Eine Projektstruktur gliedert ein Projekt in überschaubare Bereiche und Arbeitseinheiten. Sie sollte detailliert genug sein, damit Verantwortlichkeiten, Termine und relevante Arbeitsschritte sinnvoll geplant und nachvollzogen werden können. Eine zu kleinteilige Struktur kann dagegen zusätzlichen Pflegeaufwand verursachen und den Überblick erschweren.
Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Ebenen anzulegen, sondern für jeden Bestandteil die passende Ebene zu wählen. Projekt, Unterprojekt, Vorgang und Aufgabe erfüllen dabei unterschiedliche Zwecke. Meilensteine ergänzen diese Struktur, indem sie wichtige Punkte im Projektverlauf markieren.
Wie baut man eine sinnvolle Projektstruktur auf?
Eine Projektstruktur lässt sich beispielsweise vom Großen ins Kleine entwickeln: Das Projekt bildet den übergeordneten Rahmen. Größere, abgrenzbare Teilbereiche können als Unterprojekte gegliedert werden. Darunter werden planbare Arbeitseinheiten strukturiert und konkrete To-dos als Aufgaben organisiert. Meilensteine markieren wichtige Punkte im Projektverlauf und sind keine zusätzliche Arbeitsebene.
Im klassischen Projektmanagement wird die hierarchische Gliederung eines Projekts häufig in einem Projektstrukturplan (PSP) dargestellt. Die konkreten Ebenen und Bezeichnungen können sich jedoch je nach Projekt und eingesetzter Projektmanagement-Software unterscheiden.
01 Projekt als übergeordneten Rahmen definieren
Das Projekt bildet den übergeordneten Rahmen der Projektstruktur. Es umfasst das gemeinsame Vorhaben und grenzt ab, welche Ergebnisse und Arbeiten zum Projekt gehören. Alle darunterliegenden Strukturelemente sollten sich diesem Vorhaben eindeutig zuordnen lassen.
Auf Projektebene wird noch nicht jeder einzelne Arbeitsschritt beschrieben. Zunächst geht es darum, den Gesamtumfang sinnvoll abzugrenzen und festzulegen, welche größeren Bereiche anschließend weiter strukturiert werden müssen.
Beispiel: Soll eine neue Unternehmenswebsite entwickelt und eingeführt werden, bildet dieses Vorhaben das Gesamtprojekt. Konzeption, technische Umsetzung und Einführung können anschließend als größere Teilbereiche gegliedert werden.
02 Größere Teilbereiche mit Unterprojekten strukturieren
Bei umfangreicheren Vorhaben können Unterprojekte größere, klar abgrenzbare Teilbereiche innerhalb des Gesamtprojekts strukturieren. Eine zusätzliche Ebene ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Teilbereich:
- aus mehreren zusammengehörenden Arbeitseinheiten besteht,
- eigenständig geplant oder gesteuert werden soll,
- eine klar zuordenbare Verantwortung besitzt oder
- innerhalb des Gesamtprojekts separat betrachtet werden muss.
Nicht jeder Projektabschnitt benötigt deshalb ein Unterprojekt. Besteht ein Bereich nur aus wenigen Arbeitsschritten, reicht häufig eine einfachere Gliederung. Zusätzliche Ebenen sollten einen konkreten Nutzen für Planung, Verantwortung oder Übersicht haben – und nicht allein deshalb entstehen, weil sie technisch möglich sind.
Beispiel: Im Website-Projekt kann die technische Umsetzung ein Unterprojekt bilden, wenn sie mehrere planbare Arbeitseinheiten umfasst und als eigener Bereich gesteuert wird.
03 Vorgänge als planbare Arbeitseinheiten festlegen
Unterhalb größerer Projektbereiche werden die Arbeiten in planbare Einheiten gegliedert. In Projektmanagement-Software werden solche Einheiten häufig als Vorgänge bezeichnet. Sie machen sichtbar, welche Arbeiten innerhalb eines Projekts geplant, terminiert und gesteuert werden müssen.
Ein Vorgang sollte groß genug sein, um als eigenständige Planungseinheit sinnvoll zu sein, aber klein genug, damit Umfang und Fortschritt noch nachvollziehbar bleiben. Je nach Projekt können dafür beispielsweise Termine, Verantwortlichkeiten, Ressourcen oder Aufwände relevant sein.
Im klassischen Projektstrukturplan wird häufig der Begriff Arbeitspaket verwendet. Ein Vorgang in einer Software und ein Arbeitspaket im Projektmanagement sind jedoch nicht automatisch dasselbe. Welche Ebene einem Arbeitspaket entspricht, hängt davon ab, wie das jeweilige Projekt und die verwendete Software strukturiert sind.
