Zeiterfassung im Überblick: Mit timo® wichtige Pflichten umsetzen

Heute reicht es nicht mehr aus, die Arbeitszeiten nebenbei zu dokumentieren. Es ist als Arbeitgeber Ihre Pflicht, die gesetzlichen Anforderungen und die steigenden Erwartungen Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen. Softwarelösungen wie TimO® helfen Ihnen dabei, juristische Risiken und wirtschaftliche Nachteile zu vermeiden. 

Mit einem strukturierten Zeiterfassungssystem behalten Sie den Überblick. Sie wissen, wer zu welcher Zeit gearbeitet hat, welche Projekte zeitaufwändig sind und wie Sie Ihre Ressourcen optimal verteilen. Moderne Lösungen wie TimO® kombinieren Arbeitszeiterfassung, Projektbezug, Reporting und Controlling in einem leicht verständlichen System. 

Einführung in die Zeiterfassung

Laut einer Bitkom-Studie erfassen rund drei Viertel der deutschen Unternehmen die Arbeitszeit, davon nutzt die Mehrheit eine Lösung zur digitalen Zeiterfassung. Bei Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern liegt der Anteil sogar bei 86 Prozent und das zeigt eine klare Entwicklung. In modernen Unternehmen werden HR-Prozesse zunehmend professioneller. 

Warum ist klar, denn die Zahlen sprechen eine eigene Sprache. 2022 wurden über eine Milliarde Überstunden geleistet. Das entspricht einer Arbeitskraft von 800.000 Vollzeitbeschäftigten. Hinzu kommt Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter, denn viele Stundenlohnkräfte runden die Arbeitsstunden kräftig auf. 

Das sind keine Randphänomene, sondern für Sie als Unternehmen eine betriebswirtschaftliche Realität. Mit TimO® setzen Sie auf ein komplettes System, das effiziente Zeiterfassung auf jedem Smartphone und Computer erlaubt. 

Wenn wir von Zeiterfassung sprechen, ist damit nicht mehr nur das Ein- und Ausstempeln an der klassischen Stempeluhr gemeint. Mobile Zeiterfassung-App für Mitarbeiter und Arbeitgeber erfreut sich zunehmender Beliebtheit und erfasst von Arbeitsbeginn bis zu Abwesenheiten alle wichtigen Zeiten für Ihre korrekte Abrechnung. 

Diese Systeme sind heute aus vielen Gründen unverzichtbar geworden: 

• Rechtssicherheit gegenüber der Behörden
• Transparenz für die Mitarbeiter
• Kontrolle über Projektkosten
• Verlässliche Lohnabrechnung
• Fundiertes Projektcontrolling 

Mit einem der 7 besten Zeiterfassungssysteme im Vergleich schaffen Sie eine wertvolle Grundlage in Ihrem Unternehmen und sorgen für faire Abrechnungen. 

Gerade jetzt, wo Homeoffice und Außendienst, aber auch hybride Modelle die Strukturen verändern, sind Lösungsansätze wie TimO® unverzichtbar für einen klaren Überblick. 

Gesetzliche Grundlagen der Zeiterfassung

Spätestens seit 2019 ist klar, dass Zeiterfassung keine freiwillige Organisationsmaßnahme mehr ist, sondern eine Pflicht. Das zeigen bereits mehrere Urteile. 

EuGH-Urteil C-55/18 – Anforderung an “objektives, verlässliches System”

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied im Verfahren (EuGH C-55/18), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. 

Was das für Sie bedeutet: 

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden
• Pausen müssen nachvollziehbar sein
• Das System muss manipulationssicher sein
• Arbeitnehmer müssen Zugang zu ihren Daten erhalten 

Ein löses Excel-Dokument erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht, eine der besten mobilen Zeiterfassungs-Apps hingegen schon. Mit TimO® setzen Sie auf ein objektives und nachvollziehbares System für jedes Geschäftsmodell. 

TimO® bietet Ihnen die klassische Zeiterfassung für alle Branchen, aber auch spezielle Services wie mobile Zeiterfassung im Außendienst oder die Zeiterfassung im Homeoffice. 

