Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Möglichkeiten Arbeitszeiten in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders wichtig, wenn es um die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Stundennachweisen und Rechnungsstellung geht. Warum nicht mit einer Online-Zeiterfassung Zeit und damit Geld sparen? Diese Systeme minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum und stellen Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereit. EU-Arbeitgeber sind laut dem EuGH-Urteil (14. Mai 2019) angehalten, Systeme für die zuverlässige Messung von Arbeitszeiten einzurichten. Das BAG Urteil vom 13. September 2022 (1ABR 22/21) hat die Pflicht zur Zeiterfassung jetzt bestätigt

Eine gute Software zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

1 – Flexible Möglichkeiten der Zeiterfassung

Mit flexiblen Komplettsystem bilden Sie die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ab. Damit ist ein Wechsel von Büro- und Homeoffice problemlos möglich. Die allermeisten Systeme bieten Software- und Hardwarelösungen (Terminal) zur Zeiterfassung an. Sind Ihre Mitarbeiter viel unterwegs, ist es deutlich komfortabler, Zeiten über eine mobile App zu buchen. In der Rechteverwaltung sollten Sie die Zeiterfassungsart für Rollen und Personengruppen festlegen können.

2 – Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Wochenstunden) in der Zeiterfassung, ist enorm wichtig. Jeder Mitarbeiter bekommt das entsprechende Arbeitszeitmodell zugewiesen. Mit den hinterlegten Wochenarbeitszeiten berechnet die Software Sollvorgaben und die Urlaubstage der Mitarbeiter. Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Arbeitszeitmodelle mit Arbeitszeiten, Wochenarbeitstagen, Pausenzeiten und Regelungen für Überstunden und Zuschläge einzurichten.

3 – Nachtrag von Zeiten und Korrekturen

Stellen Sie sicher, dass es einfach und kompliziert ist, Zeiten nachzutragen und zu korrigieren. Entweder trägt der Mitarbeiter die Zeiten ein oder die Personalabteilung übernimmt dies für ihn. In der Historie sollte es möglich sein, jede Buchung und den Zeitpunkt der Buchung nachzuvollziehen. Das sorgt für Klarheit bei aufkommenden Streitigkeiten und beugt dem Missbrauch vor. Klären Sie ob es möglich ist, den Zeitraum für eine Nachbuchung zu beschränken.

4 – Flexible Berechnung der Pausenzeiten

Im Idealfall hält die Software verschiedene Pausenregelungen bereit. Dazu gehört das minutengenaue Stempeln von Mittagspausen. Mit dem automatischen Pausenabzug können Pausenzeiten nach den gesetzlichen Vorschriften von der Arbeitszeit abgezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Arbeitszeitmodell (Vollzeit, Teilzeitmitarbeiter, jugendliche Arbeitnehmer, Mini-Jobber) eigene Pausenregelungen hinterlegen können?

5 – Berücksichtigung von Regelungen für Gleitzeit und Überstunden

Jede unternehmensinterne Regelung für Gleitzeiten muss abgebildet werden. Zahlt Ihr Unternehmen Überstunden aus, sollte es möglich sein, die angefallenen Stunden in der Software auszutragen und auf null zu setzen.

6 – Self-Service für Mitarbeiter

Auch die Mitarbeiter sollten ihr Stundensaldo immer im Blick behalten. Ein eigener Login für Mitarbeiter und ein Zugriff auf einen Report mit allen angefallenen Arbeitsstunden, Fehltagen und Urlaubstagen sorgt für Transparenz.

7 – Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Dienstgang, Krankheit, Berufsschule etc.) sollten verwaltet werden können. Ein Self-Service für Mitarbeiter zur Beantragung von Abwesenheiten (Urlaub) sorgt gleichzeitig für mehr Eigenverantwortung. Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Abwesenheitsarten einzurichten. Mit einem intelligenten Genehmigungs-Workflow für Abwesenheiten lassen sich Urlaubsanträge schnell und unkompliziert abwickeln. Softwarelösungen mit E-Mail-Benachrichtigungen (Urlaub wurde genehmigt) sparen viel Administrationsaufwand und Zeit.

8 – Zukunftssicherheit EuGH und BAG-Urteil – Kostenlose Software-Updates

EU-Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019. Arbeitsminister Hubertus Heil will das EU-Urteil in nationales Recht umsetzen. Bisher liegen aber noch keine konkreten Vorschläge des Ministeriums dazu vor. Nach einem Urteil des höchstens deutschen Arbeitsgerichts besteht auch in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dies entschied am 13. September 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG).

Berücksichtigen Sie die anstehenden Verpflichtungen bei der Auswahl der Software. Bietet die Lösung Rechtssicherheit? Kann die Lösung flexibel auf die ausstehenden neuen Vorschriften angepasst werden? Wird die Software weiterentwickelt? Werden Updates kostenlos eingespielt?

9 – Keine Auslagerung von Funktionen an Excel und Co.

Die Anwendung muss alle wichtigen Funktionen abdecken. Es darf zu keiner Auslagerung von einzelnen Funktionen an Microsoft Excel und Co. kommen. Nach dem Motto: Arbeitszeiten erfassen wir mit der Software „X“, aber die Urlaubstage verwalten wir mit Excel. Nur wenn die Anwendung alle wichtigen Funktionen umfasst, spart die Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit. Sie muss darüber hinaus auch die erfassten Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen. In der Regel stellt der Software-Anbieter dafür eine CSV-Datei mit allen erfassten Personalzeiten bereit. Prüfen Sie, wie die Datei aufgebaut ist und wie unkompliziert Sie mit dieser Datei Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übergeben können.

Zeiterfassung und Projektzeiterfassung – einfach und durchdacht

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