Beispiel: Im Teilbereich „Technische Umsetzung“ eines Website-Projekts könnten „Frontend umsetzen“, „CMS konfigurieren“ und „Tracking einrichten“ eigenständige planbare Arbeitseinheiten sein.
04 Aufgaben für konkrete To-dos verwenden
Nicht jeder einzelne Arbeitsschritt benötigt eine eigene Planungsebene. Aufgaben eignen sich für konkrete To-dos, die innerhalb der Projektarbeit erledigt und einer zuständigen Person zugeordnet werden können.
Der Unterschied zu einem Vorgang liegt vor allem in der Funktion innerhalb der Projektstruktur: Ein Vorgang bildet eine Einheit, die für die Projektplanung relevant ist. Eine Aufgabe beschreibt konkreter, was innerhalb der Projektarbeit zu erledigen ist.
Beispiel: „CMS konfigurieren“ kann im Website-Projekt als planbarer Vorgang geführt werden. Konkrete To-dos wie „Benutzerrollen anlegen“, „Seitentemplates prüfen“ oder „Testzugang einrichten“ können dazu als Aufgaben organisiert werden.
Vorgang oder Aufgabe?
Die Grenze hängt vom jeweiligen Projekt und der eingesetzten Software ab. Als Orientierung gilt:
| Wenn ein Arbeitsschritt… | eher: |
|---|---|
| separat geplant und im Projektverlauf gesteuert werden muss | Vorgang |
| aus mehreren konkreten Tätigkeiten besteht | Vorgang |
| lediglich ein klar umrissenes To-do beschreibt | Aufgabe |
| einer Person zur konkreten Bearbeitung zugewiesen werden soll | Aufgabe |
Ein kleines To-do zur eigenen Planungseinheit zu machen, erhöht die Detailtiefe ohne zwingenden zusätzlichen Steuerungsnutzen. Umgekehrt sollte eine umfangreiche Arbeitseinheit nicht nur als einzelne Aufgabe geführt werden, wenn sie für Termin- oder Projektplanung separat betrachtet werden muss.
05 Meilensteine für wichtige Projektpunkte setzen
Meilensteine markieren wichtige Ereignisse oder Zeitpunkte im Projektverlauf. Anders als Vorgänge oder Aufgaben beschreiben sie keine auszuführende Arbeit, sondern kennzeichnen beispielsweise den Abschluss einer Projektphase, eine Freigabe oder einen wichtigen Übergang.
Typische Meilensteine können sein:
- Konzept freigegeben
- Prototyp abgenommen
- Testphase abgeschlossen
- Produktivstart erfolgt
Meilensteine ergänzen damit die Projektstruktur, bilden aber keine weitere Arbeitsebene. Sie helfen dabei, wichtige Punkte im Projektverlauf sichtbar zu machen und den erreichten Stand an definierten Ereignissen zu überprüfen.
Beispiel: Im Website-Projekt könnte „Website zur Veröffentlichung freigegeben“ ein Meilenstein sein. Die dafür notwendigen Arbeiten werden dagegen über die entsprechenden Vorgänge und Aufgaben strukturiert.
06 Wie detailliert sollte eine Projektstruktur sein?
Eine Projektstruktur sollte so detailliert sein, dass die für Planung, Verantwortlichkeit und Steuerung relevanten Arbeitseinheiten erkennbar sind. Mehr Detail ist nicht automatisch besser: Werden sehr kleine Tätigkeiten als eigene Planungselemente angelegt, steigt der Pflegeaufwand und die Gesamtstruktur kann unübersichtlich werden.
Umgekehrt darf die Struktur nicht so grob bleiben, dass umfangreiche Arbeitsbereiche nur als einzelne Position erscheinen und sich Termine, Verantwortlichkeiten oder Fortschritt nicht sinnvoll unterscheiden lassen.
Als Orientierung:
| Element | Typischer Zweck | Eigene Ebene sinnvoll, wenn.. |
|---|---|---|
| Projekt | gesamtes Vorhaben | ein klar abgegrenztes Vorhaben geplant wird |
| Unterprojekt | größerer Teilbereich | ein Bereich ausreichend umfangreich oder eigenständig ist |
| Vorgang | planbare Arbeitseinheit | Arbeit separat geplant und gesteuert werden soll |
| Aufgabe | konkretes To-do | eine konkrete Tätigkeit erledigt bzw. zugewiesen werden soll |
| Meilenstein | wichtiger Projektpunkt | ein relevantes Ereignis oder Ergebnis sichtbar markiert werden soll |
Die passende Detailtiefe hängt vom Projekt ab. Ein umfangreiches Kundenprojekt benötigt möglicherweise mehrere Strukturebenen, während für ein kleineres Vorhaben eine deutlich flachere Gliederung ausreicht.
