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Stundenzettel als Nachweis für die Arbeitszeit




Der Stundenzettel ist der Klassiker der Arbeitszeiterfassung und die einfachste Form des Belegs. Eine beliebte und kostengünstige Form der Zeiterfassung für kleine bis mittelständische Unternehmen. Das Ausfüllen dauert weniger als eine Minute und sollte eigentlich kein Problem sein. Per Hand notieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf dem Papierzettel. In der Regel wird der Zeitraum von einem Monat dokumentiert. Auf dem Zettel wird der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Pausen eines Arbeitstages notiert.

Mal ehrlich: Stundenzettel erstellen macht keinen Spaß, aber es muss erledigt werden. Wir machen die Dokumentation der Arbeitszeiten so einfach wie möglich für Sie. Hier können Sie kostenlos die kostenlose Vorlage für die Arbeitszeiterfassung herunterladen. Denn wenn man zu lange dafür braucht - ist niemals Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten.

Kostenlose Stundenzettel Vorlage 2023 ausdrucken

Einfache Zeiterfassung dank kostenloser Stundenzettel Vorlage. Laden Sie hier kostenlos die Stundenzettel Vorlage für 2023, 2022 und 2021 als Excel-Datei herunter. Einfach das DIN A4 Blatt ausdrucken, den jeweiligen Monat ausfüllen oder Zeiten direkt in der Excel Tabelle eintragen. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die bundesweiten Feiertage wurden bereits berücksichtigt. Feiertage der Bundesländer und regionale Feiertage müssen Sie individuell ergänzen.

Gratis Vorlage zur freien Verfügung

Die Vorlage können Sie direkt in der Excel Tabelle bearbeiten und monatlich ausdrucken. Auf dem Blatt dokumentieren Sie Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer. Im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist Arbeitszeit, die Zeit, vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. Wer arbeitet, benötigt auch Pausen. Die gehören für den Gesetzgeber nicht zur Arbeitszeit. Deshalb gilt: weisen Sie Pausen gesondert in der Arbeitszeiterfassung aus. Unsere Vorlage zeigt Ihnen, wie das am besten funktioniert.


Schritt-für-Schritt Anleitung für den Arbeitstag
  • 1. Arbeitsbeginn in Stunden eintragen - Beispiel 8:23 Uhr
  • 2. Pausenzeit in Minuten eintragen - Beispiel 30 Minuten
  • 3. Arbeitsende in Stunden eintragen - Beispiel 17:34 Uhr
  • 4. Automatische Berechnung der Arbeitsstunden (Zeitstunden, Dezimal) - Beispiel 8:50
  • 5. Automatische Umrechnung in Arbeitsstunden (Industriezeit)- - Beispiel 8:83
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    Schritt-für-Schritt Anleitung für das Tabellenblatt
  • Personalstammdaten in das Datenblatt eintragen (z.B. Name, Wochenarbeitszeit)
  • Feiertage des Bundeslandes in die Monatsdatenblätter übertragen
  • Bundesweite Feiertage sind bereits eingetragen
  • Übersicht der Feiertage finden Sie in der Excel Tabelle

  • Ab wann müssen Stundenzettel geführt werden?

    Eine generelle Pflicht für das Aufzeichnen von Arbeitsstunden besteht mittlerweile auch Deutschland seit dem BAG-Urteil vom September 2022. Die schriftliche Urteilsbegründung zur Arbeitszeiterfassung Pflicht steht jedoch noch aus. Auch das deutsche Arbeitszeitgesetz wurde bisher nicht angepasst. Zu Recht stellt sich die Frage: Wann ist ein Stundenzettel nötig?



    Für welche Personengruppen muss der Stundenzettel geführt werden?

    Für bestimmte Personengruppen müssen Arbeitgeber werktägliche Arbeitszeiten schriftlich dokumentieren. Das sind zum einen Personen mit einer geringfügigen Beschäftigung und Branchen, in denen es eine besondere Gefahr zur Schwarzarbeit gibt.

    Wer führt den Stundenzettel?

    In der Praxis überlässt der Arbeitgeber das Ausfüllen den Mitarbeitern meist selbst. Er stellt Ihnen Papier-Stundenzettel zur Verfügung, die die Beschäftigten ausfüllen und abgeben müssen.

    Was muss der Stundenzettel enthalten?

    Die wichtigsten Inhalte, welche in einem Stundenzettel enthalten sein sollten, sind Name, Datum, Ort, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeit und tägliche Gesamtarbeitszeit.

    Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?

    Die Ausfüllung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf die erbrachte Arbeitsleistung folgt, erfolgen.

    Wie lange muss der Stundenzettel aufbewahrt werden?

    Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem dokumentierten Arbeitstag. Die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag anzufertigen.

    Müssen auch Überstunden erfasst werden?

    Auch Überstunden müssen dokumentiert werden. Dazu heißt es im § 16 ArbZG „Aushang und Arbeitszeitnachweise“: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.“

    Lieber digital Stunden erfassen?

    Selbstverständlich können Firmen für die Erfassung und Dokumentation die Papierzettelaufzeichnung verwenden, dennoch können sich schnell Fehler einschleichen, Eingaben können nachträglich geändert und gefälscht werden. Damit sind Änderung nicht nachvollziehbar. Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind Daten elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen. Es gibt also einige Vorteile der digitalen Zeiterfassung.

    Stundenzettel in der elektronischen Zeiterfassung

    Die elektronische Zeiterfassung ist daher die optimale Lösung für die manipulationssichere Erfassung. So einfach funktioniert der digitale Stundenzettel: Mitarbeiter erfassen die täglichen Arbeitsstunden direkt am Arbeitsplatz. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: Einmal die stationäre Erfassung mit einer Software oder die Zeiterrfassung am Terminal. Darüber hinaus ist die digitale Zeiterfassung unterwegs mit dem Handy möglich. Dabei wird die Differenz zwischen der vertraglich geregelten täglichen Arbeitszeit und der tatsächlichen Arbeitszeit ganz automatisch berechnet. Bei einer elektronischen Zeiterfassung entfällt das Ausfüllen in Papierform, da hiermit die Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen und die Berechnung digital erfolgt. Auch Überstunden der Mitarbeiter können mit dem System dokumentiert und gemäß vorher festgelegten Regeln verwaltet werden. Ganz nebenbei erfüllt ihr Unternehmen die Forderungen des EuGH-Urteils.

    Jeweils am Monatsende kann eine Personal-Soll-/Ist-Übersicht ausgedruckt werden, auf der alle Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden, Urlaubstage und Fehltage aufgeführt sind. Dieser Ausdruck kann vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber unterschrieben und zu den Akten genommen werden und ersetzt somit den handausgefüllten Stundenzettel. Lernen Sie die TimO Zeiterrfassung live kennen! In 30-60 Minuten erklären wir Ihnen gern alles, was Sie wissen möchten.

    Testen Sie die TimO Online-Zeiterfassung 30 Tage kostenlos!

    Quellen: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Dokumentationspflicht im Arbeitsrecht