Die 7 besten Zeiterfassungssysteme im Vergleich (2025)

Ein neues Zeiterfassungssystem soll her – doch der Markt ist unübersichtlich und die Anforderungen im eigenen Betrieb komplex. Dieser Artikel vergleicht sieben Systeme, die sich in der Praxis bewährt haben, und zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Worauf sollte man bei einem Zeiterfassungssystem achten?

Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte mehr leisten als nur Zeiten zu stoppen. Es muss zu den Prozessen, der Teamgröße und den rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden.

Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Bedienung entscheidet über die Akzeptanz im Team.

Mitarbeitende sollen ihre Zeiten schnell, unkompliziert und fehlerfrei erfassen können – egal ob im Büro, im Außendienst oder im Homeoffice. Achten Sie auf eine übersichtliche Oberfläche, selbsterklärende Funktionen und mobile Apps mit Offline-Funktion.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang muss zur Arbeitsrealität passen.

Grundfunktionen wie Start/Stop-Erfassung, manuelle Einträge und Pausenregelungen sind Standard. Je nach Bedarf sollten auch Projektzeiten, Abwesenheiten, Zuschläge, Leistungsnachweise oder Terminalanbindung möglich sein. Besonders wichtig für Dienstleister: Abrechnung direkt aus den erfassten Zeiten.

Anpassungsfähigkeit & Flexibilität

Jedes Unternehmen arbeitet anders – das System muss mitziehen.

Ob flexible Arbeitszeitmodelle, individuelle Zuschlagsregelungen oder Schichtsysteme: Ein gutes Tool lässt sich an Ihre Strukturen anpassen. Ideal sind Systeme, die modular aufgebaut sind oder verschiedene Rollen- und Berechtigungsmodelle unterstützen.

Integrationen & Schnittstellen

Zeiterfassung sollte sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft einfügen.

Schnittstellen zu Lohnabrechnung (z. B. DATEV), ERP oder Projektmanagement-Tools sparen Zeit und vermeiden doppelte Dateneingaben. Auch ein Export in PDF, CSV oder DATEV-Formate sollte möglich sein.

Preismodell

Transparente Kostenstrukturen verhindern böse Ãœberraschungen. 

Viele Anbieter rechnen pro Nutzer:in und Monat ab. Achten Sie auf versteckte Zusatzkosten für Module, Support oder Exportfunktionen. Besonders für kleinere Unternehmen ist ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend – inklusive Support und laufender Updates.

Serverstandort und DSGVO-Konformität

Gerade bei personenbezogenen Daten zählt: Sicherheit und Rechtskonformität.

Ein DSGVO-konformes System mit Serverstandort in Deutschland (oder EU) bietet rechtliche Sicherheit. Prüfen Sie, ob die Daten verschlüsselt übertragen und revisionssicher gespeichert werden – besonders relevant bei Audit- oder Betriebsprüfungen.

Support

Ein verlässlicher Support spart Nerven – besonders beim Start.

Achten Sie auf erreichbare Ansprechpersonen, z. B. per Telefon oder Chat, idealerweise auf Deutsch. Gut bewertete Anbieter bieten zusätzlich Hilfezentren, Webinare oder einen persönlichen Onboarding-Service.

	Herkunft	Server-Standort	Support-Standort	Telefon-Support	Chat-Support	Online-Hilfecenter	Support-Ticketsystem
TimO				✓	–	✓	✓
TimeTac				✓	–	✓	–
Personio				✓	–	✓	✓
Toggl Track				✓	–	✓	–
ATOSS				✓	✓	✓	✓
Crewmeister				–	✓	✓	✓
Shiftbase				✓	✓	✓	–

So haben wir die 7 besten Zeiterfassungssysteme ausgewählt

Für diesen Vergleich haben wir Zeiterfassungssysteme ausgewählt, die sich in der Praxis bewährt haben – durch hohe Nutzerzufriedenheit, funktionale Breite und zuverlässige Umsetzung gesetzlicher Anforderungen. Unsere Auswahl umfasst sowohl deutsche Anbieter mit Fokus auf Datenschutz und Supportqualität als auch etablierte internationale Lösungen.

Das Ergebnis: Ein ausgewogener Überblick über Tools, die für Unternehmen jeder Größe relevante Ansätze zur Arbeits- und Projektzeiterfassung bieten.

TimO

TimO ist eine der besten Zeiterfassungslösungen für projektorientierte Unternehmen und moderne Arbeitsmodelle.

Die Software kombiniert klassische Arbeitszeiterfassung mit präziser Projektzeiterfassung – und das in einem modularen System, das sich flexibel an unterschiedliche Unternehmensprozesse anpassen lässt.

