Projektmanagement-Software auswählen: 15 Kriterien für Unternehmen

Wer eine Projektmanagement-Software auswählt, findet schnell lange Funktionslisten: Gantt-Diagramme, Aufgaben, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Auswertungen oder Schnittstellen. Ob eine Software zum eigenen Unternehmen passt, lässt sich daran allein jedoch nicht erkennen.

Entscheidend ist, ob die Lösung die tatsächlichen Projektabläufe unterstützt: Wie werden Projekte geplant? Wer arbeitet mit welchen Daten? Wie werden Mitarbeiter und Ressourcen eingeplant? Wo entstehen Projektzeiten und Ist-Daten? Und welche Informationen werden für Steuerung und Auswertung benötigt?

Unternehmen sollten deshalb zuerst ihre Anforderungen definieren und anschließend prüfen, wie gut verschiedene Lösungen diese in der Praxis erfüllen. Die folgenden 15 Kriterien helfen dabei, Projektmanagement-Software strukturiert zu vergleichen und mit realistischen Anwendungsszenarien zu testen.

01 Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software wichtig?

Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollten Unternehmen vor allem prüfen, ob die Lösung zu ihren Projektabläufen und Anforderungen passt. Wichtige Kriterien sind Projektplanung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Projektzeiterfassung, Zusammenarbeit, Projektcontrolling, Benutzerfreundlichkeit, Rollen und Berechtigungen, mobile Nutzung, Schnittstellen, Datenschutz und Sicherheit, Kosten, Einführung, Support, Testmöglichkeiten sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Vor dem Vergleich sollten Unternehmen festlegen, welche Anforderungen zwingend erfüllt sein müssen und welche lediglich wünschenswert sind. Anschließend sollten die wichtigsten Abläufe mit einem realistischen Testprojekt geprüft werden. So zeigt sich nicht nur, welche Funktionen vorhanden sind, sondern ob die Software im tatsächlichen Projektprozess funktioniert.

02 Anforderungen definieren, bevor Sie Anbieter vergleichen

Bevor Unternehmen einzelne Anbieter oder Funktionen vergleichen, sollten sie klären, welche Projektprozesse die neue Software unterstützen und welche Probleme sie lösen soll. Ausgangspunkt sind deshalb nicht die Funktionen eines bestimmten Produkts, sondern die Anforderungen aus dem eigenen Arbeitsalltag.

Begriffe wie „Ressourcenplanung“, „Gantt-Diagramm“ oder „Projektcontrolling“ reichen dafür allein nicht aus. Entscheidend ist, was sich dahinter für das Unternehmen konkret verbirgt. Bei der Ressourcenplanung kann beispielsweise relevant sein, ob verfügbare Kapazitäten, parallele Projekte oder Abwesenheiten berücksichtigt werden müssen. Bei der Projektplanung kann entscheidend sein, wie Termine und Abhängigkeiten miteinander zusammenhängen.

Je konkreter diese Anforderungen beschrieben sind, desto besser lassen sich verschiedene Lösungen später nach denselben Maßstäben vergleichen und im Praxistest überprüfen.

03 Die wichtigsten Projektprozesse erfassen

Für die Softwareauswahl müssen Unternehmen nicht jeden Sonderfall dokumentieren. Sinnvoll ist es, zunächst die häufigsten und für die Projektarbeit wichtigsten Abläufe zu betrachten.

Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

Projekt anlegen → Projekt strukturieren → Termine planen → Mitarbeiter und Ressourcen einplanen → Aufgaben bearbeiten → Projektzeiten erfassen → Fortschritt aktualisieren → Projektdaten auswerten

Für jeden relevanten Ablauf sollten Unternehmen klären:

• Wer ist an den einzelnen Arbeitsschritten beteiligt?
• Welche Informationen werden benötigt oder neu erfasst?
• Wer darf Daten einsehen, bearbeiten oder freigeben?
• Welche Informationen werden im nächsten Arbeitsschritt weiterverwendet?
• Müssen Daten mit anderen Systemen ausgetauscht werden?
• Wo entstehen heute doppelte Eingaben oder manuelle Zwischenschritte?

Auf diese Weise werden nicht nur einzelne Funktionen betrachtet, sondern auch die Datenflüsse zwischen den Arbeitsschritten. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Bereiche wie Projektplanung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Projektcontrolling zusammenspielen sollen.

04 Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen unterscheiden

Nicht jede Anforderung ist für die Softwareauswahl gleich wichtig. Deshalb sollten Unternehmen festlegen, welche Anforderungen zwingend erfüllt sein müssen und welche lediglich wünschenswert sind. Eine einfache Einteilung in Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen schafft dafür eine nachvollziehbare Grundlage.

Priorität	Bedeutung	Beispiel
Muss	Die Anforderung muss erfüllt sein. Andernfalls scheidet die Software für den vorgesehenen Einsatz aus.	Projektzeiten müssen den benötigten Projektstrukturen zugeordnet werden können.
Soll	Die Anforderung ist wichtig und sollte möglichst erfüllt werden, ist aber kein zwingendes Ausschlusskriterium.	Mitarbeiter sollen anhand hinterlegter Qualifikationen für die Planung gefunden werden können.
Kann	Die Anforderung bietet zusätzlichen Nutzen, ist für die Auswahl aber nicht entscheidend.	Eine zusätzliche Darstellungs- oder Auswertungsvariante wäre hilfreich.

