Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein zentrales Instrument im Projektmanagement, das die Aufgaben und Aktivitäten eines Projekts systematisch ordnet und visualisiert. Er dient als "Fahrplan" für die Projektabwicklung und ermöglicht allen Beteiligten einen klaren Überblick über den Projektverlauf.
Ein Projektstrukturplan ist eine grafische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. Dabei werden die Elemente hierarchisch gegliedert, sodass eine Baumstruktur entsteht. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes, sondern gibt lediglich die Strukturierung wieder. Der PSP wird auch als WBS (Work Breakdown Structure) bezeichnet.
Mit dieser Methode aus dem Projektmanagement legt man fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können. In ihm geht es also darum, WAS getan werden muss, nicht aber wann und in welcher Reihenfolge es getan werden muss. Der PSP dient der Kommunikation mit den Stakeholdern und schafft ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Teams.
Der PSP Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert, zeigt alle Teilprojekte sowie über- und untergeordnete Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben. Von Projektbeginn an verfügt das Team so über einen Überblick darüber, was im PSP Projekt geliefert werden muss. Im Grunde handelt es sich bei einem PSP also um Ausführungsanweisungen, die als zu erledigende Aufgabenpakete grafisch dargestellt werden. Projektstrukturpläne spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sie das gesamte Projekt in kontrollierbare Teilaufgaben gliedern .
Neben der Strukturierung des Projekts in Arbeitspakete hat der Projektstrukturp. aber noch eine weitere Funktion: In ihm werden Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Projekt sowie zu Kosten, Terminen und Ergebnissen gesammelt.
Ein idealer Projektstrukturplan ermöglicht die rechtzeitige Erreichung aller Projektziele bei geringstmöglichem Aufwand. Daher kann die Bedeutung des PSP für die Projektplanung und den Projekterfolg gar nicht genug betont werden.
Da der Projektstrukturplan alle (planbaren) Aufgaben eines Projektes darstellt, dient er als wichtiges Planungsinstrument und außerdem als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern. Im Projektstrukturplan werden die für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen Teilprojekten und Aufgabenpaketen zugeteilt. So dient die Methode auch der Budgetplanung. Hinzu kommt, dass allein die Erstellung des Plans und das damit einhergehende Durchdenken der Projektaufgaben wertvolle Ideen für Herangehensweisen liefern kann.
Darüber hinaus lassen sich mit dem PSP bereits zu Projektbeginn Risiken erkennen. Das liegt auch daran, dass er parallel zum Projektfortschritt gepflegt wird und so Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Aufgabenpakete gibt. Kommt es zur Verzögerung eines Pakets, wird es mit der Farbe Rot ("Verspätet") markiert. Grün steht für "im Soll", Blau für "Erledigt" und Gelb für "Gefährdet". Der Projektstrukturplan unterstützt auf diese Weise also sogar das proaktive Risikomanagement und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern im Sinne des Projekterfolgs.
Ein PSP wird in Form eines Baumdiagramms angelegt und strukturiert das Projekt hierarchisch. Während ganz oben das Gesamtprojekt steht, folgen darunter die Teilprojekte sowie darunter die einzelnen Arbeitspakete. Ein PSP wird in Form eines Baumdiagramms angelegt. Der Aufbau ist klassisch hierarchisch, das sorgt für eine hierarchische Strukturierung der Projektarbeit. Während ganz oben das Gesamtprojekt steht, folgen darunter die Teilprojekte sowie darunter die einzelnen Vorgänge. In der Projektmanagement-Praxis haben sich in Orientierung an der DIN-Norm 69900 vor allem drei Gliederungsprinzipien bewährt: die objektorientierte Gliederung, die funktionsorientierte Gliederung und die phasenorientierte Gliederung. Tatsächlich werden diese in der Praxis aber in Kombination miteinander eingesetzt. Besonders sinnvoll für eine gemischte Gliederung erscheint die Gliederung nach Objekten den höheren Ebenen und eine weitere Ausspaltung nach der zu erledigenden Arbeit. Eine Projektstrukturplan Software kann Projektverantwortliche bei der Erstellung unterstützen.
In der Projektmanagement-Praxis haben sich in Orientierung an der DIN-Norm 69900 vor allem drei Gliederungsprinzipien bewährt. Tatsächlich werden diese oft aber in Kombination miteinander eingesetzt.
In der Praxis kommen aber oft auch Mischformen zum Einsatz. Unser Tipp: Entscheiden Sie sich für die Gliederungsform, die Ihnen eine gute Grundlage für Ihre Planung bietet. Schließlich ist der PSP dafür da, Ihnen die Planungsarbeit zu erleichtern. TimO®
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine grafische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Mit dieser wertvollen und extrem sinnvolle Projektmanagement-Methode, legt man fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können. Durch diesen Aufbau entsteht eine hierarchische Struktur. Im PSP geht es also darum, WAS getan werden muss, nicht aber wann und in welcher Reihenfolge es getan werden muss. Er dient der Kommunikation mit den Stakeholdern und schafft ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Teams.
