Ein Vertriebsforecast, auch Sales Forecast genannt, ist eine Prognose der voraussichtlichen zukünftigen Vertriebsergebnisse für einen bestimmten Zeitraum. Grundlage sind typischerweise aktuelle Verkaufschancen, deren potenzielle Auftragswerte, Abschlusswahrscheinlichkeiten und der erwartete zeitliche Abschluss.
Ziel eines Vertriebsforecasts ist es, aus den vorhandenen Vertriebsdaten eine realistische Einschätzung der zukünftigen Geschäftsentwicklung abzuleiten. Unternehmen können damit beispielsweise erwartete Auftragseingänge beurteilen, Vertriebsziele mit der aktuellen Entwicklung vergleichen und frühzeitig erkennen, wenn sich Abweichungen abzeichnen.
Die Sales Pipeline bildet dagegen die Gesamtheit der aktuellen Verkaufschancen entlang der Vertriebsphasen ab. Der Vertriebsforecast nutzt Informationen aus diesen Opportunities, um daraus eine Prognose für einen zukünftigen Zeitraum abzuleiten.
01 Was ist ein Vertriebsforecast?
Ein Vertriebsforecast ist eine zeitbezogene Einschätzung darüber, welche Vertriebsergebnisse in einem zukünftigen Zeitraum voraussichtlich erreicht werden. Häufig wird dafür auch der englische Begriff Sales Forecast verwendet.
Grundlage können offene Opportunities und deren aktuelle Bewertung im Vertriebsprozess sein. Je nach Forecast-Methode fließen beispielsweise der potenzielle Auftragswert, die Abschlusswahrscheinlichkeit, die Vertriebsphase und der erwartete Abschlusszeitraum in die Prognose ein.
Ein Vertriebsforecast beantwortet damit nicht nur die Frage, welche Verkaufschancen aktuell vorhanden sind, sondern vor allem, welche Ergebnisse daraus in einem bestimmten Zeitraum voraussichtlich entstehen können.
Dabei ist ein Forecast immer eine Prognose. Er beschreibt eine erwartete Entwicklung auf Basis der zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Informationen und ist nicht mit bereits gewonnenen Aufträgen gleichzusetzen.
02 Welche Daten braucht ein Vertriebsforecast?
Die Aussagekraft eines Vertriebsforecasts hängt wesentlich von der Qualität und Aktualität der zugrunde liegenden Vertriebsdaten ab. Bei einem Opportunity-basierten Forecast sind insbesondere folgende Informationen relevant:
- Potenzieller Auftragswert: Welchen Wert hat die Verkaufschance, wenn sie gewonnen wird?
- Abschlusswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist ein erfolgreicher Abschluss?
- Erwarteter Abschlusszeitraum: In welchem Zeitraum wird mit einer Entscheidung oder einem Auftrag gerechnet?
- Vertriebsphase: Wie weit ist die Opportunity im Vertriebsprozess fortgeschritten?
- Status der Opportunity: Ist die Verkaufschance noch offen, bereits gewonnen oder verloren?
- Verantwortlichkeit: Wer betreut und bewertet die Opportunity?
Je nach Forecast-Methode können weitere Informationen hinzukommen, beispielsweise historische Abschlussquoten oder bisherige Vertriebsergebnisse. Entscheidend ist, dass die verwendeten Daten regelmäßig aktualisiert und nach nachvollziehbaren Kriterien bewertet werden.
03 Wie wird ein Vertriebsforecast berechnet?
Für einen Opportunity-basierten Vertriebsforecast können die potenziellen Auftragswerte der offenen Verkaufschancen unterschiedlich betrachtet werden. Zwei wichtige Größen sind der ungewichtete Pipeline-Wert und der gewichtete Forecast-Wert.
Ungewichteter Pipeline-Wert
Der ungewichtete Pipeline-Wert ergibt sich aus der Summe der potenziellen Auftragswerte aller betrachteten Opportunities. Die jeweilige Abschlusswahrscheinlichkeit wird dabei noch nicht berücksichtigt.