Welche Priorität eine Anforderung erhält, hängt vom jeweiligen Unternehmen und seinen Prozessen ab. Dieselbe Funktion kann deshalb für ein Unternehmen unverzichtbar und für ein anderes lediglich eine sinnvolle Ergänzung sein.

Muss-Kriterien sollten möglichst früh geprüft werden. Fehlt beispielsweise eine zwingend benötigte Schnittstelle oder kann ein geschäftskritischer Prozess nicht abgebildet werden, muss die betreffende Lösung nicht erst anhand sämtlicher nachrangiger Kriterien bewertet werden.

05 Die beteiligten Rollen berücksichtigen

Projektmanagement-Software wird häufig von mehreren Bereichen genutzt. Entsprechend unterscheiden sich die Anforderungen an Planung, Bedienung, Auswertung und technische Rahmenbedingungen. Unternehmen sollten deshalb früh festlegen, welche Rollen von der Software betroffen sind und wer an der Auswahl beteiligt werden sollte.

Rolle	Typische Fragestellungen bei der Auswahl
Geschäftsführung	Welche Transparenz über Projekte wird benötigt? Welche Kosten entstehen und passt das Modell zur weiteren Entwicklung des Unternehmens?
Projektleitung	Lassen sich Projekte strukturieren, planen und steuern? Sind Termine, Ressourcen und Projektfortschritt ausreichend nachvollziehbar?
Projektmitarbeiter	Lassen sich häufige Arbeitsschritte wie Aufgabenbearbeitung oder benötigte Eingaben einfach erledigen?
Controlling	Welche Plan-, Ist-, Kosten- und Auswertungsdaten werden benötigt?
Ressourcen-/Personalplanung	Wie müssen Verfügbarkeiten, Kapazitäten, Abwesenheiten und gegebenenfalls Qualifikationen berücksichtigt werden?
IT	Welche Anforderungen bestehen an Schnittstellen, Authentifizierung, Berechtigungen, Betrieb, Sicherheit und Datenexport?

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle diese Rollen im Auswahlteam. Entscheidend ist, die Personen einzubeziehen, die später mit der Software arbeiten, sie administrieren oder ihre Daten für weitere Prozesse benötigen.

So lässt sich beispielsweise vermeiden, dass eine Lösung aus Sicht der Projektleitung überzeugt, im Arbeitsalltag der Projektmitarbeiter jedoch unnötig aufwendig ist oder technische Anforderungen erst nach der Entscheidung berücksichtigt werden.

06 Anforderungen statt Produktbegriffe vergleichen

Begriffe wie „Gantt-Diagramm“, „Ressourcenplanung“ oder „Projektcontrolling“ sind hilfreich, um Funktionen verschiedener Lösungen einzuordnen. Für einen belastbaren Vergleich sind sie allein jedoch zu allgemein. Unternehmen sollten deshalb möglichst konkret beschreiben, was die Software in ihrem Arbeitsablauf leisten muss.

Statt beispielsweise nur festzuhalten:

„Die Software benötigt ein Gantt-Diagramm.“

kann die zugrunde liegende Anforderung lauten:

„Abhängigkeiten zwischen Projektvorgängen müssen planbar sein. Bei Terminänderungen muss nachvollziehbar sein, welche weiteren Vorgänge davon betroffen sind.“

Aus einer solchen Anforderung lassen sich anschließend konkrete Prüffragen ableiten: Lassen sich die benötigten Abhängigkeiten abbilden? Was passiert, wenn sich ein Termin verschiebt? Sind die Auswirkungen für die Projektleitung erkennbar?

So vergleichen Unternehmen nicht nur, ob ein Anbieter eine Funktion unter einem bestimmten Namen aufführt, sondern ob die Lösung die dahinterstehende Anforderung tatsächlich erfüllt. Genau dafür dienen die folgenden 15 Auswahlkriterien.

1. Projektstruktur und Planungsmöglichkeiten

Projektmanagement-Software sollte zur Struktur und Planungsmethode der eigenen Projekte passen. Einfache Projekte benötigen möglicherweise nur Aufgaben und Termine. Bei umfangreicheren Vorhaben können dagegen mehrere Projektebenen, Meilensteine, Abhängigkeiten oder unterschiedliche Planstände relevant sein.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur prüfen, ob beispielsweise ein Gantt-Diagramm vorhanden ist, sondern wie sich ein reales Projekt darin aufbauen und bei Änderungen weiterplanen lässt.

Wichtige Prüffragen sind:

• Lassen sich Projekte so strukturieren, wie es die eigenen Abläufe erfordern?
• Können Aufgaben, Vorgänge und Meilensteine auf den benötigten Ebenen geplant werden?
• Lassen sich Abhängigkeiten zwischen Planungselementen abbilden?
• Was geschieht mit der weiteren Planung, wenn sich ein Termin verschiebt?
• Sind Abweichungen zwischen ursprünglicher und aktueller Planung nachvollziehbar?
• Bleibt die Planung auch bei größeren Projekten übersichtlich?

Praxistest: Legen Sie ein typisches Projekt mit mehreren Vorgängen, mindestens einem Meilenstein und relevanten Abhängigkeiten an. Verschieben Sie anschließend einen Termin und prüfen Sie, wie die Software die Auswirkungen auf die weitere Planung darstellt. So zeigt sich wesentlich besser als anhand einer Funktionsliste, ob die Planungslogik zu Ihren Projekten passt.

2. Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Wenn Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten arbeiten, reicht es häufig nicht aus, Personen lediglich Aufgaben oder Projekten zuzuordnen. Für die Auswahl einer Projektmanagement-Software ist dann entscheidend, wie verfügbare Kapazitäten ermittelt und geplante Auslastungen dargestellt werden.

Welche Faktoren dabei berücksichtigt werden müssen, hängt von den eigenen Anforderungen ab. Relevant können beispielsweise Arbeitszeiten, bereits geplante Projekte, Urlaub und andere Abwesenheiten sowie benötigte Qualifikationen sein.

Wichtige Prüffragen sind:

• Zeigt die Software, welche Kapazitäten im gewünschten Zeitraum noch verfügbar sind?
• Werden bereits bestehende Projektplanungen bei der verfügbaren Kapazität berücksichtigt?
• Können Arbeitszeiten, Urlaub und andere Abwesenheiten in die Planung einfließen?
• Werden Überplanungen oder Kapazitätskonflikte erkennbar?
• Auf welcher zeitlichen Ebene lässt sich planen – beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich?
• Können bei Bedarf Qualifikationen oder Fähigkeiten bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter berücksichtigt werden?

Praxistest: Planen Sie einen Mitarbeiter im selben Zeitraum in zwei Projekte ein und berücksichtigen Sie zusätzlich eine Abwesenheit. Prüfen Sie anschließend, wie die Software die verbleibende Kapazität und eine mögliche Überplanung darstellt. Wenn Qualifikationen für Ihre Ressourcenplanung wichtig sind, sollte auch die Suche nach einer für das Projekt geeigneten Person Teil des Tests sein.

3. Projektzeiterfassung und Freigaben

Projektzeiten liefern Ist-Daten darüber, wie viel Arbeitsaufwand tatsächlich in Projekte fließt. Wenn diese Daten für Projektsteuerung, Nachkalkulation oder andere nachgelagerte Prozesse benötigt werden, sollte bei der Softwareauswahl genauer geprüft werden, wie Zeiten erfasst, zugeordnet, kontrolliert und weiterverwendet werden können.

Dabei ist auch die Abgrenzung zwischen Projektzeit und Arbeitszeit wichtig: Die Anwesenheits- oder Arbeitszeit eines Mitarbeiters ist nicht automatisch identisch mit der Zeit, die einem bestimmten Projekt zugeordnet wird.

Wichtige Prüffragen sind:

• Auf welcher Ebene können Projektzeiten erfasst werden?
• Welche Erfassungswege stehen für die vorgesehenen Nutzer zur Verfügung?
• Lassen sich Zeiten eindeutig Projekten oder den benötigten Projektstrukturen zuordnen?
• Können fehlerhafte oder unvollständige Buchungen korrigiert werden?
• Werden Freigabeprozesse benötigt und lassen sich diese passend zum eigenen Ablauf abbilden?
• Wie fließen freigegebene Ist-Zeiten in Auswertungen oder weitere Prozesse ein?
• Ist die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Projektzeit für den vorgesehenen Einsatz ausreichend klar?

Praxistest: Lassen Sie einen Projektmitarbeiter Zeit auf einen typischen Projektvorgang erfassen. Prüfen Sie anschließend den vorgesehenen Kontroll- oder Freigabeprozess und verfolgen Sie, an welcher Stelle die erfasste Zeit in den benötigten Auswertungen weiterverwendet wird. Testen Sie dabei auch eine fehlerhafte Buchung oder notwendige Korrektur.

4. Aufgaben und Zusammenarbeit

Projektarbeit besteht nicht nur aus Termin- und Ressourcenplanung. Im Arbeitsalltag müssen Aufgaben verteilt, Informationen ausgetauscht und relevante Dokumente oder Rückmeldungen den richtigen Projekten zugeordnet werden. Bei der Softwareauswahl sollte deshalb geprüft werden, wie die Zusammenarbeit im konkreten Projektablauf organisiert wird.

Welche Funktionen dafür benötigt werden, hängt von der Arbeitsweise des Unternehmens ab. Neben Aufgaben können beispielsweise Tickets, Kalender, Dokumente oder projektbezogene Kommunikation relevant sein. Entscheidend ist nicht, möglichst viele dieser Funktionen in einer Software zu bündeln, sondern die für den eigenen Prozess benötigten Informationen ohne unnötige Medienbrüche verfügbar zu machen.

Wichtige Prüffragen sind:

• Lassen sich Aufgaben eindeutig Projekten, Verantwortlichen und Terminen zuordnen?
• Können Beteiligte erkennen, welche Aufgaben für sie relevant oder noch offen sind?
• Welche Informationen und Dokumente lassen sich direkt im Projektkontext hinterlegen?
• Wie werden Änderungen, Rückfragen oder wichtige Abstimmungen für Beteiligte sichtbar?
• Werden Tickets, Kalender oder projektbezogene Kommunikation benötigt und wie greifen diese mit der Projektarbeit zusammen?
• Müssen Anwender für häufige Arbeitsschritte zwischen mehreren Systemen wechseln oder Informationen mehrfach pflegen?