Ein guter Maßstab ist deshalb nicht die maximal mögliche Anzahl an Ebenen, sondern der Informationsbedarf der Projektbeteiligten: Die Struktur sollte genau so weit untergliedert werden, wie es für die tatsächliche Planung und Steuerung sinnvoll ist.
07 Beispiel: Eine Projektstruktur von oben nach unten aufbauen
Wie die einzelnen Ebenen zusammenspielen, zeigt ein vereinfachtes Beispiel für die Entwicklung und Einführung einer neuen Unternehmenswebsite.
Das Projekt „Neue Unternehmenswebsite“ bildet den übergeordneten Rahmen. Bei einem umfangreicheren Vorhaben können größere Bereiche wie Konzeption, technische Umsetzung und Einführung separat strukturiert werden.
Eine mögliche Projektstruktur könnte so aussehen:
Projekt: Neue Unternehmenswebsite
- Unterprojekt: Konzeption
- Vorgang: Seitenstruktur entwickeln
- Vorgang: Designkonzept erstellen
- Unterprojekt: Technische Umsetzung
- Vorgang: CMS konfigurieren
- Aufgabe: Benutzerrollen anlegen
- Aufgabe: Seitentemplates prüfen
- Aufgabe: Testzugang einrichten
- Vorgang: Tracking einrichten
- Vorgang: CMS konfigurieren
- Unterprojekt: Einführung
- Vorgang: Inhalte final prüfen
- Vorgang: Veröffentlichung vorbereiten
Meilenstein: Website zur Veröffentlichung freigegeben
Das Beispiel zeigt zugleich, dass nicht jede Tätigkeit eine eigene Planungsebene benötigt. „CMS konfigurieren“ wird als Vorgang separat geplant, während die dazugehörigen konkreten To-dos als Aufgaben organisiert werden. Der Meilenstein kennzeichnet dagegen einen wichtigen Projektpunkt, ohne selbst eine auszuführende Arbeit darzustellen.
Bei einem kleineren Website-Projekt könnte dieselbe Struktur deutlich flacher ausfallen. Wenn Konzeption, Umsetzung und Einführung nur wenige Arbeitseinheiten umfassen, sind dafür nicht zwangsläufig eigene Unterprojekte erforderlich.
Projektstruktur mit TimO® abbilden
In TimO® können Sie Projekte mit Unterprojekten und Vorgängen strukturieren und wichtige Projektpunkte mit Meilensteinen kennzeichnen. So lässt sich die Projektstruktur von größeren Bereichen bis zu den für die Planung relevanten Arbeitseinheiten abbilden.
Vorgänge bilden dabei die Ebene, auf der Projektzeiten erfasst werden. Aufgaben sind davon zu unterscheiden: Sie dienen dazu, konkrete To-dos innerhalb der Projektarbeit zu organisieren, sind aber keine eigene Ebene für die Buchung von Projektzeiten.
Wie detailliert Sie ein Projekt in TimO® gliedern, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab. Nicht jedes Projekt benötigt Unterprojekte oder eine umfangreiche Struktur. Für wiederkehrende Projekte können Sie in TimO® Projektvorlagen nutzen, um bewährte Projektstrukturen erneut zu verwenden.
Fazit: Projektstruktur so detailliert wie nötig aufbauen
Eine sinnvolle Projektstruktur schafft Übersicht, ohne das Projekt unnötig kleinteilig zu machen. Projekt, Unterprojekt, Vorgang und Aufgabe erfüllen unterschiedliche Funktionen und sollten deshalb nicht beliebig als zusätzliche Hierarchieebenen eingesetzt werden. Meilensteine ergänzen die Struktur, indem sie wichtige Punkte im Projektverlauf markieren.
Wie tief ein Projekt gegliedert werden sollte, hängt von seinem Umfang und dem tatsächlichen Planungsbedarf ab. Größere Bereiche benötigen möglicherweise eigene Unterprojekte und mehrere planbare Vorgänge. Konkrete To-dos können dagegen als Aufgaben organisiert werden, ohne die eigentliche Projektstruktur weiter aufzublähen.
Entscheidend ist damit nicht die größtmögliche Detailtiefe, sondern eine Struktur, die Planung, Verantwortlichkeiten und Projektfortschritt auf der jeweils passenden Ebene abbildet.