Höhere Termintreue durch Critical-Chain-Projektmanagement

Projekte können aus den unterschiedlichsten Gründen und auf verschiedene Art und Weise suboptimal verlaufen oder gar komplett scheitern. So werden nicht wenige Projekte entweder vorzeitig abgebrochen, oder aber sie überschreiten signifikant den im Projektplan vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen. Oft liefern sie auch schlichtweg nicht die gewünschten Ergebnisse.

Agiles Projektmanagement ist ein Weg, diese Probleme in den Griff zu bekommen – allerdings scheuen manche Unternehmen vor dem damit notwendigerweise verbundenem Change-Prozess in der Führungskultur zurück. Zudem sind agile Methoden nicht universell einsetzbar. Das moderne Projektmanagement kennt aber auch noch andere zielführende Ansätze und Methoden. Eine davon möchten wir im Folgenden kurz vorstellen.

Effiziente Nutzung von Projekt-Ressourcen

Eine sinnvolle Ergänzung zum klassischen Projektmanagement bzw. Alterative zum agilen Projektmanagement ist das sogenannte Critical-Chain-Projektmanagement (auch Critical-Chain-Multiprojektmanagement oder Critical-Chain-Management genannt). Damit lässt sich die Zuverlässigkeit der Termineinhaltung auf mehr als 95 Prozent steigern, während sich die Durchlaufzeiten der Projekte um mehr als 25 Prozent reduzieren.

Wesentlich für das Critical-Chain-Projektmanagement ist es, dass einerseits das in Projekten kontraproduktive Multitasking weitgehend unterbunden und andererseits das Handling mit Schätzungen, Streuungen und Puffern optimiert wird. Insgesamt werden vorhandene Ressourcen somit effizienter eingesetzt und Projekte erfolgreicher umgesetzt.

Definition: Critical Chain Management (CCM)

Critical Chain Management (CCM) ist eine Projektmanagementmethode, die sich auf die Verwaltung der Ressourcen (Personen, Ausrüstung usw.) konzentriert, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind, mit dem Ziel, die Gesamtprojektabschlusszeit zu minimieren. CCM – oder auch Konzept der kritischen Kette im Projektmanagement – basiert auf der Theory of Constraints (TOC) und verwendet Techniken wie Puffermanagement, Ressourcenabgleich und Aufgabenpriorisierung, um die Projektleistung zu optimieren. Eines der Schlüsselprinzipien von CCM besteht darin, die kritische Kette (die längste Abfolge abhängiger Aufgaben in einem Projekt) zu puffern, um sich vor Unterbrechungen und Verzögerungen im Zeitplan zu schützen. Dieser Ansatz soll die Projekteffizienz steigern, Verschwendung reduzieren und die Vorhersagbarkeit des Projektabschlusses verbessern.

Die Performance des Unternehmens wird durch den Flaschenhals-Konzept begrenzt. Hier schlägt Goldratt fünf Schritte vor, um am Flaschenhals anzusetzen:

1. Identifizieren des Flaschenhalses – Das limitierende Element des Unternehmens muss gefunden werden (materielle Ressourcen oder immaterielle Ressourcen wie Beschränkungen in Form von Regeln)
2. Auslastung des Flaschenhalses – Ist der Flaschenhals gefunden, wird untersucht, wie die volle Kapazität dieses limitierenden Elements genutzt werden kann.
3. Unterordnen aller Dinge – Das Gesamtsystem muss auf Ursachen für die bisherige Minderauslastung des Flaschenhalses untersucht werden.
4. Erweitern des Flaschenhalses – Unter Umständen ist es möglich und sinnvoll, den Flaschenhals aufzubrechen, zum Beispiel durch Neueinstellungen von Mitarbeitern mit bestimmten Qualifikationen.
5. Erweitern des Flaschenhalses Unter Umständen ist es möglich und sinnvoll, den Flaschenhals „aufzubohren“.

Wichtige Merkmale

• Fokussierung auf die kritische Kette: CCPM identifiziert die kritische Kette eines Projekts, die die längste Folge von abhängigen Aufgaben ist, und puffert diese Kette, um sie vor Terminstörungen und Verzögerungen zu schützen.
• Ressourcenabgleich: CCPM ordnet Ressourcen zu, um sicherzustellen, dass sie effizient genutzt werden und das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.
• Aufgabenpriorisierung: CCPM priorisiert Aufgaben basierend auf ihrer Auswirkung auf die kritische Kette, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.
• Pufferverwaltung: CCPM verwendet Pufferverwaltungstechniken, um das Projekt vor Unterbrechungen und Verzögerungen im Zeitplan zu schützen.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: CCPM betont die Bedeutung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
• Kontinuierliche Verbesserung: CCPM fördert die kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Ãœberprüfungen und gewonnene Erkenntnisse, um die zukünftige Projektleistung zu verbessern.
• Multiprojektmanagement: CCPM eignet sich für das gleichzeitige Management mehrerer Projekte und bietet einen kohärenten und konsistenten Ansatz für Planung und Ausführung.

Der Ursprung – Theory of Constraints

Die Theory of Constraints (TOC) ist eine Managementphilosophie, die in den 1980er Jahren von Dr. Eliyahu M. Goldratt entwickelt wurde. TOC basiert auf der Idee, dass jedes komplexe System, wie z. B. ein Unternehmen oder ein Projekt, durch eine kleine Anzahl von Einschränkungen begrenzt ist. Das Ziel von TOC ist es, diese Einschränkungen zu identifizieren und zu verwalten, um die Leistung des Gesamtsystems zu verbessern.

Es basiert auf der Idee, dass die kritische Kette eines Projekts die Beschränkung des Systems darstellt und dass wir durch das Management dieser Kette die Gesamtleistung des Projekts verbessern können. Gemäß der Theory of Constraints (TOC) hat jedes Projekt mindestens eine Einschränkung oder einen „Engpass“, der seine Leistung einschränkt. Die kritische Kette ist die längste Folge abhängiger Aufgaben in einem Projekt, und die Verwaltung dieser Kette ist der Schlüssel zur Verbesserung der Gesamtleistung des Projekts.

Sobald die Einschränkung(en) identifiziert wurden, schlägt TOC vor, dass wir uns darauf konzentrieren sollten, sie in vollem Umfang auszunutzen. Dies wird erreicht, indem die Ausgabe der Einschränkung maximiert und sichergestellt wird, dass sie immer auf ihrem optimalen Niveau arbeitet. Alle anderen Aktivitäten im System sollen der Einschränkung(en) untergeordnet werden , um sicherzustellen, dass sie seinen Betrieb nicht beeinträchtigen.

Grundlage für Planung und Ressourcenzuweisung

In CCPM wird die kritische Kette als Grundlage für die Planung und Ressourcenzuweisung verwendet. Durch die Pufferung der kritischen Kette und die Nivellierung von Ressourcen zielt CCPM darauf ab, die Gesamtprojektabschlusszeit zu minimieren und gleichzeitig das Projekt vor Unterbrechungen und Verzögerungen im Zeitplan zu schützen. Durch die Konzentration auf die kritische Kette und deren effektives Management soll CCPM die Projekteffizienz steigern, Verschwendung reduzieren und die Vorhersagbarkeit des Projektabschlusses verbessern.

Einsatzbereiche des Critical Chain Managments

Critical Chain Management (CCM) kann in einer Vielzahl von Branchen und Umgebungen eingesetzt werden, um Projekte, Prozesse und Abläufe zu verwalten. Einige Beispiele für die Anwendungen von CCM sind:

Im Allgemeinen kann CCM in jeder Branche oder jedem Bereich eingesetzt werden, in dem Projekte oder Abläufe verwaltet und optimiert werden müssen.

3 Regeln des Critical Chain Managements

Die von Eliyahu Goldratt entwickelte Methode Critical Chain Project Management (CCPM) basiert auf drei Hauptregeln

1. Pufferverwaltung
   CCPM verwendet Pufferverwaltungstechniken, um das Projekt vor Unterbrechungen und Verzögerungen im Zeitplan zu schützen. Puffer werden der kritischen Kette hinzugefügt, um unerwartete Ereignisse aufzufangen und das Projekt vor Verzögerungen zu schützen.
   
2. Ressourcenabgleich
   CCPM ordnet Ressourcen zu, um sicherzustellen, dass sie effizient genutzt werden und das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Dies geschieht, indem sichergestellt wird, dass alle Ressourcen, einschließlich Personen, Ausrüstung und Materialien, verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
   
3. Aufgabenpriorisierung
   CCPM priorisiert Aufgaben basierend auf ihrer Auswirkung auf die kritische Kette, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Diese drei Regeln sind miteinander verknüpft, und ihre Umsetzung zielt darauf ab, die Gesamtprojektabschlusszeit zu minimieren und die Vorhersagbarkeit des Projektabschlusses zu verbessern. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Regeln nicht unabhängig sind und dass ihre Implementierung ein kontinuierlicher Prozess ist, der regelmäßige Überprüfungen und gewonnene Erkenntnisse erfordert, um die zukünftige Projektleistung zu verbessern.

