Ein Lieferschein ist ein kaufmännischer Beleg, der eine Lieferung dokumentiert und Angaben zu den gelieferten Waren beziehungsweise Positionen und Mengen enthält. Er ermöglicht es dem Empfänger, die Lieferung den entsprechenden Auftrags- oder Bestelldaten zuzuordnen und die tatsächlich gelieferten Mengen nachzuvollziehen.
Im kaufmännischen Belegprozess steht der Lieferschein typischerweise zwischen Auftrag beziehungsweise Auftragsbestätigung und Rechnung. Bei Teillieferungen ist besonders wichtig, zwischen bereits gelieferten und noch offenen Mengen zu unterscheiden
01 Welche Informationen enthält ein Lieferschein?
Welche Angaben ein Lieferschein enthält, hängt von der jeweiligen Lieferung und dem Geschäftsprozess ab. Typischerweise werden die für die Zuordnung und Prüfung der Lieferung relevanten Daten aufgeführt. Dazu können gehören:
- Absender und Empfänger
- gegebenenfalls eine abweichende Lieferadresse
- Lieferschein- beziehungsweise Belegnummer
- Datum des Lieferscheins
- Bezug zum Auftrag oder zur Bestellung
- gelieferte Artikel, Waren oder Positionen
- gelieferte Mengen und Einheiten
- Lieferdatum beziehungsweise Angaben zur Ausführung, soweit relevant
- ergänzende Hinweise oder Texte
02 Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Lieferschein und Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben im kaufmännischen Belegprozess. Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung und die tatsächlich gelieferten Positionen beziehungsweise Mengen. Die Rechnung dient dagegen der Abrechnung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen und weist die daraus resultierende Forderung aus.
In einer digitalen Belegkette können beide Belege auf denselben Auftragsdaten basieren. Ein Lieferschein ist jedoch nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen.
03 Was passiert bei einer Teillieferung?
Bei einer Teillieferung wird zunächst nur ein Teil der bestellten beziehungsweise beauftragten Menge geliefert. Der Lieferschein dokumentiert entsprechend die tatsächlich gelieferten Positionen und Mengen. Noch nicht gelieferte Mengen bleiben im zugrunde liegenden Auftrag offen und können bei einer weiteren Lieferung berücksichtigt werden.
Auf diese Weise lässt sich nachvollziehen, welche Mengen bereits geliefert wurden und welche noch ausstehen. Aus einem Auftrag können dadurch mehrere Lieferscheine entstehen.
04 Warum sind offene Positionen bei Teillieferungen wichtig?
Bei mehreren Lieferungen zu einem Auftrag muss erkennbar bleiben, welche Positionen und Mengen bereits geliefert wurden und welche noch ausstehen. Offene Positionen bilden die noch nicht vollständig gelieferten Mengen ab und können bei einer weiteren Lieferung wieder aufgegriffen werden.
Dadurch bleibt auch bei mehreren Lieferscheinen nachvollziehbar, welche Mengen eines Auftrags noch zu liefern sind.
In der TimO® Rechnungssoftware können zu einem Auftrag mehrere Lieferscheine erstellt werden. Noch nicht vollständig gelieferte Positionen beziehungsweise Mengen bleiben offen und können bei einer späteren Lieferung weitergeführt werden.
05 Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Lieferschein?
Die Auftragsbestätigung bezieht sich auf den bestätigten Auftrag, während der Lieferschein die tatsächlich erfolgte Lieferung dokumentiert. Deshalb können die im Lieferschein aufgeführten Mengen von den ursprünglich bestätigten Auftragsmengen abweichen, beispielsweise bei einer Teillieferung.
Die Auftragsbestätigung steht im typischen Belegprozess vor dem Lieferschein. Beide Belege können sich auf denselben Auftrag beziehen, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Wie Angebot, Auftrag beziehungsweise Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung zusammenspielen, zeigt unser Ratgeber zur digitalen Auftragsabwicklung von Angebot bis Rechnung