Viele Projekte scheitern, weil sie schlicht und einfach nicht richtig verkauft werden. Abhilfe schafft hier das sogenannte Projektmarketing. Über dessen Sinn, Nutzen und Ziele wurde bereits im zuletzt erschienenen Blogbeitrag geschrieben. Auf dem Weg zum erfolgreichen Projektmanagement braucht es aber selbstverständlich mehr als nur die Kenntnis darüber was das Instrument Projektmarketing zu vollbringen mag. Mindestens ebenso wichtig ist es, zu wissen wie es anzuwenden ist. Dabei soll Ihnen dieser Artikel eine wertvolle Hilfe sein.
So betreiben Sie erfolgreiches Projektmarketing
Worauf sollten Sie also achten, was sollten Sie konkret unternehmen, um erfolgreiches Projektmarketing zu betreiben und damit über kurz oder lang auch Ihr Projekt zum Ziel zu führen?
In der Praxis hat sich hier folgendes Vorgehen bewährt:
1. Interessen- und Umfeldanalyse anfertigen
Wissen ist die Grundlage erfolgreichen Arbeitens. Das gilt auch im Projektmarketing. Deshalb tun Sie auch gut daran zunächst alle möglichen Interessensgruppen auszumachen und eingehend zu analysieren:
- Welche Personen und Organisationen haben ein konkretes Interesse an dem Projekt?
- Wer ist davon in irgendeiner Art und Weise betroffen und wer könnte Einfluss auf den Projektverlauf nehmen?
- Wo besteht Konfliktpotenzial und wo könnten sich Synergien ergeben?
- Welche Ansprüche haben die Interessenten und Betroffenen? Sind diese legitim oder unbegründet?
All das muss berücksichtigt und beantwortet werden. Bedenken Sie auch, dass sich die Interessensgruppen beziehungsweise Stakeholder mit Fortschreiten der Arbeiten verändern könnten. Am Ende Ihrer Analyse sollten Sie über eine aussagekräftige Datensammlung verfügen, die Ihnen auf einen Blick verrät, wer die direkten und indirekten Beeinflusser des Projektes sind und welche strategische und operative Bedeutung sie für das Projekt haben.
Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse lassen sich die folgenden Schritte um vieles einfacher durchführen.
2. Ziele definieren
Wer nicht zielorientiert arbeitet, hat es schwer seine Ziele zu erreichen. Folglich sollten im nächsten Schritt die vorläufigen Ziele definiert werden. Hier bietet sich der Einsatz der SMART-Methode an. Ihre Ziele müssen spezifisch, messbar, aktionsorientiert und realisierbar sein sowie terminiert werden.
Die Ziele sollten dabei möglichst attraktiv gestaltet sein und den Projektbeteiligten deutlich zu verstehen geben welchen Anteil sie an den Zielen haben. Mitunter ergibt sich an dieser Stelle Gelegenheit dazu potenzielle Projektverweigerer produktiv einzubinden.
3. Maßnahmen definieren
Auf Grundlage Ihrer Ziele und anhand der Zielgruppe, die Sie erreichen wollen, bietet sich nun das Aufstellen eines Maßnahmenplans an.
- Legen Sie hierfür angemessene Kommunikations- und Informationsmittel fest, zum Beispiel Projektnewsletter, Beiträge in Firmenzeitschriften etc.
- Finden Sie Anlässe und legen Sie Termine für Teambesprechungen, einen Tag der offenen Tür usw. fest.
- Bestimmen Sie Verantwortliche und verteilen Sie die Aufgaben, am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, um diese adäquat einzubinden.
- Planen und beantragen Sie gegebenenfalls ein festes Projektmarketing-Budget.
Hier bietet sich Gelegenheit den Interessen wichtiger Stakeholder entgegenzukommen und entgegenzuwirken. Etwa durch Umpositionierungen innerhalb des Projektes.
4. Kommunikationsmatrix erstellen
Wer berichtet wem, wann und wie häufig? Das muss vom Start weg klar sein, um ein zügiges Voranschreiten des Projektes und des Projektmarketings zu ermöglichen oder eventuelle Probleme zu beseitigen.
Eine sehr anschauliche Aufbereitung dieser vier Prozessschritte und allerlei Antworten auf Fragestellungen zum Thema finden Sie in dieser Präsentation zum Projektmarketing aus der Sicht eines Projektleiters.