Offene Posten sind Forderungen oder Verbindlichkeiten, die noch nicht vollständig ausgeglichen sind. Im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen handelt es sich um Rechnungsbeträge, die ein Kunde noch nicht oder erst teilweise bezahlt hat.
Ein offener Posten besteht so lange, wie aus der jeweiligen Rechnung noch ein offener Restbetrag verbleibt. Für die Nachverfolgung sind insbesondere Rechnungsbetrag, bereits erfasste Zahlungen, verbleibender Betrag und Fälligkeit relevant.
01 Welche Informationen sind bei offenen Posten wichtig?
Für die Nachverfolgung eines offenen Postens muss erkennbar sein, zu welcher Rechnung und welchem Kunden die Forderung gehört, welche Zahlungen bereits erfasst wurden und welcher Betrag noch offen ist. Zusätzlich helfen Fälligkeit und gegebenenfalls der aktuelle Mahnstatus bei der weiteren Bearbeitung.
- Rechnungsnummer und Kunde
- Rechnungsbetrag
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum beziehungsweise Zahlungsziel
- bereits erfasste Zahlungen
- noch offener Restbetrag
- gegebenenfalls aktueller Mahnstatus
- ergänzende Zahlungsinformationen oder Belegreferenzen
02 Was passiert bei Teilzahlungen und Abzügen?
Wird eine Rechnung nur teilweise bezahlt, bleibt der noch nicht ausgeglichene Restbetrag als offener Posten bestehen. Mehrere Zahlungen können dazu führen, dass sich der offene Betrag schrittweise reduziert, bis die Forderung vollständig ausgeglichen ist.
Neben Teilzahlungen können auch berücksichtigte Abzüge für den verbleibenden Restbetrag relevant sein. Für die Nachverfolgung sollte deshalb erkennbar bleiben, welche Zahlungen beziehungsweise Abzüge berücksichtigt wurden und welcher Restbetrag noch offen ist.
03 Wie hängen offene Posten und Mahnwesen zusammen?
Ein offener Posten ist nicht automatisch überfällig oder bereits Teil eines Mahnprozesses. Zunächst zeigt er lediglich, dass eine Forderung noch nicht vollständig ausgeglichen ist. Für die weitere Bearbeitung ist deshalb insbesondere relevant, ob das vereinbarte beziehungsweise maßgebliche Zahlungsziel bereits erreicht ist.
Bleibt eine Forderung nach Eintritt der Fälligkeit offen, kann sie – abhängig von den rechtlichen Voraussetzungen und dem betrieblichen Prozess – in das Mahnwesen einbezogen werden. Eine Offene-Posten-Liste (OP-Liste) unterstützt dabei den Überblick über noch offene Forderungen, Restbeträge und deren Bearbeitungsstand.
04 Was ist eine Offene-Posten-Liste (OP-Liste)?
Eine Offene-Posten-Liste, kurz OP-Liste, gibt einen Überblick über Forderungen, die noch nicht vollständig ausgeglichen sind. Im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen zeigt sie, bei welchen Rechnungen noch ein Betrag offen ist.
Für die Bearbeitung sind insbesondere Kunde, Rechnung, Fälligkeit, bereits erfasste Zahlungen und verbleibender Restbetrag relevant. So lässt sich erkennen, welche Forderungen noch offen sind und welche Vorgänge weiter geprüft oder bearbeitet werden müssen.
05 Was ist der Unterschied zwischen offenen Posten und offenen Positionen?
Offene Posten und offene Positionen bezeichnen unterschiedliche Sachverhalte. Ein offener Posten betrifft eine noch nicht vollständig ausgeglichene Forderung beziehungsweise Verbindlichkeit. Bei einer Ausgangsrechnung bedeutet das, dass noch ein Rechnungsbetrag offen ist.
Eine offene Position bezieht sich dagegen auf eine Position oder Menge innerhalb eines vorgelagerten Belegprozesses, die noch nicht vollständig weiterverarbeitet wurde. Bei einer Teillieferung können beispielsweise noch nicht gelieferte Mengen eines Auftrags offenbleiben.
Vereinfacht gilt damit: Offene Positionen betreffen den Bearbeitungsstand innerhalb der Belegkette, offene Posten den noch ausstehenden finanziellen Ausgleich.
06 Wie lassen sich offene Posten in TimO® verfolgen?
In der TimO® Rechnungssoftware können Zahlungen zu Rechnungen mit Betrag und Datum erfasst werden. Zusätzlich lassen sich eine Bankbelegnummer und eine Notiz hinterlegen. Auch mehrere Zahlungen und Abzüge können bei einer Rechnung berücksichtigt werden.
Ist eine Rechnung noch nicht vollständig ausgeglichen, bleibt der verbleibende Betrag nachvollziehbar. Offene beziehungsweise teilweise bezahlte Rechnungen können so in der Offene-Posten-Liste verfolgt werden.
07 Ersetzt eine Offene-Posten-Liste die Finanzbuchhaltung?
Eine Offene-Posten-Liste innerhalb einer Rechnungssoftware ist nicht mit einer vollständigen Finanzbuchhaltung gleichzusetzen. Sie unterstützt die Nachverfolgung von Ausgangsrechnungen und den daraus resultierenden offenen Forderungen, indem beispielsweise offene Restbeträge und Zahlungsstände sichtbar bleiben.
Die OP-Verfolgung ist damit ein Bestandteil des Fakturaprozesses, bildet jedoch nicht sämtliche Aufgaben einer Finanzbuchhaltung ab.