die zu Hause arbeiten.
Für berufliche Telefonkosten können – ohne Einzelnachweis – 20 Prozent des Rechnungsbetrags abgesetzt werden, jedoch maximal 20 Euro pro Monat.
Selbst angeschaffte Arbeitsmittel und Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl – die hauptsächlich beruflich genutzt werden – können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen
Auch selbst angeschaffte Computer – können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Nutzen Sie Ihrem Computer auch privat, dürfen Sie nur den beruflichen Teil der Kosten – zum Beispiel 50 Prozent berufliche Nutzung – absetzen.
Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro (brutto 952 Euro) können Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden.
Bei Anschaffungskosten über 952 Euro aus dem Jahr 2020 können Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden. Die ursprünglich dreijährige Abschreibungsdauer verkürzt sich damit auf ein Jahr.

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Quellen Deutschland

Bundesministerium der Finanzen – Nutzungsdauer-von-Computerhardware