Wo werden die Daten der Zeiterfassungssoftware gespeichert?
Die TimO-Zeiterfassungssoftware ist eine Cloud-Lösung. Alle Daten werden sicher auf deutschen Servern nach den höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards gehostet.
Werden rechtliche Anforderungen von der Schweiz und Österreich erfüllt?
Unsere Software ist an die gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz und Österreich angepasst. Sie unterstützt gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, Pausenregelungen, Feiertagsregelungen und Höchstarbeitszeiten. Zudem werden alle Daten sicher und DSGVO-konform gespeichert.
Wie ist der Preisumfang geregelt?
Bei TimO profitieren Sie von einem fairen und transparenten Preismodell. Es gibt keine monatliche Basisgebühr – Sie zahlen nur pro Nutzer für das Zeiterfassungsprogramm. Im Preis inbegriffen sind auch die App und Urlaubsverwaltung. Falls Sie weitere Module, wie die Projektzeiterfassung, hinzufügen möchten, kostet dies lediglich die Hälfte des regulären Modulpreises. So bleibt die Lösung flexibel und kosteneffizient, egal ob für kleine Unternehmen oder größere Teams.
Kann die Software verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden?
Ja, unsere Software lässt sich flexibel an verschiedene Arbeitszeitmodelle anpassen. Sie können Gleitzeit, feste Kernarbeitszeiten oder Schichtpläne individuell hinterlegen. So wird die Arbeitszeiterfassung optimal auf die Strukturen Ihres Unternehmens abgestimmt.
Ist das Zeiterfassungsprogramm mit SSL-Verschlüsselung gesichert?
Ja, unsere Lösung setzt auf moderne Verschlüsselungsmethoden wie SSL/TLS, um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten. Alle Informationen werden auf zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO. Regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen sorgen für optimalen Schutz.
Ist Zeiterfassungs-Software in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 und der darauffolgenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Das bedeutet, Arbeitgeber müssen ein System einrichten, mit dem die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden können. Zeiterfassungssoftware ist hierfür eine ideale Lösung, um dieser Pflicht nachzukommen und gleichzeitig von den operativen Vorteilen zu profitieren.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware ist ein digitales Werkzeug, mit dem Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen und auswerten. Je nach Ausbaustufe umfasst die Software einfache Zeitstempel-Funktionen oder erweiterte Module wie Projektzeiterfassung, Pausenregelung und Überstundenkonten.
Sie ermöglicht eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeit. Dadurch wird nicht nur die interne Organisation verbessert, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert.
Welche Vorteile bringt eine Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten präzise, gesetzeskonform und effizient zu dokumentieren. Sie reduziert manuellen Verwaltungsaufwand durch automatisierte Schnittstellen zur Lohnabrechnung oder zum ERP-System und ersetzt papierbasierte Prozesse wie Stundenzettel oder Urlaubsanträge vollständig. Zeiten lassen sich in Echtzeit erfassen – stationär oder mobil – und stehen unmittelbar für Auswertungen, Abrechnungen und Planungsvorgänge zur Verfügung.
Im Projektumfeld ermöglicht die Software die genaue Zuordnung von Zeiten zu Kunden, Aufgaben oder Budgets. Das erlaubt nicht nur eine differenzierte Rechnungsstellung, sondern verbessert auch die Einschätzung von Aufwänden, die Einhaltung von Deadlines und die Steuerung verfügbarer Ressourcen. Analysen zu Soll-Ist-Abweichungen, Engpässen oder wiederkehrenden Zeitfressern helfen, die Rentabilität zu steigern und Prozesse gezielt zu verbessern. Darüber hinaus schafft die lückenlose Arbeitszeiterfassung rechtliche Sicherheit im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz und andere regulatorische Anforderungen.
Für Mitarbeitende verbessert die Software die Nachvollziehbarkeit der eigenen Arbeitszeiten und gewährleistet eine faire und korrekte Vergütung. Digitale Anträge für Urlaub oder Überstunden vereinfachen Abstimmungen und geben sofort Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus. Die Möglichkeit, Arbeitszeiten eigenständig zu erfassen und auszuwerten, stärkt das Selbstmanagement, fördert ein Bewusstsein für Überstunden und unterstützt eine gesunde Work-Life-Balance. Gleichzeitig entfallen zeitintensive administrative Aufgaben, sodass mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten möglich ist.
Auch für Selbstständige und Freiberufler bietet Zeiterfassungssoftware klare Vorteile. Abrechenbare Leistungen lassen sich exakt dokumentieren, was eine transparente und verlustfreie Rechnungsstellung gegenüber Kund*innen ermöglicht. Durch die Analyse der eigenen Zeitverwendung lassen sich Angebote realistischer kalkulieren und ineffiziente Arbeitsschritte gezielt erkennen. Die strukturierte Erfassung nach Tätigkeitsarten schafft zudem nachvollziehbare Leistungsnachweise, die Vertrauen auf Kundenseite fördern und die eigene Arbeitsorganisation verbessern.
Welche Funktionen bietet eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware stellt zentrale Funktionen bereit, um Arbeitszeiten systematisch, rechtskonform und effizient zu erfassen. Sie ermöglicht sowohl die automatische als auch manuelle Zeiterfassung sowie Eingaben über Stoppuhrfunktionen. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende lassen sich minutengenau dokumentieren. Dabei werden Überstunden automatisch berechnet und auf Wunsch in Arbeitszeitkonten verbucht. Ebenso erfasst die Software gesetzlich relevante Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub oder Elternzeit. Für Unternehmen mit Schichtarbeit lassen sich auch Dienstpläne digital erstellen, koordinieren und an Mitarbeitende übermitteln.
