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Was muss ein guter Projektbericht leisten?


Projektberichte als Momentaufnahme im Projekt

Regelmäßige Projektberichte sind eine Momentaufnahme, sie schaffen Übersicht und decken Schwachstellen und Risiken im Projekt auf. Der Einsatz einer Projektmanagement-Software unterstützt das Team bei der standardisierten Erstellung von Statusreports. Der Projektbericht kann als Grundlage für Entscheidungen eine große Hilfe sein. Er dokumentiert den bereits erreichte Zwischenstand. Verantwortliche erkennen Probleme frühzeitig und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Um alle Bereiche zu kontrollieren und im Auge zu behalten, müssen aussagekräftige und nützliche Berichte erstellt werden. Das Einhalten von Terminen, die Auslastung der Ressourcen, die erfassten Projektzeiten sowie die Kontrolle der angelaufenen Projektkosten (Arbeitskosten, Zusatzkosten, Reisekosten) stehen im Vordergrund. Für die Projektberichte sowie für die Kommunikation sind die Projektleiter verantwortlich. Sie präsentieren Ergebnisse und überprüfen Zwischenziele. Die Berichtsperiode kann für verschiedene Zielgruppen wie Vorgesetzte und Stakeholder unterschiedlich sein. Berichte werden dabei für bereits geschlossene wie für offene Projekte erstellt.

Welche Arten von Projektberichten gibt es?

Ist-Auswertungen:

Leistungsnachweis

Der Leistungsnachweis ist eine klassische Auswertung, die alle geleisteten Stunden entsprechend dem gesetzten Filter auflistet. Dabei kann man auch verschiedene Filterungen kombinieren und, je nach Bedarf, unterstrukturieren. Der Leistungsnachwies kann ausgedruckt und dem Auftraggeber zur Unterschrift vorgelegt werden. So können geleistete Stunden nicht nur ausgewertet, sondern auch dokumentiert werden.

Projektauswertung

Die Projektauswertung dient der eigenen Übersicht über geleistete Stunden und entstandene Kosten sowie umgesetzte Einnahmen über einzelne oder mehrere Projekte einzelner oder mehrerer Kunden hinweg. Diese Übersicht kann ausgedruckt oder als .csv-Datei exportiert und weiterverarbeitet werden.

Plan-Auswertungen:

Managementbericht

Den Managementbericht gibt es in zwei verschiedenen Varianten unterschiedlichen Umfangs. Ziel ist jeweils, eine Übersicht über bereits geleistete Stunden, angefallene Kosten und generierte Einnahmen zu erhalten, um den Fortschritt der Projekte im Auge zu behalten und gegebenenfalls auf Verzögerungen oder gestiegene Kosten reagieren zu können.

Projektübersicht

Die Projektübersicht gibt es in vier verschiedenen Varianten unterschiedlichen Umfangs. Ziel ist auch hier, sich schnell und einfach über die verschiedenen Kennzahlen des oder der zu betrachtenden Projekte eine Übersicht zu verschaffen und so den Fortgang zu überwachen.

Produktivitätsauswertung

Die Produktivitätsauswertung legt den Fokus auf das Verhältnis von geleisteten zu geplanten Stunden einzelner Mitarbeiter und der Teams in den einzelnen Kalendermonaten, um schnell zu sehen, ob alles nach Plan läuft oder nachjustiert werden muss.

Projektkalender

Der Projektkalender gibt einen grafischen Überblick über die geplanten Zeiten der einzelnen Projekte, um zu sehen, von wann bis wann die Laufzeiten sind und wo es Überschneidungen gibt, während derer gegebenenfalls mehr Personal benötigt wird.