Wie finde ich die passende Software für die Erfassung meiner Projektzeit? Oder welches Projektmanagementtool hilft mir wirklich und ist durchsetzbar in meinem Unternehmen? Und zwar eine Software, die von meinen Mitarbeitern akzeptiert wird und wirklich Erfolge bringt, statt am Ende nutzlos herumzuliegen?
Schaffen Sie sich keine Software mit einer Fülle an Funktionen an, die Sie nicht benötigen. Sonst überfordern Sie Ihre Mitarbeiter und Sie bekommen Akzeptanzprobleme bei der Einführung der Software. Welche Funktionen benötigen Sie? Möchten Sie z.B. nur Arbeitszeiten erfassen dann schaffen Sie sich keine Software an, die auch Reisespesen abrechnen kann. Finden Sie intern heraus welche Bausteine oder Insellösungen bei Ihnen abgeschafft werden sollen. Machen Sie sich eine Checkliste und senden diese gegebenenfalls unterschiedlichen Anbietern zu.
Testen Sie die Software auf Herz und Nieren. So vermeiden Sie spätere Probleme. Schalten Sie im Testzugang alle Funktionalitäten ein, die Sie benötigen. Gibt es Module, die vorhanden sind aber für Sie als Tester verborgen bleiben? Fragen Sie den Anbieter, ob er Kunden aus Ihrer Branche hat. Die Erfahrung zeigt, dass die Anforderungen in derselben Branche oft ähnlich sind.
Ist die Software in fünf Jahren genau so schnell wie heute? Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen, sondern erzeugen Sie Lasttests. Sind die Lösungen überhaupt auf die Größe Ihres Unternehmens ausgelegt? Befüllen Sie die Software mit ordentlichen Daten, damit auch Lasttests durchgeführt werden können. Nur so können Sie die Verfügbarkeit von Anwendungen in unterschiedlichen Zugriffsszenarien testen. Werden Softwareprobleme nicht frühzeitig erkannt, bedeutet dies nachträgliche Mehrarbeit für Ihre IT-Abteilung und Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern. Oder wenn es ganz schlecht läuft, müssen Sie eine neue Software beschaffen.
Cloud-Computing ist in. Aber seien Sie vorsichtig mit Anbietern, die mit Amazon oder Google Cloud arbeiten. Setzen Sie lieber auf einen bewährten Anbieter in Ihrem Heimatland. Ihre Daten sollten Ihr Land nicht verlassen! Vertrauen ist gut; Kontrolle ist besser. Stellen Sie schriftlich sicher, dass professionelle und nach § 5 verpflichtete Mitarbeiter Ihre Daten sichern und verwalten dürfen. Gehostet Cloud-Server sind in der Regel nicht sicher, da der Serverlieferant die Daten jederzeit auf dem Server einsehen kann. Bestehen Sie auf einen Dedicated Server, der von Ihrem Anbieter aufgesetzt und verwaltet wird. So hat ein Dritter keinen Zugriff und kann die Daten nicht einsehen. Gegebenenfalls fragen Sie Ihren Anbieter, ob ein Escrow-Vertrag existiert. Wenn der Anbieter in Insolvenz geht, können Sie in der Regel die Software als Inhouse-Lösung weiternutzen.
Datenschutz sollte bei Ihrem Anbieter die höchste Priorität haben. Setzen Sie auf Anbieter, die Ihre vertraulichen Informationen mit SSL Zertifikaten verschlüsseln. Anbieter-Mitarbeiter, die im Hintergrund für Ihre künftige Lösung verantwortlich sind, können gegebenenfalls Ihre Daten sehen. Ein MUSS ist die Verpflichtung der Mitarbeiter des Anbieters nach § 5 BDSG oder §11 BDSG. Betrug, Fishing und Missbrauch von vertraulichen Daten werden so verhindert. Mit einer laufenden und redundanten Datensicherung muss der Schutz Ihrer Daten garantiert werden. Die Aktualisierung des Systems darf nur außerhalb Ihrer Geschäftszeiten erfolgen. Prüfen Sie in diesem Zusammenhang auch das Kleingedruckte in den AGBs. Sie haben sensible Daten in einem Fremdsystem. Sind Ihre Daten auch für Ihren Anbieter schutzwürdig?
Vermeiden Sie lange Vertragslaufzeiten. Achten Sie, dass Sie nicht unnötig in einer Vertrags-Falle geraten. Seriöse Anbieter geben Ihnen einen kostenlosen Testzugang, kurze Laufzeiten bei Beginn der Zusammenarbeit und auch kurze Vertragslaufzeiten in der Produktivphase. Das gibt Ihnen die Flexibilität bei Bedarf wieder auszusteigen. Prüfen Sie auch die Kündigungsfristen. Wie schnell können Sie aus dem Vertrag heraussteigen? Professionelle Anbieter verhalten sich jederzeit fair.