Besonders geeignet ist TimO für Unternehmen mit mehreren Teams, hybriden Arbeitsplätzen oder einem hohen Bedarf an Transparenz und Abrechnungssicherheit.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeitszeiterfassung mit Start/Stop, Gleitzeit, Pausenregelung
• Projektzeiterfassung nach Aufgaben, Tätigkeiten und Kunden
• Zeiterfassung per App, Webzugang oder stationärem Zeiterfassungsterminal
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung kostenlos integriert
• Leistungsnachweise, Soll-Ist-Vergleich, DATEV-Export
• DSGVO-konformer Cloudbetrieb mit deutschem Serverstandort

Besondere Stärken von TimO

• Modularität: TimO wächst mit – vom einfachen Zeiterfassungstool bis zur umfassenden Projekt- und Ressourcensteuerung.
• Projektorientierung: Zeiten lassen sich präzise projekt- und kundenbezogen erfassen – ideal für Beratung, Bau, Technik und Agenturen.
• Terminal + App kombiniert: Ob Werkstatt, Außendienst oder Homeoffice – TimO deckt alle Arbeitsmodelle ab.
• Made in Germany: Entwicklung, Support und Hosting erfolgen vollständig in Deutschland – datenschutzkonform, revisionssicher und persönlich betreut.
• Hohe Datenqualität: Leistungsnachweise, Abrechnungen und Auswertungen sind jederzeit vollständig und exportfähig.

Fazit

TimO bietet eine der besten Zeiterfassungen für Unternehmen, die Projektarbeit und operative Zeiten in einem System vereinen möchten. Besonders für wachsende Teams mit anspruchsvollen Prozessen, mehreren Standorten oder der Anforderung an stationäre Terminals ist TimO eine flexible, skalierbare Lösung.

TimeTac

TimeTac ist eine etablierte Zeiterfassungslösung für mobile Teams und Unternehmen mit strukturierter Zeitverwaltung.

Die Software eignet sich besonders für Organisationen mit Außendienst, Filialstruktur oder komplexen Arbeitszeitmodellen – etwa im Handwerk, der Pflege oder im öffentlichen Sektor.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeitszeiterfassung per Web, App und stationärem Terminal
• Projektzeiterfassung mit Aufgaben- und Kundenbezug
• Abwesenheitsverwaltung: Urlaub und Krankheit im System
• GPS-Tracking und Geofencing zur mobilen Zeiterfassung
• Schnittstellen zu Lohn- und ERP-Systemen
• Cloudhosting innerhalb der EU unter DSGVO-Standards

Besondere Stärken von TimeTac

• Modulares System: Nutzer:innen können gezielt Funktionen ergänzen – etwa Projektzeiten oder GPS-Erfassung – und bezahlen nur, was sie tatsächlich nutzen.
• Mobile Einsatzfähigkeit: Dank App und GPS können Kolleg:innen ihre Zeiten flexibel und unterwegs erfassen.
• Geradlinige Bedienbarkeit: Klare Oberfläche und logische Struktur fördern Akzeptanz im Team.
• DSGVO-Konformität: Europäisches Hosting und strenge Datenschutzvorgaben sichern Ihre Compliance-Anforderungen.

Fazit

TimeTac ist eine verlässliche Wahl für Unternehmen, die flexible Arbeitszeiterfassung mit mobilen Optionen, Projektzeitfunktionen und EU-konformem Datenschutz benötigen.

Personio

Personio ist eine integrierte HR- & Zeiterfassungslösung, die besonders für HR-verantwortliche und Unternehmen mit starkem Personalmanagementbedarf entwickelt wurde.

Die Software kombiniert intuitive Zeiterfassung mit umfassenden Funktionen für Personalverwaltung – ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die Prozesse effizient aus einer Hand steuern möchten.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeitszeiterfassung per Web und App mit Start/Stop, Pausen und Gleitzeit
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement integriert mit Genehmigungsworkflow
• Projekt- und Aufgabenzeiterfassung (optional aktivierbar)
• Gehalts- & Lohnvorbereitung, inklusive Exportfunktion
• Reporting & Analysen zu Arbeitszeiten und Personalkosten
• Schnittstellen u. a. zu DATEV, Lohnabrechnung und ERP-Systemen
• Hosting in der EU und DSGVO-konform

Besondere Stärken von Personio

• HR-integrierte Lösung: Personio vereint Zeiterfassung, Bewerbung, Onboarding und Feedback in einer Plattform.
• Benutzerfreundlichkeit: Klare Oberfläche, intuitive Bedienung und einfache Self-Service-Bereiche für Mitarbeitende.
• HR-Automation: Genehmigungsprozesse, Erinnerungen und Reporting funktionieren automatisiert und effizient.
• Compliance & Reporting: Detaillierte Berichte zu Arbeitszeit, Abwesenheit und Mitarbeiterkosten vereinfachen die Personalarbeit.
  

