Rechnungssoftware für Teams muss mehr leisten als Rechnungen zu erstellen. Sobald mehrere Mitarbeiter Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen bearbeiten, werden gemeinsame Daten, klar geregelte Zugriffsrechte, Freigabeprozesse und nachvollziehbare Belegstände wichtig.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen deshalb nicht nur Rechnungsvorlagen und Pflichtangaben vergleichen. Entscheidend ist auch, wie die Software gemeinsame Arbeitsabläufe unterstützt – von der durchgängigen Belegkette über Rollen und Freigaben bis zu E-Rechnung, Schnittstellen und laufenden Kosten. Die folgenden zehn Kriterien helfen bei dieser Prüfung.
01 Durchgängige Belegkette von Angebot bis Rechnung
Eine Rechnungssoftware für Teams sollte zusammengehörige Belege als durchgängigen Prozess abbilden können. Prüfen Sie deshalb, ob sich Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen aufeinander aufbauend bearbeiten lassen und bereits erfasste Positionen in nachfolgende Belege übernommen werden können.
Das ist besonders relevant, wenn unterschiedliche Mitarbeiter an verschiedenen Schritten beteiligt sind. Informationen müssen dann nicht für jeden Beleg erneut erfasst werden und der weitere Bearbeitungsprozess kann auf den bereits vorhandenen Daten aufbauen.
02 Teillieferungen, Teilabrechnungen und offene Positionen
Nicht jeder Auftrag wird vollständig in einem Schritt geliefert oder abgerechnet. Deshalb sollten Teams prüfen, ob eine Rechnungssoftware auch Teillieferungen und Teilabrechnungen innerhalb der Belegkette unterstützt.
Wichtig ist dabei eine Übersicht darüber, welche Positionen beziehungsweise Mengen bereits weiterverarbeitet wurden und welche noch offen sind. So können Mitarbeiter bei nachfolgenden Lieferungen oder Abrechnungen auf dem bisherigen Bearbeitungsstand aufbauen.
03 Rollen, Berechtigungen und Sichtrechte
Sobald mehrere Mitarbeiter mit derselben Rechnungssoftware arbeiten, sollten Zugriffs- und Bearbeitungsrechte nicht für alle Benutzer identisch sein müssen. Prüfen Sie deshalb, ob sich Rollen und Berechtigungen passend zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Team festlegen lassen.
Dabei sollte nicht nur die Sichtbarkeit von Belegen berücksichtigt werden. Relevant ist auch, welche Benutzer beziehungsweise Rollen bestimmte Daten und Fakturaobjekte bearbeiten dürfen. So kann das Berechtigungskonzept an die tatsächliche Aufgabenverteilung im Unternehmen angepasst werden.
Wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung zusammenspielen, zeigt unser Ratgeber zur digitalen Auftragsabwicklung von Angebot bis Rechnung.
04 Ein- und mehrstufige Freigabeprozesse
Wenn mehrere Mitarbeiter Rechnungen erstellen und bearbeiten, kann ein definierter Freigabeprozess vor dem weiteren Versand sinnvoll sein. Prüfen Sie deshalb, ob die Rechnungssoftware ein- oder mehrstufige Genehmigungsprozesse unterstützt und ob sich die vorgesehenen Verantwortlichkeiten im Team damit abbilden lassen.
Wichtig ist außerdem, wie mit Rückfragen oder einer Ablehnung umgegangen wird. Für die praktische Zusammenarbeit ist relevant, ob zusätzliche Informationen im Freigabeprozess bereitgestellt und abgelehnte Belege korrigiert und erneut eingereicht werden können.
Wie sich Rollen, Prüfschritte und das Vier-Augen-Prinzip dabei organisieren lassen, erläutert unser Ratgeber zur Rechnungsfreigabe im Team.
TimO® Rechnungssoftware unterstützt ein- und mehrstufige Freigabeprozesse für Fakturaobjekte. Bei der Beantragung und in einzelnen Genehmigungsstufen können Texte und Anhänge hinterlegt werden. Abgelehnte Fakturaobjekte lassen sich korrigieren und anschließend erneut zur Freigabe einreichen.
05 Kunden, Kontakte und unterschiedliche Adressen
Wenn mehrere Mitarbeiter mit denselben Kundendaten arbeiten, sollte die Rechnungssoftware zentrale Kunden- und Kontaktdaten für die Faktura bereitstellen. Prüfen Sie deshalb, ob sich mehrere Ansprechpartner sowie unterschiedliche Liefer- und Rechnungsadressen abbilden und den jeweiligen Belegen zuordnen lassen.
Das ist beispielsweise relevant, wenn der Ansprechpartner für einen Auftrag nicht mit dem Rechnungsempfänger übereinstimmt oder Liefer- und Rechnungsadresse voneinander abweichen. Gemeinsame Stammdaten helfen dem Team dabei, bei der Belegerstellung auf bereits gepflegte Informationen zurückzugreifen.
06 Eigene Unternehmen, Dokumentvorlagen, Sprachen und Währungen
Wenn ein Team Rechnungen für mehrere eigene Unternehmen beziehungsweise Abrechnungseinheiten erstellt, sollte geprüft werden, ob diese innerhalb der Software getrennt verwaltet werden können. Relevant sind dabei beispielsweise eigene Absenderdaten, Bankverbindungen, Nummernkreise und Dokumentlayouts.