BAG-Urteil 1 ABR 22/21 – Direkte Verpflichtung in Deutschland

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) konkretisierte die europäische Entscheidung im Urteil BAG 1 ABR 22/21 und stellte klar, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits jetzt zur Bereitstellung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. 

Das Urteil basiert auf §3 des Arbeitsschutzgesetzes und verpflichtet Unternehmen zur aktiven Einführung eines Systems. Die freiwillige und händische Dokumentation reicht nicht mehr aus. 

Damit ist die Rechtslage eindeutig, Sie brauchen in Ihrem Unternehmen ein funktionierendes Zeiterfassungssystem wie TimO®, um die gesetzlichen Anforderungen ohne komplexe Hürden zu erfüllen. 

Arbeitszeitgesetz & DSGVO – Was muss dokumentiert werden?

Zusätzlich zu den Urteilen sind das Arbeitszeitgesetz und die Anforderungen der DSGVO-Zeiterfassung entscheidend. 

Folgende Fakten müssen Sie als Arbeitgeber dokumentieren: 

• Tägliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter 
• Geleistete Überstunden 
• Pausen 
• Sonn- und Feiertagsarbeit
• Nachtarbeit

Gleichzeitig gehört es zu Ihren Aufgaben, die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen. Alle Speichervorgänge müssen transparent durchgeführt und vor dem unautorisierten Zugang durch Dritte geschützt werden. 

TimO® bietet Ihnen seit über 25 Jahren zuverlässige Software zur Zeiterfassung “made in Germany”. Wir setzen auf Hosting und Serverstandorte in Deutschland, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer Ihre Daten einsehen darf. 

Vertrauensarbeit vs. Nachweispflicht

Viele Unternehmen arbeiten mit sogenannten Trust-Based-Work-Modellen. Dabei wird die Leistung des Teams nicht über Arbeitsstunden, sondern über Ergebnisse bewertet. Auch die Bereitschaft zur Vertrauensarbeitszeit ist nach wie vor hoch. 

Selbst wenn Sie Ihrem Team genug Vertrauen entgegenbringen, entbinden Sie derartige Modelle nicht von Ihrer Dokumentationspflicht. Sie müssen dokumentieren und die Arbeitszeiten erfassen. 

TimO® kombiniert Rechtssicherheit und Flexibilität. Das Team erfasst die Zeiten selbst per App oder Computer, während Sie als Arbeitgeber die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. 

Mitbestimmung des Betriebsrats

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, ist dessen Beteiligung bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems erforderlich. Er kann Ihnen helfen, Systeme wie TimO® mit breiter Akzeptanz einzuführen. 

Arten von Zeiterfassungssystemen 

Es gibt nicht ein System für alle, sondern sehr viele verschiedene Optionen. Entscheidend für die Auswahl ist, wie und wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, welche Prozesse bereits vorhanden und etabliert sind und wie stark der Projekt- und Kostenbezug im Mittelpunkt stehen. 

TimO® beispielsweise setzt auf mehrere Ansätze und lässt sich flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Damit nehmen Sie die Zeiten von Remote-Mitarbeitern, aber auch von Teams im Außendienst, auf dem Bau, in der Pflege und jeder anderen Branche. 

Hardware-Terminals und Stempeluhren

Die klassische Hardware-Lösung besteht aus einer stationären Stempeluhr oder einem Zeiterfassungs-Terminal, das am Eingang des Unternehmens installiert wird. Mittels Pin, Fingerabdruck oder Chipkarte erfassen Ihre Mitarbeiter die Zeiten. 

Diese Variante eignet sich besonders gut für: 

• Produktionsbetriebe mit festem Arbeitsstandort 
• Industrieunternehmen 
• Werkstätten 
• Logistikzentren 

Dort, wo im Schichtbetrieb an immer den gleichen Orten gearbeitet wird, macht ein Terminal Sinn. Mit der mobilen Zeiterfassung im Außendienst ist es offline und online möglich, alle Arbeitszeiten zuverlässig aufzuzeichnen, ein Terminal reicht hier nicht. 