Viele Systeme bieten eine projektbezogene Zeiterfassung mit Zuordnung zu Aufgaben, Kostenstellen oder Kunden. Dies unterstützt die Nachkalkulation, verbessert das Projektcontrolling und ermöglicht eine differenzierte Abrechnung. Mobile Apps ermöglichen die Zeiterfassung unterwegs – etwa im Homeoffice, Außendienst oder auf Baustellen – oft auch offline. Ergänzend kann eine elektronische Zutrittskontrolle integriert werden, die den Zugang zu Gebäuden oder bestimmten Bereichen protokolliert und mit der Arbeitszeiterfassung verknüpft ist.
Ein weiteres zentrales Funktionsfeld ist die Auswertung: Über standardisierte oder individuell anpassbare Berichte erhalten Unternehmen detaillierte Einblicke in Arbeitszeiten, Auslastung und Projektlaufzeiten. Viele Zeiterfassungssysteme verfügen über Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung, Fakturierung, ERP- oder Projektmanagementtools. So wird der administrative Aufwand reduziert und doppelte Datenerfassung vermieden. Datenschutz und IT-Sicherheit spielen eine zentrale Rolle – moderne Softwarelösungen sind DSGVO-konform, rollenbasiert abgesichert und häufig in deutschen Rechenzentren gehostet.
Auch Skalierbarkeit und Anpassbarkeit sind entscheidend: Zeiterfassungssoftware sollte mit dem Unternehmen wachsen und individuelle Anforderungen abbilden können – etwa durch konfigurierbare Felder, Workflows oder Freigabeprozesse. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einführung und sorgt dafür, dass Mitarbeitende die Software im Alltag tatsächlich nutzen. Damit wird Zeiterfassung nicht nur zur Pflicht, sondern zum integralen Bestandteil effizienter Arbeitsorganisation.
Wie wähle ich die richtige Zeiterfassungs-Software aus?
Die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software hängt von mehreren Faktoren ab, die individuell auf das Unternehmen abgestimmt sein sollten. Ein zentrales Kriterium ist die Unternehmensgröße und Branche, da viele Anbieter spezialisierte Lösungen für bestimmte Anforderungen bieten. Für kleine Teams sind oft kostengünstige oder sogar kostenlose Varianten verfügbar, während größere Unternehmen auf skalierbare Systeme mit erweiterten Funktionen achten sollten.
Wichtig ist auch der Funktionsumfang: Benötigt werden beispielsweise Projektverfolgung, Abwesenheitsmanagement, automatische Berichte oder mobile Zeiterfassung? Unternehmen sollten nur die Funktionen wählen, die tatsächlich relevant sind, um unnötige Komplexität zu vermeiden.
Auch das Preismodell spielt eine Rolle – idealerweise ist die Software flexibel lizenzierbar und passt zum vorhandenen Budget. Zusätzlich sollte die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen: Eine intuitive Bedienung erleichtert die Einführung und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft dabei, die passende Lösung auszuwählen – idealerweise durch kostenlose Testphasen oder Demos.
Welche Arten von Zeiterfassungs-Tools gibt es?
Zeiterfassungs-Tools lassen sich in verschiedene Typen unterteilen, je nach technischer Umsetzung, Einsatzzweck und Unternehmensgröße:
- Desktop-Software: Wird lokal installiert und eignet sich vor allem für Einzelnutzer oder kleinere Teams ohne Cloud-Anbindung.
- Cloud-basierte Lösungen (SaaS): Bieten ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und erleichtern die Zusammenarbeit in verteilten Teams.
- Mobile Apps: Erlauben die Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet – ideal für den Außendienst, mobile Arbeitsplätze oder hybride Arbeitsmodelle.
- Integrierte Lösungen: Kombinieren die Zeiterfassung mit ERP-, CRM- oder Projektmanagementsystemen und ermöglichen so durchgängige Prozesse.
- Branchenspezifische Tools: Bieten Funktionen, die auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen zugeschnitten sind, z. B. Agenturen (Projektzeiten), Handwerk (Schichtplanung) oder Kanzleien (Mandantenabrechnung).
Die Auswahl des passenden Tools hängt von betrieblichen Anforderungen, IT-Infrastruktur und Nutzerprofilen ab. Moderne Systeme kombinieren oft mehrere dieser Ansätze, um maximale Flexibilität zu bieten.
Welche Best Practises gibt es für die Implementierung einer Zeiterfassungs-Software?
Die Einführung einer Zeiterfassungs-Software gelingt besonders dann reibungslos, wenn sie strukturiert und nutzerorientiert erfolgt. Bewährte Vorgehensweisen umfassen folgende Schritte:
- Klare Kommunikation: Informieren Sie frühzeitig über den Zweck, die Ziele und den Mehrwert der Zeiterfassung, um Vertrauen und Akzeptanz aufzubauen.
- Schulungen anbieten: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden die Funktionen und den richtigen Umgang mit der Software verstehen.
- Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einem kleinen Team oder einer Abteilung, um Erfahrungen zu sammeln und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldungen aus der Pilotphase und nach dem Rollout, um das System bedarfsgerecht weiterzuentwickeln.
- Integrieren in Routinen: Verankern Sie die Zeiterfassung im Arbeitsalltag, etwa durch feste Erfassungszeitpunkte oder automatisierte Erinnerungen.
- Regelmäßige Überprüfung: Analysieren Sie die erfassten Daten in regelmäßigen Abständen, um Prozesse zu optimieren und neue Anforderungen frühzeitig zu erkennen.
Ein strukturierter Implementierungsprozess trägt dazu bei, technische Fehler zu vermeiden, die Nutzung zu fördern und die langfristige Akzeptanz im Unternehmen zu sichern.