Schluss mit fehleranfälligen Excel-Tabellen – erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer mobilen Außendienstmitarbeiter digital und standortgenau. Mit der mobilen Außendienst-App behalten Sie den Überblick über geleistete Stunden und Einsatzorte. Eine präzise Dokumentation der Tätigkeiten erleichtert eine korrekte Rechnungsstellung.
Ihre Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten zu jeder Zeit und an jedem Ort. Die Smartphone-App funktioniert auf Android- und iOS-Geräten und bietet eine intuitive Start-Stopp-Funktion. Erfasste Arbeitszeiten und Projektzeiten werden automatisch in die Außendienst-Software übertragen. Ob unterwegs oder im Büro – alle Daten sind für Auswertungen verfügbar.
Mit der mobilen Außendienst-App dokumentieren Ihre Mitarbeiter Auftragszeiten direkt auf Projekten, Aufträgen oder Kunden. Individuelle Textbausteine unterstützen Ihren Außendienst und abgestimmte Leistungsnachweise.
Erfassen Sie Arbeitszeiten exakt mit GPS-Positionserfassung. So dokumentieren Sie zuverlässig den Zeitbuchungsort Ihrer Außendienstmitarbeiter. Das optionale Geofencing-Modul ermöglicht eine standortbasierte Zeiterfassung in definierten Zonen.
Mithilfe einer Software für Außendienstmitarbeiter können Sie sowohl über Arbeitszeiten als auch über Auftragszeiten Nachweise erstellen und auswerten. So haben Sie einerseits eine vollständige Übersicht der Anwesenheitszeiten, während andererseits flexible Filter eine gezielte Auswertung der Auftragszeiten ermöglichen.
Ihre Außendienstmitarbeiter behalten alle Abwesenheiten im Blick. Mit dem integrierten Urlaubsplaner reichen sie Urlaubsanträge digital per Vertriebs-App ein. Ihr HR-Team hat Resturlaub und Krankentage flexibel im Blick.
Erweitern Sie die elektronische Zeiterfassung mit der Kalender- und CRM-Funktion. So behalten Außendienstler auch unterwegs alle Kundenkontakte und Termine im Blick. Änderungen in Kontaktdaten und Terminen werden automatisch mit der Vertriebssoftware synchronisiert, sodass Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse reibungslos ablaufen.
Die TimO® Apps bieten eine breite Palette an Funktionen und Modulen. Erweitern Sie das Außendiensttool um Projektverwaltung, Schichtplanung oder Projektmanagement. Dank der integrierten Abrechnungsfunktion können Sie erfasste Leistungen direkt in der Software abrechnen.
Alle Funktionen der TimO®-Zeiterfassung im Überblick:
Testen Sie unsere Außendienst-App 30 Tage lang kostenlos und profitieren Sie von der der flexiblen Buchung von Arbeitszeiten unterwegs. Starten Sie noch heute – ohne Verpflichtungen!
Nach über 25 Jahren stetiger Entwicklung bieten die TimO® Produkte ausgereifte und zuverlässige Funktionen. Damit Sie mit Sicherheit Ihre Ziele erreichen.
Wir beraten Sie gerne zur optimalen Zusammenstellung der Module, begleiten Sie bei der Einrichtung der Software und supporten Sie im laufenden Betrieb.
Die Integrität und Sicherheit von Kundendaten ist unsere oberste Priorität. Wir gewährleisten Datenschutz gemäß DSGVO.
Die TimO® Business-Suite ist modular und flexibel und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Damit Sie langfristig planen können.
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Die Arbeitszeiterfassung ist auch für Außendienstmitarbeiterinnen gesetzlich vorgeschrieben. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen zu erfassen, was auch für den Außendienst gilt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Arbeitszeiten – auch im Außendienst – vollständig dokumentiert werden, um rechtliche Auseinandersetzungen zu Ruhezeiten und Überschreitung der Arbeitszeit zu vermeiden. Dazu gehört die Erfassung von Normalarbeitszeiten, Wochenendarbeit, Nachtarbeit sowie Pausenregelungen. Besonders wichtig ist die Einhaltung der maximalen Arbeitszeit, um Bußgelder zu vermeiden. Das Arbeitszeitgesetz wurde bisher vom Gesetzgeber noch nicht auf die aktuelle Rechtsprechung angepasst. Eine digitale Zeiterfassungslösung kann helfen, die erforderliche Dokumentation effizient umzusetzen.
Ja, eine Zeiterfassungs-App wie TimO ist optimal für Monteure im Außendienst geeignet. Sie ermöglicht die mobile Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten direkt auf dem Smartphone – auch beim Kunden oder auf der Baustelle.
Besonders praktisch: Erbrachte Leistungen können vor Ort vom Kunden digital unterschrieben werden. Die Daten stehen für Auswertungen zur Verfügung und lassen sich an das Büro übermitteln. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Die mobile Zeiterfassung im Außendienst funktioniert über digitale Anwendungen, mit denen Arbeits- und Auftragszeiten direkt auf dem Smartphone oder Tablet dokumentiert werden. Mitarbeitende starten und stoppen ihre Arbeits- oder Auftragszeit ortsunabhängig.
Je nach System lassen sich die Auftragszeiten mit weiteren Informationen wie Einsatzort, Tätigkeit oder Auftrag verknüpfen. Einige Lösungen erfassen bei Arbeitszeiten zusätzlich GPS-Daten, um den Arbeitsort nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die Datenübertragung erfolgt entweder in Echtzeit oder wird nachträglich synchronisiert, falls vor Ort keine stabile Internetverbindung besteht. Auf diese Weise entsteht eine vollständige und digitale Zeiterfassung. Unternehmen nutzen die Informationen zur Personalplanung, Abrechnung oder zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten.