Fazit

Personio ist eine sehr gute Wahl für Unternehmen, die ihre HR- und Zeiterfassungsprozesse zentralisieren möchten. Insbesondere für HR-Teams, die neben Zeiterfassung auch Bewerbungsmanagement und Abrechnung abbilden wollen, bietet Personio einen echten Mehrwert.

Toggl Track

Toggl Track ist ein weltweiter Favorit für einfache, schnelle Projektzeiterfassung und eignet sich besonders für Freelancer, Agenturen und kreative Teams.

Die Software überzeugt durch ihre Einfachheit und Agilität – ideal, wenn Sie per Klick oder Stoppuhr die Zeit für Kunden, Projekte oder Aufgaben erfassen und anschließend flexibel auswerten möchten.

Funktionen im Ãœberblick

• Start/Stop-Zeiterfassung per Desktop-, Web- oder Mobile-App
• Projekt- und Aufgabenverwaltung mit Teamzuweisung
• Zeitberichte, Budgetbenachrichtigungen und CSV/PDF-Export
• Wochenplanung und Zeiterinnerungen
• Integrationen zu Tools wie Asana, Jira, Trello, Slack u. v. m.
• Zeiterfassung im Team mit Echtzeit-Anzeige
• DSGVO-konformes Hosting in der EU (Premium-Tarif)

Besondere Stärken von Toggl Track

• Usability & Geschwindigkeit: Minimalistische Oberfläche, schnelle Zeiterfassung per Klick.
• Integrationstiefe: Nahtlose Verbindung zu vielen Workflow-Tools, ideal für agile Teams.
• Flexibles Reporting: Detaillierte Berichte und benutzerdefinierte Filter für Budgetsteuerung und Zeitanalyse.
• Teamüberblick in Echtzeit: Live-Anzeige, wer aktuell an welchem Projekt arbeitet – perfekt für transparente Zusammenarbeit.

Fazit

Toggl Track bietet eine der besten Lösungen für unkomplizierte Projektzeiterfassung – besonders geeignet für Freelancer, Agenturen und kleine Teams.  Mit extrem schneller Bedienung, vielen Integrationen und flexiblen Reports ist es eine hervorragende Wahl für alle, die einfach und effektiv Zeiten erfassen wollen.

ATOSS Time Control

ATOSS Time Control ist eine professionelle Zeiterfassungslösung, die besonders für strukturierte Arbeitszeitmodelle und Schichtorganisation in mittleren und großen Unternehmen entwickelt wurde.
Die Software eignet sich hervorragend für Betriebe mit festgelegten Arbeitszeitregeln, betriebsbedingten Dienstzeiten oder komplexen Zuschlagsstrukturen – z. B. in Produktion, Gesundheitswesen oder Logistik.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeits- und Projektzeiterfassung per Web, App oder Terminal
• Komplexe Schicht- und Dienstplanverwaltung
• Automatische Zuschlagsberechnung und Pausenregelung
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
• Schnittstellen zu ERP-, Lohn- und Zeiterfassungssystemen
• Revisionssichere Zeiterfassung mit Nachvollziehbarkeit
• DSGVO-konformes Hosting in der EU

Besondere Stärken von ATOSS

• Schichtdienstfähig: Ideal für komplexe Einsatzpläne, inklusive Früh- und Spätschichten oder Bereitschaftszeiten.
• Automatisierung von Zeitregeln: Automatische Berechnung von Zuschlägen, Nachtzuschlägen und individuellen Pausenzeiten.
• Revisionssicherheit: Zeitaufzeichnungen sind manipulationssicher, mit Protokollierung für Audits und Nachweise.
• Umfangreiche Systemintegration: Einbindung in vorhandene ERP- und Lohnsysteme ermöglicht effiziente End-to-End-Prozesse.

Fazit

ATOSS Time Control ist eine Premium-Lösung für Unternehmen mit anspruchsvollen Schicht- und Zeitmodellen. Wenn Sie automatisierte Zeitregelungen, Revisionssicherheit und nahtlose Integration in bestehende Systeme benötigen, bietet ATOSS eine robuste und bewährte Technologie.