Beispiel: Befinden sich drei Opportunities mit potenziellen Auftragswerten von 20.000 €, 30.000 € und 50.000 € in der betrachteten Pipeline, beträgt der ungewichtete Pipeline-Wert:
20.000 € + 30.000 € + 50.000 € = 100.000 €
Dieser Wert zeigt das gesamte betrachtete Umsatz- beziehungsweise Auftragspotenzial, sagt allein aber noch wenig darüber aus, welcher Anteil davon tatsächlich zu erwarten ist.
Gewichteter Forecast
Bei einem gewichteten Forecast wird der potenzielle Auftragswert einer Opportunity mit ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtet:
Gewichteter Forecast-Wert = potenzieller Auftragswert × Abschlusswahrscheinlichkeit
Bei einer Opportunity mit einem potenziellen Auftragswert von 50.000 € und einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 60 % ergibt sich:
50.000 € × 60 % = 30.000 €
Werden mehrere Opportunities betrachtet, können deren gewichtete Werte für den jeweiligen Prognosezeitraum zusammengeführt werden.
Der gewichtete Forecast ist eine rechnerische Prognose und keine Zusage für einen tatsächlichen Auftragseingang. Seine Aussagekraft hängt unter anderem davon ab, wie aktuell und realistisch Opportunity-Werte, Abschlusswahrscheinlichkeiten und zeitliche Einschätzungen gepflegt werden.
Hinweis: Beginnen Sie mit wenigen Kriterien. Ergänzen Sie Regeln erst, wenn Daten zeigen, dass sie die Priorisierung tatsächlich verbessern.
04 Vertriebsforecast und Sales Pipeline: Was ist der Unterschied?
Sales Pipeline und Vertriebsforecast greifen auf ähnliche Vertriebsdaten zurück, beantworten jedoch unterschiedliche Fragen.
| Begriff | Kernfrage | Betrachtung |
|---|---|---|
| Sales Pipeline | Welche Verkaufschancen befinden sich aktuell im Vertriebsprozess und in welcher Phase? | Aktueller Bestand und Status der Opportunities |
| Vertriebsforecast | Welche Vertriebsergebnisse sind für einen zukünftigen Zeitraum zu erwarten? | Prognose auf Basis der verfügbaren Vertriebsdaten |
Die Sales Pipeline bildet offene Verkaufschancen entlang definierter Vertriebsphasen ab. Sie schafft Transparenz darüber, welche Opportunities aktuell bearbeitet werden und wie weit sie im Vertriebsprozess fortgeschritten sind.
Der Vertriebsforecast richtet den Blick dagegen auf die Zukunft. Er nutzt relevante Informationen aus den Opportunities, um abzuschätzen, welche Ergebnisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums voraussichtlich erreicht werden können.
Eine gut gepflegte Sales Pipeline kann damit eine wichtige Datengrundlage für den Vertriebsforecast bilden. Pipeline-Wert und Forecast-Wert sind jedoch nicht dasselbe: Der gesamte potenzielle Wert der offenen Opportunities darf nicht automatisch als zu erwartendes Vertriebsergebnis interpretiert werden.
05 Welche Kennzahlen sind für einen Vertriebsforecast wichtig?
Für die Beurteilung und Einordnung eines Vertriebsforecasts reicht es nicht aus, nur einen einzelnen Forecast-Wert zu betrachten. Kennzahlen zur Pipeline und zur bisherigen Vertriebsentwicklung können zusätzliche Orientierung geben.
Wichtige Kennzahlen und Größen sind beispielsweise:
- Pipeline-Wert: Summe der potenziellen Auftragswerte der betrachteten Opportunities.
- Gewichteter Forecast-Wert: Potenzielle Auftragswerte werden mit den jeweiligen Abschlusswahrscheinlichkeiten gewichtet.
- Abschlusswahrscheinlichkeit: Einschätzung, mit welcher Wahrscheinlichkeit eine einzelne Opportunity gewonnen wird.
- Offene Opportunities: Anzahl und Wert der Verkaufschancen, die sich noch im Vertriebsprozess befinden.
- Gewonnene und verlorene Opportunities: Zeigen, wie viele beziehungsweise welche Verkaufschancen in einem betrachteten Zeitraum erfolgreich oder erfolglos abgeschlossen wurden.
- Conversion Rate: Anteil der Opportunities, die innerhalb einer definierten Betrachtung zu gewonnenen Abschlüssen führen.
