+49 6081 58600 •
With respect for your time





Die 5 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

 

Möglichkeiten Arbeitszeiten und Projektzeiten in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders wichtig, wenn es um die die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Stundennachweisen und Rechnungsstellung geht. Warum nicht mit einer Online-Zeiterfassung Zeit und damit Geld sparen? Diese Systeme minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum und stellen eine Schnittstelle zu Lohn- und Gehaltsprogrammen bereit. Aussagekräftige Reports und Auswertungen sorgen für Transparenz bei Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Eine gute Online-Zeiterfassungssoftware zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

1 – Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle wie zum Beispiel Vollzeit, Teilzeit oder Gleitzeit, ist enorm wichtig. Jeder Mitarbeiter bekommt das entsprechende Arbeitszeitmodell zugewiesen. Mit den hinterlegten Daten berechnet die Software Sollstunden und die Urlaubstage der Mitarbeiter. Natürlich müssen auch alle bundesweiten und landesweiten Feiertage bei der Berechnung von Sollstunden berücksichtigt werden. Das gilt auch für einmalige Sonderfeiertage.

2 – Abrechnung unterschiedlicher Zeitmodelle

Jedes Zeitmodell (Sollzeit, Gleitzeit, Überstunden etc.) muss in der Zeiterfassungssoftware abgebildet werden, das ist nahezu die wichtigste Funktion einer Zeiterfassungslösung. Auch die Mitarbeiter sollten ihr Stundensaldo immer im Blick behalten. Ein eigener Report für Mitarbeiter mit allen angefallenen Arbeitsstunden, Fehltagen und Urlaubstagen sorgt für Transparenz.

3 – Flexible Berechnung der Pausenzeiten

Im Idealfall bietet die Zeiterfassungssoftware verschiedener Pausenregelungen zur Auswahl an. Dazu gehören die automatische Pausenregelung, bei der die gesetzlichen Pausenzeiten von der Arbeitszeit abgezogen werden.  Und natürlich das minutengenaue Online-Stempeln von Mittagspausen sowie eine Kombination aus Pausenautomatik und eigenem Stempeln. Auch die Raucherpausenproblematik sollte berücksichtigt werden. Für jedes Arbeitszeitmodell sollte es die Möglichkeit geben, Pausenregelungen zu hinterlegen.

4 – Buchung der Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten

Für Dienstleister ist die transparente und faire Abrechnung von Arbeitsstunden wichtig. Die Zeiterfassungssoftware sollte die Zuordnung der Arbeitszeiten zur Projekten, Aufträgen und einzelnen Vorgängen bzw. Arbeitsschritten ermöglichen. Zusätzlich ist ein intelligentes Rechtesystem zur Verwaltung von Berechtigungen wichtig. Damit wird geregelt welche Mitarbeiter auf Projekte und Aufträge buchen dürfen. Natürlich sollte es auch die Möglichkeit geben, Stundennachweise für Kunden zu erstellen.

5 – Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

Auch Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) sollten in der Zeiterfassungssoftware verwaltet werden können. Ein Mitarbeiter Selfservice für die Beantragung von Abwesenheiten sorgt gleichzeitig für mehr Eigenverantwortung. Mit intelligenten Workflows für die Genehmigung von Abwesenheiten lassen sich Abwesenheitsanträge schnell und unkompliziert abwickeln. Softwarelösungen mit E-Mail-Benachrichtigungen über genehmigte und abgelehnte Urlaubsanträge an Mitarbeiter und Teamleiter sparen der Personalabteilung viel Administrationsaufwand und Zeit.

Eine Zeiterfassungssoftware muss alle wichtigen Funktionen abdecken. Es darf zu keiner Auslagerung von einzelnen Funktionen an Microsoft Excel und Co. kommen. Nach dem Motto: Arbeitszeiten erfassen wir mit der Software XY, aber die Urlaubstage verwalten wir mit Excel. Nur wenn das Online-Programm alle wichtigen Funktionen umfasst, spart die Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit.

Zeiterfassung und Projektzeiterfassung – einfach und durchdacht

Mit TimO erfassen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten und Projektzeiten einfach und effizient. Arbeitszeiten und Pausen lassen sich in wenigen Minuten unkompliziert eintragen. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Gleitzeit etc.) und Zeitmodelle (Überstunden, Gleitzeit etc.).  Die Online-Software punktet mit vielen Funktionen: Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Gruppenkalender, Urlaubsverwaltung. Über eine Schnittstelle können die Daten an Lohn- und Gehaltsprogramme übertragen werden.

Testen Sie die intelligente TimO Zeiterfassung 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen.