Das Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projekts in Form eines Balkendiagramms. Auf diese Weise soll die die Übersichtlichkeit im Projektablauf erhöht werden.
Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919) benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt..
Heute werden Gantt Diagramme verwendet, um die Zeitleiste eines Projektes abzubilden. Sie zeigen den zeitlichen Ablauf eines Projekts und seiner Teilschritte. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und der Fortschritt können klar erkannt werden: Welche Aufgaben sind zeitlich miteinander verkettet und welche Tätigkeiten wurden bereits erledigt? Eine Gantt Software erleichtert die Erstellung. Mit der ersten groben Planung der einzelnen Phasen steht das Diagramm auf Knopfdruck zur Verfügung. Alle Schritte werden digital erstellt. Kommt es zu Veränderungen im Projektplan, können Diagramme in Echtzeit aktualisiert werden. Meistens werden Balkenpläne um Meilensteine ergänzt, die mit Hilfe einer raute dargestellt werden. Sie stellen bestimmte markante Ereignisse, die besonders wichtig für den weiteren Projektverlauf sind dar. Die Meilensteinplanung dient als Grundlage für die spätere Kontrolle in Form einer Meilensteintrendanalyse.
Ein Gantt-Diagramm hat in der Regel folgende Bestandteile:
In diesem Beispiel für Gantt-Diagramme zeigen wir die erforderlichen Schritte zur Fertigstellung eines Projekts.
Henry Gantt, ein amerikanischer Ingenieur und Managementberater, erfand das Gantt-Diagramm Anfang des 20. Jahrhunderts, um Projektmanagement-Methoden zu verbessern. Er war der Meinung, dass die damals üblichen Methoden des Projektmanagements ineffizient waren und dass es eine bessere Möglichkeit gab, die Fortschritte von Projekten zu verfolgen.
Das Gantt-Diagramm, das er entwickelte, ist eine visuelle Darstellung der Aufgaben eines Projekts und ihrer zeitlichen Abhängigkeiten. Es zeigt die geplanten und tatsächlichen Zeiträume für jede Aufgabe in einem Projekt auf einer horizontalen Zeitachse. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, die Fortschritte des Projekts auf einen Blick zu verfolgen und mögliche Verzögerungen oder Probleme schneller zu erkennen.
Gantt glaubte, dass das Gantt-Diagramm ein wichtiges Werkzeug für die Planung, Überwachung und Kontrolle von Projekten sein würde. Er setzte sich dafür ein, dass es in der industriellen Produktion und im militärischen Bereich eingesetzt wird. Seine Ideen und Methoden wurden von vielen Unternehmen und Regierungsbehörden aufgenommen und es hat sich zu einem wichtigen Werkzeug im Projektmanagement entwickelt.
Karol Adamiecki, ein polnischer Ingenieur und Managementberater, hatte eine Rolle bei der Weiterentwicklung des Balkendiagramms. Er lebte im späten 19. und frühen 20. Jahrhundert und war bekannt für seine Arbeiten zur Managementmethodik. Er entwickelte ein Diagramm, das als "Adamiecki-Diagramm" oder "Harmonogramm" bekannt ist, welches eine Erweiterung des traditionellen Balkendiagramms ist und das Projektmanagement unterstützt.
Das Adamiecki-Diagramm fügt dem traditionellen Balkendiagramm eine zeitliche Dimension hinzu, indem es die Fortschrittsanzeige der Arbeiten auf der horizontalen Achse darstellt, und die Ressourcenaufwendungen auf der vertikalen Achse.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Erfindung des Balkendiagramms nicht auf eine einzige Person zurückzuführen ist, sondern das Ergebnis einer langen Entwicklungsgeschichte und von vielen Menschen und in vielen Bereichen. Adamiecki hat also zur Weiterentwicklung des Balkendiagramms beigetragen, aber nicht das Diagramm selbst erfunden.
Seitdem werden Gantt-Diagramme gemeinhin im Projektmanagement eingesetzt. Sie gelten als effektive Methode, zeitliche Abfolge von Aufgaben und Ereignissen zu visualisieren. Die ersten Gantt-Diagramme wurden noch per Hand gezeichnet. Inzwischen können Unternehmen Charts mit modernen Online-Gantt-Diagramm-Tool mühelos erstellen. Nahezu alle Schritte der Projektplanung erfolgen digital. Damit können Teams, die standortübergreifend zusammen arbeiten, reibungsloser zusammenarbeiten.
Das Gantt-Diagramm gehört zum Handwerkszeug eines jeden Projektmanagers. Als beliebtes Instrument sind sie aus dem modernen Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Bewährt hat sich diese grafische Darstellungsform im Projektmanagement, weil ihre Integration in Projektmanagement-Software ein sekundenschnelles Umsortieren der einzelnen Balken per Drag & Drop ermöglicht. Insbesondere dem agilen Projektmanagement mit seiner besseren Anpassungsfähigkeit an sich immer schneller verändernde äußere Faktoren kommt diese hohe Usability überaus entgegen. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können klar dargestellt werden. Idealerweise empfiehlt es sich, Gantt-Diagramme für Aufgaben mit Start- und Enddatum zu verwenden, so dass die Aufgaben als lange Balken in einem Balkendiagramm erscheinen und nicht als einzelne Momente. Geeignet ist das Gantt-Diagramm vor allem für umfangreiche Projekte. Doch auch kleinere Projekte können von Gantt Chart profitieren. Teams arbeiten standortübergreifend auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform zusammen. Bei großen Projekten mit einer Vielzahl einzelner Aufgaben und Wechselbeziehungen wird es aber schnell unübersichtlich. Das Ganze sollte also nicht allzu kleinteilig angelegt werden. Denn das ist letztlich nicht im Sinne des Erfinders und mindert die Effizienz des Tools.
