Opportunity Management bezeichnet die systematische Erfassung, Bewertung und Steuerung von Verkaufschancen im Vertrieb. Eine Opportunity steht dabei für eine konkrete Geschäftsmöglichkeit mit einem Interessenten oder Bestandskunden. Ziel des Opportunity Managements ist es, Verkaufschancen strukturiert durch die einzelnen Vertriebsphasen zu begleiten und die nächsten vertrieblichen Schritte nachvollziehbar zu steuern.
01 Was ist eine Opportunity?
Eine Opportunity ist eine konkrete Verkaufschance im Vertrieb. Sie entsteht, wenn bei einem Interessenten oder Bestandskunden ein erkennbarer Bedarf besteht und daraus eine realistische Geschäftsmöglichkeit entwickelt werden kann.
Im Unterschied zu einem noch nicht ausreichend qualifizierten Lead ist eine Opportunity bereits so weit konkretisiert, dass sie aktiv im Vertriebsprozess bearbeitet werden kann. Typischerweise werden einer Opportunity die für ihre weitere Bearbeitung relevanten Vertriebsinformationen zugeordnet.
Eine Opportunity endet nicht zwangsläufig mit einem Auftrag. Sie kann gewonnen oder verloren werden. Gerade deshalb ist eine strukturierte Bearbeitung wichtig: Sie macht nachvollziehbar, welche Verkaufschancen aktuell bestehen, wie weit sie entwickelt sind und welche nächsten Schritte anstehen.
02 Welche Daten gehören zu einer Opportunity?
Damit eine Verkaufschance im Vertrieb systematisch bearbeitet werden kann, werden die wichtigsten Informationen zentral zusammengeführt. Dazu gehören typischerweise:
- Kunde oder Interessent: Zu welchem Unternehmen gehört die Verkaufschance?
- Ansprechpartner: Welche Kontakte sind an der Opportunity beteiligt?
- Verantwortlichkeit: Wer betreut die Verkaufschance im Vertrieb?
- Vertriebsphase: In welchem Abschnitt des Verkaufsprozesses befindet sich die Opportunity?
- Potenzieller Auftragswert: Welches wirtschaftliche Volumen kann aus der Verkaufschance entstehen?
- Abschlusswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich wird ein erfolgreicher Abschluss eingeschätzt?
- Nächster Schritt und Wiedervorlage: Welche Aktivität steht als Nächstes an und wann soll die Opportunity wieder bearbeitet werden?
- Aktivitäten und Verlauf: Welche Gespräche, E-Mails und weiteren vertrieblichen Aktivitäten haben bereits stattgefunden?
Welche Daten im Einzelnen benötigt werden, hängt vom jeweiligen Vertriebsprozess ab. Entscheidend ist, dass die Informationen aktuell gehalten werden und den Vertriebsmitarbeitenden eine nachvollziehbare Grundlage für die weitere Bearbeitung bieten.
TimO® kann Opportunity-Werte als festen Betrag, über Artikel oder über Leistungsarten abbilden.
03 Wie läuft Opportunity Management ab?
Opportunity Management begleitet eine Verkaufschance von ihrer Qualifizierung bis zum Abschluss. Der genaue Ablauf hängt vom jeweiligen Vertriebsprozess ab, folgt aber typischerweise mehreren Schritten:
1. Verkaufschance qualifizieren
Zunächst wird geprüft, ob aus einem Lead, einer Anfrage oder einem bestehenden Kundenbedarf eine konkrete Opportunity entsteht. Relevante Informationen zur Verkaufschance werden erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet.
2. Opportunity einer Vertriebsphase zuordnen
Die Verkaufschance wird entsprechend ihrem aktuellen Stand einer Sales Stage beziehungsweise Vertriebsphase zugeordnet. Dadurch wird sichtbar, wie weit sie im Vertriebsprozess fortgeschritten ist.
3. Opportunity weiterentwickeln
Gespräche, E-Mails, Termine und weitere Vertriebsaktivitäten dienen dazu, Anforderungen zu klären und die Verkaufschance weiterzuentwickeln. Nächste Schritte und Wiedervorlagen helfen dabei, die weitere Bearbeitung zu strukturieren.
4. Verkaufschance bewerten
Im Verlauf können unter anderem der potenzielle Auftragswert und die Abschlusswahrscheinlichkeit aktualisiert werden. Dadurch lässt sich die aktuelle Einschätzung der Opportunity nachvollziehen.
5. Opportunity abschließen
Am Ende wird die Verkaufschance als gewonnen oder verloren abgeschlossen. Die dabei entstandenen Informationen bleiben für spätere Auswertungen und die weitere Kundenbeziehung relevant.
Wie Unternehmen passende Vertriebsphasen entwickeln und eine Sales Pipeline strukturiert aufbauen, zeigt unser Praxisleitfaden zum Aufbau einer Sales Pipeline.