Eine digitale Zeiterfassung im Außendienst verbessert die Effizienz, weil sie eine präzise und direkte Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht. Durch mobile Endgeräte entfällt in der Regel das manuelle Nachtragen, was Zeit spart und Fehlerquellen reduziert.
Zudem lassen sich die Daten an die Zentrale übermitteln, wodurch Disposition und Projektsteuerung schneller reagieren können. Auch die Vorbereitung der Lohnabrechnung profitiert von digitalen und vollständigen Zeitnachweisen. Insgesamt wird der Verwaltungsaufwand spürbar gesenkt.
Ja, Zeiterfassungssysteme im Außendienst können in Deutschland datenschutzkonform eingesetzt werden, sofern sie den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dazu zählen unter anderem eine sichere Datenübertragung, Zugriffskontrollen und die transparente Information der Beschäftigten über die Datenverarbeitung.
TimO unterstützt diese Vorgaben durch einen Serverstandort in Deutschland, was die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen erleichtert.
Zusätzlich können Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen wie Rollenrechte oder Löschfristen definieren. Entscheidend ist, dass die Zeiterfassung notwendig, zweckgebunden und verhältnismäßig eingesetzt wird.
Die Zeiterfassung im Außendienst bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, insbesondere in technischer, rechtlicher und organisatorischer Hinsicht. Eine stabile Internetverbindung ist nicht an allen Einsatzorten gegeben, was Offline-Funktionalitäten erforderlich macht.
Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitszeiterfassung den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und der DSGVO entspricht. Die Schulung der Mitarbeitenden und die Akzeptanz neuer digitaler Systeme spielen ebenfalls eine zentrale Rolle. Unklare Zuständigkeiten oder fehlende Transparenz bei der Datennutzung können zusätzlich zu Unsicherheit führen.
GPS-Zeiterfassung im Außendienst ist rechtlich zulässig, sofern sie den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Dazu gehört, dass der Einsatz erforderlich, zweckgebunden und verhältnismäßig ist – etwa zur Dokumentation von Arbeitszeiten an wechselnden Einsatzorten.
Die Mitarbeitenden müssen über Art, Umfang und Zweck der Ortung informiert werden. Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob alternative, weniger eingriffsintensive Maßnahmen möglich sind.
Das beste Zeiterfassungssystem für den Außendienst richtet sich nach den betrieblichen Anforderungen. Für Unternehmen, die in einer Lösung Anwesenheitszeiten erfassen und Auftragszeiten projekt- oder auftragsbezogen auswerten möchten, bietet TimO eine besonders geeignete Lösung.
Die Software erlaubt die direkte Verbindung von Auftragszeitbuchungen mit konkreten Aufträgen oder Kundenprojekten. Das erleichtert sowohl die interne Steuerung als auch die Abrechnung gegenüber Dritten. Für andere Anwendungsfälle können je nach Branche auch alternative Systeme in Frage kommen.
Arbeitszeit im Außendienst umfasst in der Regel Fahrzeiten, sofern kein fester Arbeitsplatz existiert und während der Fahrt keine privaten Tätigkeiten ausgeführt werden. Auch Bereitschaftsdienst kann dazugehören. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, es sei denn, sie sind durch betriebliche Vorgaben geregelt. Entscheidend sind gesetzliche und vertragliche Regelungen.
Da Außendienstmitarbeiter ohne Reisen ihre Arbeit nicht ausführen können, zählt die Reisezeit zwischen den Einsatzorten in der Regel als Arbeitszeit. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Fahrt im Auftrag des Unternehmens erfolgt. Anders kann es bei längeren Dienstreisen sein, wenn Mitarbeitende öffentliche Verkehrsmittel nutzen und die Zeit anderweitig verbringen können. Hier spielen gesetzliche Regelungen und individuelle Arbeitsverträge eine Rolle.
Im Außendienst zählt der Arbeitsweg in der Regel zur Arbeitszeit. Die Fahrt zum ersten Kunden des Tages und vom letzten Kunden nach Hause wird gemeinhin als Arbeitszeit gewertet. Darüber hinaus unterliegen Außendienstmitarbeiter spezifischen Arbeitszeitregelungen, die das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vorgibt. Dazu zählen Vorschriften zur Normalarbeitszeit, Wochenendarbeit und Nachtarbeit. Die rechtlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfordern eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten. Zudem sind Pausenzeiten gesetzlich geregelt: Ab sechs Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab neun Stunden 45 Minuten. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist wichtig, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften zur Zeiterfassung kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen.
Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst ist besonders wichtig, da Mitarbeitende häufig eigenverantwortlich und ohne direkte Aufsicht arbeiten. Eine präzise Zeiterfassung schützt dabei die Rechte der Beschäftigten, indem sie sicherstellt, dass Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden korrekt dokumentiert werden – ein zentraler Aspekt des gesetzlichen Arbeitsschutzes.
Gleichzeitig sorgt die Zeiterfassung für Transparenz gegenüber Kunden und Auftraggebern: Arbeitszeiten lassen sich nachvollziehbar belegen, was eine korrekte Abrechnung von Leistungen ermöglicht – insbesondere bei projekt- oder auftragsbasierter Vergütung.
Darüber hinaus unterstützt die exakte Zeiterfassung eine zuverlässige Lohnabrechnung, vor allem wenn Außendienstmitarbeiter nach Stunden bezahlt werden. Sie trägt dazu bei, dass tatsächlich geleistete Arbeitszeiten vollständig erfasst und korrekt berücksichtigt werden.
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