Crewmeister

Crewmeister ist eine einfache und schnell einsetzbare Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen und Teams mit wenig IT-Aufwand.

Die Lösung eignet sich besonders für Handwerksbetriebe, Agenturen oder Start-ups, die ohne Schulung oder technische Hürden gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung einführen möchten.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeitszeiterfassung per Web, Tablet oder Smartphone
• Start/Stop-Funktion und manuelle Zeiteingabe
• Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten verwalten
• Einfache Stundenübersichten und PDF-Export
• Automatische Pausen- und Ãœberstundenberechnung
• Hosting in Deutschland, DSGVO-konform
  

Besondere Stärken von Crewmeister

• Intuitiv & schnell einsatzbereit: Crewmeister ist in wenigen Minuten eingerichtet – ideal für kleine Teams ohne IT-Abteilung.
• Self-Service für Mitarbeitende: Zeiten und Urlaube können eigenständig eingetragen und beantragt werden.
• Rechtssicherheit ohne Komplexität: Die Software erfüllt die gesetzlichen Anforderungen (z. B. EuGH-/BAG-Urteile) – ohne komplizierte Einstellungen.
• Persönlicher Support aus Deutschland: Telefonischer Support hilft bei Fragen direkt und unkompliziert weiter.

Fazit

Crewmeister ist eine empfehlenswerte Lösung für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte, rechtskonforme Zeiterfassung suchen – ohne technisches Vorwissen. Gerade für Betriebe, die bisher mit Excel oder Papier arbeiten, bietet Crewmeister einen pragmatischen Einstieg in die digitale Arbeitszeiterfassung.

Shiftbase

Shiftbase ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Dienstplanungssoftware, die besonders für Unternehmen mit Schichtbetrieb und dezentralen Teams geeignet ist.

Die Lösung kombiniert Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung und Personalmanagement in einem System – ideal für Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und produzierendes Gewerbe.

Funktionen im Ãœberblick

• Arbeitszeiterfassung per App, Web und Terminal
• Dienstplaner mit Drag & Drop und Schichtvorlagen
• Zeitzuschläge, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Gehalts- und Stundenübersichten, automatische Berechnung
• Teamkommunikation und Schichttauschfunktion
• Integration mit Lohnsystemen und DATEV
• Hosting in der EU, DSGVO-konform

Besondere Stärken von Shiftbase

• Schichtplanung & Zeiterfassung aus einer Hand: Mitarbeitende sehen ihre Schichten, tragen Zeiten ein und tauschen bei Bedarf Schichten direkt in der App.
• Transparente Kommunikation: Integrierte Nachrichtenfunktion für schnellen Austausch zu Schichten oder Änderungen.
• Flexible Einsatzbereiche: Besonders stark in Branchen mit wechselnden Dienstzeiten und Personalrotation.
• Datenschutz & Compliance: Hosting innerhalb der EU, mit klaren Zugriffsrechten und revisionssicherer Dokumentation.

Fazit

Shiftbase ist eine umfassende Lösung für Unternehmen mit Schichtbetrieb, die Zeiterfassung, Dienstplanung und Kommunikation in einem Tool bündeln möchten. Ideal für alle, die in dynamischen Teams Übersicht und Planbarkeit schaffen wollen – vom Einzelhandel bis zur Pflegeeinrichtung.

Fazit zum Vergleich

Die beste Zeiterfassungssoftware ist die, die zu Ihrem Unternehmen passt. Jedes der vorgestellten Zeiterfassungssysteme überzeugt mit eigenen Stärken – je nach Branche, Teamgröße und Anforderungen.

Während Tools wie Toggl Track besonders bei agilen Projektteams beliebt sind, bieten Lösungen wie Personio oder ATOSS einen klaren Vorteil bei der Integration in Personalprozesse und Schichtmodelle.

TimO sticht als besonders vielseitige Lösung hervor – mit starker Projektorientierung, flexiblen Modulen und einer kombinierten Terminal- und App-Erfassung „Made in Germany“.

Für die Auswahl sollten Sie folgende Fragen klären:

• Benötigen Sie neben der Arbeitszeiterfassung auch Projektzeiterfassung oder Schichtplanung?
• Ist eine mobile Nutzung oder stationäre Erfassung per Terminal erforderlich?
• Wie wichtig sind Schnittstellen zu Lohn- oder ERP-Systemen?

Unser Tipp: Testen Sie verschiedene Tools in einer kostenlosen Demo – so finden Sie schnell heraus, welches System am besten zu Ihrer Organisation passt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Nutzungsfragen & Empfehlungen

Welches ist das beste Zeiterfassungssystem?