Praxistest: Legen Sie eine typische Projektaufgabe an, weisen Sie diese einem Mitarbeiter zu und ergänzen Sie die Informationen, die für die Bearbeitung benötigt werden. Spielen Sie anschließend eine Änderung oder Rückfrage durch und prüfen Sie, ob Verantwortlichkeit, aktueller Stand und relevante Informationen für die Beteiligten nachvollziehbar bleiben.

Vertiefung: Hier würde ich erst nach Prüfung des TimO®-URL-Inventars entscheiden, ob ein Link zu einer Aufgaben-, Ticket-, Kalender- oder Dokumenten-Seite sinnvoll ist. Mehrere Links direkt hintereinander wären an dieser Stelle eher kontraproduktiv.

5. Projektcontrolling und Auswertungen

Projektmanagement-Software sollte nicht nur bei der Planung unterstützen, sondern auch die Informationen bereitstellen, die für die laufende Steuerung der Projekte benötigt werden. Welche Kennzahlen und Auswertungen dafür relevant sind, hängt vom Unternehmen, der Projektart und den Verantwortlichkeiten ab.

Vor der Auswahl sollte deshalb geklärt werden, welche Plan- und Ist-Daten benötigt werden, woher diese Daten stammen und wie Abweichungen erkannt werden sollen. Je nach Einsatz können beispielsweise Termine, Aufwände, Projektzeiten, Budgets, Kosten, Erlöse oder der Projektfortschritt relevant sein.

Wichtige Prüffragen sind:

• Welche Plan- und Ist-Werte lassen sich gegenüberstellen?
• Welche Daten werden für die Steuerung der eigenen Projekte tatsächlich benötigt?
• Werden Abweichungen so dargestellt, dass Verantwortliche sie erkennen und einordnen können?
• Wie aktuell sind die angezeigten Ist-Daten und aus welchen Arbeitsschritten stammen sie?
• Lassen sich Auswertungen auf den benötigten Projekt- oder Strukturebenen durchführen?
• Können unterschiedliche Rollen auf die für sie relevanten Informationen zugreifen?
• Müssen Daten für weitere Auswertungen oder nachgelagerte Prozesse exportiert werden?

Praxistest: Legen Sie für ein Testprojekt Planwerte fest und erfassen Sie anschließend beispielhafte Ist-Daten, etwa Projektzeiten oder einen aktualisierten Projektfortschritt. Prüfen Sie danach, ob die für Ihre Projektsteuerung relevanten Abweichungen sichtbar werden und ob sich deren Ursache anhand der vorhandenen Daten nachvollziehen lässt.

6. Benutzerfreundlichkeit und Anwenderakzeptanz

Eine Projektmanagement-Software kann fachlich alle benötigten Funktionen bieten und trotzdem im Arbeitsalltag unnötig aufwendig sein. Deshalb sollte die Benutzerfreundlichkeit nicht nur anhand der Oberfläche beurteilt werden. Wichtiger ist, wie einfach unterschiedliche Nutzer ihre häufigsten Arbeitsschritte erledigen können.

Dabei können sich die Anforderungen je nach Rolle deutlich unterscheiden. Projektleiter arbeiten beispielsweise intensiver mit Planung und Auswertungen, während Projektmitarbeiter möglicherweise vor allem Aufgaben bearbeiten oder Projektzeiten erfassen. Auch seltene Nutzer sollten die für sie relevanten Funktionen zuverlässig finden und verstehen können.

Wichtige Prüffragen sind:

• Finden Nutzer die für ihre Rolle wichtigsten Funktionen schnell?
• Wie viele Arbeitsschritte sind für häufig wiederkehrende Vorgänge erforderlich?
• Sind Bezeichnungen, Eingabefelder und Statusinformationen verständlich?
• Können Gelegenheitsnutzer ihre wichtigsten Aufgaben auch ohne umfangreiche Einarbeitung erledigen?
• Wie hoch ist der Schulungs- und Einführungsbedarf für unterschiedliche Nutzergruppen?
• Unterstützt die Software die vorgesehenen Abläufe oder entstehen unnötige zusätzliche Arbeitsschritte?
• Welche Rückmeldungen geben die späteren Anwender nach einem praktischen Test?

Praxistest: Lassen Sie typische Aufgaben von den Personen durchführen, die diese später tatsächlich übernehmen. Ein Projektmitarbeiter kann beispielsweise eine Aufgabe bearbeiten oder eine benötigte Eingabe vornehmen, während ein Projektleiter einen Planungsschritt oder eine Auswertung durchführt. Beobachten Sie, wo Rückfragen entstehen, welche Schritte unklar sind und ob die Nutzer den Ablauf nach kurzer Zeit selbstständig wiederholen können.

7. Rollen und Berechtigungen

Nicht jeder Nutzer einer Projektmanagement-Software benötigt Zugriff auf dieselben Informationen und Funktionen. Projektleiter, Projektmitarbeiter, Controlling oder externe Beteiligte können unterschiedliche Berechtigungen benötigen. Deshalb sollte vor der Auswahl geklärt werden, wer welche Projektdaten sehen, bearbeiten oder verwalten darf.

Besonders relevant wird das Rechtekonzept, wenn Projekte sensible Informationen enthalten, unterschiedliche Verantwortlichkeiten bestehen oder viele Nutzer mit verschiedenen Aufgaben in derselben Software arbeiten.