Software- und Cloud-Lösungen 

Moderne Unternehmen entscheiden sich immer häufiger für browserbasierte Lösungen. Die Online-Zeiterfassung erlaubt es Ihren Mitarbeitern, alle Arbeitszeiten standortunabhängig direkt im System zu erfassen. 

Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware sind dabei: 

• Zentrale Datenspeicherung
• Automatische Updates
• Ortsunabhängiger Zugriff
• Integration mit Projekt- und HR-Modulen 

TimO® ist als Cloudlösung aufgebaut. Sie greifen per Browser oder App auf Ihre Daten zu, ohne eigene Server betreiben zu müssen.

Mobile Apps mit GPS und Geofencing 

Mobile Arbeitszeitmodelle erfordern flexible und anpassbare Lösungen. Mit der TimO®-Zeiterfassungs-App erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten direkt über das Smartphone. 

Bei Remote- und Außendienst-Teams, aber auch auf Baustellen ist diese Funktion wichtig. Durch GPS ist es nachvollziehbar, wann sich Ihre Mitarbeiter tatsächlich an welchem Ort befunden haben. Geofencing schließt Arbeitsorte und Kreise ein, die vom Mitarbeiter genutzt werden dürfen. Verlässt das Endgerät (Smartphone) diesen Kreis, wird die Arbeitszeiterfassung automatisch gestoppt. 

Integrierte Systeme (ERP, POS, Projektmanagement) 

Wenn Sie Ihre Zeiterfassung nicht isoliert betreiben möchten, ist TimO® die perfekte Lösung für Sie. Bei uns wählen Sie Ihre Module passend zu Ihren Bedürfnissen. Kombinieren Sie die klassische Zeiterfassung mit: 

• Lohnabrechnungen
• Projektzeiterfassung
• Ressourcenplanung
• Rechnungsstellung
• DSGVO-konformer Zeitnachweis

Manuelle vs. digitale Zeiterfassung im Vergleich 

Obwohl es klare gesetzliche Vorgaben gibt, arbeiten viele Unternehmen bis heute mit Papier oder Excel. Eine Excel-Zeiterfassung wirkt auf den ersten Blick kostengünstig und sinnvoll, verursacht aber Mehraufwand und Risiken. 

Die Nachteile manueller Methoden wie Excel und Papier 

• Hohe Fehleranfälligkeit
• Kein automatisches Reporting
• Manipulationsrisiko
• Kein Echtzeit-Überblick 
• Erhöhter Verwaltungsaufwand 

Praxiserfahrungen zeigen, dass pro Abrechnungszyklus rund fünf Minuten Verwaltungsaufwand pro Mitarbeiter entstehen. In einem Betrieb mit 50 Mitarbeitern würde das schon für vier Stunden Mehrarbeit sorgen. 

Hinzu kommt die fehlende Rechtssicherheit, denn eine lose Tabelle erfüllt die Anforderungen aus EuGH C-55/19 und BAG 1 ABR 22/21 nicht vollständig. 

Die Vorteile digitaler Systeme 

Wenn Sie auf eine digitale Software wie TimO® setzen, entstehen Ausgaben und anfangs Hürden beim Onboarding. Der Return of Invest zeigt aber aber durch die klaren Vorteile: 

• Automatische Dokumentation 
• Revisionssicherheit
• Echtzeit-Auswertungen und Analysen
• Transparente Überstundenkontrolle
• Verbindungen zu Projekt- und HR-Systemen 

Nutzen Sie TimO®, erfassen Sie die Zeiten mit einer einfachen Start- und Stopp-Funktion oder über eine strukturierte Eingabemaske. Das System speichert Ihre Daten und ist sogar mit dem Offline-Modus kompatibel. 

