Eine Auftragsbestätigung ist ein kaufmännischer Beleg, mit dem ein Unternehmen einen erhaltenen Auftrag beziehungsweise die vorgesehenen Auftragsdaten gegenüber dem Kunden bestätigt. Sie enthält typischerweise Angaben zu den bestellten Artikeln oder Leistungen, Mengen, Preisen sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Im kaufmännischen Belegprozess steht die Auftragsbestätigung häufig nach Angebot beziehungsweise Bestellung und vor Lieferung und Rechnung. Ob und welche rechtliche Wirkung eine Auftragsbestätigung im Einzelfall hat, hängt jedoch davon ab, wie der Vertrag zustande kommt und ob ihr Inhalt mit den vorausgegangenen Erklärungen übereinstimmt.
01 Welche Informationen enthält eine Auftragsbestätigung?
Welche Angaben eine Auftragsbestätigung enthält, richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag und Geschäftsprozess. Typischerweise werden die wesentlichen Auftrags- und Konditionsdaten übersichtlich zusammengefasst. Dazu können gehören:
- Kunde und gegebenenfalls abweichende Lieferadresse
- Beleg- beziehungsweise Auftragsnummer
- Datum der Auftragsbestätigung
- vereinbarte Artikel oder Leistungen
- Mengen, Preise und gegebenenfalls Rabatte
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Liefertermin oder Angaben zur Ausführung, soweit relevant
- ergänzende Hinweise oder Texte
02 Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?
Ein Angebot enthält die Konditionen, zu denen ein Unternehmen eine Leistung oder Ware anbietet. Eine Auftragsbestätigung bezieht sich dagegen auf einen konkreten Auftrag und bestätigt gegenüber dem Kunden die dafür vorgesehenen beziehungsweise zugrunde gelegten Auftragsdaten.
Angebot und Auftragsbestätigung erfüllen damit unterschiedliche Funktionen im Geschäftsprozess: Das Angebot steht typischerweise vor der Beauftragung, die Auftragsbestätigung folgt auf einen Auftrag beziehungsweise eine Bestellung. Ob die Auftragsbestätigung einen bereits geschlossenen Vertrag dokumentiert oder im konkreten Fall selbst für den Vertragsschluss relevant ist, hängt vom vorausgegangenen Ablauf und ihrem Inhalt ab.
03 Rolle in der digitalen Belegkette
In einer digitalen Belegkette kann die Auftragsbestätigung eine Verbindung zwischen vorausgehendem Angebot beziehungsweise Auftrag und den nachfolgenden Belegen bilden. Bereits erfasste Auftragsdaten und Positionen können dabei für weitere Belegschritte übernommen werden, anstatt sie erneut zu erfassen.
Eine typische Belegfolge kann beispielsweise von Angebot und Auftragsbestätigung über den Lieferschein bis zur Rechnung reichen.
In der TimO® Rechnungssoftware können Angebote in Aufträge überführt und die Belegkette über Lieferscheine bis zur Rechnung weitergeführt werden.
Wie die einzelnen Belege dabei zusammenspielen, zeigt unser Ratgeber zur digitalen Auftragsabwicklung von Angebot bis Rechnung.
04 Was passiert bei Teillieferungen oder Teilabrechnungen?
Ein bestätigter Auftrag muss nicht immer vollständig in einem Schritt geliefert oder abgerechnet werden. Bei Teillieferungen oder Teilabrechnungen ist deshalb wichtig, nachvollziehen zu können, welche Positionen beziehungsweise Mengen bereits weiterverarbeitet wurden und welche noch offen sind.
In einer digitalen Belegkette können die noch offenen Positionen als Grundlage für nachfolgende Lieferscheine oder Rechnungen dienen. So bleibt der Bearbeitungsstand des Auftrags auch bei mehreren Belegschritten nachvollziehbar.
05 Auftragsbestätigung in TimO
Mit der TimO® Rechnungssoftware lassen sich Angebote, Aufträge beziehungsweise Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen innerhalb einer durchgängigen Belegkette bearbeiten.
06 Was ist der Unterschied zu Lieferschein und Rechnung?
Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Belegkette. Die Auftragsbestätigung bestätigt die Daten eines konkreten Auftrags. Ein Lieferschein begleitet beziehungsweise dokumentiert die Lieferung und enthält Informationen zu den gelieferten Positionen und Mengen. Die Rechnung dient anschließend der Abrechnung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen.
Die Belege können aufeinander aufbauen, sind aber nicht gleichbedeutend. Gerade bei Teillieferungen oder Teilabrechnungen können aus einem Auftrag mehrere nachfolgende Belege entstehen.