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Das Projektmanagementtool TimO


Unter einem Projektmanagementtool verstehen wir ein Programm, das spezielle Aufgaben bzw. Funktionen innerhalb einer komplexen Projektmanagementsoftware übernimmt.
In einer solchen Projektmanagementsoftware werden in der Regel sehr vielseitige und mitunter sehr spezifische Projektmanagementtools integriert sein.
In der Zeitschrift „Computerwoche“ wird diese Aussage durch folgenden Text unterstützt: Projektmanagement-Tools (PM) wie sie heute in unzähligen Varianten erhältlich sind, unterstützen gleichzeitig die Aufgaben des Managements und die operative Projektarbeit.

Seit dem ersten Release von Microsoft Project, der ersten PM-Software, die vor 30 Jahren ihr Debüt feierte, hat sich der Markt für Projektmanagement-Lösungen für Unternehmen rasant entwickelt, das Angebot ist mittlerweile kaum zu durchschauen.
Von Anbieter zu Anbieter unterscheiden sich die Lösungen in Sachen Funktionalität, Fokus, Management-Ansatz, etc. stark voneinander. Doch eins haben sie alle gemeinsam: Sie bringen die Projektmitglieder an einen virtuellen Tisch und fördern die Kommunikation und die online Zusammenarbeit in allen Phasen des Projekts. [1]

Projektmanagementtool


In der gleichen Zeitschrift wurden die derzeitig erfolgreichsten Projekttool-Entwickler vorgestellt [3]:

- Copper Projekt
- Basecamp
- 5 pm
- Smartsheet
- TimO
- Wrike
- Projektplace
- Redbooth
- Onepoint Projects

Hier sind nur einige von vielen möglichen Projektmanagementtools aufgelistet:

Zeiterfassungstool

Nicht in allen Projekten ist die Erfassung von Arbeitszeit eine zwingende Notwendigkeit! Bei internationalen und interdisziplinären Projekten arbeiten viele Personen zu ganz unterschiedlichen Zeiten gleichzeitig an einem Projekt. Oft ist die Arbeitszeit dabei der entscheidende Kostenfaktor. Als verantwortlicher Leiter eines Projektes ist es deshalb zwingend notwendig, jederzeit aussagefähig zum Stand der Personalkosten zu sein. In der aktuellen Version von TimO – Time Management Office GmbH ist nun auch die mobile Zeiterfassung über Smartphone oder Tablet integriert. Ein New mit großer Wirkung!

Dokumentenmanagementtool

Jedes System zur Verwaltung von Dokumenten hat als besonders sensibles Element die Berechtigungs- und Verwaltungsproblematik. Jede Version eines entsprechenden Dokumentes muss verfügbar sein und den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die an den entsprechenden Projektphasen arbeiten, d.h. Dokumente sollten nicht nur in einem Archiv abrufbar sein, sondern direkt aus der Projektbearbeitungsphase.

Kostentool

Die Arbeitszeit ist häufig der prägnante Kostenfaktor. Weitere Kosten können sein, Reisekosten, Material, Kooperationsleistungen, Transporte, Mieten, Systempflege, Systemverwaltung, Kontakte, Kommunikation, Gebühren, Rechtsvertretung und vieles mehr. Diese Kosten korrekt zu erfassen, zuzuordnen und später auszuweisen ist für der Verwaltung der Projekte lebensnotwendig.

Ticketttool

Projekte leben und sind einem ständigen Aktualisierungsprozess unterworfen. Neben den planmäßigen Veränderungen wird der Prozess auch durch unplanmäßige Veränderungen, und da insbesondere durch Fehler oder Abweichungen charakterisiert. Um hier rasch und effizient reagieren zu können, bietet das Tickettool eine ideale Plattform für die Korrespondenz zwischen Projektmitarbeiter und Kundenmitarbeiter. Besonderer Vorteil: Tickets werden verwaltet und können nicht vergessen werden.

