Eine Sales Pipeline bauen Sie auf, indem Sie Ihren Vertriebsprozess in klar definierte Phasen gliedern und jede Verkaufschance einer dieser Phasen zuordnen. Für jede Opportunity sollten mindestens Verantwortlichkeit, nächster Schritt, Wiedervorlage, erwarteter Auftragswert und Abschlusswahrscheinlichkeit gepflegt werden. So wird sichtbar, welche Verkaufschancen aktuell bearbeitet werden, wo Handlungsbedarf besteht und welche Abschlüsse zu erwarten sind.
01 Benötigte Opportunity-Daten festlegen
Die Pipeline betrachtet konkrete Verkaufschancen aus Sicht des Vertriebs. Jede Opportunity befindet sich in einer definierten Phase und besitzt Informationen, die für die Bearbeitung und Prognose wichtig sind. Dazu können Betreuer, Kontakte, erwarteter Wert, individuelle Abschlusswahrscheinlichkeit, Wiedervorlage, erwarteter Auftragseingang und der nächste Schritt gehören.
02 Vertriebsphasen aus dem echten Prozess ableiten
Vertriebsphasen sollten nicht nach Lehrbuch, sondern nach dem tatsächlichen Verkaufsprozess definiert werden. Für viele Unternehmen reichen wenige klar unterscheidbare Zustände: neue Anfrage, qualifiziert, Bedarf geklärt, Angebot, Verhandlung, gewonnen oder verloren. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter dieselbe Bedeutung mit einer Phase verbindet.
In TimO® lassen sich Sales Stages frei definieren, in ihrer Reihenfolge festlegen, beschreiben und farblich kennzeichnen. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche Phase als Anfang gilt und welche als gewonnen oder verloren. Ein eigener Prozentwert je Stage dient als übergeordnete Einschätzung der Phase.
Praxisregel: Eine Vertriebsphase sollte einen eindeutig erkennbaren Zustand einer Opportunity beschreiben. Wenn Mitarbeiter dieselbe Phase unterschiedlich interpretieren, werden Pipeline-Auswertungen und Forecasts schnell uneinheitlich.
03 Pipeline nach Phase und Wiedervorlage strukturieren
Das Phasen-Kanban beantwortet die Frage: Wo befindet sich eine Opportunity im Vertriebsprozess? Ein Zeit-Kanban beantwortet dagegen: Wann muss eine Opportunity wieder bearbeitet werden? Beide Sichten ergänzen sich.
In TimO® können Opportunities im Phasen-Kanban per Drag & Drop zwischen den Sales Stages verschoben werden. Das Zeit-Kanban ordnet sie anhand des Wiedervorlagedatums in Zeiträume wie heute, morgen oder nächste Woche ein.
04 Nächsten Schritt und Verantwortlichkeit festlegen
Ein CRM-Datensatz ohne konkrete nächste Aktion bleibt leicht liegen. Deshalb sollte eine Pipeline nicht nur Status, sondern auch Bearbeitung steuern. TimO® bietet ein eigenes Feld für den nächsten Schritt sowie Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen. Aufgaben können Mitarbeitern oder Teams zugewiesen und mit Status, Priorität, Fälligkeit und Deadline versehen werden.
05 Wert und Abschlusswahrscheinlichkeit getrennt pflegen
Eine Opportunity kann wirtschaftlich groß, aber unsicher sein – oder kleiner und sehr wahrscheinlich. Deshalb sollten erwarteter Wert und individuelle Abschlusswahrscheinlichkeit getrennt gepflegt werden. In TimO® kann der Opportunity-Wert als fester Betrag, über Artikel oder über geplante Leistungsarten entstehen.
06 Forecast aus Wert, Wahrscheinlichkeit und Zeitpunkt ableiten
Die Summe aller offenen Opportunities ist noch kein realistischer Forecast. Erst eine Gewichtung nach Wahrscheinlichkeit und ein erwarteter Zeitpunkt schaffen eine aussagekräftigere Planung. In TimO® verwendet die Auswertung „Erwarteter Auftragseingang“ den erwarteten Wert, die individuelle Abschlusswahrscheinlichkeit und ein eigenes erwartetes Auftragseingangsdatum.
Beispiel
Eine Opportunity mit 20.000 € erwartetem Wert und 40 % Abschlusswahrscheinlichkeit trägt 8.000 € zum gewichteten erwarteten Auftragseingang bei.
07 Pipeline nach Verantwortlichen und Segmenten analysieren
Eine Pipeline wird für Führungskräfte besonders nützlich, wenn sie nicht nur als Gesamtliste betrachtet wird. Filter nach Betreuer, Sales-Team, Kunde, Zeitraum, Kategorie oder Branche helfen, unterschiedliche Ausschnitte zu bewerten. TimO® erlaubt persönliche Kanban-Einstellungen und speicherbare Ansichten.
08 Gewinn- und Verlustgründe auswerten
Beim Abschluss einer Opportunity sollte nicht nur der Status wechseln. Sinnvoll ist auch zu dokumentieren, warum eine Chance gewonnen oder verloren wurde. TimO® unterstützt frei definierbare Erfolgs- und Verlustgründe und wertet sie in einem Bericht nach Zeitraum, Betreuer oder Sales-Team aus.
Eine Sales Pipeline bleibt nur aussagekräftig, wenn Opportunities regelmäßig aktualisiert werden. Veraltete Wiedervorlagen, unrealistische Abschlusswahrscheinlichkeiten oder nicht abgeschlossene Verkaufschancen verfälschen sowohl die operative Übersicht als auch den Forecast. Deshalb sollte die Pipeline in festen Abständen gemeinsam geprüft und bereinigt werden.
09 Fazit
Eine gute Sales Pipeline verbindet Prozess, Bearbeitung und Prognose. Vertriebsphasen schaffen Struktur, Wiedervorlagen und Aufgaben steuern den Alltag, während Wert, Wahrscheinlichkeit und erwarteter Zeitpunkt die Grundlage für Forecasts bilden. So wird aus einem Kanban-Board ein steuerbares Vertriebsmodell.