Viele Unternehmen planen Vertrieb und Personal getrennt. Der Vertrieb kennt potenzielle Aufträge, während Projektleitung oder Geschäftsführung erst nach dem Abschluss erfährt, welche Kapazität bald benötigt wird. Bei kurzen Vorlaufzeiten kann das zu Engpässen führen. Sinnvoller ist, erwartete Aufträge schon vor dem Gewinn in die Kapazitätsbetrachtung einzubeziehen – mit einer klaren Trennung zwischen sicherer Projektbelegung und wahrscheinlichem Bedarf.
Vertriebsforecast und Kapazitätsplanung lassen sich verbinden, indem offene Opportunities nicht nur mit Auftragswert und Abschlusswahrscheinlichkeit, sondern auch mit ihrem erwarteten Leistungsbedarf und Leistungszeitraum geplant werden. Dieser potenzielle Bedarf wird der verfügbaren Mitarbeiterkapazität gegenübergestellt. So werden mögliche Ressourcenengpässe sichtbar, bevor ein Auftrag tatsächlich gewonnen ist.
01 Warum ein Umsatzforecast allein nicht reicht
Ein Vertriebsforecast auf Basis des erwarteten Auftragseingangs beantwortet zunächst die wirtschaftliche Frage: Welche Auftragswerte könnten in den nächsten Monaten entstehen? Für die Personalplanung ist zusätzlich relevant, welche Leistungen dahinterstehen, wann sie benötigt werden und wie viel Aufwand dafür anfällt.
02 Vom Opportunity-Wert zum Leistungsbedarf
In TimO® CRM Pro kann eine Opportunity nicht nur einen erwarteten Wert enthalten. Der Bedarf lässt sich über frei definierbare Leistungsarten wie Beratung, Programmierung oder Testing mit Stunden oder Personentagen planen. Zusätzlich werden ein Start- und Enddatum für den erwarteten Leistungszeitraum hinterlegt.
TimO® verteilt den geplanten Aufwand automatisch gleichmäßig über die tatsächlichen Arbeitstage zwischen Start und Ende. Wochenenden, Feiertage und Nichtarbeitstage werden bei der Verteilung berücksichtigt.
03 Unsichere Aufträge mit Wahrscheinlichkeit gewichten
Offene Opportunities sollten nicht so behandelt werden, als wären sie bereits sicher gewonnen. Deshalb kann der Kapazitätsbedarf in TimO® mit der individuellen Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtet werden. Bei 50 % Wahrscheinlichkeit fließen beispielsweise 50 % des geplanten Bedarfs in die gewichtete Betrachtung ein.
04 Netto-Verfügbarkeit statt theoretischer Arbeitszeit
Auf der anderen Seite der Planung steht die verfügbare Mitarbeiterkapazität. Aussagekräftig ist nicht die vertragliche Bruttozeit, sondern das, was tatsächlich noch verplant werden kann. TimO® berücksichtigt bei der Netto-Verfügbarkeit bereits belegte Projektkapazitäten, individuelle Arbeitszeiten bzw. Arbeitszeitmodelle, Feiertage, Nichtarbeitstage sowie Urlaub und andere genehmigte Abwesenheiten.
05 Unterdeckung früh sichtbar machen
In der Kapazitätsübersicht erhält jede Opportunity eine eigene Zeile. Der Bedarf wird horizontal nach Tagen oder Monaten gezeigt, ergänzt um Summen je Opportunity und Zeitraum. Unterhalb der Bedarfstabelle stehen die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten. Farbige Zellen markieren Unterdeckungen.
Zusätzlich visualisiert ein Kapazitätsgebirge Projekte und noch nicht gewonnene Opportunities über den jeweiligen Zeitraum. Damit wird sichtbar, wann sich mehrere potenzielle und bereits sichere Bedarfe überlagern.