Wichtige Prüffragen sind:

• Lassen sich Berechtigungen passend zu den benötigten Rollen und Verantwortlichkeiten vergeben?
• Kann zwischen Lesen, Bearbeiten und gegebenenfalls weiteren Aktionen unterschieden werden?
• Lassen sich Rechte bei Bedarf auf einzelne Projekte oder Projektbereiche begrenzen?
• Können individuelle Nutzer und Gruppen oder Rollen unterschiedlich berechtigt werden?
• Wie werden neue Mitarbeiter, Rollenwechsel oder ausgeschiedene Nutzer administriert?
• Sind sensible Projekt-, Kosten- oder andere schützenswerte Informationen nur für berechtigte Personen zugänglich?
• Ist nachvollziehbar, welche Berechtigungen ein Nutzer tatsächlich besitzt?

Praxistest: Legen Sie für das Testprojekt mindestens zwei Nutzer mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten an. Prüfen Sie anschließend mit beiden Zugängen, welche Projektinformationen sichtbar und welche Änderungen möglich sind. Testen Sie dabei insbesondere einen Bereich, auf den nur eine der beiden Rollen zugreifen soll.

8. Mobile Nutzung

Ob eine Projektmanagement-Software mobil nutzbar sein muss, hängt von den Arbeitsabläufen des Unternehmens ab. Für Mitarbeiter im Büro kann der Browser ausreichen. Wer regelmäßig unterwegs, beim Kunden, auf Baustellen oder an wechselnden Einsatzorten arbeitet, benötigt möglicherweise bestimmte Funktionen auf Smartphone oder Tablet.

Bei der Auswahl sollte deshalb nicht allein geprüft werden, ob eine mobile App vorhanden ist, sondern welche relevanten Prozesse mobil tatsächlich unterstützt werden.

Wichtige Prüffragen sind:

• Welche Arbeitsschritte müssen Mitarbeiter unterwegs erledigen können?
• Sind die dafür benötigten Funktionen mobil verfügbar?
• Lassen sich benötigte Informationen unterwegs schnell finden und bearbeiten?
• Können beispielsweise Aufgaben, Projektzeiten, Tickets oder Freigaben mobil bearbeitet werden, sofern diese Prozesse benötigt werden?
• Werden Smartphone und gegebenenfalls Tablet für die vorgesehenen Einsatzszenarien sinnvoll unterstützt?
• Gibt es Unterschiede zwischen Browser- und App-Nutzung, die für die eigenen Prozesse relevant sind?
• Funktionieren die wichtigsten mobilen Abläufe unter realistischen Einsatzbedingungen praktikabel?

Praxistest: Wählen Sie einen typischen mobilen Arbeitsablauf aus und führen Sie ihn vollständig auf dem vorgesehenen Endgerät durch. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise unterwegs eine Projektinformation aufrufen, eine benötigte Eingabe vornehmen und den Vorgang abschließen. Prüfen Sie dabei nicht nur, ob die Funktion grundsätzlich vorhanden ist, sondern ob der gesamte Ablauf mobil praktikabel ist.

9. Schnittstellen und Datenfluss

Projektmanagement-Software steht in Unternehmen häufig nicht allein. Je nach Systemlandschaft müssen beispielsweise Stamm-, Projekt-, Zeit- oder Abrechnungsdaten mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden. Deshalb sollten benötigte Datenflüsse bereits vor der Softwareauswahl feststehen.

Entscheidend ist nicht die Anzahl verfügbarer Schnittstellen, sondern ob die für den eigenen Prozess benötigten Daten in der richtigen Richtung und Qualität übertragen werden können. Dabei sollte auch geprüft werden, welche manuellen Arbeitsschritte trotz einer Integration bestehen bleiben.

Wichtige Prüffragen sind:

• Welche Daten müssen mit welchen bestehenden Systemen ausgetauscht werden?
• In welche Richtung müssen die Daten übertragen werden?
• Gibt es für die benötigten Systeme fertige Integrationen oder geeignete Schnittstellen?
• Steht eine API zur Verfügung, wenn eine individuelle Anbindung erforderlich ist?
• Welche Möglichkeiten für Import und Export werden benötigt?
• Wie werden Daten zwischen verschiedenen Systemen eindeutig zugeordnet und aktuell gehalten?
• Müssen Informationen trotz Schnittstelle mehrfach gepflegt oder manuell übertragen werden?
• Können benötigte Daten bei einem späteren Systemwechsel in einem geeigneten Format exportiert werden?

Praxistest: Wählen Sie einen für Ihr Unternehmen wichtigen Datenfluss und prüfen Sie ihn möglichst vollständig. Übernehmen Sie beispielsweise benötigte Stammdaten in das Projektmanagement-System und verfolgen Sie anschließend, wie relevante Projektdaten in einem nachgelagerten Prozess weiterverwendet werden. Dokumentieren Sie dabei auch manuelle Zwischenschritte und doppelte Eingaben.

10. Hosting, Datenschutz und Sicherheit

Projektmanagement-Software verarbeitet je nach Einsatz unter anderem Mitarbeiter-, Kunden-, Projekt- und Unternehmensdaten. Deshalb sollten Hosting, Datenschutz und Informationssicherheit bereits bei der Auswahl berücksichtigt werden – insbesondere dann, wenn die Software als Cloud-Lösung betrieben wird.