TimO zählt zu den besten Zeiterfassungssystemen für Unternehmen, die Arbeits- und Projektzeiten rechtskonform, flexibel und skalierbar erfassen möchten.

Besonders in projektorientierten Branchen, im Mittelstand oder in Organisationen mit gemischten Arbeitsmodellen (Büro, Remote, Außendienst) überzeugt TimO durch Modularität, Terminal-Anbindung und deutsches Hosting.

Weitere führende Systeme:

• Personio – stark im HR-Kontext
• Toggl Track – ideal für Freelancer & Agenturen
• ATOSS & Shiftbase – für Schichtplanung und Dienstzeiten

Fazit: Wer eine gesetzeskonforme, ausbaufähige und praxisnahe Lösung für die Arbeitszeiterfassung sucht, trifft mit TimO eine besonders starke Wahl.

Was ist das beste Zeiterfassungssystem für Kleinunternehmen?

Kleinunternehmen benötigen eine Zeiterfassung, die schnell einsatzbereit, leicht zu bedienen und flexibel erweiterbar ist.

TimO erfüllt diese Anforderungen besonders gut – mit modularen Funktionen, intuitiver Oberfläche und einem Einstieg ohne technisches Vorwissen. Besonders praktisch: Das System lässt sich sowohl für einfache Arbeitszeiterfassung als auch für Projektzeiten, Urlaub oder Abrechnung nutzen – ganz nach Bedarf.

Weitere empfehlenswerte Lösungen für kleine Teams:

• Crewmeister: besonders schnell eingerichtet, ideal für Handwerksbetriebe
• Toggl Track: minimalistisch, mit Fokus auf Aufgaben- und Projektzeiten
• Clockify (Free): für den kostensensiblen Einstieg mit Basisfunktionen

Fazit: Entscheidend ist, dass das System mit Ihrem Unternehmen mitwächst – Anbieter wie TimO oder Crewmeister bieten hier besonders praxisnahe Optionen.

Was ist das beste Zeiterfassungssystem für Freelancer?

Freelancer benötigen eine unkomplizierte Zeiterfassung, die projektbasiertes Arbeiten, flexible Zeitbuchung und transparente Abrechnung unterstützt.

Tools wie Toggl Track oder Clockify sind besonders beliebt: Sie ermöglichen minutengenaue Zeiterfassung per App oder Browser, bieten clevere Auswertungen und lassen sich mit gängigen Projekt- und Abrechnungstools integrieren.

Empfehlenswerte Lösungen:

• Toggl Track: Intuitive Bedienung, Live-Tracking, viele Integrationen
• Clockify: Kostenlose Grundversion mit Projekt-Tracking und Berichten
• mite.: Minimalistisch und datenschutzfreundlich – ideal für Einzelanwender:innen

Tipp: Achten Sie auf Funktionen wie Exportformate (PDF, CSV), Projektzuweisung und Zeiterinnerungen – sie erleichtern die Zusammenarbeit mit Auftraggebern und die Rechnungsstellung.

Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für Projektarbeit?

Für projektbasierte Arbeit ist TimO eine der besten Lösungen – dank integrierter Projektzeiterfassung, Budgetkontrolle und flexibler Auswertungen.

TimO ermöglicht es, Zeiten direkt auf Projekte, Aufgaben und Kunden zu buchen, Budgets zu überwachen und Projektauswertungen nach Zeit, Kosten oder Mitarbeitenden zu erstellen. Besonders praktisch: Die Daten lassen sich auch zur Abrechnung oder zur Ressourcenplanung nutzen.

Weitere geeignete Tools für projektorientiertes Arbeiten:

• Toggl Track: schlankes Tool mit Projektbezug und Echtzeitübersicht
• TimeTac: mit Projektzeiterfassung und Echtzeit-Reporting
• Clockify: Basisfunktionen für kleinere Projektteams oder Freelancer

Fazit: Wer Projektzeiten strukturiert erfassen, auswerten und weiterverarbeiten möchte, profitiert von spezialisierten Lösungen wie TimO oder TimeTac.

Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für Dienstleister?

Dienstleistungsunternehmen benötigen eine Zeiterfassungssoftware, die sowohl interne Arbeitszeit als auch projektbezogene Leistungen sauber dokumentiert – idealerweise mit Abrechnungs- und Controlling-Funktionen.

TimO erfüllt diese Anforderungen besonders umfassend: Zeiten lassen sich projektgenau erfassen, mit Kostenstellen verknüpfen und direkt in Leistungsnachweise oder Rechnungen überführen. Auch individuelle Kundenbudgets, Pauschalen und Stundensätze lassen sich abbilden.