Kriterium	Manuelle Zeiterfassung	Digitale Zeiterfassung mit TimO®
Rechtssicherheit	eingeschränkt	erfüllt Anforderungen aus EuGH C-55/18 und BAG 1 ABR 22/21
Fehlerquote	(je nach Mitarbeiter) hoch	gering durch automatisierte Erfassung
Transparenz	kritisch	Echtzeit
Skalierbarkeit	begrenzt	für KMU bis Enterprise geeignet
Reporting	nur manuell möglich	automatisch integriert
Projektbezug	eingeschränkt	vollständige Projektzeiterfassung möglich

Kostenfreie und kostenpflichtige Lösungen 

Wenn Sie als Unternehmen nicht sofort investieren möchten, gibt es verschiedene Lösungsansätze. Manche Softwares bieten eine kostenlose Basis-Version an, allerdings fehlen hier wichtige Premium-Details. Bei TimO® setzen wir auf einen 30-tägigen Testzeitraum. Während dieser Zeit können Sie sich umfassend mit unserer Software auseinandersetzen und werden von unserem Expertenteam betreut. 

Alternative kostenfreie Varianten sind Excel-Vorlagen und Google-Sheets, allerdings funktionieren solche Ansätze nur in Single-Unternehmen oder in kleinen Teams. 

Wenn die nachfolgenden Aspekte auf Sie und Ihr Unternehmen zutreffen, lohnt sich eine Software wie TimO® mehr als eine kostenfreie Variante: 

• In Ihrem Unternehmen kaufen mehrere Projekte parallel
• Sie haben Bedarf an Reportings 
• Es werden Schnittstellen benötigt
• Sie wünschen eine datenschutzkonforme Speicherung der Daten 

Ein Freemium-Modell bietet meist nur eingeschränkte Funktionen, für erweiterte Features ist ein Upgrade im Rahmen eines Subscription-Modells erforderlich. 

Professionelle Systeme wie TimO® bieten Ihnen hingegen: 

• Skalierbare Lizenzmodelle
• Projekt- und Arbeitszeiterfassung in Kombination 
• Reporting und Controlling 
• Mobile und stationäre Nutzung
• Hosting in Deutschland

TimO® ist vom KMU bis zum Großunternehmen einsetzbar. Hier investieren Sie nicht nur in eine funktionierende Software, sondern auch in Prozesssicherheit. 

Einführung im Unternehmen – Vorgehensmodell

Die Entscheidung für ein neues Zeiterfassungssystem ist nur der erste Schritt, denn der eigentliche Erfolg hängt von der erfolgreichen Einführung ab. Wenn Sie Ihr Team mit einem ungeplanten Roll-out überraschen, ist mit Akzeptanzproblemen, Datenlücken und unklaren Zuständigkeiten zu rechnen. 

Mit TimO® gehen Sie diesen Prozess planbar an, denn unsere Software ist modular aufgebaut, lässt sich schrittweise integrieren und wir stehen Ihnen begleitend zur Seite. 

Bedarfsanalyse & Zieldefinition

Bevor Sie ein System wählen, definieren Sie Ihre Anforderungen. Stellen Sie sich dabei mit Blick auf Ihr Unternehmen folgende Fragen: 

• Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
• Welche Mitarbeitergruppen müssen die Zeiten erfassen?
• Benötigen Sie eine mobile Zeiterfassung?
• Besteht zusätzlicher Bedarf an einer Projektzeiterfassung?
• Welche Reports sind für die Geschäftsführung hilfreich? 

Gerade wenn Sie Projektarbeit betreiben, lohnt sich die Kombination von Arbeitszeiterfassung mit Budget- und Ressourcenplanung. Mit TimO® können Sie Ihre Zeiten nicht nur isoliert erfassen, sondern ein individuell auf Sie zugeschnittenes Paket nutzen. 

Denken Sie an den ROI durch die Zeiterfassung, der sich am Ende aus eingespartem Verwaltungsaufwand, reduzierter Fehlerquote und verbesserter Projektkalkulation ergibt. 

Auswahlkriterien und Pilotphase 

Nach der Analyse geht es in die Auswahlphase. Zusätzlich zu Preis und Funktionsumfang sollten Sie diese Kriterien auf Ihrer Checkliste notieren: 

• DSGVO-Konformität und Hosting-Standort wie bei TimO® in Deutschland
• Skalierbarkeit des Systems
• Integrationsmöglichkeiten
• Benutzerfreundlichkeit
• Support und Schulung

Mit einem Pilotprojekt geben Sie einem Teil des Teams die Möglichkeit, neue Lösungen zunächst zu testen. Sie erkennen daran, ob die Prozesse angepasst werden können. Nutzen Sie die Testphase von TimO®, um Online-Zeiterfassung zu prüfen und andere Module kennenzulernen. 