Der weltweite Siegeszug des Gantt-Diagramms (auch „Gantt Chart“ oder „Balkenplan“ genannt) beruht auf der schlichten Tatsache, dass sich möglichst simpel gehaltene Grafiken intuitiver und schneller gedanklich erfassen lassen als längere Beschreibungen in Textform. Der Zeitgewinn macht hier den Unterschied. Jedoch muss der Informationsgehalt dabei stets auf das Wesentliche reduziert sein.
Ein Gantt-Diagramm besteht in der Regel aus den folgenden Elementen:
Aktivitäten:
Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie Arbeitspakete zusammen. Zum Beispiel gibt es in einem klassischen Projekt eine Aktivität für das gesamte Projekt und weitere Arbeitspakete für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm ebenfalls mit der Projektaktivität beginnen und darunter ordnen Sie die einzelnen Sprint-Aufgaben.
Arbeitspakete:
Arbeitspakete sind in sich abgeschlossene Aufgaben, die „bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden“ (DIN 69901-5:2009-01). Arbeitspakete lassen sich nicht weiter untergliedern. Oftmals bestimmen die Arbeitspakete innerhalb einer Aktivität, wie lang die Aktivität selbst dauern wird. Dadurch würde sich die Balkenlänge der Aktivität im Gantt-Chart an Terminänderungen der Arbeitspakete anpassen.
Meilensteine:Ein Meilenstein stellt ein Ereignis an einem bestimmten Tag dar, zum Beispiel den Tag, an dem der Auftrag erteilt wurde, die Pläne genehmigt wurden, die Waren eingetroffen sind, selbst die Anfangs- und Endtermine eines Vorgangs können Meilensteine sein. Der Hauptunterschied zwischen einem Vorgang und einem Meilenstein besteht darin, dass ein Meilenstein eine Dauer von Null hat - es handelt sich um einen Zeitpunkt.
Für die Verschiebung eines Meilensteintermins können prinzipiell zwei unterschiedliche Gründe verantwortlich sein: Es kann ein zeitlicher Verzug auftreten. der außerhalb der Pufferzone liegt und nicht anderes aufgefangen werden kann. Das Ziel kann zwar erreicht werden, es entspricht aber nicht den geforderten Qualitätsmerkmalen.
Pufferzeiten für VorgängeDas Balkendiagramm wird weiter verfeinert, indem man die Pufferzeiten mit integriert. Üblicherweise wird die Pufferzeit am Ende eines Vorgangs vom frühsten Anfangstermin (FAT) bis zum spätesten Endtermin (SET) dargestellt und als gepunktete Linie deutlich gemacht. Meistens wird ein auf dem Kopf stehendes Dreieck gewählt.
Dauer der Aufgaben und kritischer PfadDie Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den Phasen Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann herrscht dort ein kritischer Pfad. Denn wenn sich dort etwas verzögert, verzögert sich auch das Projektende. Dieses Konzept kennen Sie vielleicht bereits aus Netzplänen.
Vorgänge in einem Balkendiagramm können durch verschiedene Arten in Beziehung gebracht werden. Einige Aufgaben können Sie erst starten, wenn Sie andere beendet haben, oder sie sind abhängig vom Start einer anderen Aktivität. Diese linear ablaufenden Beziehungen müssen Sie ebenfalls im Gantt-Chart bzw. Balkendiagramm darstellen. Wenn Aufgaben linear ablaufen, wird zwischen vier Beziehungstypen unterschieden:
Normalfolge (Ende-Anfang)Die Normalfolge - auch bekannt als Ende-Anfang-Beziehung - kommt in der Praxis am häufigsten vor. Eine Nachfolger-Aktivität kann erst starten, wenn die Vorgänger-Aktivität abgeschlossen wurde.
Endfolge: Ende-Ende (EE)
Eine Endfolge-Aktivität kann erst enden, wenn eine vorherige Aktivität beendet ist.
Start-zu-Start
Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.
Start-zu-Ende
Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist (sehr selten).
Die Darstellung übersteigt ab einer gewissen Größenordnung und Komplexität die Handhabbarkeit mit klassischen Mitteln und erfordert eine Projektmanagement Software. Die meisten Programme bieten gute Visualisierungsmöglichkeiten,. Durch den Einsatz von Farben kann man Soll-Daten und Ist-Daten gut voneinander trennen.
Das Ishikawa-Diagramm und das Gantt-Diagramm sind beide Tools, die in verschiedenen Phasen des Projektmanagements verwendet werden können.
Das Ishikawa-Diagramm wird in der Regel in der Analyse-Phase des Projektmanagements verwendet, um die möglichen Ursachen eines Problems oder einer Qualitätsabweichung zu identifizieren. Es hilft dabei, die Wurzel des Problems zu finden und geeignete Maßnahmen zur Problemlösung zu ergreifen.
Das Gantt-Diagramm hingegen wird in der Planungs- und Überwachungsphase des Projektmanagements verwendet. Es hilft dabei, die geplanten und tatsächlichen Zeiträume der Aufgaben zu verstehen und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
Obwohl sie in unterschiedlichen Phasen des Projektmanagements verwendet werden, können die beiden Tools jedoch auch in Kombination verwendet werden. Beispielsweise kann man nach der Identifizierung von Problemen mithilfe eines Ishikawa-Diagramms, Maßnahmen zur Problemlösung planen und verfolgen mit Hilfe des Gantt-Diagramms.