04 Welche Ziele hat Opportunity Management?
Opportunity Management soll Verkaufschancen transparent und systematisch steuerbar machen. Statt einzelne Geschäftsmöglichkeiten nur anhand persönlicher Einschätzungen oder verstreuter Informationen zu verfolgen, schafft es eine gemeinsame Grundlage für die Vertriebsarbeit.
Zu den zentralen Zielen gehören:
- Transparenz über Verkaufschancen: Der aktuelle Stand und die weitere Entwicklung einer Opportunity bleiben nachvollziehbar.
- Klare Priorisierung: Vertriebsmitarbeitende können erkennen, welche Verkaufschancen besondere Aufmerksamkeit benötigen.
- Verbindliche nächste Schritte: Aufgaben, Aktivitäten und Wiedervorlagen unterstützen eine kontinuierliche Bearbeitung.
- Realistischere Bewertung: Auftragswert, Vertriebsphase und Abschlusswahrscheinlichkeit helfen dabei, Verkaufschancen differenziert einzuschätzen.
- Nachvollziehbarer Vertriebsverlauf: Entwicklungen und Entscheidungen lassen sich über den Verlauf einer Opportunity hinweg dokumentieren.
- Bessere Grundlage für Vertriebsanalysen: Strukturierte Opportunity-Daten ermöglichen Auswertungen über den einzelnen Verkaufsfall hinaus.
05 Warum sind Aktivitäten und Historie wichtig?
Eine Opportunity entwickelt sich meist über mehrere Kontakte und Entscheidungen hinweg. Telefonate, E-Mails, persönliche Gespräche, Termine und weitere Vertriebsaktivitäten dokumentieren, was bereits mit einem Interessenten oder Kunden besprochen wurde und welche Schritte noch ausstehen.
Eine zentrale Aktivitätshistorie schafft dabei einen nachvollziehbaren Verlauf der Verkaufschance. Vertriebsmitarbeitende können erkennen, wann ein Kontakt stattgefunden hat, was vereinbart wurde und welche nächsten Schritte vorgesehen sind. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit, wenn mehrere Personen an einer Kundenbeziehung beteiligt sind oder eine Opportunity übernommen wird.
Neben den Aktivitäten ist die Änderungshistorie relevant. Sie dokumentiert Änderungen an Opportunity-Daten und macht damit nachvollziehbar, welche Informationen im Verlauf angepasst wurden.
In TimO® CRM lassen sich CRM-Aktivitäten einer Opportunity, einem Kunden oder einem Kontakt zuordnen. Die Opportunity-Historie dokumentiert Änderungen mit Datum und Uhrzeit, Bearbeiter, Aktion, geändertem Feld sowie altem und neuem Wert.
06 Opportunity Management bei Bestandskunden
Opportunities entstehen nicht nur bei neuen Interessenten. Auch bei bestehenden Kunden können neue Verkaufschancen entstehen – beispielsweise durch zusätzliche Leistungen, neue Projekte oder einen weiteren konkreten Bedarf.
Diese Verkaufschancen sollten als eigene Opportunities erfasst und separat durch den Vertriebsprozess geführt werden. So bleibt nachvollziehbar, welcher Bedarf aktuell verfolgt wird, in welcher Vertriebsphase sich die jeweilige Opportunity befindet und welche Aktivitäten und nächsten Schritte dazugehören.
Die Trennung einzelner Opportunities ist besonders wichtig, wenn bei einem Kunden mehrere Geschäftsmöglichkeiten gleichzeitig bestehen. Statt alle vertrieblichen Vorgänge ausschließlich auf Kundenebene zusammenzufassen, kann jede Verkaufschance eigenständig bewertet und bis zu ihrem Abschluss verfolgt werden.
In TimO® CRM können auch für bestehende Kunden neue Opportunities angelegt und separat bearbeitet werden. Kunden- und Kontaktdaten bleiben dabei die zentrale Basis für die zugehörigen Verkaufschancen.
07 Opportunity Management, Sales Pipeline und Sales Forecast: Was ist der Unterschied?
Opportunity Management, Sales Pipeline und Sales Forecast betrachten den Vertriebsprozess aus unterschiedlichen Perspektiven. Sie hängen eng zusammen, erfüllen aber nicht dieselbe Aufgabe.
Begriff Bedeutung Opportunity Management Konzentriert sich auf die Erfassung, Bewertung und Steuerung einzelner Verkaufschancen. Sales Pipeline Bildet die Gesamtheit der aktuellen Opportunities entlang definierter Vertriebsphasen ab. Sales Forecast Nutzt Vertriebsinformationen, um die zukünftige Geschäftsentwicklung beziehungsweise erwartbare Abschlüsse oder Auftragseingänge einzuschätzen. Das Opportunity Management liefert damit eine wichtige Datengrundlage für die übergeordnete Betrachtung der Sales Pipeline. Informationen wie Vertriebsphase, potenzieller Auftragswert und Abschlusswahrscheinlichkeit können wiederum in die Vertriebsprognose einfließen.