Stammdaten

Ohne Stammdaten kein Projektmanagement. Einmal definiert ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement, egal welches System gegeben. Der unkomplizierte rasche Zugriff auf die Stammdaten während der unmittelbaren Arbeit am Projekt ist dabei eine Grundvoraussetzung.

Reisekostentool

Zu den Mitarbeiterkosten zählen signifikant die Reisekosten. Das Tool muss so konzipiert sein, dass sowohl nationale Reisen, als auch internationale Reisen lückenlos, einschließlich aller möglichen Kostenbelege, erfasst dargestellt werden können. Die von Timo – Time Management Office GmbH entwickelte Projektmanagementsoftware erlaubt die Konfiguration unterschiedlicher Tools, so dass ein Projektmanagementtoll mit oder ohne ein Reisekostentool ausgestattet ist.

CRMtool

Projekte, die über einen längeren Zeitraum aktiv sind, oder Projekte ab einer bestimmten Größenordnung leben von der intensiven Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Absprachen, Protokolle, Systemabweichungen, Änderungen an der Version u.v.m. gilt es lückenlos zu dokumentieren und Verfügbar zu halten. Mit dem CRMtool wurde diese Aufgabe realisiert.

Berichte

Ein Projekt ohne Analyse und Auswertung macht keinen Sinn. Entscheidend ist jedoch, dass aussagefähige Auswertungen in kürzester Zeit zur Verfügung stehen, damit die Projektmitarbeiter nahtlos am Projekt weiter arbeiten können.

Fakturierungstool

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Mahnwesen sind die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Da den Überblick zu behalten ist die Aufgabe eines Fakturierungstools. In vielen Versionen ist dabei die Anwendung eines Listengenerators die beste Lösung für ein universelles, aber trotzdem stets Kunden bezogenes Belegwesen.

Kalendertool

Auf dem Markt tummeln sich enorm viele Versionen von Kalendersoftware auch kostenlos. Im Rahmen eines Projektmanagementtools kommt es darauf an, das Mitarbeiterkalender, Gruppenkalender oder auch Ressourcenkalender direkt auf der Ebene der Projektbearbeitung integriert sind. Durch die integrierte E-Mail Funktion ist das Verändern von relevanten Terminen sofort angezeigt und projektspezifisch berücksichtigt.
Dieses Toll stellt damit eine enge Verknüpfung zum CRMtool, Kostentool, Tickettool u.a. her. Projektmanagementtool incl. Gantt-Funktion Oft sind für Grundsatzentscheidungen keine Detailfakten notwendig, sondern ein schneller Überblick über den Stand des Projektes. Mit der im Projektmanagement integrierten Gantt-Funktion ist genau diese Version von Projektübersicht realisiert. Der Stand der einzelnen Projektphasen, die Abhängigkeit von Projektstrukturen bei eventuell notwendigen Prozessveränderungen und die schnelle Identifikation von Meilensteinen sind hervorragende Elemente für eine erfolgreiche Einflussnahme auf die weitere Entwicklung des Projektes.

