Ressourcenplanung im Projektmanagement ermittelt, welche Mitarbeiter und Sachressourcen für geplante Aufgaben benötigt werden, und ordnet sie zeitlich zu. Dabei berücksichtigt sie, ob die Ressourcen verfügbar sind und ob die Mitarbeiter über die erforderlichen Qualifikationen verfügen.
Das Wichtigste in Kürze
- Bedarf und Zuordnung: Ressourcenplanung ermittelt, welche Mitarbeiter und Sachressourcen benötigt werden, und plant ihren Einsatz unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit.
- Mehrere Projekte: Werden dieselben Ressourcen für unterschiedliche Projekte benötigt, müssen bestehende Belegungen und konkurrierende Anforderungen berücksichtigt werden.
- Fachliche Eignung: Bei der Mitarbeiterplanung entscheidet neben der zeitlichen Verfügbarkeit auch, ob die erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind.
01 Welche Ressourcen werden im Projektmanagement geplant?
In Projekten werden vor allem zwei Ressourcenarten unterschieden:
- Personalressourcen: Mitarbeiter und Projektteams, deren Verfügbarkeit und fachliche Qualifikationen für die geplanten Aufgaben passen müssen.
- Sachressourcen: Räume, Geräte, Maschinen und Materialien, die zum benötigten Zeitpunkt beziehungsweise in ausreichender Menge verfügbar sein müssen.
Bei der Mitarbeiterplanung reicht freie Arbeitszeit allein nicht aus. Entscheidend ist auch, ob eine Person über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt.
02 Wie funktioniert Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung verbindet den Bedarf eines Projekts mit der Verfügbarkeit und Eignung der benötigten Ressourcen. Der Ablauf lässt sich in vier Schritte unterteilen:
- Bedarf ermitteln: Festlegen, welche Mitarbeiter, Qualifikationen und Sachressourcen für die geplanten Aufgaben benötigt werden.
- Verfügbarkeit prüfen: Bestehende Belegungen, Abwesenheiten und verfügbare Zeiträume berücksichtigen.
- Ressourcen zuordnen: Geeignete Mitarbeiter und Sachressourcen für konkrete Aufgaben und Zeiträume einplanen.
- Planung abstimmen: Überschneidungen zwischen Projekten prüfen und Zuordnungen bei Änderungen anpassen.
Da sich Projektanforderungen und Verfügbarkeiten verändern können, muss die Ressourcenplanung im Projektverlauf überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.
03 Ressourcenplanung: Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen plant einen technischen Workshop für ein Kundenprojekt. Dafür werden eine Mitarbeiterin mit den erforderlichen Fachkenntnissen und ein geeigneter Besprechungsraum benötigt.
Die fachlich passende Mitarbeiterin ist am vorgesehenen Termin bereits für ein anderes Projekt eingeplant. Eine zweite Mitarbeiterin hätte zwar Zeit, verfügt aber nicht über die benötigte Qualifikation.
Die Projektverantwortlichen verschieben den Workshop auf einen Termin, an dem sowohl die qualifizierte Mitarbeiterin als auch der Besprechungsraum verfügbar sind.
Das Beispiel zeigt: Ressourcenplanung berücksichtigt nicht nur freie Kapazitäten, sondern auch die fachliche Eignung und die zeitliche Verfügbarkeit aller benötigten Ressourcen.
4 Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung: Was ist der Unterschied?
Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung sind eng miteinander verbunden, setzen jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. Während die Kapazitätsplanung prüft, ob ausreichend Kapazität vorhanden ist, beschäftigt sich die Ressourcenplanung mit der Auswahl und Zuordnung geeigneter Ressourcen.
| Kriterium | Ressourcenplanung | Kapazitätsplanung |
|---|---|---|
| Zentrale Frage | Welche Ressourcen werden wann für welche Aufgaben benötigt? | Reicht die verfügbare Kapazität für den geplanten Bedarf? |
| Schwerpunkt | Bedarf, Verfügbarkeit, Eignung und Zuordnung | Bedarf, verfügbare Kapazität und Auslastung |
| Betrachtung | Mitarbeiter, Qualifikationen und Sachressourcen | Im Projektkontext insbesondere verfügbare Arbeitszeit |
| Typische Entscheidung | Welche geeignete Person oder Sachressource wird eingeplant? | Ist ausreichend freie Kapazität vorhanden? |
Beide Planungsbereiche ergänzen sich: Ausreichende Kapazität bedeutet nicht automatisch, dass die benötigten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar und fachlich geeignet sind.
05 Ressourcenplanung mit TimO®
TimO® unterstützt die Planung von Mitarbeitern und Sachressourcen wie Räumen und Material. Damit können Unternehmen unterschiedliche Ressourcenarten für ihre Projekte einplanen.
Mitarbeiter-Skills lassen sich zentral pflegen und bei der Personalsuche berücksichtigen. So können Projektverantwortliche neben der Verfügbarkeit auch die fachliche Eignung bei der Auswahl von Mitarbeitern berücksichtigen.
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