Projektmanagement umfasst die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle eines Projekts. Ziel ist es, ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit klar definierten Zielen unter Berücksichtigung von Terminen, Ressourcen, Kosten und Qualitätsanforderungen erfolgreich umzusetzen.
Dazu werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten strukturiert sowie die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten koordiniert.
Das Wichtigste in Kürze
- Klare Ziele und Zuständigkeiten: Projektmanagement legt fest, welche Ergebnisse erreicht werden sollen, wer verantwortlich ist und welche Rahmenbedingungen gelten.
- Strukturierte Planung und Steuerung: Aufgaben, Termine und Ressourcen werden koordiniert. Der Projektfortschritt wird überprüft und bei Abweichungen werden Maßnahmen eingeleitet.
- Transparenz über den Projektverlauf: Projektmanagement hilft, den aktuellen Stand, mögliche Risiken und den Einsatz verfügbarer Ressourcen nachvollziehbar zu beurteilen
01 Welche Aufgaben gehören zum Projektmanagement?
Projektmanagement begleitet ein Vorhaben von der Vorbereitung bis zum Abschluss.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
| Aufgabe | Bedeutung |
|---|---|
| Projektziele definieren | Festlegen, welche Ergebnisse erreicht werden sollen und welche Anforderungen gelten. |
| Projektplanung erstellen | Aufgaben, Termine, Meilensteine und Abhängigkeiten strukturieren. |
| Ressourcen koordinieren | Benötigte Mitarbeitende, Kapazitäten und weitere Mittel einplanen. |
| Projektfortschritt kontrollieren | Den tatsächlichen Projektstand mit den geplanten Zielen, Terminen und Aufwänden vergleichen. |
| Risiken und Abweichungen steuern | Mögliche Probleme erkennen und geeignete Maßnahmen einleiten. |
| Projekt abschließen | Ergebnisse übergeben und den Projektverlauf auswerten. |
Projektmanagement ist nicht mit der operativen Projektarbeit gleichzusetzen. Während Projektmitarbeitende einzelne Aufgaben ausführen, schafft das Projektmanagement den organisatorischen Rahmen, koordiniert die Zusammenarbeit und unterstützt die Erreichung der Projektziele.
Welche Aufgaben im Einzelnen erforderlich sind, hängt von der Projektgröße, der Komplexität und der gewählten Vorgehensweise ab.
02 Wie funktioniert Projektmanagement in der Praxis?
Beispiel: Einführung einer neuen Unternehmenssoftware
Ein Unternehmen möchte eine neue Software einführen. Die Projektleitung legt gemeinsam mit den Beteiligten die Ziele fest, plant die erforderlichen Aufgaben und stimmt Termine sowie verfügbare Ressourcen ab.
Während der Umsetzung koordiniert sie die Zusammenarbeit und überprüft regelmäßig, ob die vereinbarten Meilensteine erreicht werden. Treten Verzögerungen oder zusätzliche Anforderungen auf, werden die Auswirkungen bewertet und die weitere Planung angepasst.
Das Beispiel zeigt: Projektmanagement verbindet die Planung eines Vorhabens mit der laufenden Koordination und Kontrolle seiner Umsetzung.
03 Projektmanagement mit TimO®
TimO® unterstützt Unternehmen dabei, Projekte strukturiert zu planen und zu steuern. Projekte können in Teilprojekte und Vorgänge gegliedert werden. Aufgaben, Termine und Ressourcen lassen sich im Zusammenhang mit der Projektstruktur organisieren.
Die Erfassung von Projektzeiten ergänzt diese Informationen um den tatsächlich angefallenen Zeitaufwand. So entsteht eine Grundlage, um geplante und erfasste Projektaufwände nachzuvollziehen.
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