Weitere geeignete Tools:

• TimeTac – gut geeignet für projektbasierte Dienstleistungen mit vielen Mitarbeitenden
• Personio – wenn der Fokus stärker auf HR- und Abwesenheitsmanagement liegt
• Toggl Track – für Agenturen oder kleinere Teams mit schlanker Struktur

Fazit: Für Dienstleister, die Transparenz, Abrechnungssicherheit und einfache Projektzuordnung benötigen, ist TimO eine besonders leistungsfähige Lösung.

Allgemeine Fragen zu Zeiterfassungssystemen

Was sind Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme sind technische Lösungen zur Dokumentation und Verwaltung der geleisteten Arbeitszeit von Mitarbeitenden.

Sie dienen Unternehmen dazu, gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit einzuhalten, die Arbeitsorganisation zu verbessern und Daten für Lohnabrechnung, Projektsteuerung oder Personalplanung bereitzustellen.

Dabei kann es sich um digitale Tools (Apps, Websysteme, Terminals) oder analoge Verfahren (Stundenzettel, Excel-Tabellen) handeln. Moderne Systeme ergänzen die Zeiterfassung oft um Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Überstundenregelung oder Projektzeiten.

Wie funktionieren Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme dokumentieren die Arbeitszeit von Mitarbeitenden durch digitale oder manuelle Eingabe – etwa über App, Webbrowser, Desktopsoftware oder stationäre Terminals.

Je nach System erfolgt die Erfassung automatisch (z. B. mit Start/Stopp-Funktion, NFC-Chip oder Geofencing) oder manuell per Zeiteingabe. Die gesammelten Daten werden in Echtzeit gespeichert und zentral verarbeitet.

Moderne Systeme erkennen gesetzlich relevante Parameter wie Pausenzeiten, Gleitzeit, Arbeitszeitmodelle und Überstunden automatisch. Viele bieten auch die Verwaltung von Urlaub, Krankheit oder Homeoffice-Zeiten. Über Schnittstellen (APIs) lassen sich die Daten nahtlos an Lohn- oder ERP-Systeme übergeben – etwa zur Lohnabrechnung, Projektkalkulation oder Nachweispflicht gegenüber dem Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG) oder EU-Vorgaben (EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht).

Ein gutes Zeiterfassungssystem bietet zudem Rollen- und Rechtemanagement, Erinnerungen bei fehlenden Buchungen, Soll-Ist-Vergleiche und Auswertungen zur Personalplanung.

Was bedeutet systematische Arbeitszeiterfassung?

Systematische Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit lückenlos, objektiv und verlässlich dokumentiert werden müssen.

Diese Anforderung ergibt sich aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, 2019) und wurde vom Bundesarbeitsgericht (BAG, 2022) bestätigt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeitenden systematisch erfasst werden kann.

Im Unterschied zu freiwilligen Aufzeichnungen oder Schätzungen muss die systematische Erfassung standardisiert, überprüfbar und regelmäßig erfolgen – etwa über digitale Zeiterfassungssysteme mit Start/Stop-Funktion oder automatischer Protokollierung. Ziel ist es, Arbeitszeitgesetze einzuhalten, Überstunden zu begrenzen und die Rechte der Beschäftigten zu schützen.

Vorteile & Funktionen

Welche Vorteile bieten Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme sorgen für Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit bei der Erfassung von Arbeitszeit. Sie ermöglichen eine präzise und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende – und entlasten Führungskräfte sowie HR-Abteilungen durch automatisierte Prozesse.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. ArbZG, EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht)
• Transparenz & Fairness: Nachvollziehbare Zeitsalden, Gleitzeit- und Ãœberstundenkonten
• Effizienz: Weniger manuelle Erfassung, automatische Auswertungen und Schnittstellen zu Lohnsystemen
• Flexibilität: Mobile Nutzung für Homeoffice, Außendienst oder internationale Teams
• Planbarkeit: Verlässliche Zeitdaten als Grundlage für Ressourcenplanung, Abrechnung und Controlling

Welche Funktionen bieten moderne Zeiterfassungssysteme?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten weit mehr als nur das Erfassen von Kommen und Gehen – sie sind digitale Zeitmanagement-Tools mit zahlreichen Zusatzfunktionen.
Neben der klassischen Arbeitszeiterfassung (Start, Stopp, Pausen) gehören oft auch Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Zuschlagsberechnung und automatische Auswertungen zum Funktionsumfang.