Welche Anforderungen erfüllt sein müssen, hängt von den verarbeiteten Daten, den internen Vorgaben und dem konkreten Einsatz ab. Statt sich auf pauschale Aussagen wie „DSGVO-konform“ oder „sicher“ zu verlassen, sollten Unternehmen die für sie relevanten Punkte konkret prüfen und dokumentieren.

Wichtige Prüffragen sind:

• Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?
• Welche Informationen stellt der Anbieter zur Auftragsverarbeitung und zu beteiligten Dienstleistern bereit?
• Wie werden Zugriffsrechte und Benutzerkonten geschützt?
• Welche Möglichkeiten zur Mehrfaktor-Authentifizierung oder zum Single Sign-on werden benötigt und angeboten?
• Wie werden Datensicherung und Wiederherstellung organisiert?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen und überprüfbaren Nachweise stellt der Anbieter bereit?
• Lassen sich benötigte Daten exportieren, beispielsweise bei einem Anbieterwechsel?
• Welche internen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen muss die Lösung zusätzlich erfüllen?

Praxistest: Prüfen Sie Datenschutz und Sicherheit nicht erst am Ende einer Testphase. Lassen Sie die zuständigen Personen frühzeitig die relevanten Unterlagen und Einstellungen bewerten. Testen Sie außerdem beispielhaft Benutzerrechte, Anmeldeverfahren und – soweit im Testsystem möglich – den benötigten Datenexport.

11. Skalierbarkeit und Kostenmodell

Die Kosten einer Projektmanagement-Software hängen häufig nicht nur vom angegebenen Lizenzpreis ab. Nutzerzahl, benötigte Funktionen, zusätzliche Module sowie Leistungen rund um Einführung, Support oder Schnittstellen können das tatsächliche Kostenszenario beeinflussen.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Leistungen im angebotenen Modell enthalten sind und wie sich Kosten und Funktionsumfang entwickeln, wenn mehr Nutzer, Projekte oder zusätzliche Anforderungen hinzukommen.

Wichtige Prüffragen sind:

• Nach welchem Modell wird die Software abgerechnet, beispielsweise nach Nutzern, Funktionsumfang oder Tarif?
• Gibt es Mindestabnahmen, Nutzerstaffeln oder andere relevante Preisgrenzen?
• Welche benötigten Funktionen sind im vorgesehenen Tarif enthalten?
• Welche Funktionen oder Module müssen zusätzlich gebucht werden?
• Entstehen zusätzliche Kosten für Einrichtung, Datenmigration, Schulung, Beratung oder Support?
• Sind benötigte Schnittstellen oder Integrationen enthalten oder kostenpflichtig?
• Wird zusätzliche Hardware benötigt und welche Kosten entstehen dafür?
• Wie verändert sich das Kostenszenario, wenn Nutzerzahl oder Anforderungen steigen?
• Können nicht mehr benötigte Nutzer, Module oder Leistungen wieder reduziert werden und unter welchen vertraglichen Bedingungen?

Praxistest: Berechnen Sie die Kosten nicht nur für die aktuelle Ausgangssituation, sondern für mindestens zwei realistische Szenarien. Vergleichen Sie beispielsweise den heutigen Bedarf mit einer höheren Nutzerzahl oder einem erweiterten Funktionsumfang. Berücksichtigen Sie dabei nur Leistungen, die für Ihre Anforderungen tatsächlich benötigt werden.

12. Einführung und Konfiguration

Auch eine geeignete Projektmanagement-Software muss vor dem produktiven Einsatz auf die eigenen Abläufe vorbereitet werden. Je nach Unternehmen können dafür beispielsweise Benutzer und Rollen eingerichtet, Stammdaten übernommen, Berechtigungen definiert, Projektstrukturen vorbereitet oder bestehende Daten migriert werden.

Bei der Auswahl sollte deshalb geprüft werden, welcher technische und organisatorische Aufwand für die Einführung entsteht und welche Aufgaben das Unternehmen selbst übernehmen muss.

Wichtige Prüffragen sind:

• Welche Schritte sind bis zum produktiven Einsatz erforderlich?
• Welche Einstellungen und Konfigurationen müssen vorab vorgenommen werden?
• Welche Benutzer-, Rollen-, Projekt- und Stammdaten müssen eingerichtet oder übernommen werden?
• Müssen bestehende Projektdaten aus anderen Systemen migriert werden?
• Lassen sich wiederkehrende Projektstrukturen oder Einstellungen vorbereiten, wenn dies benötigt wird?
• Welche internen Verantwortlichen werden für die Einführung benötigt?
• Welche Schulungen benötigen Administratoren, Projektleiter und weitere Anwender?
• Welche Leistungen übernimmt der Anbieter und welche Aufgaben verbleiben beim Unternehmen?
• Welche zusätzlichen Kosten entstehen gegebenenfalls für Einrichtung, Migration, Schulung oder Beratung?

Praxistest: Richten Sie im Testsystem nicht nur ein bereits vorbereitetes Beispielprojekt ein. Versuchen Sie, einen typischen neuen Nutzer, die benötigten Berechtigungen und ein eigenes Projekt so vorzubereiten, wie es später im Unternehmen erforderlich wäre. Dokumentieren Sie dabei offene Fragen, notwendige Konfigurationen und Arbeitsschritte, für die Unterstützung benötigt wird.