Bei unterschiedlichen Kunden, Ländern oder Währungen kommen weitere Anforderungen hinzu. Prüfen Sie deshalb auch, ob sich Kundensprachen, Währungen und unterschiedliche Dokumentlayouts passend zum jeweiligen Vorgang verwalten lassen.
07 E-Rechnungen im benötigten Format erstellen
Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware sollten Unternehmen prüfen, welche E-Rechnungsformate für Ausgangsrechnungen unterstützt werden. Entscheidend ist nicht allein, dass eine Software mit dem Begriff „E-Rechnung“ wirbt, sondern welche Formate sie tatsächlich erzeugen kann und ob diese zum eigenen Rechnungsprozess passen.
Mit der TimO® Rechnungssoftware können Ausgangsrechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erstellt werden. Die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen gehört nicht zum Funktionsumfang dieses Produkts.
08 Wiederkehrende Rechnungen verwalten
Bei regelmäßig abzurechnenden Leistungen sollten Unternehmen prüfen, ob sich wiederkehrende Rechnungen innerhalb der Rechnungssoftware vorbereiten und verwalten lassen. Relevant ist dabei, ob wiederkehrende Vorgaben wie Empfänger, Positionen und Abrechnungszeiträume für die laufende Faktura hinterlegt werden können.
Für Teams ist außerdem wichtig, dass solche wiederkehrenden Vorgänge zentral verwaltet werden können. So arbeiten die beteiligten Mitarbeiter mit denselben hinterlegten Informationen, anstatt wiederkehrende Abrechnungen ausschließlich über externe Erinnerungen oder separate Listen zu organisieren.
09 Datenexporte und Schnittstellen prüfen
Wenn Rechnungsdaten auch in anderen Systemen weiterverarbeitet werden sollen, sollten Unternehmen die verfügbaren Exporte und Schnittstellen vor der Softwareauswahl konkret prüfen. Entscheidend ist dabei nicht nur, ob eine API oder ein Export grundsätzlich vorhanden ist, sondern welche Daten über den jeweiligen Weg tatsächlich bereitgestellt werden können.
Für TimO® steht eine REST-API zur Verfügung. DATEV-bezogene Fakturadaten können aktuell per CSV exportiert werden. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist für die TimO® Rechnungssoftware derzeit nicht verfügbar.
10 Gesamtkosten und enthaltene Leistungen vergleichen
Beim Preisvergleich sollten Unternehmen nicht nur die monatlichen Lizenzkosten betrachten. Prüfen Sie auch, welche Leistungen bereits im Preis enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten entstehen können. Relevant sind beispielsweise Hosting, Wartung, Datensicherung, Support, Einrichtung und optionale Schulungen.
Bei Lösungen für mehrere Mitarbeiter sollte außerdem geprüft werden, wie sich die Kosten mit der Anzahl der benötigten Benutzer beziehungsweise Lizenzen verändern.
Bei der TimO® Rechnungssoftware sind Hosting in Deutschland, Wartung, Datensicherung und Support im Lizenzpreis enthalten. Eine separate Einrichtungsgrundgebühr fällt nicht an. Schulungen können optional kostenpflichtig gebucht werden.
11 Fazit
Bei Rechnungssoftware für Teams sollte die Auswahl nicht bei der Erstellung einer Rechnung enden. Sobald mehrere Mitarbeiter mit denselben kaufmännischen Belegen arbeiten, werden auch Belegkette, Rollen und Berechtigungen, Freigaben, gemeinsame Stammdaten und Schnittstellen zu wichtigen Entscheidungskriterien.
Ein Praxistest sollte deshalb möglichst einen typischen Arbeitsablauf des eigenen Unternehmens abbilden: vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung – mit den Benutzern, Berechtigungen und Freigabeschritten, die später tatsächlich benötigt werden.
Auch Anforderungen wie mehrere eigene Unternehmen, E-Rechnungsformate, wiederkehrende Rechnungen, Datenexporte und die im Preis enthaltenen Leistungen sollten vor der Entscheidung geprüft werden.
| Auswahlkriterium | Darauf sollten Teams achten |
|---|---|
| Belegkette | Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung aufeinander aufbauen |
| Teilabrechnung | Bereits verarbeitete und noch offene Mengen erkennen |
| Rollen & Rechte | Zugriffe und Bearbeitung nach Verantwortlichkeiten steuern |
| Freigaben | Ein- und mehrstufige Prüfprozesse abbilden |
| Kundendaten | Kontakte sowie Liefer- und Rechnungsadressen verwalten |
| Eigene Unternehmen | Absenderdaten, Bankverbindungen, Nummernkreise und Layouts trennen |
| E-Rechnung | Benötigte Ausgangsformate unterstützen |
| Wiederkehrende Rechnungen | Regelmäßige Fakturavorgänge zentral verwalten |
| Schnittstellen | API und konkrete Exportmöglichkeiten prüfen |
| Gesamtkosten | Lizenzen und enthaltene Leistungen gemeinsam betrachten |