Wer den Projektfortschritt messen möchte, darf verbrauchte Arbeitszeit nicht automatisch mit erbrachter Leistung gleichsetzen. Sind beispielsweise 80 Prozent der geplanten Stunden verbraucht, bedeutet das nicht, dass auch 80 Prozent des Projekts abgeschlossen sind.
Für eine aussagekräftige Beurteilung müssen deshalb unterschiedliche Größen getrennt betrachtet werden: Ist-Stunden zeigen den bisherigen Aufwand, der Fertigstellungsgrad den erreichten Leistungsstand und der Restaufwand die voraussichtlich noch erforderliche Arbeit. Erst ihr Zusammenspiel zeigt, wie das Projekt tatsächlich vorankommt und welcher Aufwand bis zum Abschluss noch zu erwarten ist.
Was bedeutet Projektfortschritt?
Der Projektfortschritt beschreibt, wie weit die geplante Leistung eines Projekts oder eines einzelnen Vorgangs zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich erbracht ist. Er ist deshalb nicht mit dem Anteil bereits verbrauchter Arbeitsstunden gleichzusetzen.
Für die Projektsteuerung sind insbesondere drei Größen voneinander zu unterscheiden:
| Kennzahl | Was zeigt sie? |
|---|---|
| Ist-Stunden | Wie viel Arbeitsaufwand wurde bisher eingesetzt? |
| Fertigstellungsgrad | Wie weit ist die vorgesehene Leistung tatsächlich erbracht? |
| Restaufwand | Wie viel Arbeitsaufwand ist nach aktueller Einschätzung noch erforderlich? |
Aus verbrauchten Ist-Stunden lässt sich weder der Fertigstellungsgrad noch der tatsächlich erforderliche Restaufwand automatisch ableiten. Wie diese Größen zusammenspielen, zeigt das folgende Beispiel.
Genau diese drei Größen müssen im weiteren Projektverlauf getrennt erfasst beziehungsweise beurteilt und anschließend gemeinsam betrachtet werden.
01 Ist-Stunden zeigen Verbrauch, nicht Projektfortschritt
Ist-Stunden zeigen, wie viel Arbeitszeit bereits für ein Projekt oder einen Vorgang aufgewendet wurde. Sie beantworten damit eine wichtige Frage der Projektsteuerung: Wie viel des geplanten Arbeitsaufwands wurde bereits verbraucht? Wie weit die vorgesehene Leistung tatsächlich erbracht ist, lässt sich daraus jedoch nicht unmittelbar ableiten.
Ein Beispiel: Für einen Vorgang sind 100 Stunden geplant. Bis zum aktuellen Stichtag wurden 80 Ist-Stunden erfasst. Damit sind 80 Prozent des ursprünglich geplanten Stundenaufwands verbraucht.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Geplanter Aufwand | 100 Stunden |
| Bisherige Ist-Stunden | 80 Stunden |
| Verbrauch des Planaufwands | 80% |
Der Schluss, der Vorgang sei deshalb ebenfalls zu 80 Prozent fertiggestellt, wäre falsch. Die 80 Prozent beschreiben zunächst nur das Verhältnis zwischen geplantem und bisher eingesetztem Arbeitsaufwand.
Wie weit die vorgesehene Leistung zu diesem Zeitpunkt tatsächlich erbracht ist, zeigt dagegen der Fertigstellungsgrad.
02 Der Fertigstellungsgrad beschreibt den erreichten Leistungsstand
Der Fertigstellungsgrad beschreibt, welcher Anteil der vorgesehenen Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich erbracht ist. Anders als die Ist-Stunden betrachtet er damit nicht den eingesetzten Arbeitsaufwand, sondern den erreichten Fortschritt.
In unserem Beispiel wurden von ursprünglich geplanten 100 Stunden bereits 80 Stunden eingesetzt. Der Vorgang ist fachlich jedoch erst zu 50 Prozent fertiggestellt:
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Geplanter Aufwand | 100 Stunden |
| Bisherige Ist-Stunden | 80 Stunden |
| Verbrauch des Planaufwands | 80% |
| Fertigstellungsgrad | 50% |
Damit wird die Abweichung sichtbar: 80 Prozent des geplanten Stundenaufwands sind verbraucht, aber erst 50 Prozent der vorgesehenen Leistung sind erreicht. Der Projektfortschritt bleibt also deutlich hinter dem Stundenverbrauch zurück.