Welche Kennzahlen besonders relevant sind, hängt vom Vertriebsprozess und von der verwendeten Forecast-Methode ab. Entscheidend ist, die Werte nicht isoliert zu betrachten: Ein hoher Pipeline-Wert führt beispielsweise nicht automatisch zu einem entsprechend hohen tatsächlichen Auftragseingang.
06 Wo liegen die Grenzen eines Vertriebsforecasts?
Ein Vertriebsforecast ist eine Prognose und keine Garantie für zukünftige Abschlüsse oder Auftragseingänge. Seine Aussagekraft hängt wesentlich davon ab, wie vollständig, aktuell und realistisch die zugrunde liegenden Vertriebsdaten sind.
Typische Einflussfaktoren sind:
- Veraltete Opportunity-Daten: Werden Werte, Vertriebsphasen oder erwartete Zeiträume nicht aktualisiert, basiert der Forecast auf überholten Annahmen.
- Unrealistische Abschlusswahrscheinlichkeiten: Zu optimistische oder uneinheitlich bewertete Opportunities können den gewichteten Forecast verzerren.
- Unvollständige Sales Pipeline: Nicht erfasste Verkaufschancen fehlen auch in einem Opportunity-basierten Forecast.
- Verschobene Entscheidungen: Ein grundsätzlich realistischer Auftrag kann sich zeitlich verschieben und dadurch in einen anderen Prognosezeitraum fallen.
- Verlorene Opportunities: Auch weit fortgeschrittene Verkaufschancen können verloren gehen und dürfen deshalb nicht wie sichere Aufträge behandelt werden.
Ein belastbarer Vertriebsforecast erfordert deshalb nicht nur eine Berechnungsmethode, sondern auch eine kontinuierlich gepflegte Sales Pipeline und nachvollziehbare Bewertungskriterien. Forecasts sollten regelmäßig überprüft und bei neuen Informationen aktualisiert werden.
07 Wie unterstützt TimO® CRM den Vertriebsforecast?
TimO® CRM verbindet die Informationen aus offenen Opportunities mit der Vertriebsplanung. Für Verkaufschancen können unter anderem der erwartete Auftragswert und eine individuelle Abschlusswahrscheinlichkeit gepflegt werden. Auf dieser Grundlage lässt sich der erwartete Auftragseingang gewichtet betrachten.
Der gewichtete erwartete Auftragswert ergibt sich aus dem erwarteten Auftragswert einer Opportunity und ihrer individuellen Abschlusswahrscheinlichkeit. Bei einem erwarteten Auftragswert von 10.000 € und einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 50 % ergibt sich beispielsweise ein gewichteter Wert von 5.000 €.
Die erwarteten Auftragseingänge lassen sich in TimO® monatsweise auswerten und nach verantwortlichen Vertriebsmitarbeitenden oder Sales-Teams betrachten. So wird aus den einzelnen Opportunity-Daten eine übergeordnete Sicht auf die erwartete Entwicklung im Vertrieb.
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08 Vertriebsforecast und Kapazitätsplanung verbinden
Ein Vertriebsforecast betrachtet zunächst die erwartete Entwicklung der Vertriebsergebnisse aus den vorhandenen Verkaufschancen. Für Unternehmen mit projekt- oder leistungsbezogenem Geschäft kann zusätzlich relevant sein, welcher zukünftige Ressourcenbedarf entsteht, wenn offene Opportunities tatsächlich gewonnen werden.
Dazu können potenzielle Aufträge nicht nur mit ihrem erwarteten Wert und ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit, sondern auch mit dem voraussichtlichen Leistungsbedarf und Leistungszeitraum betrachtet werden. So lässt sich möglicher zukünftiger Kapazitätsbedarf bereits vor dem tatsächlichen Auftragseingang in die Planung einbeziehen.
In TimO® CRM Pro können offene Opportunities mit einem geplanten Ressourcenbedarf über Leistungsarten hinterlegt werden. Der Bedarf kann unter Berücksichtigung der Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtet und den verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten gegenübergestellt werden. Dadurch werden potenzielle Kapazitätsengpässe bereits in der Vertriebsphase sichtbar. Die aktuelle TimO-Produktseite beschreibt diese Opportunity-basierte Kapazitätsplanung ausdrücklich als CRM-Pro-Funktion.