Ein Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. Dabei werden die Elemente hierarchisch gegliedert, sodass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wieder. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.
Baumdiagramm, Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen, Mind-Map oder als Gliederung. Sinnvoll ist die Verwendung eines Projektstrukturplan-Codes.
Für den Projektstrukturplan werden die zu leistenden Arbeiten und ihre Ergebnisse bis hin zum einzelnen Arbeitspaket strukturiert.
Sechs Schritte zum Projektstrukturplan:
- Auflistung der Aufgaben des Projektes durch Brainstorming
- Clusterung der Aufgaben z. B. nach Themengebieten
- Zusammenfassung der Aufgaben zu logischen Arbeitspaketen
- Zuordnung von Verantwortlichkeiten
- Definition der zeitlichen Lage der Arbeitspakete im Projektablauf durch Start- und Endtermin
- Dokumentation des Gesamtplans
Bei der Erarbeitung effizienter Projektstrukturpläne im Projektmanagement haben sich drei unterschiedliche Gliederungsprinzipien nach den DIN-Normen 69900 ff. etabliert:
- Die funktionsorientierte Gliederung geht von den Funktionsbereichen der Projektbeteiligten aus und fokussiert die Art der auszuführenden Tätigkeit. Innerhalb eines Unternehmens werden Projekte somit entlang der Funktionen bzw. Aufgabereiche der einzelnen Abteilungen aufgeschlüsselt.
- Die objektorientierte Gliederung stellt den Gegenstand des Projekts (bzw. das Produkt) in den Mittelpunkt und zerlegt diesen in seine einzelnen Komponenten. Dies bietet sich an, wenn das Projekt auf die Realisation vieler ähnlich gearteter Objekte abzielt. Dadurch lässt sich die Komplexität des Projekts reduzieren.
- Die phasenorientierte Gliederung betrachtet die einzelnen Projektphasen und untergliedert diese in die jeweiligen Teilaufgaben oder Arbeitspakete. Gerade bei Projekten zur Entwicklung neuer Endprodukte mit verschiedenen (zeitlichen) Phasen ist diese Vorgehensweise zielführend.
In der Praxis kommen aber oft auch Mischformen zum Einsatz.
TimO® Projektmanagement Software bietet Projektmanagern eine hervorragende Möglichkeit, die Projekte zu strukturieren und diese als Planungs-, Ressoucen- und Kapazitätsmanagement, Projekt-Aufwandsbuchung und Projekt-AbrechnungssSoftware einzusetzen.
Der Projektstrukturplan im Projektmanagement
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine grafische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Mit dieser wertvollen und extrem sinnvolle Projektmanagement-Methode, legt man fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können. Durch diesen Aufbau entsteht eine hierarchische Struktur. Im PSP geht es also darum, WAS getan werden muss, nicht aber wann und in welcher Reihenfolge es getan werden muss. Er dient der Kommunikation mit den Stakeholdern und schafft ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Teams.
Gliederung der Teilprojekte und Aufgabenpakete
Der PSP Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert, zeigt alle Teilprojekte sowie über- und untergeordnete Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben. Diese logische Unterteilung ist leicht verständlich und hilft den Teilnehmern, ihren Verantwortungsbereich abzugrenzen.
Von Projektbeginn an verfügt das Team so über einen Überblick darüber, was im Projekt geliefert werden muss. Im Grunde handelt es sich also um Ausführungsanweisungen, die als zu erledigende Aufgabenpakete grafisch dargestellt werden. Projektstrukturpläne spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sie das gesamte Projekt in kontrollierbare Teilaufgaben gliedern.
Der PSP wurde ursprünglich in den 60er Jahren entwickelt, als man sich der der genaueren Definition von Projekten widmete. Schon bald war der die Grundlage sämtlicher Planungs- und Kontrollsysteme im Projektmanagement. Als Planungsgrundlage kann er auch zu agilen Projekten passen.
PSP als Instrument zur Planung und Kommunikation
Neben der Strukturierung des Projekts in Teilaufgaben hat der Projektstrukturplan aber noch eine weitere Funktion: In ihm werden Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Projekt sowie zu Kosten, Terminen und Ergebnissen gesammelt. Als vollständige hierarchische Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs eines Projekts stellt der Projektstrukturplan eine zentrale Anforderung im Rahmen der Projektplanung dar. Da er idealerweise die fristgerechte Zielerreichung per geringstmöglichem Aufwand ermöglicht, kann seine Bedeutung für den Projekterfolg – ebenso wie beim vorgelagerten Scope Management – gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Da der Projektstrukturplan alle (planbaren) Aufgaben eines Projektes darstellt, dient er als wichtiges Planungsinstrument und außerdem als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern.Im Projektstrukturplan werden die für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen Teilprojekten und Aufgabenpaketen zugeteilt. So dient die Methode auch der Budgetplanung. Hinzu kommt, dass allein die Erstellung des Plans und das damit einhergehende Durchdenken der Projektaufgaben wertvolle Ideen für Herangehensweisen liefern kann.