13. Support und Beratung

Auch nach der Einführung können Fragen zur Bedienung, Konfiguration oder technischen Nutzung einer Projektmanagement-Software entstehen. Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Auswahl klären, welche Unterstützung der Anbieter bietet, wann sie verfügbar ist und welche Leistungen im vereinbarten Preis enthalten sind.

Dabei lohnt es sich, Support und weitergehende Beratung getrennt zu betrachten. Ein vorhandener Supportkanal bedeutet beispielsweise nicht automatisch, dass individuelle Prozessberatung, umfangreiche Konfigurationen oder Schulungen eingeschlossen sind.

Wichtige Prüffragen sind:

• Über welche Kanäle ist der Support erreichbar?
• Zu welchen Zeiten steht Unterstützung zur Verfügung?
• Welche Supportleistungen sind im gewählten Tarif oder Vertrag enthalten?
• Gibt es unterschiedliche Supportstufen oder kostenpflichtige Zusatzleistungen?
• Wie werden Anfragen erfasst und bearbeitet?
• Welche Unterstützung gibt es bei technischen Problemen und Anwendungsfragen?
• Werden Schulungen oder individuelle Beratung angeboten?
• Wo verläuft die Grenze zwischen enthaltenem Support und zusätzlicher Beratung?
• Welche Unterstützung wird für die eigenen Nutzer und Administratoren tatsächlich benötigt?

Praxistest: Stellen Sie während der Testphase eine konkrete Frage, wie sie später im Arbeitsalltag auftreten könnte. Prüfen Sie dabei nicht nur die Antwort selbst, sondern auch, über welchen Weg die Anfrage gestellt werden kann und ob Art und Umfang der Unterstützung zu Ihren Anforderungen passen.

14. Testmöglichkeit und Praxistest

Produktbeschreibungen, Screenshots und Anbieterpräsentationen vermitteln einen ersten Eindruck von einer Projektmanagement-Software. Ob die Lösung zum eigenen Unternehmen passt, zeigt sich jedoch besser, wenn typische Arbeitsabläufe selbst getestet werden können.

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen deshalb klären, unter welchen Bedingungen die Software getestet werden kann und welche Funktionen während des Tests tatsächlich zur Verfügung stehen. Für verschiedene Anbieter sollten möglichst dieselben Anforderungen und Testszenarien verwendet werden.

Wichtige Prüffragen sind:

• Gibt es eine Testversion oder eine andere Möglichkeit, die Software praktisch zu erproben?
• Wie lange kann die Lösung getestet werden?
• Welche Funktionen stehen während des Tests zur Verfügung?
• Gibt es Einschränkungen bei Nutzern, Projekten oder Funktionen?
• Können mehrere spätere Anwender in den Test einbezogen werden?
• Lassen sich eigene Projekte, Daten oder typische Anwendungsszenarien abbilden?
• Welche Bedingungen gelten für Beginn und Ende der Testphase?
• Sind Zahlungsdaten erforderlich oder entstehen nach dem Test weitere Verpflichtungen?

Praxistest: Verwenden Sie nicht ausschließlich ein vorbereitetes Demo-Projekt. Legen Sie ein eigenes, repräsentatives Projekt an und führen Sie mehrere typische Arbeitsschritte selbst durch. Nutzen Sie für verschiedene Anbieter möglichst dasselbe Szenario und dokumentieren Sie, welche Muss- und Soll-Anforderungen vollständig, teilweise oder nicht erfüllt werden.

15. Nachvollziehbarkeit und Änderungshistorie

Projektdaten verändern sich laufend: Termine werden verschoben, Verantwortlichkeiten wechseln, Planwerte werden angepasst oder Einträge korrigiert. Je nach Projekt und Unternehmen kann es deshalb wichtig sein, nicht nur den aktuellen Stand zu sehen, sondern auch bestimmte Änderungen später nachvollziehen zu können.

Bei der Softwareauswahl sollte geklärt werden, für welche Daten eine Historie benötigt wird und wie detailliert diese sein muss. Eine allgemeine Angabe wie „Änderungen werden protokolliert“ reicht für die Bewertung nicht aus.

Wichtige Prüffragen sind:

• Für welche Projekt- und Stammdaten werden Änderungen dokumentiert?
• Ist erkennbar, wer eine Änderung vorgenommen hat?
• Wird der Zeitpunkt einer Änderung festgehalten?
• Sind vorherige und neue Werte nachvollziehbar, wenn dies benötigt wird?
• Wie lange stehen historische Informationen zur Verfügung?
• Können berechtigte Nutzer die Änderungshistorie ohne zusätzlichen Aufwand einsehen?
• Wie werden Korrekturen oder Löschungen behandelt?
• Welche Änderungen müssen aufgrund interner Vorgaben oder konkreter Projektanforderungen nachvollziehbar bleiben?

Praxistest: Ändern Sie in einem Testprojekt einen Wert, dessen Entwicklung für Ihre Arbeit relevant ist – beispielsweise einen Termin, eine Verantwortlichkeit oder einen Planwert. Prüfen Sie anschließend, ob und wie die Änderung dokumentiert wird und ob die benötigten Informationen für einen berechtigten Nutzer nachvollziehbar sind.

Checkliste: Projektmanagement-Software vergleichen

Nach der Definition der eigenen Anforderungen lassen sich verschiedene Lösungen systematischer vergleichen. Dafür können Unternehmen die 15 Auswahlkriterien in einer Bewertungsmatrix zusammenführen.