Was passiert im Supportfall? Gibt es eine jederzeit erreichbare und kompetente Hotline? Wie viele Stunden ist sie täglich erreichbar? Fragen Sie Ihren Anbieter ob es ein Ticketsystem gibt. Wie schnell werden die Anfragen bearbeitet? Nicht selten warten Kunden wochenlang auf eine Antwort und die Lösung des Problems. Sind die Reaktionszeiten im Vertrag geklärt? Gibt es eine SLA (Service Level Agreement)? Was passiert, wenn der Server-Provider mal pleitegeht? Ihr Unternehmen will sicherlich nicht stillstehen.
Achten Sie auf versteckte Kosten! Es ist nicht selten, dass nachträglich Einrichtungs-, Kündigungs- oder Zusatzmodul-Gebühren etc. verlangt werden. Klären Sie dies im Voraus! Einmal den Vertrag unterschrieben gibt es nicht selten Pferdefüße. Klären Sie die Kostenstruktur vorher für die Software, für den Server, Datenbank, Module oder sonstige beteiligten Bausteine. Oft wird es nach Mitarbeiteranzahl oder Anzahl Projekte oder Module gerechnet. Viele Anbieter arbeiten mit undurchsichtigen Punktesysteme. Machen Sie sich eine Kosten/Nutzen-Analyse. Führen Sie ein Vertragsmanagement Software? Wenn nicht, lohnt es sich gegebenenfalls hierüber nachzudenken um spätere Kündigungsfristen nicht zu verpassen.
Ein Anbieter, der länger am Markt ist, hat in der Regel mehr Erfahrung zum Thema und kennt auch die Probleme und Kleinigkeiten der jeweiligen Branche. Eine Software kann nicht 100% fehlerfrei sein. Das beweist Microsoft oder Browser mit ständigen Updates. Aber in der Regel werden die sogenannte Kinderkrankheiten einer Software in den ersten Jahren behoben. Achten Sie auf die Referenzliste und Qualität der Kunden. Fragen Sie den Anbieter nach Alter des Unternehmens und der angebotenen Software. Stellen Sie sicher, dass Sie es mit einem Profi zu tun haben.
Es gibt gute Grunde zu überlegen, ob der Kauf einer Software tatsächlich besser ist als diese in Cloud zu mieten. Beide Varianten haben Ihre Daseins Berechtigung. Mit Kauf der Software zwar investieren Sie am Anfang mehr als laufend, kann sich aber später für kostengünstiger erweisen als Miete. Die Probleme bei Kauf liegen eindeutig in der Unterhaltung der Software. Laufende Updates, Patches, gesetzliche Änderungen, technische Änderungen bei Hardware zwingen diese Variante zu überdenken. Sicherheit und Datenschutz war in der Vergangenheit ein wichtiges Thema und Kontra für Cloudnutzung/Miete einer Software. Dies hat sich in den letzten 2 Jahren geändert. Cloudlösungen sind heute genauso sicher (sofern der Anbieter dies professionell betreibt und die Sicherheit garantiert) und bieten ohne große Anfangsinvestition und Installationsaufwand die Nutzung einer Software. Zudem bietet die Cloudnutzung in der Regel die Kosten nach Auftragslage zu steuern. Brauchen Sie mehr, müssen Sie mit Mehrkosten rechnen, aber wenn Sie mal eine Auftragsflaute haben, können Sie die Kosten schnell reduzieren
Überlegen Sie noch einmal: Was sind Ihre speziellen Abläufe? Welche Probleme möchten Sie lösen: Kauf oder Miete? Datenschutz und Sicherheit? Welche zusätzlichen Kosten entstehen? Die Auswahl einer Software kostet Zeit, Geld und Nerven. Seien Sie auf der sichern Seite, in dem Sie die oben genannten Tipps beachten. Auch Sie als Beschaffer oder Auswähler einer Lösung stehen unter Beschuss oder Lob, wenn es gut geht. Wir haben in unserem Bereich mehr als 19 Jahre Erfahrung. Professionalität und Sicherheit gehört zu unserem Alltag. Gerne hören wir Ihnen zu, analysieren Ihr Anliegen und versetzen uns in Ihrer Lage. Gegebenenfalls arbeiten wir zusammen eine Lösung aus. Und wenn es sein muss, stellen wir eine Mischung aus unseren unterschiedlichen Produkten das Richtige für Sie zusammen.
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