Darüber hinaus lassen sich bereits zu Projektbeginn Risiken erkennen. Das liegt auch daran, dass er parallel zum Projektfortschritt gepflegt wird und so Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Aufgabenpakete gibt. Kommt es zur Verzögerung eines Pakets, wird es mit der Farbe Rot („Verspätet“) markiert. Grün steht für „im Soll“, Blau für „Erledigt“ und Gelb für „Gefährdet“. Der Projektstrukturplan unterstützt auf diese Weise also sogar das proaktive Risikomanagement und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern im Sinne des Projekterfolgs.
Aufbau eines Baumdiagramms
Ein PSP wird in Form eines Baumdiagramms angelegt. Der Aufbau ist klassisch hierarchisch, das sorgt für eine hierarchische Strukturierung der Projektarbeit. Während ganz oben das Gesamtprojekt steht, folgen darunter die Teilprojekte sowie darunter die einzelnen Vorgänge. In der Projektmanagement-Praxis haben sich in Orientierung an der DIN-Norm 69900 vor allem drei Gliederungsprinzipien bewährt: die objektorientierte Gliederung, die funktionsorientierte Gliederung und die phasenorientierte Gliederung. Tatsächlich werden diese in der Praxis aber in Kombination miteinander eingesetzt. Besonders sinnvoll für eine gemischte Gliederung erscheint die Gliederung nach Objekten den höheren Ebenen und eine weitere Ausspaltung nach der zu erledigenden Arbeit. Eine Projektstrukturplan Software kann Projektverantwortliche bei der Erstellung unterstützen.
Vorteile des Projektstrukturplans im Überblick:
- Bessere Übersicht, gerade bei großen Projekten
- Mehr Sicherheit
- Hilfestellung für Projektmanager und Führungskräfte
- Einfacheres Berichtswesen
- Verbesserte Planung von Abhängigkeiten
- Erleichterung von Übergabesituationen
- Bessere Ressourcenplanung und Kostenkontrolle
Ein Projektstrukturplan weist bestimmte Orientierung auf.
- Funktionsorientierte Gliederung:
Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan orientiert sich an den ausführenden Bereichen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die das Projekt Aspekte umfasst, die über die Herstellung eines Produktes hinausgehen, wie zum Beispiel eine Markteinführung oder die Erschließung neuer Märkte. Diese Gliederungsform fokussiert die Funktionsbereiche der Projektbeteiligten und damit die Art der zu erledigenden Tätigkeiten. Für Unternehmen bedeutet das, dass Projekte entlang der Funktion, also den Aufgabereichen der jeweiligen Abteilungen verlaufen.
- Objektorientierte Gliederung:
Ein objektorientierter Projektstrukturplan hingegen unterteilt das Projekt in einzelne Objekte. Die objektorientierte Gliederung stellt das zu entwickelnde Produkt in den Mittelpunkt der Projektplanung und teilt die Arbeit nach den einzelnen Komponenten (Objekten) des Produkts auf. Auf diese Weise kann man die Komplexität eines Projekts reduzieren. Die Objekte liegen dabei auf der ersten Gliederungsebene (Beispiel Hausbau: Keller, Bodenplatte, Elektroanschlüsse, Zufahrt, Dach). Dieses Verfahren wird meist dann benutzt, wenn das Projekt, die Herstellung eines Produktes zum Ziel hat. Beispielsweise sind das der Bau eines Hauses oder die Erstellung einer Fotokamera. Die Zerlegung im objektorientierten Projektstrukturplan erfolgt dann nach der technischen Struktur des Produktes.
- Phasenorientierte Gliederung:
In einem phasenorientierten Projektstrukturplan teilen Sie das Projekt in einzelne Phasen. Entscheidet man sich für diese Gliederungsform, untergliedert man die einzelnen Projektphasen in ihre jeweiligen Teilaufgaben. Die Projektphasen liegen dabei auf der oberen Gliederungsebene (Marktforschung, Entwurf, Konstruktion und Inbetriebnahme). Diese Gliederungsform bietet sich besonders in Projekten an, in denen es um die Entwicklung von Produkten mit unterschiedlichen zeitlichen Phasen geht.
- Gemischtorientierte Gliederung:
Dabei werden die drei oben genannten Gliederungsprinzipien miteinander gemischt. Da die Erstellung meist sehr zeitintensiv und arbeitsintensiv ist, sieht es in der Praxis meistens so aus, dass Unternehmen ein PSP-Standardformular bzw. eine Vorlage entwickeln. Anstatt bei jedem Projekt wieder mit einem leeren Blatt Papier zu starten, denken Sie doch einmal darüber nach, Ihren PSP aus einem früheren Projekt als Projektstrukturplan-Vorlage zu verwenden. Mit einer systematischen Checkliste stellen Sie die Vollständigkeit sicher und reduzieren das Risiko, etwas zu übersehen. Natürlich können Standard-Strukturpläne nur dann eingesetzt werden, wenn die Projekte eine ähnliche Struktur aufweisen.
Unser Tipp:
- Entscheiden Sie sich für die Gliederungsart, die Ihnen eine gute Grundlage für die Planung Ihres Projektes bietet. Schließlich ist der PSP dafür da, Ihnen die Planungsarbeit zu erleichtern. Haben Sie öfters ähnliche Projekte, so macht vielleicht eine Vorlage Sinn, auf die Sie immer wieder zurückgreifen können.