Tragen Sie zunächst für jedes Kriterium ein, was Ihre konkrete Anforderung ist und ob es sich um ein Muss-, Soll- oder Kann-Kriterium handelt. Bewerten Sie anschließend die Anbieter anhand derselben Anforderungen und möglichst auf Grundlage des Praxistests.

Kriterium	Eigene Anforderung	Priorität (Muss/Soll/Kann)	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Projektstruktur und Planung
Ressourcen- und Kapazitätsplanung
Projektzeiterfassung und Freigaben
Aufgaben und Zusammenarbeit
Projektcontrolling und Auswertungen
Benutzerfreundlichkeit und Anwenderakzeptanz
Rollen und Berechtigungen
Mobile Nutzung
Schnittstellen und Datenfluss
Hosting, Datenschutz und Sicherheit
Skalierbarkeit und Kostenmodell
Einführung und Konfiguration
Support und Beratung
Testmöglichkeit und Praxistest
Nachvollziehbarkeit und Änderungshistorie

Für die Bewertung kann beispielsweise eine einfache Skala verwendet werden:

Bewertung	Bedeutung
0	Anforderung nicht erfüllt
1	Anforderung nur eingeschränkt erfüllt
2	Anforderung weitgehend erfüllt
3	Anforderung im getesteten Szenario vollständig erfüllt

Die Punktzahl allein sollte jedoch nicht über die Auswahl entscheiden. Ein nicht erfülltes Muss-Kriterium kann wichtiger sein als eine hohe Gesamtpunktzahl bei zahlreichen Kann-Kriterien. Ebenso sollten nur Anforderungen bewertet werden, die für das eigene Unternehmen tatsächlich relevant sind.

Notieren Sie zusätzlich, warum eine Bewertung vergeben wurde. Beispielsweise kann „1 – eingeschränkt erfüllt“ bedeuten, dass eine benötigte Funktion nur über einen manuellen Zwischenschritt, ein zusätzliches Modul oder eine individuelle Schnittstelle umgesetzt werden kann. Dadurch bleibt die Entscheidung auch später nachvollziehbar.

Projektmanagement-Software mit einem realen Projekt testen

Eine Funktionsliste zeigt, was eine Software grundsätzlich anbietet. Ein Praxistest zeigt dagegen, ob die für das Unternehmen wichtigen Abläufe tatsächlich funktionieren. Deshalb sollten die Lösungen in der engeren Auswahl möglichst anhand desselben realistischen Projektszenarios getestet werden.

Das Testprojekt sollte typische Anforderungen des Unternehmens abbilden und mehrere zusammenhängende Arbeitsschritte umfassen. So lässt sich nicht nur beurteilen, ob einzelne Funktionen vorhanden sind, sondern auch, wie Planung, Ressourcen, Aufgaben, Projektzeiten und Auswertungen zusammenspielen und wo manuelle Zwischenschritte entstehen.

Für einen möglichst vergleichbaren Test empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen.

Projektmanagement-Software im Praxistest vergleichen

Nach der Vorauswahl sollten Unternehmen zwei oder drei typische Projektabläufe mit den verbleibenden Lösungen testen. Verwenden Sie dafür möglichst dasselbe Szenario: Legen Sie beispielsweise ein Projekt an, planen Sie Termine und Ressourcen, bearbeiten Sie eine Aufgabe, erfassen Sie Projektzeit und prüfen Sie anschließend die entstandenen Ist-Daten.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Funktionen auszuprobieren. Der Test sollte zeigen, ob die zuvor definierten Muss- und Soll-Anforderungen im tatsächlichen Arbeitsablauf erfüllt werden und wo zusätzliche Eingaben, manuelle Zwischenschritte oder Einschränkungen entstehen. Beziehen Sie dabei auch die Personen ein, die später regelmäßig mit der Software arbeiten.Nach der Vorauswahl sollten Unternehmen zwei oder drei typische Projektabläufe mit den verbleibenden Lösungen testen. Verwenden Sie dafür möglichst dasselbe Szenario: Legen Sie beispielsweise ein Projekt an, planen Sie Termine und Ressourcen, bearbeiten Sie eine Aufgabe, erfassen Sie Projektzeit und prüfen Sie anschließend die entstandenen Ist-Daten.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Funktionen auszuprobieren. Der Test sollte zeigen, ob die zuvor definierten Muss- und Soll-Anforderungen im tatsächlichen Arbeitsablauf erfüllt werden und wo zusätzliche Eingaben, manuelle Zwischenschritte oder Einschränkungen entstehen. Beziehen Sie dabei auch die Personen ein, die später regelmäßig mit der Software arbeiten.

Fazit: Die passende Projektmanagement-Software systematisch auswählen

Die passende Projektmanagement-Software lässt sich nicht allein anhand der Anzahl ihrer Funktionen bestimmen. Entscheidend ist, ob sie die relevanten Anforderungen und Projektabläufe des Unternehmens unterstützt.

Definieren Sie deshalb zunächst Ihre Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen. Vergleichen Sie anschließend die Lösungen anhand derselben Kriterien und überprüfen Sie die wichtigsten Abläufe in einem realistischen Praxistest. So wird aus einer allgemeinen Funktionsliste eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage.