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Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware


Möglichkeiten Arbeitszeiten in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders wichtig, wenn es um die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Stundennachweisen und Rechnungsstellung geht. Warum nicht mit einer Online-Zeiterfassung Zeit und damit Geld sparen? Diese Systeme minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum und stellen Daten für die Lohn- und Gehaltsprogrammen bereit. EU-Arbeitgeber sind zudem laut dem EuGH-Urteil (14. Mai 2019) künftig angehalten, Systeme für die zuverlässige Messung von Arbeitszeiten einzurichten.

Eine gute Online-Zeiterfassungssoftware zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

1 – Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Wochenstunden) in der Zeiterfassung, ist enorm wichtig. Jeder Mitarbeiter bekommt das entsprechende Arbeitszeitmodell zugewiesen. Mit den hinterlegten Wochenarbeitszeiten berechnet die Software Sollstunden und die Urlaubstage der Mitarbeiter. Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Arbeitszeitmodelle mit Arbeitszeiten, Wochenarbeitstagen, Pausenzeiten und Regelungen für Überstunden und Zuschläge einzurichten. Klären Sie, ob die Software alle bundesweiten und landesweiten Feiertage bereitstellt. Das gilt auch für einmalige Sonderfeiertage. Neue gesetzliche Feiertage sollte der Tool-Anbieter automatisch mit Updates hinzufügen.

2 – Möglichkeiten der Zeiterfassung – Nachtrag von Zeiten

Die allermeisten Systeme bieten Software- und Hardwarelösungen (Terminal) zur Zeiterfassung an. Sind Ihre Mitarbeiter viel unterwegs, ist deutlich leichter, Zeiten über eine mobile App zu buchen. In der Rechteverwaltung sollten Sie die Zeiterfassungsart für Rollen und Personengruppen festlegen können. Stellen Sie sicher, dass es jederzeit möglich ist, Zeiten nachzutragen. Entweder über den Mitarbeiter selbst oder über eine zentrale Stelle. In der Historie sollte es möglich sein jede Buchung und den Zeitpunkt der Buchung nachzuvollziehen. Klären Sie ob es möglich ist den Zeitraum für eine Nachbuchung zu beschränken.

3 – Flexible Berechnung der Pausenzeiten

Im Idealfall hält die Zeiterfassungssoftware verschiedene Pausenregelungen bereit. Dazu gehört das sekundengenaue Stempeln von Mittagspausen. Mit dem automatischen Pausenabzug können Pausenzeiten nach den gesetzlichen Vorschriften von der Arbeitszeit abgezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Arbeitszeitmodell (Teilzeitmitarbeiter, Auszubildende) eigene Pausenregelungen hinterlegen können?

4 – Berücksichtigung von Regelungen für Gleitzeit und Überstunden

Jede unternehmensinterne Regelung für Sollzeiten, Gleitzeiten und Überstunden muss in der Zeiterfassungssoftware abgebildet werden. Zahlt Ihr Unternehmen Überstunden aus, sollte es möglich sein, die angefallenen Überstunden in der Software auszutragen und auf null zu setzen.

5 – Self-Service für Mitarbeiter

Auch die Mitarbeiter sollten ihr Stundensaldo immer im Blick behalten. Ein eigener Login für Mitarbeiter und ein Zugriff auf einen Report mit allen angefallenen Arbeitsstunden, Fehltagen und Urlaubstagen sorgt für Transparenz.

6 – Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Dienstgang, Krankheit, Berufsschule etc.) sollten in der Zeiterfassungssoftware verwaltet werden können. Ein Self-Service für Mitarbeiter zur Beantragung von Abwesenheiten (Urlaub) sorgt gleichzeitig für mehr Eigenverantwortung. Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Abwesenheitsarten einzurichten. Mit einem intelligenten Genehmigungs-Workflow für Abwesenheiten lassen sich Urlaubsanträge schnell und unkompliziert abwickeln. Softwarelösungen mit E-Mail-Benachrichtigungen (Urlaub wurde genehmigt) sparen viel Administrationsaufwand und Zeit.

7 – Zukunftssicherheit EuGH-Urteil – Kostenlose Software-Updates

EU-Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019. Arbeitsminister Hubertus Heil will das EU-Urteil in nationales Recht umsetzen. Bisher liegen aber noch keine konkreten Vorschläge des Ministeriums dazu vor – es gilt noch die alte Rechtslage. Berücksichtigen Sie die anstehenden Verpflichtungen bei der Auswahl der Software. Bietet die Lösung Rechtssicherheit? Kann die Lösung flexibel auf die ausstehenden neuen Vorschriften angepasst werden? Wird die Software weiterentwickelt? Werden Updates kostenlos eingespielt?

8 – Keine Auslagerung von Funktionen an Excel und Co.

Eine Zeiterfassungssoftware muss alle wichtigen Funktionen abdecken. Es darf zu keiner Auslagerung von einzelnen Funktionen an Microsoft Excel und Co. kommen. Nach dem Motto: Arbeitszeiten erfassen wir mit der Software „X“, aber die Urlaubstage verwalten wir mit Excel. Nur wenn das Online-Programm alle wichtigen Funktionen umfasst, spart die Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit. Sie muss darüber hinaus auch die erfassten Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen. In der Regel stellt der Software-Anbieter dafür eine CSV-Datei mit allen erfassten Personalzeiten bereit. Prüfen Sie, wie die Datei aufgebaut ist und wie unkompliziert Sie mit dieser Datei Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übergeben können.

Zeiterfassung und Projektzeiterfassung – einfach und durchdacht

Mit TimO erfassen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten einfach und effizient. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Gleitzeit etc.) und Zeitmodelle (Überstunden, Gleitzeit etc.). Das Programm punktet mit vielen Funktionen: Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Gruppenkalender, Urlaubsverwaltung.
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