Ein Basisplan (Baseline) ist ein freigegebener Planungsstand, der im Projektmanagement als verbindliche Vergleichsgrundlage festgehalten wird. Er dokumentiert beispielsweise ursprünglich geplante Termine und ermöglicht es, spätere Änderungen und Abweichungen nachzuvollziehen.
Während der aktuelle Projektplan im Projektverlauf angepasst werden kann, bleibt der Basisplan zunächst als Referenz erhalten. So lässt sich erkennen, wie sich die Planung gegenüber dem ursprünglich freigegebenen Stand verändert hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Vergleichsgrundlage: Ein Basisplan hält den freigegebenen Planungsstand fest. So lassen sich spätere Änderungen bei Terminen und gegebenenfalls geplanten Aufwänden mit der ursprünglichen Planung vergleichen.
- Planänderungen und Projektfortschritt: Der Basisplan hilft, Veränderungen der Planung von tatsächlich erreichten Projektfortschritten zu unterscheiden. Eine Terminverschiebung bedeutet beispielsweise nicht automatisch, dass eine Aufgabe bereits weiterbearbeitet wurde.
- Statusspeicherungen: Während der Basisplan als festgelegte Referenz dient, dokumentieren Statusspeicherungen den Projektstand zu späteren Zeitpunkten. Dadurch lassen sich Entwicklungen im Projektverlauf nachvollziehen.
01 Wofür wird ein Basisplan verwendet?
Ein Basisplan dient dazu, Abweichungen zwischen der ursprünglich freigegebenen und der aktuellen Projektplanung sichtbar zu machen. Er bietet Projektverantwortlichen eine feste Vergleichsgrundlage, auch wenn sich Termine oder andere Planungswerte im Projektverlauf verändern.
Daraus ergeben sich drei wesentliche Einsatzmöglichkeiten:
- Terminabweichungen erkennen: Ursprünglich geplante Termine lassen sich mit den aktuell vorgesehenen Terminen vergleichen. So wird sichtbar, welche Vorgänge oder Meilensteine später beziehungsweise früher als zunächst geplant stattfinden sollen.
- Planänderungen nachvollziehen: Der Vergleich mit dem Basisplan zeigt, welche Planungswerte sich gegenüber dem freigegebenen Stand verändert haben. Die Gründe für diese Änderungen müssen gegebenenfalls zusätzlich dokumentiert werden.
- Projektsteuerung unterstützen: Projektverantwortliche können Abweichungen gezielt untersuchen und beurteilen, ob Anpassungen oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Wichtig: Ein Basisplan zeigt zunächst Unterschiede zwischen Planungsständen. Ob Arbeiten tatsächlich abgeschlossen wurden und welche Ursachen eine Abweichung hat, lässt sich daraus allein nicht zuverlässig ableiten.
02 Wie wird ein Basisplan erstellt?
Ein Basisplan wird erstellt, sobald ein Projektplan ausreichend ausgearbeitet, abgestimmt und freigegeben ist. Der freigegebene Planungsstand wird als Referenz festgehalten, damit spätere Änderungen mit der ursprünglichen Planung verglichen werden können.
Die Erstellung erfolgt in vier Schritten:
- Projektplan erstellen: Zunächst werden die relevanten Vorgänge, Meilensteine und geplanten Termine festgelegt. Je nach Planungsumfang können weitere Werte wie Aufwände berücksichtigt werden.
- Planungsstand freigeben: Die zuständigen Projektbeteiligten prüfen den Plan und bestätigen ihn als verbindliche Planungsgrundlage.
- Basisplan festhalten: Der freigegebene Stand wird als Referenz gesichert. Er bildet die Grundlage für spätere Vergleiche.
- Aktuelle Planung fortschreiben: Ändern sich Termine oder andere Planungswerte, wird der aktuelle Projektplan angepasst. Der Basisplan bleibt als Vergleichsgrundlage erhalten.
Wichtig: Ein Basisplan sollte nicht bei jeder Terminänderung überschrieben werden. Bei grundlegenden, genehmigten Änderungen des Projektumfangs oder der Planung kann es jedoch sinnvoll sein, einen neuen Basisplan festzulegen. Frühere Referenzstände sollten dabei nachvollziehbar bleiben.
03 Basisplan und aktueller Projektplan: Beispiel
Beispiel: Einführung einer neuen Unternehmenssoftware
Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen Software. Der Meilenstein „Software produktiv einsetzen“ wird zunächst für den 15. Mai vorgesehen. Nach Freigabe der Projektplanung wird dieser Termin im Basisplan festgehalten.
Im Projektverlauf werden zusätzliche Tests erforderlich. Deshalb verschiebt sich der geplante Meilensteintermin im aktuellen Projektplan auf den 22. Mai.
| Planungsstand | Geplanter Meilensteintermin |
|---|---|
| Basisplan | 15. Mai |
| Aktueller Projektplan | 22. Mai |
| Terminabweichung | +7 Kalendertage |
Ergebnis: Der Meilenstein ist sieben Kalendertage später geplant als ursprünglich vorgesehen. Der Basisplan hält den freigegebenen Referenztermin weiterhin fest.
Ob der Meilenstein tatsächlich verspätet erreicht wird, lässt sich aus diesem Vergleich allein nicht erkennen. Dafür müssen zusätzlich der Projektfortschritt und der tatsächliche Meilensteinstatus betrachtet werden.
04 Basisplan mit TimO®
TimO® unterstützt die Arbeit mit einem Basisplan und wiederkehrenden Statusspeicherungen. Während der Basisplan den freigegebenen Planungsstand als Referenz festhält, dokumentieren Statusspeicherungen weitere Projektstände im zeitlichen Verlauf.
Die gespeicherten Planungsstände können für Vergleiche und die Meilensteintrendanalyse genutzt werden. So lassen sich Veränderungen in der Projektplanung nachvollziehen und Entwicklungen geplanter Meilensteintermine über mehrere Zeitpunkte betrachten.
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