Wie der Fertigstellungsgrad bestimmt wird, hängt von der Art der Arbeit ab. Je nach Projekt können beispielsweise fertiggestellte Ergebnisse, bearbeitete Mengen oder definierte Statusstufen als Grundlage dienen. Wo sich der Fortschritt nicht objektiv messen lässt, kann eine fachliche Einschätzung erforderlich sein.
Entscheidend ist, dass ein Fertigstellungsgrad nachvollziehbar und möglichst nach einheitlichen Kriterien ermittelt wird. Eine Prozentangabe ohne erkennbare Grundlage kann ein genaueres Bild des Projektfortschritts suggerieren, als tatsächlich vorhanden ist.
03 Restaufwand neu schätzen statt Plan minus Ist rechnen
Der Restaufwand beschreibt, wie viel Arbeitsaufwand nach aktueller Einschätzung noch erforderlich ist, um die vorgesehene Leistung vollständig zu erbringen. Er sollte deshalb nicht automatisch aus der Differenz zwischen Planstunden und Ist-Stunden abgeleitet werden.
In unserem Beispiel waren ursprünglich 100 Stunden geplant. Davon wurden bereits 80 Stunden eingesetzt. Rechnerisch verbleiben damit noch 20 Stunden des ursprünglichen Planaufwands:
100 Stunden Planaufwand − 80 Ist-Stunden = 20 Stunden verbleibender Planaufwand
Der Vorgang ist zu diesem Zeitpunkt jedoch erst zu 50 Prozent fertiggestellt. Wenn die noch ausstehenden Arbeiten nach aktueller Einschätzung weitere 70 Stunden benötigen, beträgt der Restaufwand 70 Stunden – und nicht 20 Stunden.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Geplanter Aufwand | 100 Stunden |
| Bisherige Ist-Stunden | 80 Stunden |
| Verbrauch des Planaufwands | 80% |
| Fertigstellungsgrad | 50% |
| Verbleibender ursprünglicher Planaufwand | 20 Stunden |
| Neu geschätzter Restaufwand | 70 Stunden |
Der Unterschied entsteht, weil eine ursprüngliche Planung auf Annahmen beruht. Im Projektverlauf können neue Erkenntnisse zeigen, dass einzelne Arbeiten mehr oder weniger Aufwand benötigen als erwartet.
Der Restaufwand beantwortet deshalb nicht die Frage „Wie viele Planstunden sind noch übrig?“, sondern „Wie viel Arbeit benötigen wir aus heutiger Sicht noch bis zum Abschluss?“
04 Prognosen verbinden bisherigen und verbleibenden Aufwand
Sind der bisherige Ist-Aufwand und der aktuell geschätzte Restaufwand bekannt, lässt sich daraus der voraussichtliche Gesamtaufwand ableiten. Die Prognose zeigt damit, ob die ursprüngliche Aufwandsschätzung voraussichtlich eingehalten wird.
In unserem Beispiel wurden bereits 80 Ist-Stunden erfasst. Für die noch ausstehenden Arbeiten werden weitere 70 Stunden Restaufwand erwartet:
80 Stunden Ist-Aufwand + 70 Stunden Restaufwand = 150 Stunden erwarteter Gesamtaufwand
Ursprünglich waren 100 Stunden geplant. Damit liegt der aktuell erwartete Gesamtaufwand 50 Stunden über dem ursprünglichen Plan.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Ursprünglicher Planaufwand | 100 Stunden |
| Bisherige Ist-Stunden | 80 Stunden |
| Fertigstellungsgrad | 50% |
| Aktuell geschätzter Restaufwand | 70 Stunden |
| Erwarteter Gesamtaufwand | 150 Stunden |
| Abweichung zum ursprünglichen Plan | +50 Stunden |
Die Prognose schreibt den ursprünglichen Plan also nicht einfach fort. Sie berücksichtigt, was bereits an Aufwand angefallen ist und was nach aktuellem Kenntnisstand noch erforderlich sein wird.
Dadurch kann eine erwartete Überschreitung sichtbar werden, bevor der Vorgang abgeschlossen ist. Projektverantwortliche können die Abweichung frühzeitig prüfen, ihre Ursachen bewerten und geeignete Maßnahmen ableiten.
05 Abweichungen früh erkennen und bewerten
Einzelne Kennzahlen zeigen immer nur einen Ausschnitt des Projektstands. Aussagekräftiger wird die Betrachtung, wenn Planaufwand, Ist-Stunden, Fertigstellungsgrad, Restaufwand und Prognose gemeinsam bewertet werden.