Typische Funktionen im Ãœberblick:

• Arbeitszeiterfassung mit Zeitkonten und Ãœberstundenregelung
• Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung mit Kunden- oder Auftragsbezug
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungs-Workflow
• Zuschlagsberechnung (Nacht, Feiertag, Wochenende)
• Mobile Apps für iOS/Android und stationäre Terminals
• Schnittstellen zu Lohnabrechnung, DATEV oder ERP-Systemen
• Echtzeitberichte, Soll-Ist-Vergleiche, Exportformate (CSV, PDF)

Viele Systeme lassen sich modular erweitern oder individuell konfigurieren – je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsmodell.

Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?

Zeiterfassungssysteme lassen sich nach Art der Erfassung, technischer Umsetzung und Einsatzbereich unterscheiden.

Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen kommen verschiedene Modelle zum Einsatz – von manuellen Listen bis zu hochintegrierten digitalen Plattformen.

Die wichtigsten Arten im Ãœberblick:

• Manuelle Systeme: Stundenzettel, Excel-Tabellen oder Papierformulare
• Digitale Tools: Webbasierte Software, Desktopprogramme, mobile Apps
• Stationäre Terminals: Zeiterfassung mit Chipkarte, Fingerabdruck oder QR-Code
• Integrierte Lösungen: Teil von HR-, ERP- oder Projektmanagement-Systemen
• Hybride Systeme: Kombination aus App, Web und Terminal – z. B. für Büro, Homeoffice und Werkstatt

Die Wahl des Systems hängt davon ab, wie flexibel, mobil und rechtssicher Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen erfasst werden soll.

Recht & Datenschutz

Sind Zeiterfassungssysteme in Deutschland Pflicht?

Ja, Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System zur systematischen Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Pflicht ergibt sich aus einem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, 2019), das durch das Bundesarbeitsgericht (BAG, 2022) für Deutschland bestätigt wurde. Demnach müssen Unternehmen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentieren.

Ob das über eine App, Software oder ein Terminal erfolgt, bleibt dem Arbeitgeber überlassen – wichtig ist die Nachvollziehbarkeit und Systematik der Erfassung. Ein entsprechender Gesetzesentwurf zur Konkretisierung liegt vor (Stand 2025) und wird voraussichtlich detaillierte Vorgaben zu Ausnahmen, Übergangsfristen und digitalen Lösungen enthalten.

Welche Zeiterfassungssysteme sind DSGVO-konform?

DSGVO-konforme Zeiterfassungssysteme stellen sicher, dass personenbezogene Zeitdaten geschützt, zweckgebunden verarbeitet und transparent gespeichert werden. Dazu zählen u. a. die Erhebung von Arbeitszeitdaten, Pausen, Abwesenheiten und ggf. Standortinformationen (z. B. bei GPS-Erfassung).

Folgende Merkmale sind für DSGVO-Konformität entscheidend:

• Serverstandort in der EU oder explizite Datenschutzvereinbarungen bei Drittstaaten
• Zugriffsrechte & Rollenverwaltung zur Minimierung personenbezogener Datenzugriffe
• Protokollierung & Nachvollziehbarkeit aller Buchungen
• Datensparsamkeit: nur relevante Daten werden erfasst und verarbeitet
• Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung für Mitarbeitende

Viele deutsche Anbieter wie TimO, Crewmeister oder ATOSS betonen explizit ihre DSGVO-Konformität und hosten ihre Systeme auf Servern in Deutschland oder der EU.

Technische Aspekte & Varianten

Welche Zeiterfassungssysteme lassen sich in DATEV integrieren?

Viele moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Schnittstelle zu DATEV, um Arbeitszeiten direkt für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzbar zu machen. Dabei werden die erfassten Zeitdaten in ein kompatibles Format (z. B. LODAS oder Lohn und Gehalt) exportiert oder automatisch übertragen.

Folgende Anbieter unterstützen DATEV-Integration oder -Export:

• TimO: Export im DATEV-kompatiblen Format (z. B. für Leistungsnachweise, Lohnexport)
• Personio: Direkte Schnittstelle zu DATEV Lohn & Gehalt
• Crewmeister: Integration via DATEVconnect online
• Shiftbase: Exportfunktionen für DATEV-kompatible Lohnsysteme

Die Anbindung erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und reduziert manuelle Ãœbertragungsfehler.

Welche Zeiterfassungssysteme haben eine GPS-Funktion?

GPS-Funktionen in Zeiterfassungssystemen ermöglichen die ortsbasierte Dokumentation von Arbeitszeiten – ideal für mobile Teams, Außendienst oder Baustellen.