Nicht jedes Unternehmen benötigt zur Lösung seiner Aufgaben Projektmanagementtools mit einem schönen Design. Wer aber als Unternehmen im internationalen Wettbewerb um Kunden und Erfolg bestehen möchte, kommt nicht an der Nutzung des Internets, und damit an der Anwendung komplexer Projektmanagementtools vorbei. Im Zuge der Globalisierung der Wirtschaft ist die Zusammenarbeit von Teams an Lösungen länderübergreifend und rund um die Uhr zwingend lückenlos abzusichern. Allein die Möglichkeiten der Datensicherung (z.B. Cloud) bieten eine völlig neue Dimension. Darüber hinaus können die eigenen Mitarbeiter, aber eben auch die Mitarbeiter der Kunden, Projektmanagementtools in Abhängigkeit von den ihnen zugewiesenen Rechten gemeinsam nutzen.
Die „sozial media academie“ beschreibt die Vielfalt und die damit verbundene Schwierigkeit, das perfekte Projektmanagementtool für das eigene Unternehmen auszuwählen.
Es ist nicht nur für Einsteiger ein schwieriges Unterfangen sich im Dschungel der Projektmanagement Tools zurechtzufinden. Die Frage, welches Tools das jeweils richtige ist, lässt sich daher ohne genaue Kenntnis der Anforderungen nicht pauschal beantworten. Ist Ihnen eher umfassendes Reporting wichtig oder legen Sie mehr Wert auf die Möglichkeiten der Zusammenarbeit? Beabsichtigen Sie das Projektmanagement Tool unternehmensweit einzusetzen oder nur in Ihrem Fachbereich? Viele Fragen drängen sich auf. Da jedes Tool seine Stärken und Schwächen hat, empfehlen wir, alle Skills einmal festzulegen und mit den zuvor vorgestellten Tools, die eine Querbeet-Auswahl populärer Projektmanagement Tools repräsentieren, abzugleichen, die allerdings auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. [2]

Die TimO – Time Management GmbH bietet einen komplexen Service zum Kennenlernen der selbst entwickelten Projektmanagementsoftware TimO. Kostenloses Testen incl. Präsentationen und Telefonberatung, Schulung vor Ort, Dokumentation und Video. Je nach Anwendungsfall wird die Software so konfiguriert, dass nur die Projektmanagementtools integriert werden, die auch tatsächlich zur Anwendung kommen. Für den Interessent ergibt sich daraus das optimale Preis – Leistungsverhältnis. Allein, die oft zentrale Frage nach einem Zeiterfassungsprogramm zeigt, wie sehr der Fortschritt zur Notwendigkeit in der aktuellen Arbeitswelt geworden ist.
Mobile Zeiterfassung, mobile Kostenerfassung (z.B. Reisekosten) ermöglicht heute dem Projektmanager die nahezu zeitnahe Information zum Erfüllungsstand des Projektes. Allein bei der Planung eines Projektes sind vielfältige Faktoren zu berücksichtigen. So ist die Verfügbarkeit von Ressourcen in kürzester Zeit Team übergreifend transparent darstellbar. Spätere Verzögerungen bei der Abwicklung eines Projektes durch Kommunikationslücken werden dadurch minimiert. Wie war das denn noch vor 20 Jahren? Wer kannte überhaupt Begriffe wie: cloud, icloud, apps, blog, google, online, web? Doch wohl nur die Insider.
Die Vorstellung, dass zum Beispiel die Mitarbeiter eines Projektteams „Windkraftanlage“ auf der Nordsee ihre geleisteten Zeiten umgehend mobil per Handy oder vom stationären PC buchen können, und die Zentrale in Hamburg zeitnah die Auswertung zum Projektstand veranlassen kann, lag noch im Bereich der Visionen. Mit dem Zeiterfassungstool ist das bereits Realität. Zahlreiche neue Features sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
Oder der Vorteil in der Anwendung eines Ressourcentools. Die schnelle Beschaffung eines Ersatzteiles kann umgehend aktiviert werden. Dazu sind innerhalb der Projektmanagementsoftware Projektmanagementtools wie Tickettool oder Ressourcentool verfügbar. In der Regel sind alle Tools so programmiert, dass beim Eintreten bestimmter Situationen automatisch E-Mails an die dafür festgelegten Personen versendet werden. Zusätzliche visuelle Markierungen innerhalb der Projektstrukturen machen die Situation zum Projekt sofort sichtbar. Somit ist ein schnelles Reagieren möglich und führt zu Minimierung von Kosten.
Fordern Sie am Besten gleich Ihren kostenlosen Testzugang an!
 
 

TimO ist ein hervorragendes Projektmanagementtool zu einfachen Verwaltung von Projekten in multiprojektumgebung.