Im Beispiel zeigt der Vergleich: Ein großer Teil des geplanten Aufwands ist bereits verbraucht, während der Leistungsfortschritt deutlich dahinter zurückliegt. Gleichzeitig übersteigt der neu geschätzte Restaufwand die ursprünglich noch verfügbaren Planstunden. Dadurch wird die erwartete Überschreitung sichtbar, bevor der Vorgang abgeschlossen ist.
Solche Abweichungen sind ein Signal, die Ursachen genauer zu prüfen. Beispielsweise können Aufgaben aufwendiger sein als angenommen, Anforderungen verändert worden sein oder ursprüngliche Aufwandsschätzungen nicht mehr zum aktuellen Projektstand passen.
Je früher solche Entwicklungen sichtbar werden, desto früher können Projektverantwortliche ihre Planung überprüfen und geeignete Maßnahmen ableiten.
06 Typische Fehler beim Messen des Projektfortschritts
Auch wenn die notwendigen Kennzahlen vorliegen, können falsche Schlussfolgerungen den tatsächlichen Projektstand verzerren. Besonders diese Fehler sollten Projektverantwortliche vermeiden:
Stundenverbrauch mit Fertigstellungsgrad gleichsetzen
Viele verbrauchte Stunden bedeuten nicht automatisch einen hohen Projektfortschritt. Ist-Stunden messen den eingesetzten Aufwand, der Fertigstellungsgrad dagegen den erreichten Leistungsstand. Beide Größen müssen getrennt betrachtet werden.
Restaufwand nur aus Plan- und Ist-Stunden berechnen
Die Differenz zwischen Plan- und Ist-Stunden zeigt, welcher Anteil des ursprünglich geplanten Stundenaufwands noch nicht verbraucht wurde. Sie zeigt jedoch nicht automatisch, wie viel Arbeit tatsächlich noch erforderlich ist. Der Restaufwand sollte anhand des aktuellen Projektstands neu eingeschätzt werden.
Fertigstellungsgrad ohne nachvollziehbare Grundlage angeben
Eine Prozentangabe allein macht den Projektfortschritt noch nicht belastbar. Wo möglich, sollte der Fertigstellungsgrad auf nachvollziehbaren Ergebnissen, Mengen oder definierten Statusstufen beruhen. Ist eine fachliche Einschätzung erforderlich, sollten dafür möglichst einheitliche Kriterien gelten.
Einzelne Kennzahlen isoliert bewerten
Keine der Größen liefert allein ein vollständiges Bild. Erst die gemeinsame Betrachtung von Planaufwand, Ist-Stunden, Fertigstellungsgrad, Restaufwand und Prognose macht sichtbar, ob Aufwand und Leistungsfortschritt noch zur ursprünglichen Planung passen.
Projektfortschritt mit TimO im Blick behalten
Mit der TimO Projektmanagement-Software lassen sich Zeitaufwand und Leistungsfortschritt eines Projekts getrennt betrachten. Mitarbeitende erfassen ihre Projektzeiten auf Projekte und Aufgaben, während für einzelne Einheiten beziehungsweise Vorgänge zusätzlich der Fertigstellungsgrad dokumentiert werden kann.
Für die Projektsteuerung stehen damit unterschiedliche Informationen zur Verfügung. TimO unterstützt unter anderem Soll-/Ist-Auswertungen von Projektstunden. Im Projektkontext können außerdem Kennzahlen wie Fertigstellungsgrad, Planstunden, Ist-Stunden und Prognosestunden ausgewertet werden.
So lässt sich der bisher erfasste Zeitaufwand dem Projektstand gegenüberstellen, ohne verbrauchte Stunden automatisch mit dem Fertigstellungsgrad gleichzusetzen.
Fazit: Projektfortschritt braucht mehr als Ist-Stunden
Verbrauchte Stunden allein zeigen nicht, wie weit ein Projekt tatsächlich fortgeschritten ist. Ist-Stunden geben Auskunft über den bereits eingesetzten Aufwand, während der Fertigstellungsgrad den erreichten Leistungsstand beschreibt. Der aktuell geschätzte Restaufwand ergänzt den Blick nach vorn.
Wer diese Größen getrennt betrachtet und anschließend zusammenführt, kann Abweichungen zwischen ursprünglicher Planung, tatsächlichem Fortschritt und erwartetem Gesamtaufwand früher erkennen. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wie viele Stunden bereits verbraucht wurden, sondern welche Leistung erreicht wurde und welcher Aufwand voraussichtlich noch erforderlich ist.