Sie möchten die Projektstrukturplanung mit PSP in Ihr Projektmanagement integrieren? Dann sollten Sie die folgenden wichtigen Prinzipien auf jeden Fall beachten:
Meist wird der Projektstrukturplan im Rahmen eines gemeinsamen Kick-offs zu Projektbeginn erstellt. Voraussetzung ist, dass die wichtigsten Meilensteine und Projektphasen bereits definiert und die Projektziele gemäß der SMART-Kriterien formuliert sind.
Anschließend diskutiert man im Team, welche Arbeitsschritte notwendig sind, um die gesetzten Ziele im festgelegten Zeitraum zu erreichen. Alle im Brainstorming gesammelten Aktivitäten werden für das Team sichtbar dokumentiert. Dann ordnet man die Aktivitäten den zu definierenden Teilprojekten zu. Hierbei spielt die Frage eine Rolle, zu welcher Ebene eine Aktivität gehört. Ist sie sehr komplex und erfordert daher ein eigenes Teilprojekt mit verschiedenen Arbeitspaketen? Handelt es sich um ein Arbeitspaket, das einem Teilprojekt angehört? Oder geht es um konkrete Aufgaben, die einem Arbeitspaket zugeordnet werden können?
Nach Abschluss der Diskussion ist das Team aufgefordert, sich zu fragen, ob die eingangs definierten Ziele bei Abarbeiten der festgelegten Arbeitspakete realistischerweise erreicht werden können. Fehlen noch Aktivitäten? Dann sollten diese jetzt ergänzt werden. Außerdem sollte man den PSP nach fünf bis zehn Tagen erneut prüfen und noch fehlende Arbeitspakete ergänzen. Der nächste Schritt ist die Feinplanung der Arbeitspakete.
Der PSP Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert, zeigt alle Teilprojekte sowie über- und untergeordnete Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben. Diese logische Unterteilung ist leicht verständlich und hilft den Teilnehmern, ihren Verantwortungsbereich abzugrenzen.
Von Projektbeginn an verfügt das Team so über einen Überblick darüber, was im Projekt geliefert werden muss. Im Grunde handelt es sich also um Ausführungsanweisungen, die als zu erledigende Aufgabenpakete grafisch dargestellt werden. Projektstrukturpläne spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sie das gesamte Projekt in kontrollierbare Teilaufgaben gliedern.
Der PSP wurde ursprünglich in den 60er Jahren entwickelt, als man sich der der genaueren Definition von Projekten widmete. Schon bald war der die Grundlage sämtlicher Planungs- und Kontrollsysteme im Projektmanagement. Als Planungsgrundlage kann er auch zu agilen Projekten passen.
Neben der Strukturierung des Projekts in Teilaufgaben hat der Projektstrukturplan aber noch eine weitere Funktion: In ihm werden Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Projekt sowie zu Kosten, Terminen und Ergebnissen gesammelt. Als vollständige hierarchische Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs eines Projekts stellt der Projektstrukturplan eine zentrale Anforderung im Rahmen der Projektplanung dar. Da er idealerweise die fristgerechte Zielerreichung per geringstmöglichem Aufwand ermöglicht, kann seine Bedeutung für den Projekterfolg – ebenso wie beim vorgelagerten Scope Management – gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Da der Projektstrukturplan alle (planbaren) Aufgaben eines Projektes darstellt, dient er als wichtiges Planungsinstrument und außerdem als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern.Im Projektstrukturplan werden die für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen Teilprojekten und Aufgabenpaketen zugeteilt. So dient die Methode auch der Budgetplanung. Hinzu kommt, dass allein die Erstellung des Plans und das damit einhergehende Durchdenken der Projektaufgaben wertvolle Ideen für Herangehensweisen liefern kann.
Darüber hinaus lassen sich bereits zu Projektbeginn Risiken erkennen. Das liegt auch daran, dass er parallel zum Projektfortschritt gepflegt wird und so Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Aufgabenpakete gibt. Kommt es zur Verzögerung eines Pakets, wird es mit der Farbe Rot („Verspätet“) markiert. Grün steht für „im Soll“, Blau für „Erledigt“ und Gelb für „Gefährdet“. Der Projektstrukturplan unterstützt auf diese Weise also sogar das proaktive Risikomanagement und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern im Sinne des Projekterfolgs.
Neben der reinen Strukturierung des Projekts bietet der PSP weitere Nutzungsmöglichkeiten, zum Beispiel für das Projektcontrolling, an. Zu diesem Zweck verfügt jedes Arbeitspaket über zusätzliche Felder, in denen die entsprechenden Informationen gesammelt werden können. Dazu gehören unter anderem folgende:
Teams, die diese Informationen kontinuierlich pflegen, werden mit einem mächtigen Steuerungsinstrument belohnt. Zum einen ermöglicht der PSP allen Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand des Projekts. Zum anderen kann auch die Projektleitung den PSP jederzeit einzusehen. Wenn alle Arbeitspakete auf Grün stehen, kann sie davon ausgehen, dass die betreffenden Arbeitspakete nach Plan verlaufen. Sind ein oder mehrere Arbeitspakete gelb oder rot hinterlegt, wissen die Verantwortlichen, dass es zu Planabweichungen kommt.
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