Dabei wird beim Ein- oder Ausstempeln der Standort erfasst, um die Anwesenheit an einem bestimmten Ort nachzuweisen oder zu validieren.

Systeme mit GPS-Funktion (optional oder standardmäßig):

• TimO: GPS-Standorterfassung und Geofencing über mobile App für Projekt- oder Außeneinsätze
• TimeTac: Integriertes GPS-Tracking mit Geofencing (z. B. für Check-ins vor Ort)
• Shiftbase: Mobile App mit optionaler GPS-Zeiterfassung
• Toggl Track: Keine klassische GPS-Funktion, aber nutzbar mit Add-ons oder Dritt-Integrationen

Wichtig: Der Einsatz von GPS muss datenschutzkonform erfolgen – d. h. mit Einwilligung der Mitarbeitenden, klarer Zweckbindung und Einschränkung auf betriebliche Notwendigkeit.

Wie flexibel lassen sich Zeiterfassungssysteme an die Unternehmensprozesse anpassen?

Viele Zeiterfassungssysteme bieten heute ein hohes Maß an Flexibilität, um individuellen Arbeitszeitmodellen, Abrechnungslogiken und organisatorischen Abläufen gerecht zu werden.

Dabei können Unternehmen oft selbst konfigurieren, welche Funktionen aktiv sind, wie Arbeitszeitmodelle abgebildet werden oder welche Daten exportiert werden sollen.

Typische Anpassungsmöglichkeiten:

• Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schicht)
• Genehmigungs-Workflows für Abwesenheiten oder Nachträge
• Projekt- und Tätigkeitsstruktur je nach Branche oder Kundensystem
• Individuelle Zuschlagsregeln, Pausenmodelle, Rundungen
• Exportformate und Schnittstellen zur vorhandenen Systemlandschaft

Anbieter wie TimO, ATOSS oder Shiftbase setzen auf modulare Systeme, die sich passgenau skalieren und konfigurieren lassen – von der einfachen Zeiterfassung bis zur komplexen Projektabrechnung.

Welche analogen Zeiterfassungssysteme gibt es?

Analoge Zeiterfassungssysteme sind manuelle Methoden zur Arbeitszeiterfassung – meist ohne digitale Verarbeitung oder automatisierte Auswertung. Sie kommen häufig in kleineren Betrieben oder Übergangsphasen zum Einsatz, sind jedoch in Bezug auf Nachvollziehbarkeit und Effizienz zunehmend durch digitale Systeme ersetzt worden.

Typische analoge Systeme:

• Stundenzettel oder Arbeitszeitlisten auf Papier
• Excel-Tabellen mit manuellem Eintrag von Kommen/Gehen
• Mechanische Stechuhren mit Papierkarten (Stempelkarten)
• Manuelle Kalenderblätter mit täglicher Zeiterfassung

Diese Varianten gelten als zulässig, sofern sie systematisch, lückenlos und nachvollziehbar geführt werden – etwa im Sinne der EuGH-Vorgaben. Allerdings sind sie fehleranfällig, schwer auszuwerten und nicht revisionssicher – daher nicht mehr zeitgemäß für Unternehmen mit wachsender Komplexität.

Welche kostenlosen Zeiterfassungssysteme gibt es?

Es gibt mehrere kostenlose Zeiterfassungssysteme, die sich besonders für Einzelpersonen, Freelancer oder kleine Teams mit einfachen Anforderungen eignen.

Diese Tools bieten meist Basisfunktionen wie Start/Stopp-Zeiterfassung, Aufgaben-Tracking oder einfache Berichte – jedoch ohne erweiterten Support, Integrationen oder rechtssichere Archivierung.

Beispiele für kostenlose Zeiterfassungssysteme:

• Toggl Track (Free-Plan): Ideal für Einzelpersonen und kleine Teams bis 5 Nutzer
• Clockify: Kostenlose Grundversion mit Zeiterfassung und Projektzuweisung
• mite.: Kostenlos für NGOs und Bildungseinrichtungen
• Excel-Vorlagen: manuelle Zeiterfassung in Tabellenform

Für Unternehmen mit gesetzlichen Pflichten (z. B. Arbeitszeitnachweis) oder Anforderungen an DSGVO, Lohnexport und Projektsteuerung sind kostenpflichtige Lösungen meist unverzichtbar.

Einige Anbieter – wie TimO – bieten kostenlose Testversionen mit vollem Funktionsumfang zur risikofreien Evaluierung.

Mehr zum Thema lesen:

• Die 7 besten Projektzeiterfassung-Tools im Vergleich
• Projektmanagement-Tools: Die besten 13 im Vergleich
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Disclaimer:

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