Schulung & Change Management 

Wenn ein System geändert wird, beeinflusst das die Abläufe und setzt ein fundiertes Change-Management voraus. Ihre Mitarbeiter müssen für eine breit gestreute Akzeptanz die folgenden Punkte nachvollziehen können: 

• Warum die Zeiterfassungs-Pflichten ernst zu nehmen sind.
• Welche Vorteile sich durch digitale Zeiterfassung ergibt.
• Wie die Daten des Teams geschützt werden. 

Beziehen Sie den Betriebsrat mit ein, sofern es in Ihrem Unternehmen einen gibt. Durch eine offene und wertschätzende Kommunikation verhindern Sie Widerstand und Unsicherheiten im Team. 

Roll-out und laufender Betrieb 

Nach der Pilotphase folgt der unternehmensweite Roll-out. Informieren Sie Ihre Belegschaft vorher und überrumpeln Sie sie nicht mit neuen Fakten. 

Legen Sie einen Starttermin fest und führen Sie vorher die notwendigen Schulungen durch. In den ersten Wochen macht es Sinn, alle Prozesse zu dokumentieren und die Datenqualität zu kontrollieren. 

Wenn Sie sich für TimO® entschieden haben, stehen Ihnen unsere Online-Schulungen oder Schulungen direkt vor Ort zur Verfügung. Wir unterstützen Sie und Ihr Team dabei, alle Funktionen zu erlernen und im Arbeitsalltag umzusetzen. 

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Rund um das Thema Zeiterfassung gibt es in vielen Unternehmen wiederholende Fragen. Wir möchten sie Ihnen in unserem FAQ-Bereich beantworten. 

Ist die Zeiterfassung in Deutschland Pflicht? 

Ja, durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) im Verfahren EuGH C-55/18 und die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Verfahren BAG 1 ABR 22/21 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives und verlässliches System zur täglichen Arbeitszeiterfassung bereitzustellen. 

Welche kostenlosen Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es?

Es gibt einige Freemium-Modelle, die jedoch nur für kleine Teams geeignet und mit weniger Funktionen ausgestattet sind. Darüber hinaus stehen Excel-Vorlagen und Google-Sheets Dokumente zur Verfügung. 

Was sind die Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems? 

Die digitale Zeiterfassung bietet Ihnen Automatisierung, Rechtssicherheit und langfristig eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Transparenz. 

Funktioniert die Zeiterfassung mit allen Smartphones?

Moderne Systeme wie TimO® bieten nicht nur den Download von Apps an, sondern auch die Nutzung von browserbasierten Lösungen. Damit ermöglicht TimO® die mobile und stationäre Erfassung per Terminal. Erfüllt das Smartphone die Bedingungen für den App-Download nicht, ist der Zugang über den mobilen Browser möglich. 

Welche Funktionen sind bei einer Zeiterfassungssoftware besonders wichtig?

Start- und Stopp-Erfassung sowie klare Projektzuordnung gehören zu den Basic-Funktionen. Eine Allround-Software wie TimO® bietet Ihnen außerdem eine effiziente Überstundenverwaltung, Reporting, DSGVO-Konformität und mobile Online- und Offlinenutzung. 

Fazit und nächste Schritte 

Die gesetzliche Lage ist eindeutig, Sie brauchen in Ihrem Unternehmen ein objektives und zuverlässiges Zeiterfassungssystem. Mit TimO® erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern sichern sich erhebliche wirtschaftliche Vorteile. 

Reduzieren Sie Fehler im Unternehmen, verbessern Sie die Transparenz und schaffen Sie eine stabile Grundlage für die Projekt- und Personalplanung. 

Wenn Sie den Umstieg planen, beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse und testen Sie TimO® 30 Tage lang ohne Pflichten und Kosten. So können Sie für sich entscheiden, ob unsere Software zu Ihrem Betrieb passt.