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Die wichtigsten Funktionen einer Arbeitszeiterfassungssoftware

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Bei der Suche nach einer geeigneten Software müssen Unternehmen sich für eine Kauflösung oder einen Service in der Cloud entscheiden. Die meisten Softwareanbieter bieten beide Lösungen an. Die gehostenten Mietlösungen werden in der Regel mit einer flexiblen Laufzeit angeboten. Eine korrekte und schnelle Arbeitszeiterfassung ist besonders dann wichtig, wenn es um die die einwandfreie Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten, sowie um die Erstellung von Leistungsnachweisen und Kundenrechnungen geht. Warum nicht mit einer Arbeitszeiterfassungssoftware Zeit und somit auch Geld sparen? Diese Systeme minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum und stellen eine Schnittstelle zu Lohn- und Gehaltsprogrammen bereit. Aussagekräftige Reports und Auswertungen sorgen für Transparenz bei Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Eine zuverlässige Online-Zeiterfassungssoftware zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

1 – Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle ist enorm wichtig. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitmodelle, aber auch die Abbildung von Schichtmodellen.  Mit den hinterlegten Mitarbeiter-Stammdaten berechnet die Software Sollstunden und die Urlaubstage der Mitarbeiter. Natürlich müssen auch alle bundes- und landesweiten Feiertage bei der Berechnung von Sollstunden berücksichtigt werden. Das gilt auch für einmalige Sonderfeiertage.

2 – Abbildung von Schichtmodellen und Überstundenregelungen

Zu den wichtigsten Funktionen einer Arbeitszeiterfassungssoftware gehört die Abbildung von Schichtmodellen. Die Buchung der Arbeitszeit erfolgt hier tagesübergreifend. Neben der Berücksichtigung von Spät- und Nachtschichten ist auch die Abbildung von Gleit- und Kernzeiten für viele Unternehmen von großer Bedeutung.

3 – Schnelle und unkomplizierte Buchung

Eine minutengenaue Zeiterfassung gehört auf die Wunschliste vieler Unternehmen. Doch nicht alle Anbieter garantieren dies. Die Buchung der Zeiten sollte schnell und unkompliziert innerhalb weniger Sekunden erfolgen.  Idealerweise berücksichtigt die Software verschiedene Zeiterfassungsarten:

  • Minutengenaue Zeiterfassung
  • Stundenweise Zeiterfassung
  • Wochentabelle
  • Personentage für Projekte und Aufträge

4 – Mitarbeiter Selfservice

Damit Mitarbeiter ihr Stundensaldo immer im Blick behalten, sollte ein eigener Report für Transparenz sorgen. Der Bericht versorgt Mitarbeiter mit allen Informationen zu angefallenen Arbeitsstunden, Fehltagen und Urlaubstagen.

5 – Flexible Berücksichtigung der Pausenzeiten

Der Gesetzgeber ermöglicht unterschiedliche Formen des Pausenabzugs. Eine gute Arbeitszeiterfassungssoftware sollte alle Möglichkeiten anbieten. Dazu gehören folgende Pausenmodelle

  • automatische Pausenabzug (zum Beispiel 45 Minuten)
  • minutengenaue Pausen stempeln (von 13:08 bis 14:00 Uhr)
  • Kombination der beiden Modelle

6 – Verwaltung der Mitarbeiter-Stammdaten

In einer virtuellen Mitarbeiter-Akte sollte die bequeme Verwaltung der persönlichen Mitarbeiterdaten möglich sein. Zu den wichtigsten Feldern in den Stammdaten zählen neben den Kontakt- und Adressdaten, das Arbeitszeitmodell, die Auswahl des Bundeslandes mit den entsprechenden Feiertagen und der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters.

7– Kostenlose App zur mobilen Zeiterfassung

Gerade wenn sich Ihre Mitarbeiter im Außendienst befinden, sollte es die Möglichkeit geben, Zeiten mobil über eine App zu buchen. Die Nutzung einer solchen App sollte kostenlos sein, so dass neben den Softwarekosten keine weiteren Zusatzkosten entstehen. Eine einfache Bedienung der App ist ein Muss, um Zeiten einfach und unproblematisch erfassen zu können.

8 – Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

Auch Abwesenheiten wie Urlaub, Berufsschule und Krankentage sollte die Arbeitszeitsoftware abbilden. Bei einigen Anbietern ist es möglich individuelle Abwesenheitsarten zu definieren. Mit intelligenten Workflows für die Genehmigung von Abwesenheiten lassen sich Abwesenheitsanträge schnell und unkompliziert abwickeln. Softwarelösungen mit E-Mail-Benachrichtigungen über genehmigte und abgelehnte Urlaubsanträge sparen der Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit.

9 – Buchung der Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen und Tätigkeiten

Für die Abrechnung von Arbeitszeiten muss es möglich sein, Zeiten auf Projekte, Aufträge und Kostenstellen zu schreiben. Ein intelligentes Rechtesystem zur Verwaltung von Berechtigungen ist hierzu unerlässlich. Damit wird geregelt, wer auf welches Projekt und welchen Auftrag buchen darf. Zusätzlich sollte es die Möglichkeit geben Stundennachweise für Kunden und Auftraggeber auf Knopfdruck zu erstellen.

10 – Kostenlose Support-Hotline

Besonders in der Einführungsphase einer neuen Software tauchen viele Fragen bei den Mitarbeitern auf. Eine kostenlose und jederzeit erreichbare Supporthotline ist dann hilfreich. Nicht erreichbare Hotline-Mitarbeiter und teure Serviceanrufe führen zu Frust und Ärger.

Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung – einfach und bewährt

Mit TimO® erfassen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten und Projektzeiten einfach und effizient. Arbeitszeiten und Pausen lassen sich schnell und unkompliziert über die Weboberfläche und die App eintragen. Die cloudbasierte Software berücksichtigt die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit etc.) und Zeitmodelle (Überstunden, Gleitzeit etc.).  Die Online-Software punktet mit vielen weiteren Funktionen: Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Gruppenkalender. Selbstverständlich verfügt die Software über eine Schnittstelle mit der Sie die Daten schnell und einfach an Lohn- und Gehaltsprogramme übertragen können.

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