06 Skillmanagement als zweite Entscheidungsebene
Nicht jede freie Stunde passt zu jeder Aufgabe. CRM Pro enthält deshalb Skillmanagement. Mitarbeiter können Skills zugeordnet und auf einer Schulnotenskala von 1 bis 6 bewertet werden. In der Kapazitätsplanung kann nach Skill und Bewertung gesucht bzw. gefiltert werden. Mitarbeiter können Skills zugeordnet und auf einer Schulnotenskala von 1 bis 6 bewertet werden, wobei 1 die beste Bewertung ist.
07 Nach dem Gewinn: aus Prognose wird konkrete Projektplanung
Wird eine Opportunity gewonnen, kann in CRM Pro direkt ein Projekt erzeugt werden. Vorhandene Kunden-, Kontakt-, Leistungs- und Planungsdaten sowie der geplante Kapazitätsbedarf können in die Projektplanung übernommen werden. Die gewonnene Opportunity bleibt mit ihrer CRM-Historie erhalten.
Welche Fragen die kombinierte Planung beantwortet
- Wie viel potenzieller Kapazitätsbedarf entsteht in den nächsten Wochen oder Monaten?
- Wie verändert sich der Bedarf, wenn nur wahrscheinliche Abschlüsse gewichtet einfließen?
- Welche Mitarbeiterkapazität ist nach Projekten, Urlaub und Nichtarbeitstagen noch verfügbar?
- In welchen Zeiträumen entsteht eine Unterdeckung?
- Welche Skills stehen bei den verfügbaren Mitarbeitern zur Verfügung?
- Muss ein Auftrag verschoben, anders besetzt oder zusätzlicher Personalbedarf eingeplant werden?
08 Fazit
Die Verbindung von Vertriebsforecast und Kapazitätsplanung schafft einen früheren Blick auf die operative Auswirkung der Pipeline. Statt erst nach dem Auftragseingang zu reagieren, können Unternehmen potenzielle Bedarfe nach Zeitraum und Wahrscheinlichkeit einordnen und mit der Netto-Verfügbarkeit vergleichen. Gerade bei projektorientierten Dienstleistungen verbindet TimO® CRM Pro damit Vertrieb und Ressourcenplanung in einem durchgängigen Prozess.
Ein Vertriebsforecast prognostiziert, welche Aufträge bzw. Auftragswerte in einem bestimmten Zeitraum erwartet werden. Die Kapazitätsplanung betrachtet dagegen, welche personellen Ressourcen für die erwarteten Leistungen benötigt werden und welche Kapazitäten zur Verfügung stehen. Werden beide Perspektiven verbunden, lässt sich bereits bei offenen Opportunities abschätzen, welcher zukünftige Ressourcenbedarf entstehen könnte.
Dazu wird für eine Opportunity neben dem erwarteten Auftragswert auch der voraussichtliche Leistungsbedarf geplant, beispielsweise über Leistungsarten, Stunden oder Personentage und den vorgesehenen Leistungszeitraum. Dieser Bedarf kann mit der Abschlusswahrscheinlichkeit der Opportunity gewichtet und der verfügbaren Kapazität gegenübergestellt werden.
Offene Opportunities sind noch keine sicheren Aufträge. Durch die Gewichtung des geplanten Leistungsbedarfs mit der individuellen Abschlusswahrscheinlichkeit kann dieser Unsicherheit in der vorausschauenden Kapazitätsbetrachtung Rechnung getragen werden. Ein potenzieller Bedarf von 100 Personentagen bei 50 % Abschlusswahrscheinlichkeit fließt beispielsweise mit 50 gewichteten Personentagen ein.
Nach dem Gewinn kann aus der Opportunity in TimO® CRM Pro ein Projekt erzeugt werden. Bereits vorhandene Kunden-, Kontakt-, Leistungs- und Planungsdaten sowie der geplante Kapazitätsbedarf können in die konkrete Projektplanung übernommen werden. Die Opportunity bleibt für die Nachvollziehbarkeit des Vertriebsprozesses erhalten.