Praktisches Beispiel

Ein praktisches Beispiel für den Einsatz von Critical Chain Project Management (CCPM) wäre die Bauindustrie.

Ein Bauunternehmen baut beispielsweise ein neues Hochhaus und entscheidet sich für die CCPM-Methode zur Verwaltung des Projekts.

Definieren Sie das Projekt: Das Unternehmen definiert die Projektziele, den Umfang und die Leistungen, einschließlich des Fertigstellungsdatums.

Identifizieren Sie die kritische Kette: Das Unternehmen identifiziert die kritische Kette des Projekts, die Aufgaben wie das Gießen des Fundaments, den Bau des Stahlrahmens und die Installation der Aufzüge umfasst.

Schaffen Sie einen Puffer: Das Unternehmen schafft einen Puffer, um die kritische Kette vor Terminstörungen und Verzögerungen zu schützen. Dieser Puffer wird der kritischen Kette hinzugefügt, um unerwartete Ereignisse aufzufangen und das Projekt vor Verzögerungen zu schützen.

Ressourcen verwalten: Das Unternehmen ordnet Ressourcen ein, um sicherzustellen, dass sie effizient genutzt werden und das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Dazu gehört die Verwaltung der Verfügbarkeit von Personal, Ausrüstung und Materialien.

Durch den Einsatz von CCPM kann das Bauunternehmen das Projekt effektiver verwalten und termingerecht abschließen. Die Pufferverwaltungstechniken tragen dazu bei, das Projekt vor Terminstörungen und Verzögerungen zu schützen, und die Ressourcenabgleichstechniken tragen dazu bei, sicherzustellen, dass das Projekt effizient abgeschlossen wird. Darüber hinaus war das Unternehmen in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, wodurch ein kohärenter und konsistenter Ansatz für Planung und Ausführung bereitgestellt wurde.

Es ist wichtig zu beachten, dass dies ein vereinfachtes Beispiel ist. In der Praxis erfordert die Implementierung von CCPM eine signifikante Änderung der Unternehmenskultur und -mentalität, ein hohes Maß an Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern sowie ein hohes Maß an Fachwissen und Erfahrung.

Vermeidung von schädlichem Multitasking

Um zu vermeiden, dass im Projektverlauf von verschiedenen Seiten gleichzeitig auf ein und denselben Mitarbeiter zurückgegriffen wird, nimmt das Critical-Chain-Projektmanagement zuvor eine dezidierte und verbindliche Priorisierung der Aufgaben und Arbeitspakete vor. Laufen mehrere Projekte parallel zueinander, ist zudem eine Staffelung derselben nach Prioritäten erforderlich. Damit verbunden ist dann konsequenterweise auch die strategisch sinnvolle Auswahl der Projekte.

Schädliches Multitasking wird so in aller Regel auf ein Minimum reduziert, wenn nicht gar völlig vermieden, so dass sich die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter voll und ganz auf die Erledigung ihrer aktuellen Aufgabe konzentrieren können. Dadurch verringern sich die Durchlaufzeiten sowohl der einzelnen Projektschritte als auch der Projekte als Ganzes in erheblichem Maße.

Gemeinschaftlicher Puffer am Projektende

Ein weiteres (psychologisches) Problem im klassischen Projektmanagement ist der Umgang mit der Schätzung des Zeitaufwandes und den entsprechend eingeplanten Zeitpuffern. So neigen Mitarbeiter dazu, den sich daraus ergebenden Zeitrahmen zur Erledigung eines Arbeitspakets alleine schon deshalb mindestens auszuschöpfen, um auch in zukünftigen Projekten bzw. Projektschritten ein möglichst großes Zeitfenster zu haben. In Summe dauern Projekte aus diesem Grunde gewissermaßen schon von vorneherein länger als eigentlich nötig.

Gegenüber dem klassischen Projektmanagement fokussiert das Critical-Chain-Projektmanagement daher nicht die einzelnen Projektschritte, sondern das Projektende: Unter Berücksichtigung der Ressourcenverfügbarkeit wird die längste Abfolge voneinander abhängiger Aufgaben ermittelt, die sogenannte Kritische Kette, und an deren Ende ein gemeinschaftlicher Projektpuffer für alle Arbeitspakete gesetzt. Da zugleich die Puffer während der einzelnen Projektschritte entfallen, können sie auch nicht „missbraucht“ werden. Erfahrungsgemäß erhöht sich so die Termintreue von Projekten.